信息化時代人力資源和社會保障檔案管理工作探析

摘 要：信息化是社會進步的表現，信息技術給人們的工作和生活帶來便利。人力資源和社會保障檔案涉及人員范圍廣、信息量龐大以及內容復雜，在信息化時代，傳統檔案管理模式存在的問題逐漸暴露，檔案管理信息化不足、缺乏保障機制、管理人員專業化水平較低。新時代對檔案管理提出檔案查詢便捷化、信息共享高效化、保存安全性等要求，為使人力資源和社會保障檔案管理實現從“紙件”到“指尖”的轉變，文章針對人力資源和社會保障相關部門實現數字化檔案管理的途徑展開分析，以期為提升檔案管理質量提供幫助。

關鍵詞：信息時代；人力資源社會保障；檔案管理

中圖分類號：D632.1；G271 文獻標識碼：A

人力資源和社會保障檔案管理工作是民生檔案管理的重要組成部分，其內容包含大量的民生信息，如就業登記信息、養老保險信息、技能培訓信息、職工檔案信息以及人事考試信息等。隨著社會的發展，我國進入信息化時代，信息技術是時代先進的生產力，大數據技術極大地提高了信息獲取、處理、儲存及傳輸速度，并提高了時代運行的效率。在信息化時代，為提高人力資源和社會保障檔案管理水平，應積極利用先進的信息技術，并將其融入檔案管理過程中，搭建數字檔案管理系統，加強檔案管理，提高檔案利用效率。為使檔案管理真正實現數字化和信息化，應通過有針對性的培訓提高檔案管理人員的專業水平，并制定科學有效的檔案管理制度，不斷提高人力資源和社會保障檔案管理工作效能。

一、信息化時代對檔案管理工作提出的新要求

信息時代的檔案管理工作是建立在現代化信息技術基礎上開展的，人力資源和社會保障檔案管理工作紛繁復雜，信息化時代對檔案管理工作提出了檔案查詢便捷化、信息共享高效化及保存安全性的新要求。

首先，檔案管理工作要滿足查詢便捷化的需求。信息化時代，數字化檔案管理有信息技術支持，可以使用網絡查詢，利用網絡打印檔案資料，為檔案利用提供便利。數字化檔案管理能夠將目錄與全文檢索相結合，實現檔案查詢速度的升級，能夠準確調閱和查詢使用人員想要的檔案信息，節約檔案信息查詢時間，彌補人工檔案管理的不足，提高檔案管理的效率。例如，審核職工檔案辦理退休業務時，無須企業攜帶員工紙質檔案到現場審核，只需在網絡環境下利用數字檔案系統檢索查詢，就能找到需要審核確認的材料，縮短檔案查詢時間，加快業務辦理的速度。

其次，信息化時代提出了對海量信息高效共享的要求。人力資源和社會保障檔案信息隨著時代的發展管理內容逐漸增多，檔案數量激增增加了管理的難度。檔案信息的需求者可以自行在檔案數字化系統中查詢檔案資料，節約查詢檔案的時間。數字化系統能夠實現檔案的自動歸檔、保存。檔案信息共享的主要目的是為了用戶能隨時查詢所需的檔案資料，對此，可以開設專門的窗口供用戶查詢，實現檔案資料共享。

最后，信息化時代檔案保存可能存在被泄露的安全風險。使用數字化檔案管理系統能夠有效規避管理風險。系統可以自動存儲和查閱檔案信息，并利用權限管理措施加強檔案管理的安全級別，確保管理人員在限制的權限內查詢檔案，避免檔案信息被泄露，保證人力資源和社會保障檔案信息的安全性。

二、數字化檔案管理所面臨的挑戰

1.檔案管理信息化程度較低

在信息時代發展助推下，人力資源和社會保障檔案管理工作開始逐步利用信息技術，其檔案管理效率在一定程度上得到提高，但同時，由于數字化檔案管理模式不夠成熟，也暴露出許多檔案管理問題。例如，檔案數字管理系統不完善、檔案管理服務手段落后，不能為用戶提供良好的檔案利用服務。部分單位檔案管理信息化程度不足，無法滿足當代社會檔案管理的實際需求及用戶的現實使用需求，群眾多跑腿的現象仍然存在。同時，各級各部門所用檔案管理系統不同，無法實現數據共享，不利于檔案信息的管理利用，沒有充分發揮信息技術的優勢，甚至影響檔案儲存與使用，阻礙檔案管理工作高質量開展。

