新時代背景下流動人員人事檔案信息化建設探索

摘 要：信息時代，現代化的信息手段應用到各領域，提高了人們的工作效率，檔案領域也不例外。流動人員檔案作為較為特殊、管理起來難度較大的一類檔案，更加應該與時俱進，開展信息化管理。當前，已有許多學者將流動人員人事檔案信息化領域作為研究方向，對于社會和個人都意義重大。文章將歸納眾多學者的研究成果，結合筆者的觀點與實際調研展開論述。從現狀、挑戰到對策分別詳細分析流動人員人事檔案信息化建設的具體可實施性。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；信息化

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

引言

隨著社會城市化進程不斷加快，新時代的科技、經濟迅速發展。在各行各業對于人才的需求不斷加大的同時，自主擇業不斷開放，人們傾向于去往不同地區發展，追求更光明的未來和更好的生活條件。由于高校擴招而產生的高校畢業生比例增大、員工被取消錄用或被開除、人員被私企或社會組織錄用、自由職業人員、出國人員等情況的出現使得流動人員增多。而人事檔案作為對于個人來說最重要的檔案，記載著一個人的全部經歷和學歷情況、思想政治狀況以及獎懲記錄。人事檔案是一個人工作的憑證和生活的依據，關系到每個人的切身利益，具有最真實、最可靠、最具有憑證和參考價值的屬性。而以上諸多人員的復雜流動去向使當前的檔案管理模式已無法適應新時代的需求，勢必給傳統、陳舊的流動人員人事檔案管理工作帶來挑戰。身處科技時代與大數據背景下，信息化的人事檔案管理模式可以保證流動人員的檔案隨著信息更新的同時合理流動，流動人員人事檔案信息化可以在現代信息技術的支撐下為流動人員提供更加便利、優越的服務可能性，更好地保障流動人員的合法權益。

一、數據來源

1.流動人員人事檔案信息化論文統計分析

本文通過網絡檢索的方式，對權威網站全盤檢索。包括中國知網CNKI、萬方學位論文數據庫以及維普期刊全文數據庫等幾個權威網站，以“流動人員人事檔案信息化”作為檢索關鍵詞精確檢索，合計檢索出 336篇相關論文。鎖定檔案學及博物館領域，限定年限為2018年～2022年最新研究成果，限論文分布數量如圖1所示，最終篩選33篇高質量切合主題的文獻。

2.出版機構與著者統計

其中，云南大學、黑龍江大學、上海大學、湖北大學、西南林業大學、中國人民大學、西北大學、四川農業大學、北京科技大學、廣西大學、鄭州大學以及華東政法大學等高校是本學科領域的核心出版機構，如圖2所示。與此同時，越來越多的人才服務中心也將流動人員人事檔案信息化作為研究重點，如福建省建筑人才服務中心、張家口市崇禮區人力資源管理中心、東豐縣人力資源和社會服務中心以及廣州市花都區人才交流中心等機構也開始順應時代變化，將信息化進程應用到流動人員人事檔案管理中。可見，流動人員人事檔案信息化已經成為大勢所趨，雖然傳統的管理方式在基層單位理論上可行，但早已不適用于高效、便捷化的管理。

查看相關文獻的作者分布可以發現（如圖3所示），中國人民大學的黃霄羽教授、廣西大學的胡峰教授、云南大學的李忠峪教授、華東政法大學的黃穎教授以及安徽大學的吳正鵬教授等學術人才與眾多人才服務中心的人員，將流動人員人事檔案信息化都作為自己的學術理論研究，為流動人員人事檔案信息化領域做出了積極的貢獻。

二、研究背景與研究現狀

近年來，我國政治經濟體制改革不斷深入，有關人事檔案管理的制度、政策、模式、環境以及技術等方面都發生了較大的改革。政府將傳統人工管理轉變為信息科技大數據方式來管理政務，通過辦公軟件自動化的普及提高辦事的行動效率，也增加了政務公開性和透明度。隨之而來的信息化時代也影響著流動人員人事檔案管理工作，在一定程度上也為各部門的紙質檔案向電子檔案的轉型提出了新要求。

