口腔科義齒修復耗材管理的信息化建設與應用

張國琴，許斌，虞水，邢愷，劉瑞紅，周祥龍

南京醫科大學附屬泰州人民醫院 （江蘇 泰州 225300）

義齒修復材料是口腔科常用的醫用耗材，包括鎳鉻合金義齒、鈷鉻合金義齒和氧化鋯義齒。各種質地義齒修復材料的臨床使用均涉及患者、醫師、技師、供應商等多個環節，同時具有特殊性、不確定性、往返性等特點。雖然部分醫院通過掃碼已實現院內對院內有固定包裝的高值、普通耗材出庫、入庫、記賬等全流程精準管理，保證了耗材發放、損耗計算的準確性[1]。但目前市場上尚無針對義齒修復耗材全流程管理的信息系統。因此，很難實現對義齒修復耗材的全流程、各環節追溯管理[2]。為此，本研究在醫院現有耗材管理網絡平臺及耗材一級庫、普通耗材三級庫、高值耗材二級庫管理架構的基礎上，設計了一套專門針對口腔義齒修復耗材的信息管理系統（又稱“口腔科二級庫系統”），對口腔義齒修復耗材進行信息化全流程管理，現報道如下。

1 資料和方法

1.1 一般資料

選取2019 年1 月至2020 年12 月院內口腔科耗材（口腔科美容義齒、支架、個性化基臺、功能矯正器、Twin-block 矯治器、鑄瓷嵌體、隱形義齒、氧化鋯嵌體等）為研究對象（2020 年1 月開始采用口腔義齒修復耗材全流程信息化管理系統），按照管理方法不同分組，2019 年1—12 月采用原管理方式（應用前），2020 年1—12 月采用口腔義齒修復耗材全流程信息化管理系統（應用后）。本研究參與人員均為醫院口腔科工作人員，醫師 24 名，護理人員6 名，技師 4 名。其中，男 15 名，女 15 名；年齡 28 ～ 50 歲；工作年限 2 ～ 36 年；學歷：研究生 8 名，本科 22 人。

1.2 方法

1.2.1 常規口腔義齒修復耗材管理方式

患者掛號后赴門診看診，首先，醫師選擇適合患者口腔的牙托和牙弓，將牙印材料放在托盤中，在口腔內就位后，幫患者取模型并填寫紙質申請單；其次，醫師在HIS 系統中打開該患者信息、予醫囑申請治療項目，患者按醫囑繳費；再次，醫師聯系修復耗材加工供應商取走口腔模型，供應商按要求加工制作義齒修復成品材料后直接送回至臨床科室，醫師為患者安裝；最后，護士長于每月底核對醫師申請單與供應商義齒修復耗材成品加工單，并采用手工記賬方式對耗材的出、入庫進行登記。

常規管理方式存在如下弊端。（1）信息數據無法互通。醫院信息系統包括醫師醫囑系統、醫用耗材系統、門診收費系統、DRG 核算系統等，各系統各自獨立，且相互間數據尚未實現互聯、互通[3]。口腔義齒修復耗材缺乏系統的全流程管理，信息孤立導致申請治療項目、收費標準、收費總額等存在隨意性較大的現象。患者實際產生的治療項目與醫師醫囑不相符，義齒修復耗材申領信息與患者繳費信息不匹配，患者治療項目與實際繳費項目不一致。費用計價、耗材成本的計算和控制等環節管理薄弱，無法對耗材走向、使用信息開展有效的全程監控與追溯。（2）義齒修復耗材收費缺項、漏賬、賬物不相符現象明顯。科室無法監管耗材的使用、收費及去向，存在少收、錯收、漏收費現象。申請治療項目、收費項目與實際收入不相符，耗材申領與實際發生項目不相符。實際使用義齒修復耗材名稱與出庫耗材、收費耗材名稱、項目不相符。以上管理混亂現象使科室成本無法做到精準化核算[4]。據統計，2019 年口腔科耗材收費名稱與出庫名稱不相符150 例，漏收費396 例，錯收費120 例。（3）耗材準備時間長，醫護滿意度低。醫師通過HIS 系統申請治療項目，為患者取模后手工填寫修復義齒耗材申請單，但存在因醫師字跡潦草后期匯總費用時辨認困難的問題。供應商將加工的義齒修復耗材與廠方加工單送至醫師處，醫師和供應商直接對接，缺乏第三方核對。后期，護士僅憑供應商紙質加工單手工登記、記賬，中心庫房采用人工出、入庫方式，均導致人力、時間成本增加，且易發生人為誤差，增加管理難度。醫院缺乏對從供應商取走模型到義齒修復耗材驗收的全流程監管，耗材質量及準備時間不可控。

