新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理優(yōu)化路徑探析

袁偉+鄔迪

摘 要： 學(xué)分制改革和校院兩級(jí)管理體制深入推行，高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)，二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理模式與機(jī)制急需優(yōu)化與改革。針對(duì)二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理中顯現(xiàn)的問題，從教務(wù)管理隊(duì)伍的優(yōu)化；教務(wù)管理方式和模式的優(yōu)化；信息技術(shù)管理的優(yōu)化等三個(gè)方面分析了二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作優(yōu)化的路徑，以期為高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)和教學(xué)管理水平提升提供策略。

關(guān)鍵詞： 二級(jí)學(xué)院 教務(wù)管理 優(yōu)化 實(shí)施

隨著學(xué)分制改革和校院兩級(jí)管理體制改革的深入推行，新形勢(shì)新背景帶給高校二級(jí)學(xué)院前所未有的挑戰(zhàn)，二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作變得更加復(fù)雜化和多元化。二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理人員不足、隊(duì)伍不穩(wěn)定，教務(wù)崗位缺乏培訓(xùn)機(jī)制；教務(wù)人員缺乏對(duì)學(xué)分制下教務(wù)管理本質(zhì)、內(nèi)容等的了解，無法高效應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)工作中的問題；教務(wù)管理信息技術(shù)缺乏，管理方法落后……當(dāng)下二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理呈現(xiàn)出的諸多問題說明了高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作亟待優(yōu)化與改進(jìn)。

一、教務(wù)管理隊(duì)伍的優(yōu)化

隨著高等學(xué)校招生數(shù)量不斷擴(kuò)大，而教務(wù)人員的配備比例卻一直沒有上升，教務(wù)人員數(shù)量長(zhǎng)期不足，導(dǎo)致教務(wù)人員工作壓力大，教務(wù)管理效率降低；二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理人員尤其一線教務(wù)員日常工作事務(wù)繁多，既要從事院領(lǐng)導(dǎo)交給的行政秘書工作，又要從事與教學(xué)相關(guān)的教學(xué)秘書工作，在學(xué)校教務(wù)處與學(xué)院師生之間架起上通下達(dá)的橋梁，教務(wù)員往往身兼數(shù)職；由于一線教務(wù)員的工作未得到學(xué)校上層的重視，學(xué)校在用人方面沒有以高標(biāo)準(zhǔn)要求，導(dǎo)致教務(wù)員隊(duì)伍不穩(wěn)定，且結(jié)構(gòu)不合理，有編制的正式職工不多，且常常設(shè)置臨時(shí)用工，或者用教務(wù)員崗位安排學(xué)校引進(jìn)的拔尖人才的家屬等，直接影響二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作的效率。

（一）完善規(guī)章制度，健全教務(wù)管理隊(duì)伍。

面對(duì)教務(wù)管理隊(duì)伍呈現(xiàn)出的問題，首先，學(xué)校應(yīng)健全教務(wù)管理隊(duì)伍，按照學(xué)生人數(shù)比例配置足夠數(shù)量的教務(wù)人員，明確分工，人盡其責(zé)；其次，提高對(duì)教務(wù)員崗位的重視，完善用人方面的政策規(guī)定，把好進(jìn)人關(guān)，建設(shè)結(jié)構(gòu)合理的教務(wù)管理隊(duì)伍；第三，改革機(jī)構(gòu)設(shè)置，將兼具行政職能和教務(wù)管理職能的院辦分設(shè)行政辦公室、教務(wù)辦公室，將教務(wù)管理職能從院辦中分化出來，提高教務(wù)人員的管理效率；第四，完善教務(wù)工作規(guī)章制度，合理設(shè)置教務(wù)員的職責(zé)范圍，倡導(dǎo)教務(wù)工作科學(xué)化、人性化。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，建設(shè)高素質(zhì)的教務(wù)管理隊(duì)伍。

教務(wù)員上崗前基本沒有接受正統(tǒng)培訓(xùn)，一般是上崗后邊工作邊摸索，工作中缺乏日常培訓(xùn)和學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，影響教務(wù)員自身素質(zhì)提高和業(yè)務(wù)能力提升。學(xué)校應(yīng)重視教務(wù)員崗前培訓(xùn)工作，建立健全教務(wù)員崗位的日常培訓(xùn)與進(jìn)修制度，加強(qiáng)教務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力與管理水平。尤其學(xué)分制開展以來，應(yīng)針對(duì)學(xué)分制開展教務(wù)員專題培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，幫助教務(wù)員深入了解學(xué)分制的本質(zhì)及學(xué)分制帶來的教務(wù)管理工作的變化，更好地領(lǐng)會(huì)學(xué)校的教學(xué)管理規(guī)定，保障政策順利落實(shí)和教學(xué)工作正常開展。

