新時代學校檔案管理與創新策略研究

摘 要：管好用好檔案資源是推進國家治理體系和治理能力現代化的必然要求。教職工人事檔案、科研檔案、學校文書檔案、學生學籍檔案等各類檔案資料，匯聚了學校發展的全過程，對查考利用和學校發展具有重要意義。當前，學校檔案管理面臨著新的發展形勢，存在著管理方式落后、能力不足、手段單一、服務水平不高的問題，迫切需要按照新時代檔案事業發展要求，不斷創新檔案管理的發展思路和方式，著力加強四個體系建設，推動學校檔案管理水平提升。

關鍵詞：學校；檔案管理；創新策略

基金項目：北海市教育科學 2022 年度立項一般課題：《創新師資隊伍發展需要加大中小學教師人事檔案管理開發的可行性研究》，課題編號：2022B27。

數字時代為檔案管理開拓了新的發展空間，提供了跨越性發展的歷史機遇，也是當前和今后一個時期推進檔案工作高質量發展的戰略抓手。學校要立足實際，結合長期實踐積累的寶貴經驗，抓住機遇、應對挑戰，推動檔案管理工作更好地發展。

1 學校檔案管理面臨的形勢和任務

信息技術已經滲透到社會生活的各個領域，信息化正深刻影響著人們的生活方式。推動形成數字化生活成為未來發展的必然趨勢，學校檔案管理工作也面臨著新的發展環境。

1.1 信息化作用更加突出

信息技術發展快、滲透性強、影響面廣，引發新一輪技術革命。得益于檔案存儲資源、大數據積累、人工智能等方面的快速發展，信息技術與檔案工作加速融合發展，不斷從網絡空間向實體空間擴展，驅使檔案新業態層出不窮，管理方式不斷升級換代。信息化在檔案事業發展中的戰略性、基礎性和先導性作用日益突出[1]，信息基礎設施不斷完善，以信息化驅動現代化，檔案工作面臨難得的機遇。

1.2 檔案服務更加高效

學校檔案數據共享和平臺建設方面進行諸多探索和創新。全國教師管理系統、全國學生資助管理信息系統等，依托管理部門專網和檔案數據庫，使檔案資源實現了部門間的互聯互通，流動速度大幅加快、過程管控更加合理，部分學校檔案資源利用已率先進入信息化新階段。

1.3 管理方式更加細化

檔案管理不再局限于傳統的收、管、用，檔案數據保全、跨行業共享利用、新媒體宣傳等領域需要更加多元的知識背景。學校檔案工作的從業門檻提高，需要具備復合型知識結構。資源管理的規范化就包括檔案信息化建設、電子檔案管理與運行、智能庫房安全管理等方面，涉及檔案學、計算機、信息技術等多重知識，檔案管理的專業化、職業化特征日趨明顯。

1.4 管理對象更加多元

檔案管理對象呈現模擬態、數字態、數據態三種形式，模擬態主要是各種傳統的紙質文件、照片等，數字態則是電子文件、數碼照片等，數據態的管理對象是關系型數據庫文件、GIS數據、三維數據等。從發展的眼光看，未來檔案資源結構中三態并存將是常態[2]。檔案管理者應充分了解三種類型的結構、邊界、特征和管理方式，提升駕馭能力。

1.5 保護技術更加豐富

檔案安全保管技術日益豐富，實現了全生命周期的安全保護。庫房管理實現人工智能無死角管理，保障庫房環境安全。各單位依托檔案數字化改革，探索實現對檔案業務數據實行精細化管理，開展大批量電子檔案異質備份，走出學校檔案安全保管的新路子，突破傳統檔案管理的弊端，實現重點檔案保護全程跟蹤與質量監控。

2 學校檔案管理的現實困境及變革要求

面對新形勢新任務，學校檔案管理治理轉型不夠及時，與數字時代檔案管理存在較大差距。

2.1 管理主體能力不足，需要強化治理體系建設

管理主體是確保檔案工作有效運轉的基礎和前提，對檔案事業發展起著引領作用。在學校檔案管理日益細化的背景下，決策層對檔案管理部門層級設置偏低、人員編制不足的問題成為普遍現象，導致管理主體治理效果偏弱。一方面，檔案管理人員級別較低、無話語權，缺少參加重要會議和決策的機會，未能將檔案管理與教學工作有機融合，檔案管理兩張皮現象嚴重；另一方面，檔案管理人員雖然被賦予一定的權力，但是受制于層級低等原因，對學校檔案指導和督促作用難以發揮，使之具有較高價值的教學檔案未能及時收集。加之許多管理人員同時兼任多項工作，對檔案管理很難投入較多的精力，導致管理效率較低、資源利用和數字化工作標準不高等問題，檔案管理體制與管理標準的結構性矛盾成為重要制約因素。在新時代，學校需要提升管理人員地位和層級，賦予相應的指導、監督權力，提升綜合治理能力，為檔案工作高質量開展提供組織保障。