1.2.2 義齒修復耗材全流程信息化管理系統

與計算機中心溝通需求，針對義齒修復耗材的特殊性、多樣性及耗材流程走向的往返復雜性，梳理原管理流程弊端，并采用信息化閉環設計，研發一套口腔義齒修復耗材軟件管理系統。系統流程設計見圖1。該系統以醫師醫囑為主線，根據醫師在HIS 系統申請的治療項目自動計費，患者繳費后系統根據患者信息自動獲取HIS 系統中相關繳費信息，護士根據醫囑項目、患者繳費信息進行一對一或一對多等義齒修復耗材的匹配，并生成耗材清單；操作護士在耗材清單中勾選需申請加工的耗材并確認、提交申請單；護士長審核提交的申請單后向供應商發送；供應商打印耗材清單后到科室領取模型，并根據申請單加工、配送。驗收工作由中心庫房、口腔科共同完成。口腔科二級庫入庫時，工作人員根據患者信息打開使用登記單，獲取耗材加工材料庫存信息，完成使用登記，并關聯收費信息后再次確認。中心庫房根據耗材使用情況自動完成耗材出庫[5]，并根據出庫單與供應商結算。

圖1 系統流程設計

功能模塊包括業務模塊和報表模塊。（1）業務模塊:醫師開立醫囑，患者繳費后，護士選擇跟臺申請，即可根據所繳費的耗材項目點擊申請生成耗材加工單；護士長審核確認費用與耗材是否匹配后提交；供應商平臺收到信息，打印加工單進行配貨、送貨；科室驗收，登記確認后直接形成登記單；中心庫房審核記賬發送至供應商開票。（2）報表模塊：提供各類口腔修復義齒耗材統計數據，包括耗材報表、醫師義齒修復耗材加工領用、供應商耗材供應量費用情況等；口腔科及醫師治療項目收費、加工耗材收費情況匯總；業務入庫、出庫匯總明細報表；對修復義齒制作、加工流程及科室成本等進行統計分析。系統功能模塊見圖2。

圖2 系統功能模塊設計

1.3 評價指標

比較系統應用前后的管理效能（包括：耗材入庫數量、浪費數量、耗材浪費率、耗材收費數量和漏賬數量）、耗材準備時間（準備時間：從醫師開始給患者取模到修復義齒戴入患者口中的時間）及滿意度（采用我院自制的滿意度問卷進行調查，共100 分，非常滿意為80～100 分，一般滿意為60～79 分，不滿意為低于60 分）及運營成本。

1.4 統計學處理

采用SPSS 26.0 進行統計學分析。計量資料符合正態分布以±s 表示，采用t檢驗，使用M（P25，P75）表示不符合正態分布的計量資料，并采用Mann-WhitneyU檢驗進分析。計數資料變量以率表示，采用χ2檢驗。當P＜0.05 時，差異具有統計學意義。

