信息技術視角下事業單位檔案管理工作的實施對策

耿為民　耿君堯　李洪泉

摘 要：現階段，我國信息技術發展取得了可觀成果，成為最具應用價值的技術之一。將其應用到事業單位檔案管理中，不僅能夠保證實際管理效率與工作精度，還可以提升檔案材料的應用效率，推進檔案管理工作的改革創新。基于此，文章主要闡述信息技術和事業單位檔案管理的基本概念，解析信息技術在檔案管理工作中的應用價值，并提出在信息技術視角下實施事業單位檔案管理的對策，旨在為檔案管理工作提供有力支持，保障事業單位的健康持續發展。

關鍵詞：信息技術；事業單位；檔案管理；實施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位工作過程中會產生大量的檔案資料，資料類型多樣，需要重視檔案管理工作，對其實施有效整理。隨著信息技術的飛速發展，事業單位檔案管理迎來了新的發展機遇。信息技術的應用為檔案管理工作提供了更為便捷、高效的手段。為此，事業單位應積極應用信息技術，持續優化檔案管理工作環節，提升事業單位的整體效能。

一、信息技術與事業單位檔案管理概述

1.信息技術

信息技術是一門綜合性技術，涵蓋了運用計算機技術和通信技術獲取、存儲、處理和傳遞信息的廣泛領域，是眾多高新技術的基礎，在不同行業信息管理中發揮著重要作用，已經得到廣泛認可。在檔案管理領域，信息技術也扮演著重要的角色，其應用主要體現在數字化檔案和信息系統建設等方面。數字化檔案使得大量紙質檔案能夠以電子形式存儲，方便管理和檢索。信息系統的建設則為檔案管理提供了更為高效的工具，使得事業單位能夠更加便捷地實施檔案管理工作，提高管理效率。

2.事業單位檔案管理

事業單位檔案管理是指事業單位對其生成的各類檔案實施全過程管理的一項組織性工作，主要包括檔案的歸檔、檢索、借閱和銷毀等，目的在于確保檔案的安全性和有效利用。事業單位的檔案管理工作存在一定復雜性，檔案資料涉及多個領域，對這些檔案實施妥善管理與應用，可以為事業單位相關工作的開展提供支持。事業單位需要建立科學、合理的檔案管理體系，使檔案能夠得到保存和利用。通過對檔案的全過程管理，事業單位能夠更好地滿足內外部的信息需求，推動檔案工作朝著現代化和信息化的方向發展。

二、信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用價值

1.有助于提升檔案的安全性

隨著數字化檔案和加密技術的引入，事業單位能夠建立更為安全的檔案存儲系統。在信息技術視角下，數字化檔案的應用使得紙質檔案可以以電子形式存儲，不僅減少了檔案管理的風險，還大幅降低了信息被盜竊的可能性。加密技術的使用進一步保障了檔案內容的機密性，確保只有授權人員可以訪問敏感信息。這種安全性的提升為事業單位的檔案管理奠定了堅實的基礎，有效防范了信息被泄露和損壞的潛在風險，保障了檔案的完整性和可靠性。

2.有助于提升檔案管理工作的高效性

在信息技術支持下，通過數字化檔案和信息系統的建設，事業單位的檔案管理流程得以有效簡化，從而提高了管理工作的高效性。這種高效性在多個方面得以體現，包括檔案的檢索、借閱和更新等環節。數字化檔案的存儲使得信息檢索更加便捷，工作人員能夠更快速地獲取所需信息，不再受限于傳統的手工檢索方式。此外，借助信息系統，檔案借閱和更新的流程得以優化，減少了煩瑣的手工操作，提高了工作效率，不僅使檔案管理更為迅速和便捷，還降低了人力成本，使得事業單位在檔案管理中能夠更加高效的運作。

3.有助于發揮檔案資料的利用價值

信息技術的應用為檔案資料作用的發揮提供了更為廣闊的空間，使得檔案在科研、決策等方面的價值得以更好地實現。通過數字化檔案的存儲形式，檔案資料變得更易于檢索和利用。信息系統的運用使得工作人員可以通過簡單的查詢就能快速獲取所需的檔案內容，從而提高了信息檢索的效率。在決策層面，及時、準確的數據支持對于事業單位管理層制定科學、合理的決策至關重要。信息技術的運用使得決策者能夠更迅速地獲取有關過去業務和運營的信息，為決策提供更為全面、可靠的數據支持。因此，信息技術的應用有助于發揮檔案在科研、決策等方面的利用價值，為事業單位的發展和決策提供了更為可靠的基礎。