2.檔案管理工作中存在泄露信息的風險

信息化時代，信息化檔案管理檢索迅速、查找方便以及存儲量大，但容易遭受信息安全問題困擾，包括計算機病毒風險、網絡安全風險以及應用系統的安全風險，嚴重破壞檔案管理系統，甚至導致重要信息被泄露。加強檔案安全管理是人力資源和社會保障檔案管理工作轉型的關鍵。檔案管理信息被泄露的途徑包括拷貝、存儲設備丟失及網絡入侵等。防止信息數據被泄露需要利用網絡信息安全技術保護檔案信息。信息時代，數據互通互聯，數據共享過程中容易被惡意者通過密鑰查閱文檔，導致文檔信息被泄露。檔案信息被泄露不僅侵害當事人的權益，還對單位造成不良影響，給事業單位檔案管理信息化轉變帶來極大隱患。因此，為了避免重要數據信息被泄露，需要加強信息化建設，提高檔案管理安全級別。

3.檔案管理人員的專業化水平不高

在傳統檔案管理模式中，人力資源和社會保障檔案工作人員大多關注紙質檔案的整理，缺乏信息技術知識，整體信息化素養較低，專業化水平亟須提高。目前，大部分從事人力資源和社會保障檔案工作的一線職工并非檔案專業科班出身、工作人員的專業化水平并不統一。管理人員對新老員工的培訓模式較為簡單，通過老帶新的系統化模式培訓新人，導致培訓效果不明顯。此外，檔案工作人員培訓體系不夠完善，管理人員專業水平與專業素養不適應信息時代檔案管理的需求。除單位培訓體系不完善外，與人力資源和社會保障檔案管理人員較少主動提升自我，對提升專業能力積極性較差也有關。因此，需要加強檔案管理人員的培訓，轉變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理工作的整體水平。

4.缺乏完善的檔案管理制度

大部分事業單位檔案管理工作逐漸向信息化發展，但缺乏完善的檔案管理制度，仍然使用傳統的管理制度，無法滿足信息時代檔案管理的需求。例如，由于管理制度不完善，普遍存在各種不規范的問題，檔案管理人員忽視網絡安全、信息安全工作建設，在收集檔案信息時可能出現鉆制度漏洞，導致檔案信息丟失、外泄等安全問題，不利于單位發展。傳統檔案管理制度與現代檔案管理工作要求不協調，無法發揮檔案管理的實際功能，檔案制度不完善使檔案管理工作缺乏嚴謹性，加之人員管理觀念固化，難以完善檔案管理制度，隨著信息技術不斷普及，將會給事業單位檔案管理工作順利開展造成阻礙。

三、人力資源和社會保障檔案數字化管理實現途徑

信息時代，現代化管理技術被廣泛使用在各個行業。傳統檔案管理模式無法滿足現代檔案管理工作的需求，為了提高人力資源和社會保障檔案信息的安全性，使檔案儲存更便利，檔案管理更高效，亟須實現數字化檔案管理，從構建數字化檔案管理系統、加強檔案管理人員信息培訓、完善檔案管理制度等方面提高檔案管理信息化程度。

1.構建數字化檔案管理系統，提高信息化管理程度

在信息時代，為了提高人力資源和社會保障檔案管理信息化程度，確保信息數據的安全性，可以利用信息技術構建數字化檔案管理系統，提高檔案管理的效率。區塊鏈技術是在信息時代產生的新技術之一，利用專門的數據技術傳輸數據，提高數據傳輸的安全性。由于人力資源和社會保障檔案數據體積較大，內容較多，數據在共享過程中容易出現被泄露、篡改，而數字檔案管理系統在計算過程中可以保護數據的安全性，提高數據共享的效率和安全性。因此，建立人力資源和社會保障檔案數據區塊鏈結構十分必要。

構建檔案管理信息化系統需要將區塊鏈技術與檔案數據相融合，使用區塊鏈技術對檔案管理實行整體規劃，充分發揮區塊鏈的優勢，避免檔案管理出現無序擴張現象，并對每一個參與節點加以管控。利用區塊鏈的去中心化讓檔案數據信息系統設置的權限與管理業務對等，數據信息均使用“區塊鏈＋檔案信息”的形式實施儲存和監控，實現數據互通互聯，便于管理和監控。在互識機制中可以實時監管儲存的檔案信息，檔案管理人員可自行在服務端查詢檔案，并利用物聯網技術完成數據傳輸。其中，訪問機制設定了訪問協議，未經授權不能訪問，檔案信息不易被篡改。在這一過程中，充分尊重用戶個人隱私，在人力資源和社會保障檔案管理工作中結合檔案業務的特征，使檔案管理節點響應效率更高，提高了檔案管理信息化程度，也確保了檔案信息的安全性。此外，為解決檔案儲存的問題，可以積極使用移動互聯網遠程下載文件，在無線環境下下載與安裝文件，并根據需求點開相應的程序，完成遠程文件處理，可以隨時“歸檔”。同時，使用RFID技術對實物檔案存放實行管理，完成附件實體信息的收集、整理、記錄與發送，及時傳輸文檔，即使雙方無接觸也能實現。