1.國外研究現狀

關于流動人員人事檔案信息化管理方面，我國學者對國外的人事檔案管理信息化方面早有研究。徐穎在其論文中提到，諸如美國、瑞士、加拿大和澳大利亞等國家開展的比較早，他們的人事檔案已經基本完成了信息化建設，無論是從內容層面的檔案文本，還是從形式的檔案管理模式都已經基本實現了信息化、數字化以及網絡化建設。尤其是美國的人事檔案管理自動化系統特點尤為突出，不僅實現管理模式的突破與創新，還采用先進的縮微技術存儲檔案信息，實現了人事檔案管理工作的現代化，能夠隨時滿足人們對人事檔案的查取需求。

2.國內研究現狀

近年來，我國政府部門越來越重視流動人員人事檔案管理的信息化建設。2014年，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門聯合下發了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作》，通知中明確提出信息化是流動人員人事檔案管理服務的重要手段和發展方向。但是，由于種種原因，我國關于流動人員人事檔案信息化管理的政策還沒有被廣泛落實。經研究眾多專家學者的論文后，筆者歸納出以下幾點關于我國流動人員人事檔案信息化管理的現狀。

（1）重視程度不夠，導致人員專業能力不高

不論是從用人單位還是從政府機關來看，我國多數流動人員人事檔案工作存在重視程度不足的現象。某些企業，尤其是小型私企對流動人員人事檔案管理工作的重視程度更低，在管理理念老舊的情況下，有的工作人員不僅要完成本來的業務工作，還要身兼數職，兼管流動人員人事檔案工作。另外，由于對員工培訓不充足，某些員工即使想要負責流動人員人事檔案管理工作，也不具備相應的技術能力，無法熟練操縱信息化設備。同時，依安縣人才服務中心的周忠生認為，目前，以依安縣為例的中小型縣、鎮領導還沒有對流動人員人事檔案信息化管理重視起來，這在一定程度上會使人事檔案信息化發展速度受到限制，使之無法與信息現代化相適應，也會使用人單位難以得到真正的人才。

（2）管理缺乏規范性

將流動人員人事檔案規范化管理，能夠最大程度地發揮其作用，實現資源共享。但是，現階段某些企事業單位仍然采用原先陳舊的管理方式。部分人員在變更單位或離開工作崗位后其人事檔案往往仍然保留在用人單位，但用人單位不具備信息化管理方式，保留的紙質檔案最終會導致在隨著人員流動的過程中丟失或損壞。

（3）管理缺乏時效性

流動人員人事檔案應該伴隨個人始終，很多人員因為調動情況或者外派無法及時更新個人的檔案信息，導致新單位接收不到人事檔案，又給舊單位增加了保管壓力。這些情況也是因為各企事業單位對于人事檔案的信息化程度有差異所導致的，很多流動人員輾轉多地尋找自己的檔案，最終發現自己的檔案由于沒有及時更新，還保留在最初的單位，不僅白白浪費了時間，還錯過了很多找到工作的機會。

三、流動人員人事檔案信息化面臨的挑戰

1.檔案信息過于分散

流動人員自身的流動性、分散性特點決定了流動人員人事檔案也是動態變化的。流動人員在流動過程中檔案可能會在收集、整理、保管以及利用的某一環節中不知所蹤，最終造成人檔分離的結果。就算有檔案意識的人想要轉遞交接自己的人事檔案，也會因為跨行業、跨地區，信息做不到充分共享而增加了轉遞檔案的難度。

2.基礎設備設施建設不足

基礎設備設施是開展流動人員檔案信息化工作的基礎條件。目前，高科技的信息化設備對于檔案信息化進程起著不可忽視的作用，即使具備了高素質、創新型人才，沒有設備上的支持信息化也難以實現。計算機作為最終電子檔案顯示器，掃描儀作為紙質檔案轉型為電子檔案的介質，打印機作為提供利用的復現，都是必不可少的基礎設備。同時，管理部門還未出臺基礎設備設施建設的標準，各個地區的軟硬件設備設施標準不一致，也給信息化進程帶來了挑戰。