二、教務(wù)管理模式的優(yōu)化

（一）理順關(guān)系，建立多層次的高效協(xié)作機(jī)制。

實(shí)行校院兩級(jí)管理體制后，學(xué)院的教務(wù)管理工作變得更復(fù)雜和多樣，校院兩級(jí)關(guān)系是否和諧、教學(xué)各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系是否和諧關(guān)系到教學(xué)運(yùn)行效果。首先，建立暢通的校院兩級(jí)溝通渠道，理順協(xié)調(diào)好校院兩級(jí)關(guān)系，上下兩級(jí)之間要及時(shí)溝通、相互協(xié)調(diào)。二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理是在學(xué)校教務(wù)管理的領(lǐng)導(dǎo)之下，受其約束和指導(dǎo)，既要在宏觀上落實(shí)整體大局觀，又要將宏觀要求轉(zhuǎn)化為具有可操作性的具體目標(biāo)和行動(dòng)，既要對(duì)學(xué)校政策、規(guī)章制度吃透，又要在此基礎(chǔ)上追求創(chuàng)新理念[1]。其次，要處理好教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，保證每個(gè)環(huán)節(jié)正常有效地運(yùn)行，包括協(xié)調(diào)和處理好教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員、教務(wù)員之間的關(guān)系，學(xué)院、系、教研室之間的關(guān)系。二級(jí)學(xué)院要實(shí)行層級(jí)化管理，建立以教學(xué)為中心、以學(xué)生為主體的管理模式，建立由本科生導(dǎo)師、教務(wù)員、輔導(dǎo)員、教研室主任等組成的教務(wù)管理模式，多維度協(xié)作開展對(duì)學(xué)生的管理和教育。如發(fā)布各類教學(xué)信息時(shí)，教務(wù)員可以與輔導(dǎo)員、本科生導(dǎo)師等互相溝通，通過多途徑將信息傳達(dá)給學(xué)生。

（二）提升管理策略，改進(jìn)工作方法。

由于教務(wù)管理工作是一項(xiàng)具有周期性、重復(fù)性和時(shí)效性的工作，教務(wù)人員每學(xué)年、每學(xué)期周而復(fù)始地重復(fù)著相同的工作事務(wù)。因此，教務(wù)管理工作可設(shè)定計(jì)劃和目標(biāo)，并將教務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)程序化、規(guī)范化[2]。首先，按照工作流程制定工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，使教務(wù)工作按照計(jì)劃有條不紊地開展，提高教務(wù)管理效率。其次，加強(qiáng)教務(wù)管理過程的程序化和制度化，這是二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理規(guī)范化的關(guān)鍵。在校院兩級(jí)管理體制下，學(xué)院層面應(yīng)深化教學(xué)管理制度建設(shè)。學(xué)院要更加具體地落實(shí)學(xué)校的辦學(xué)方針，就要在學(xué)校教學(xué)管理制度的基礎(chǔ)上，制訂學(xué)院層面的教學(xué)管理工作條例和細(xì)則，進(jìn)一步完善符合學(xué)院教學(xué)特點(diǎn)的教學(xué)管理機(jī)制，通過建立相應(yīng)的條例和規(guī)定，明確教學(xué)管理工作流程。第三，建立學(xué)院教學(xué)工作例會(huì)制度，將教學(xué)管理作為一項(xiàng)“工程”來建設(shè)。學(xué)院層面由主管教學(xué)的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和系主任采用工作例會(huì)形式協(xié)調(diào)組織全院的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督、教學(xué)建設(shè)和教學(xué)改革工作。定期召開二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作會(huì)議，統(tǒng)一思想，解決教學(xué)中出現(xiàn)的問題，研究下一步發(fā)展方向，保證教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行，保障教學(xué)質(zhì)量提升。