2.2 管理手段較為單一，需要強化治理方式轉型

學校管理方式已實現信息化轉型，電子檔案成為主要管理對象，管理效率得到大幅度提升，但是管理思維未能與時俱進。主要表現在：一是流程再造優化程度不夠。對電子檔案的操作要求、利用流程、歸檔管理等方面細化不夠，未能建立標準化文件管理規則，自動化工具應用不充分，信息共享平臺未能充分發揮作用。二是檔案安全管理存在漏洞。數字化外包規定落實不到位，有的外包公司逐利行為嚴重，追求數量忽視質量的問題較為普遍，未能將《檔案服務外包工作規范落實到位》。有的單位數字化加工人員未規范審核，檔案整理分件、目錄著錄、掃描處理等流程審核不嚴格。信息系統安全防護不到位，信息系統賬號管理不嚴格，數據共享權限開放過寬，有的檔案數據處于半開放狀態。學校要著眼于檔案工作長遠，強化流程再造，引入數字化管理方式和行動策略，加強治理方式的綜合應用，注重管理力量的培育。

2.3 服務水平較為落后，需要強化治理能力建設

受傳統慣性思維影響，檔案管理還未完全實現從“管”到“用”的轉變，對檔案工作的價值認識不深刻，未能意識到檔案在服務教育和師生中的關鍵作用，檔案開發利用水平不夠。對教育改革和學生服務等重大問題關注不夠，對檔案結構不了解，難以找到檔案工作與重點任務的結合點。檔案資政育人的手段方式較為落后，還囿于傳統的出版、展覽等，吸引力創新力不足，檔案價值無法實現最大化。查檔利用方式數據化應用不足，數據賦能快捷查檔落實不到位，利用流程煩瑣，無法滿足師生線上利用需求。要深入貫徹落實好“四個好”“兩個服務”指示要求，著力強加檔案服務能力建設，提高服務精準度和有效性，打造特色服務模范，展現檔案在現代化建設中的重要作用。

3 新時代學校檔案管理的創新路徑

在新征程上，學校檔案管理要按照《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的要求，著力加強檔案“四個體系”建設，創新工作理念方法，全面做好檔案收集管理，強化風險管控，確保檔案實體和信息安全，記錄好、留存好中國式現代化的偉大實踐。

3.1 全面優化檔案治理體系

3.1.1完善檔案管理機制。加強黨對檔案工作的領導，全面落實檔案工作責任制，理順工作流程，把檔案工作列入單位議事日程。要緊盯檔案人員力量薄弱、管理混亂的治理難題，充實管理力量，夯實治理基礎。

3.1.2健全檔案標準規范。加強業務領域檔案標準規范建設，加大電子檔案、教學檔案、檔案安全保護及風險防控、數字檔案室建設等重點領域檔案標準化實施，提升檔案管理的規范化。

3.1.3優化供給要素建設。持續加強學校檔案人員業務培訓，特別是檔案數字化、大數據、人工智能等方面，著力培養檔案事業行家里手。要加大經費支持力度，在財政內預算保證檔案經費，積極爭取上級財政支持，夯實學校檔案工作創新發展的基礎。

3.2 著力推動檔案資源提質增效

資源建設是檔案事業發展的根基。要按照“四個好”“兩個服務”的目標要求，扎實做好重大“記憶”資源收集整合。

3.2.1收集范圍的規范化。要制定方案，有序推進“三合一”制度落實，明確歸集范圍和保管年限，圍繞辦好人民滿意教育的目標，把重大教育改革、重要教學活動等作為收集重點，全面記錄好單位發展歷程。

3.2.2收集方式的科學化。嚴格按照《檔案法》《教育法》等國家政策法規開展檔案收集，不斷加強學校教職工人事檔案、特色檔案、學生檔案、重大活動檔案等重點檔案收集，為學校發展奠定基礎。要廣泛開展檔案征集，對單位重大事件、人物開展定向征集，建立征集數據庫和口述檔案資料庫。對各類新媒體、新介質等電子檔案加大收集力度，將照片、視頻、音頻資料納入范圍，構建科學完備、形式多樣的資源建設網絡，更好地留存教育發展史。

3.2.3收集質量的標準化。優化管理工作流程，細化工作環節，做到檔案分類科學、排列合理、編目規范、歸檔質量符合標準規定[3]。要堅持分類施策，對文書檔案，要及時對接，參照《歸檔文件整理規則》定向質檢。對特殊載體檔案，靈活方式、跟蹤收集，參照《數碼照片歸檔與管理規范》。對專項檔案，要整合資源、全鏈條收集，參照專業檔案整理標準進行規范。