2.加強信息化培訓，提高檔案管理人員信息素養

要想真正實現檔案數字化管理，需要重視檔案管理的人才隊伍建設，為檔案管理信息化建設提供人才支持，轉變檔案管理模式，實現信息化管理。在轉向信息化檔案管理過程中，檔案管理人員起著非常重要的作用，隨著存儲的檔案數量越來越多，檔案管理任務重大，傳統人工管理效率較低，就需要檔案管理人員利用信息技術完成。因此，人力資源和社會保障相關部門需要重視檔案管理的專業人才隊伍建設，為檔案管理信息化建設提供堅實的人才支持。

一是拓展培訓渠道，利用互聯網平臺開展線上培訓。檔案主管部門提供相關教育資源，獲取前沿信息化課程，依托專業技術人員繼續教育平臺開展檔案信息化培訓。培訓課程可以設置分析研討環節，組織職工分析檔案信息化建設存在的難點，由線上平臺專家制定有針對性的解疑課程，為職工學習提供支持。鼓勵檔案工作人員利用碎片化時間開展檔案數字化技術學習，利用職稱評審等機制激發檔案工作人員學習內動力，為數字化檔案管理奠定人才基礎。

二是實施檔案管理信息化人才定向培養計劃。通過線下活動交流、學習，幫助檔案管理人員掌握最新理論、知識及技術。可以有針對性地開展培訓，定向培養某一方面的知識，確保培訓的實效性。開展定向培訓活動時可以邀請專家召開學術研討會議，確保員工學習質量。例如，某人力資源和社會保障部門開展信息化專題培訓，重點圍繞檔案管理先進技術在提升檔案管理質量中的實踐和方法，培訓專家為檔案管理人員講解如何實現檔案管理信息化建設，并詳細解讀新《檔案法》信息化相關章節，提高檔案管理人員的理論基礎。

三是引進優秀人才，為檔案管理隊伍注入新活力。如果檔案管理人員思想觀念陳舊，就會對工作質量影響較大，降低工作效率。因此，要加大引進優秀人才，激發檔案管理部門內部活力。檔案管理部門應制定專業化考核標準，重視人才實踐能力，根據管理需求選擇適合的人才。此外，人力資源和社會保障相關部門也應該適當提高員工招聘的專業要求，選擇綜合素質高的員工，設置人才競爭機制，以此調動檔案工作人員的工作熱情。

3.制定檔案管理制度，促進檔案制度落實

“無規矩不成方圓”。為實現人力資源和社會保障數字化檔案管理，提高檔案管理信息化程度，應制定科學、合理的檔案管理制度，結合當前信息技術發展特點以及人力資源和社會保障相關部門的工作要求，及時完善檔案管理制度，加大監督檢查力度，并嚴格將制度落實到檔案管理工作中。

一是建立健全檔案管理制度。信息時代，人力資源和社會保障相關部門需要及時完善檔案管理制度，重新確定檔案管理模式，勇于創新，使用新技術推動檔案管理工作的開展。例如，隨著互聯網行業的發展，各單位響應政務公開的要求建設了官方網站。網頁信息檔案作為一種新型的檔案門類進入檔案工作范圍，應根據國家最新的行業標準，制定符合本單位的網頁信息檔案管理制度，明確該類型檔案的歸檔范圍和保管期限，以制度為依據及時發現檔案管理過程中出現的新問題，從而進一步推動檔案管理制度不斷完善。

二是樹立法治思想，積極開展檔案監督檢查工作。2021年新修訂的《檔案法》專門增設了“監督檢查”一章，自實施以來，極大促進了相關單位的檔案管理工作，強化了檔案工作人員的法治意識。此外，檔案信息化建設也應納入檔案管理監督檢查工作，推動各級領導干部樹立“依法治檔”的思想意識，不斷創新檔案工作理念，加大信息化手段的運用，堅決杜絕檔案信息化管理推動不力或出現違規違紀行為。利用制度和監督檢查手段推動檔案管理工作落實，將抽象的管理制度條目化、網格化，為實現數字化檔案管理提供外部監督保障。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，檔案管理工作亟須轉變管理方式，提高管理人員的專業化水平。實現數字化管理是新時代對檔案管理工作提出的新要求。傳統檔案管理存在管理效率低的問題，實現數字化管理可以利用區塊鏈技術構建數字管理系統，提高檔案管理信息化程度，加強數據信息保護，確保檔案管理的安全性。檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要保障，為實現數字化檔案管理，應重視檔案管理人才隊伍建設，可以通過線上線下培訓，提高管理人員理論知識及信息化水平，為實現數字化檔案管理提供保障。

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（作者單位：威海市人才創新發展院）

作者簡介：王齊雨（1989—），女，漢族，山東威海人，碩士研究生，館員，研究方向：機關檔案、文書檔案。