2 結果

2.1 應用前后管理效能的比較

與應用前相比，應用后的耗材浪費率、耗材漏賬率明顯降低，差異具有統計學意義（χ2= 56.33，P＜0.001），見表1。

表1 應用前后管理效能比較

2.2 應用前后修復材料準備時間及滿意度的比較

與應用前相比，應用后修復耗材的準備時間顯著縮短、醫護人員滿意度明顯提升，差異均具有統計學意義（P＜0.05），見表2。

表2 口腔科義齒修復耗材準備時間及滿意度情況（±s）

表2 口腔科義齒修復耗材準備時間及滿意度情況（±s）

組別修復耗材準備時間（d） 醫護人員滿意度（分）應用前9.21±2.1784.25±2.50應用后5.31±1.3492.25±1.50 t-16.8530.24 P＜0.001 ＜0.001

2.3 應用前后醫院運營成本的比較

應用后醫院口腔義齒修復耗材成本合計降低了100 530 元，收入合計提高了208 618 元，見表3

表3 應用前后醫院運營成本比較（元）

3 討論及結論

隨著我國醫療衛生改革的不斷深入，耗材帶量采購降價、DRG 付費等舉措的推行，醫院面臨新的挑戰。醫院效益與科室成本控制直接相關，因此精細化管理作為先進管理方式被廣泛應用[6-7]。口腔義齒修復耗材信息化系統使口腔義齒修復耗材管理流程標準化、閉環化，確保耗材使用的科學和透明，減少潛在的管理風險。本研究結果顯示，與應用前相比，應用后的耗材浪費率、耗材漏賬率明顯降低（P＜0.05）。表明新型管理系統的應用對提高醫療耗材管理效能具有顯著作用。其原因為，義齒修復耗材全流程信息化管理系統與醫院局域網信息系統連接，口腔義齒修復患者實際使用耗材與患者繳費信息互通，自動校驗醫師醫囑與收費信息，供應商加工配送的耗材品種、規格與中心庫房審核記賬的義齒修復耗材品種、數量、規格匹配，數據匹配過程可實行一對一或一對多收費，有效規避多用少收、多用漏收或耗材品種替換、混肴等不良行為。患者治療項目費用與耗材加工項目費用一致，做到一鍵調取耗材使用明細信息、醫師收費明細及患者治療項目明細、供應商供貨信息，并進行建檔、保存，便于數據追溯。

義齒修復耗材全流程信息系統的構建節省了人力成本，提升了科室工作效率和醫院管理水平，進一步加強各信息系統之間的聯系，推進醫院管理精細化發展。本研究結果顯示，與應用前相比，應用后修復耗材的準備時間顯著縮短、醫護人員滿意度明顯提升（P＜0.05）。其原因為，系統流程使每個時間節點在系統中都有記錄，對供應商的加工完成時間、質量、收費、往返等有全流程管理記錄，對義齒修復耗材走向進行可追溯全程監管，減少了耗材準備時間，進而減少了醫療糾紛的發生，提高了醫護人員的工作效率和滿意度。

該系統通過對科室門診量、手術臺數、義齒修復耗材使用量、義齒修復患者人數、科室收入、成本支出等相關數據的分析[8]，發現問題，為管理層決策提供依據。義齒修復耗材根據實際發生量核算成本，杜絕醫師與供應商接觸、自行訂貨的情況，使成本可控[9]。本研究結果還顯示，應用本研究系統后降低了醫院口腔義齒修復耗材成本。其原因為，通過對科室義齒修復耗材的信息化管理，對義齒修復耗材品種、費用的支出與收費項目進行統一性匯總分析，規范了醫師收費，也有效規避科室在考核月份大量領用耗材而破壞績效考核的公平性，使科室運轉保持良性循環。采用口腔義齒修復耗材全流程信息化系統對科室耗材進行管理后，實現了耗材的有效分類，準確記錄每次出入庫，群組化計算庫存量等。通過信息化管理，實現對耗材庫存、采購支出等信息的實時監控和管理。信息化系統的數據分析功能可以實時地進行庫存量、使用量、采購支出等數據的分析與統計，實現科學管控科室耗材成本。

綜上所述，建立并實施醫用口腔義齒修復耗材全流程信息化管理系統，可提高口腔科義齒修復耗材精準化管理成效。