4.有助于優化事業單位結構模式

通過信息技術，事業單位能夠獲取大量的數據支持，深入了解和分析內部的運作情況。這種數據支持為組織結構的優化提供了有力的依據，使得管理者能夠更加全面、準確地評估各項業務和部門的績效。借助信息技術，事業單位能夠更及時地獲取業務數據，識別內部運作中的潛在問題，并通過調整組織結構提高運作效率。這種優化不是一次性的，而是一個持續改進的過程。事業單位能夠更靈活地調整內部結構，不斷適應外部環境的不斷變化。通過信息技術支持的數據分析，管理者可以更好地把握業務發展趨勢，調整組織結構，提高運作效率，實現事業單位結構模式的持續優化。

三、信息技術視角下事業單位檔案管理工作的實施對策

1.轉變管理觀念，加大重視程度

對于事業單位而言，檔案管理是運用檔案信息的基礎，將信息技術應用到實際管理工作中，可以保證檔案管理效率，有效避免檔案資料的丟失。因此，為了有效實施檔案管理工作，事業單位需要轉變管理觀念，從思想上清晰地認識到信息技術的積極作用，加大對信息技術的重視程度。單位可以通過開展相關教育引導活動，促使工作人員提高對檔案管理工作的興趣，深化對信息技術的認知。在教育引導中，單位應側重于信息技術在檔案管理中的應用，使管理人員更深入地了解信息技術的潛在價值和實際操作方法。同時，借助信息技術、網絡技術廣泛宣傳這一管理工作的重要性，引起內部工作人員的重視，促使他們更積極地參與并支持信息技術的推廣與應用，盡快實現檔案信息化管理。為了確保信息技術的順利應用，單位需要加強組織領導。例如，事業單位可以建立信息技術工作領導小組，該小組的職責包括協調各部門間的信息流，推動信息技術在檔案管理中的具體應用，并確保信息技術與整體檔案管理工作協調一致。在小組的領導下，促進信息技術全面落地，實現檔案管理信息化的整體推進，避免信息孤島的出現。此外，實現信息技術在檔案管理中的良好應用還需要加強頂層設計。在組織層面開展頂層設計，事業單位需要明確信息技術的戰略目標，規劃信息技術的長遠發展方向，并在決策層面為信息技術提供足夠的資源和支持，確保其在檔案管理中能夠順利實施，為檔案管理工作的現代化和信息化打下堅實基礎。

2.創新工作機制，健全各項工作制度

在信息技術視角下，只有建立健全工作制度，才能更好地實施事業單位檔案管理工作，提高該管理工作的科學性與規范性。事業單位需要結合自身實際狀況對相關工作制度實施優化與完善，積極創新工作機制，有效提升該管理工作的標準化、信息化水平。其中，創新工作機制是推動信息技術與檔案管理深度融合的基礎。通過建立檔案數字化工作機制、信息系統的協同工作機制等，事業單位可以更好地整合信息技術與檔案管理的工作流程，不僅可以有效提高工作效率，還能夠推動數字技術在檔案管理中的全面應用，為信息技術與檔案管理的有機結合提供有效手段。此外，完善責任考核制度對于推動信息技術在檔案管理中的應用至關重要。單位可以設立信息技術應用的考核指標，并將其納入績效考核體系，更明確地對信息技術工作實施評估和考核。考核制度的建立有助于形成有力的激勵機制，鼓勵工作人員更積極地參與信息技術的推廣與應用，確保檔案管理與信息技術協同發展。為了確保檔案信息的安全性，單位需要優化安全管理制度。通過建立完善的檔案信息安全管理制度，包括合理的權限設置、數據備份機制以及網絡安全策略等，有效預防損害和泄露檔案信息，保障單位信息資產和管理工作規范，進而提升檔案管理的現代化水平，為事業單位的發展奠定堅實基礎。