3.缺乏法律規范的支持

健全的法律規范是流動人員人事檔案信息化的有力保障。例如，山東省濱州市就業辦公室的李全喜與河北建筑工程學院的馬愛芝都認為，即使國家制定了相應的法律規范，但由于各地區的實際情況與信息化基礎水平不同，所以，各地區還是有必要制定有針對性、有目的性、有個性的法律法規來幫助本地區的人事檔案實現信息化。但從目前看來，部分地區沒有相應的法律法規來規范檔案信息化的安全性、可靠性和真實性。

四、流動人員人事檔案信息化相關問題的對策

1.加大資金支持

政府應該對檔案信息化重視起來，在財政預算中納入這部分資金，以達到流動人員利用檔案的便利性、企業需求員工檔案的及時性、學校和社會人才部門對于檔案管理壓力減小的目的。筆者認為，應該加大資金對基礎設備設施的投入，各地區的政府、企業和用人單位最好使用可以共通適配一體化計算機以及掃描儀設備，從而可以保證信息共享順利，并及時為流動人員隨時調取檔案提供便利，還可以及時溯源，查清個人檔案流動到了哪個環節步驟。此外，加大資金支持還可以應用于培養人才方面，政府、企業等應該利用資金開設人才培訓班，避免一人多用，身兼數職的情況。

2.提高重視程度

只有提高了對流動人員人事檔案信息化的重視，才可以保證相關機構擁有相應的能力實際操作，從而使檔案不會過于分散。筆者通過線上調研政府網站和政府公眾號發現，雖然基于全國范圍的流動人員人事檔案信息化管理工作的重視程度還不夠充分，但是已經有部分地區非常重視流動人員人事檔案信息化工作，并出臺相應的政策支持流動人員充分利用自己的人事檔案，使每個人的檔案都有跡可循。例如，福建省流動人員人事檔案公共服務中心有專門的線上服務大廳可以提供電子檔案的流動和轉遞服務；四川省人才交流中心提供了流動人員人事檔案在四川省內公共人才服務機構之間的線上互轉辦理流程，包括檔案轉出、接收辦理流程等十項具體流程圖；濟南市也提供了流動人員人事檔案管理服務機構的電話和網址，方便市民辦理。以上地區的檔案信息化都走在了全國前列，極具學習參考價值。

3.完善法律規范建設

流動人員人事檔案信息化工作的順利開展依托法律法規的監管，與時代相適應的政策法規是信息化得以保障的基石。筆者認為，身處信息時代應制定關于安全性的信息化法規，在適應信息化發展的同時，保證每個人的檔案不被泄露，增加大眾對檔案信息化的信任程度，放心地將自己的檔案流轉到大數據信息系統中。筆者對于保證信息化安全方面有三點技術提議：時間戳技術、數字簽名技術、XML封裝技術。同時，各個地方也應制定因地制宜的地方性政策法規以及統一的信息化規范，從計算機系統到掃描機掃描程序都應有明確的規范，確保檔案信息化的一致性和可利用性。

五、研究展望

本論文著重討論了流動人員人事檔案信息化的管理，偏向于政策、方案方面的研究。關于紙質檔案向電子檔案的轉型道阻且長，電子文件不只是數字化電子文件，還包含原生電子檔案。國外的流動人員人事檔案都已經做到全面電子化、信息化，從錄入開始就是在計算機系統中實行，而我國大部分機構還是把紙質檔案通過利用計算機掃描變成電子檔案的方式實現流動人員人事檔案的信息化。希望后續學者在研究如何提高檔案信息化對策的同時，可以將部分精力放在如何使紙質的流動人員人事檔案變成原生的電子文件這一研究上。

六、結語

綜上所述，業內學者一致認為在流動人口比例增多的社會背景以及科技快速發展的背景下，信息化融合發展，流動人員人事檔案信息化應成為主流趨勢。流動人員人事檔案信息化不僅有利于政府、企業的檔案人員提高工作效率，還對準確招攬人才意義重大。盡管信息化過程充滿挑戰，但各個地方也應結合當地具體情況采取積極應對措施，促使流動人員的人事檔案能夠科學化、現代化管理，以此推動社會進一步高效率發展。

參考文獻：

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（作者單位：天津師范大學）作者簡介：馬亍侗（2002—），女，漢族，河北石家莊人，本科，研究方向：檔案學。