（三）轉(zhuǎn)變意識(shí)，樹立以人為本的理念。

完全學(xué)分制的目的是塑造個(gè)性化、多元化的人才，面對(duì)學(xué)分制帶來的教務(wù)管理工作內(nèi)容的變化，二級(jí)學(xué)院在教務(wù)管理過程中要加強(qiáng)貫徹“以人為本”的核心理念，增強(qiáng)為師生服務(wù)的理念，轉(zhuǎn)變管理方式，寓服務(wù)于教學(xué)管理之中，倡導(dǎo)管理的科學(xué)化和人性化。教務(wù)管理過程中，視師生為服務(wù)對(duì)象，從師生的需求出發(fā)，把師生的需求作為管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)；愛護(hù)學(xué)生，對(duì)學(xué)生熱情接待、耐心服務(wù)，使學(xué)生感受到溫暖；尊重教師和教師的勞動(dòng)，維護(hù)教師的合法權(quán)益，對(duì)教師多一些人文關(guān)懷，盡量做到人性化管理，更好地為教師服務(wù)。教務(wù)管理者不僅要樹立管理是服務(wù)的理念，更要樹立“管理是科學(xué)、管理是生產(chǎn)力”的理念，加強(qiáng)管理的科學(xué)化與人性化，創(chuàng)建和諧的教學(xué)環(huán)境[3]。

三、信息技術(shù)管理的優(yōu)化

（一）二級(jí)學(xué)院構(gòu)建教學(xué)管理系統(tǒng)的必要性。

隨著教學(xué)管理重心的下移，二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作承擔(dān)了更多的任務(wù)，二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理內(nèi)容與學(xué)校教務(wù)處的工作內(nèi)容在性質(zhì)上是一致的，但學(xué)院直接面對(duì)師生，因而有其自身特點(diǎn)。目前學(xué)校開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)基本滿足學(xué)校層面教學(xué)管理需要，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化，但尚不能全面滿足二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理的需要，在二級(jí)學(xué)院實(shí)際教務(wù)管理工作中，仍然沿襲傳統(tǒng)的管理手段，使用落后的管理方法，占用教務(wù)管理人員大量精力和時(shí)間，阻礙教務(wù)管理水平提高，影響二級(jí)學(xué)院教學(xué)運(yùn)行效果。要提高二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理效率，必須依托學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)，加快構(gòu)建適應(yīng)學(xué)院工作需要的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

（二）加強(qiáng)信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

學(xué)分制條件下，教務(wù)管理系統(tǒng)是處理各類教學(xué)信息的中樞[4]。通過教務(wù)管理系統(tǒng)，教務(wù)人員可以在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)制訂教學(xué)計(jì)劃、排課、選課、教室管理、考試管理、學(xué)生成績(jī)錄入與分析等諸多教學(xué)管理內(nèi)容。學(xué)院在教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)與使用中，應(yīng)建立與教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)管理部門等的交流溝通，不斷改善教務(wù)系統(tǒng)的功能，完善管理細(xì)節(jié)，更好地為教學(xué)服務(wù)。引進(jìn)先進(jìn)的教學(xué)管理軟件技術(shù)為教學(xué)管理服務(wù)，如專業(yè)選課系統(tǒng)的開發(fā)，可以減少學(xué)生盲目、隨意選課；自助成績(jī)單打印系統(tǒng)的啟用，減少學(xué)生到教務(wù)部門打印成績(jī)單帶來的不便；新生報(bào)到系統(tǒng)的開發(fā)與建立，簡(jiǎn)化報(bào)到手續(xù)，更便捷地為新生入學(xué)注冊(cè)和管理服務(wù)，方便新生入學(xué)。先進(jìn)的信息化技術(shù)的應(yīng)用，在為師生提供便捷高效服務(wù)的同時(shí)大大減輕教務(wù)人員的工作強(qiáng)度，使工作效率得以巨大提升。

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理水平高低直接影響教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平。面對(duì)新形勢(shì)帶來的問題和挑戰(zhàn)，高校管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)當(dāng)下教育教學(xué)改革的形勢(shì)，重視二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作，采取相關(guān)措施加強(qiáng)教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)，塑造一支穩(wěn)定健全高素質(zhì)的教務(wù)管理隊(duì)伍；轉(zhuǎn)變教務(wù)管理理念，樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)；加強(qiáng)教務(wù)管理模式優(yōu)化，提升教務(wù)管理方法；建立健全制度建設(shè)，構(gòu)建多層次多維度的高效協(xié)作機(jī)制；加強(qiáng)教務(wù)管理技術(shù)創(chuàng)新，加速實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化，保障教務(wù)管理工作有條不紊地開展。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]張?jiān)?高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理的優(yōu)化與實(shí)施[J].龍巖學(xué)院學(xué)報(bào)，2014.10，第32卷（5）.

[3]陳堅(jiān).論校院兩級(jí)管理體制下教務(wù)管理隊(duì)伍和諧之構(gòu)建[J].科技創(chuàng)業(yè)，2009（4）.

[4]王俊.完全學(xué)分制下高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作的實(shí)踐與探討[J].職業(yè)教育，2010（11）.

本文為山東大學(xué)（威海）2015年度教學(xué)改革項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：B201504）研究成果之一。