3.采用精細化管理方式，合理配置管理資源

在信息技術視角下，單位開展檔案管理工作，需要對檔案資料實施科學的分析與管理，采用精細化管理方式，有意識地提升管理能力，實現管理資源的合理配置，保障管理工作的科學性。通過系統化分析檔案管理工作，借助先進的管理方式，不僅能夠推動檔案管理的現代化進程，還能夠確保信息技術得到有效而全面的應用，從而為事業單位的檔案管理提供更為堅實的支持。首先，采用精細化管理方式，推動檔案管理的現代化。事業單位應建立檔案管理的細致流程，從檔案的建立、檔案檢索的智能化、流程自動化等方面入手，實現對檔案的全過程監控。精細化管理方式使得檔案管理更具規范性和標準化，能夠有效提高管理的精確性和透明度，從而更好地推動信息技術在檔案管理中的應用；其次，合理配置管理資源，確保信息技術的有效應用。在信息技術支持下，優化人力、財力、物力等資源配置是關鍵的一環。事業單位需要根據具體的檔案管理需求，確立信息技術的投入方案，通過提高檔案管理人員的技術水平、購置先進的信息化設備設施、建設檔案數字化平臺等，實現資源的合理配置，更好地保障信息技術在檔案管理中的有效運作，提升整體的管理效能；最后，加強檔案開發利用。事業單位有大量有價值的檔案資料，充分挖掘、利用檔案信息可以保障各項工作的質量，促使單位在新時期獲得健康發展。為此，單位應當建立檔案數據庫，借助信息技術系統整理與歸納檔案信息，加快檔案數據庫建設進程，為檔案資料的合理開發利用打好基礎。

4.構建信息化平臺，提高管理工作效率

在信息技術視角下，單位根據檔案管理需要，借助信息技術構建管理信息平臺，可以提高實際管理工作效率，實現檔案的一體化管理。通過加大資金投入、優化平臺功能和簡化工作流程，事業單位能夠更好地借助信息技術提高檔案管理的現代化水平，確保工作高效開展。其一，構建信息化平臺離不開資金、設備設施等方面的投入。為了保證信息技術平臺的順利構建，單位需要加大投入力度，根據自身發展情況適當增加信息技術建設的投入，確保軟件、硬件設備設施的先進性和可持續性。通過加大投入力度，引入先進的檔案數字化設備設施、建設高效的數據庫系統以及保障網絡安全等，促使信息技術平臺保持與時俱進，滿足檔案管理工作不斷發展的需求；其二，優化平臺功能，持續提升信息化平臺價值。單位應當根據檔案管理的實際需求，不斷優化信息化平臺的功能，包括提升數據檢索的智能化、完善數字檔案的存儲與傳輸機制等。通過不斷提高平臺的功能水平，更好地滿足檔案管理人員的實際工作需要，增加信息技術在檔案管理中的應用廣度和深度；其三，簡化工作流程，促使信息技術在檔案管理中發揮作用。單位可以借助信息技術手段簡化檔案管理工作流程，實現數字化檔案的自動化存儲與檢索以及智能化的信息采集等，減少煩瑣的手工操作，提高管理工作效率，減輕檔案管理人員的操作負擔，使信息技術更為貼近實際工作需求。

5.加強人員培養，提高管理人員整體素質水平

信息技術在單位檔案管理中的應用，使得檔案管理工作更具技術性與專業性，對檔案管理人員提出了較高要求。在信息技術視角下，為了有效實施事業單位檔案管理工作，獲取理想的管理成效，加強人員培養并提高整體素質水平是十分必要的。單位應當高度重視檔案管理人員培養與管理工作隊伍建設，通過引進優秀人才、加強培訓管理以及完善獎勵機制，使內部管理團隊具備足夠的信息技術知識和應用能力，從而更好地推動檔案管理的現代化進程。首先，引進優秀人才，提高人員素質水平。在信息技術視角下，單位應當招聘具有信息技術背景的人才，尤其是在數字化檔案管理、信息系統建設等方面有經驗的專業人員，有效提升團隊的整體水平。通過引入專業人才為事業單位檔案管理工作注入新的思維和技術力量，促進信息技術與檔案管理的融合；其次，加強培訓管理，確保團隊信息化應用能力不斷提高。單位應定期開展信息技術培訓，使管理人員不僅了解新技術的發展趨勢，還能夠靈活應用于檔案管理工作中。培訓不僅包括技術培訓，還應涉及檔案管理政策、信息安全等方面的培訓，使團隊成員具備全面的素養；最后，完善獎勵機制，激勵檔案管理人員更積極地投入到信息技術應用中。單位可以通過建立信息技術應用的獎勵機制，如表彰先進個人、團隊，提供晉升機會等，激發他們的工作積極性。通過這種方式，在單位內部形成一個良好的工作氛圍，推動整個團隊更加積極地參與到信息技術與檔案管理的融合中。

四、結語

綜上所述，信息技術在事業單位檔案管理中的應用具有重要價值，對于提升檔案安全性、高效性、利用價值以及優化組織結構模式都有積極的作用。在信息技術視角下，事業單位可以通過轉變管理觀念、創新工作機制、采用精細化管理方式、構建信息化平臺和加強人員培養等對策，強化信息技術的有效應用，更好地實現檔案管理的現代化和信息化，從而推動事業單位管理水平的提高。

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（作者單位：1.山東省濱州市社會保險事業中心；2.上海理工大學）