3.3 著力推動數字檔案室建設

3.3.1列入工作計劃。數字檔案室建設是提高檔案管理水平、滿足電子政務發展需要的必要舉措。要把數字檔案室建設作為提高檔案工作的重要保障，列入工作計劃，納入整體布局，穩步推進存量數字化。從人力、財力、物力上統籌安排，明確時間節點和推進措施，確保數字檔案室建設有計劃、分步驟地推進。將大數據、云計算、元宇宙等技術融入數字檔案室建設，實現檔案信息化向智能化邁進，增強數據挖掘和增值服務。

3.3.2強化安全防范。圍繞電子檔案來源可靠、要素合規的要求，加強網絡安全、系統安全和數據安全建設，解決好電子檔案長期安全保存問題。提升物聯網技術應用能力，拓展數字檔案室的感知力，發揮數字化在檔案實體和設施等安全要素上的管控能力，實現實體檔案管理高效便捷。有序推進人工智能技術應用，開發數字檔案系統新模塊，如智能開放審核、自主編研利用、圖文影像識別等，實現以人為中心的智能化提升，為檔案利用提供靈活多樣的服務。

3.4 深化開發利用體系建設

圍繞教育事業和師生關心的領域，多渠道、多形式、全方位地提供優質高效的檔案利用服務。

3.4.1提升編研質量。創新編研選題，找準檔案工作與中心任務、師生需求的最佳結合點，注意選題角度的多樣化和靈活性。在編研方式上要拓寬合作領域，加強社會團體、高等院校的合作，積極向各地市檔案管理走在前列的學校學習交流，拓展編研的深度和廣度。檔案工作者要關注學術動態、跟蹤利用需求，加強調查研究，尋找適時選題。要加強新媒體應用，主動參與檔案記憶傳播，拓寬和挖掘集體記憶再現的廣度和深度，通過拍攝專題片、檔案微視頻等形式，展示檔案資源豐富內涵，充分利用某信、某音、某手等傳播平臺，讓檔案記憶更好地走進師生視野。

3.4.2提升服務質量。要樹立良好的服務意識，想利用者所想，急利用者所急，把主動為教師服務、為學生服務的意識滲透到學校檔案工作的各個環節[4]。做好保密與利用的結合文章，積極開展檔案利用需求調查，進一步加大檔案開放力度，簡化利用流程，不斷加大“一網通辦”力度，讓數據多跑路，提高檔案利用效率。

3.4.3有序開展檔案宣傳。利用國際檔案日、教師節等節點，以檔案為載體，充分利用現代化手段，多渠道、全方位地開展廣泛、持久的檔案宣傳，提升單位的影響力和美譽度。

3.5 持續加強安全體系建設

3.5.1提高安全管理意識。信息安全是學校檔案管理面臨的首要問題。伴隨共享利用程度的提升，黑客攻擊、安全漏洞等嚴重威脅了信息安全，將安全管理納入誰主管、誰負責、誰利用的管理體制中，夯實責任追究體系。

3.5.2加強風險防控。要將網絡隔離、用戶認證、訪問控制、數據加密、病毒木馬防范、非法入侵檢測和網絡安全態勢感知等安全措施與檔案信息化工作同步規劃、同步建設，加強數據管理系統安全保護，防范信息被泄露與損毀。要練就過硬的網絡安全防范技術，嚴格執行信息系統安全策略審核流程，強化訪問控制，加強監測預警通報，定期開展風險漏洞排查、病毒查殺等網絡安全專項檢查[5]。

3.5.3加強風險處置。學校要與綜合檔案館數據備份中心建立本地、同城和異地數據備份設施，重要信息應每季度至少對數據備份進行一次有效性驗證。同時，要建立檔案信息系統的故障備份設施和災難備份設施，實施分級管理，根據檔案分級類型，確定恢復目標，保障關鍵數據安全。

3.5.4加強新技術應用。積極探索應用人工智能、大數據等新一代信息技術推進檔案管理模式變革的新方法和新途徑，整合包括智慧檔案管理和利用在內的各大功能，推動智能化、智慧化管理方式落地生效。

結語

學校檔案管理關系經濟社會發展和民生需求，處理好兩者的關系，關鍵在于創新檔案管理方式，以規范化、精細化、標準化重塑檔案治理流程，著力加強檔案“四個體系”建設，把信息化建設擺在更加重要的位置，為檔案服務社會和師生提供更廣闊的空間。要正確處理好檔案安全與共享利用的關系，及時有效化解各類風險，為檔案工作高質量發展創造安全環境。

參考文獻：

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[3]靳吉.中學檔案管理標準化規范化建設研究[J].《大眾標準化》，2023（07）：24-25.

[4]張永旺.加強檔案基礎建設推進電子化進程[J].《檔案天地》，2020（07）：09-10.

[5]范迪 魏文.筑牢網絡安全防線 夯實網絡安全責任[J].《人民郵電》，2022（08）：25-26.

作者簡介：馬萍（1988—），大學學歷，廣西北海市學生資助管理中心館員.主要從事教育系統干部人事檔案管理，中小學學生資助檔案管理，學校教師教育科研檔案管理等相關工作。