新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

盛平梅

摘 要：文章從縣級計劃生育檔案管理工作角度出發，結合實際工作經驗，站在新形勢的角度，對計劃生育檔案管理工作展開全方位的深入思考。首先，從理論與實踐融合的角度對計劃生育檔案管理實踐的要點展開思考和總結，在管理標準化、信息化和規范化等方面思考和延伸；其次，從政策制定、提高整體領域管理水平、服務質量以及工作效率體系建設等方面開展更加系統全面的歸納總結；最后，針對新形勢下的新要求提出完善計劃生育檔案管理工作思路的關鍵措施，希望能夠從加強檔案管理的頂層設計、強化信息化建設和優化檔案管理流程等方面為廣大行業工作者帶來參考和幫助，在社會發展中與時俱進，努力跟上新形勢、新目標需要，實現一整套適合計劃生育檔案管理工作的新思路。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；新思路；計劃生育協會

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

作為我國一項重要的國策，計劃生育不僅對億萬家庭的幸福起到了直接的影響作用，還是國家繁榮與昌盛、長治與久安的重要措施，在日新月異的人口控制調整工作中，更是發揮了不可替代的指導作用。作為基層計劃生育管理機構，縣計劃生育協會在貫徹和落實政策、全心全意解決群眾在實際生活中所遇到的一些“疑難雜癥”發揮著重要作用。其中，計劃生育檔案管理工作對有針對性地提高管理水平、延伸現有工作效果和維護群眾基本權益更是起到了至關重要的作用。一方面，縣計劃生育協會作為基層組織，承擔著大量繁重的日常工作，包括宣傳教育、技術服務、政策落實和監督管理等，成為助力檔案管理工作的“金鑰匙”，不僅涉及生育許可到避孕節育措施的實施，還囊括了優生優育咨詢和指導等項目。因此，在與時俱進的發展中，檔案管理工作質量也將會直接影響整個計生領域的工作水平。另一方面，新形勢下的社會發展和進步，還為計生檔案管理工作提供了諸多挑戰。計生工作者以及管理團隊不僅要跟上信息技術發展水平，在用好、用活數字網絡化體系中，還要充分結合實際打造個性化的數字化檔案庫體系架構，在全方位、多角度、全操作中擁有檔案信息的快速查找，真正提高現有基層檔案管理工作效率，從更加精細化和個性化的角度滿足群眾的需求和期望，為人們帶來精準的社會服務體驗。

一、計生檔案管理工作創新發展作用

1.為貫徹政策提供依據

通過對大量的計劃生育檔案信息整理和分析，廣大基層工作者要以理論為基礎，全面挖掘計生檔案工作中的各種問題，并結合人民群眾實際訴求打造更加系統、有效和便于執行的政策。特別是在全新的檔案信息整合中，一方面，要對相關的檔案數據展開細化分析，特別是對一些特定群體或地區的生育意愿、生育水平、避孕節育措施實施情況等方面深入了解；另一方面，則是要從實踐應用中更好地利用這些數據和信息，最大程度上為省、市、縣一級的決策者制定更加符合實際情況和滿足群眾需求的政策提供翔實的數據依據。

2.提高整體工作管理水平

通過數字化計劃生育檔案庫以及智能檔案軟件應用，在全面實現檔案信息的快捷查詢中，從智能化、數字化與信息化管理中，有針對性地減少一些不必要的人力成本，從全面提高現有計劃生育檔案管理工作效能中，營造各種信息資源的交流和共享。對于基層計生檔案管理相關機構來說，應該能夠在有針對性的整合中拉近各個部門、各個環節之間的協作溝通，并在不斷創新的信息技術中有系統、有效率、有計劃地完成計生檔案信息多級互動和共享，讓不同部門、不同機構可以最大限度地上發揮自身優勢，為提高整個計生檔案管理水平獻出一份力。

3.為群眾提供更好的服務

新形勢下，構建計生檔案管理體系，還要不斷創新思維體系，從與時俱進的角度對相關信息資源展開科學整理和分析，不斷深入分析、記錄和剖析人民群眾的基礎需求和迫切期望，在精準的個性化體系服務構建中不斷發揮檔案管理的作用。例如，針對不同群體生育需求，在制定相關生育水平時就要調查分析相關的計劃生育檔案數據，并以個性化的生育指導為其提供更多的服務支持，通過信息技術的應用更好地實現與群眾的互動交流，從“我為群眾辦實事”的角度來提高整體服務質量和群眾滿意度。例如，可以通過數字化檔案庫的建設和使用，借助云數據和觸摸屏幕的方式為群眾提供更加便捷的查詢和服務渠道，不斷提升檔案服務質量。

二、現有計劃生育檔案管理中存在的不足

1.缺乏完善制度

目前在計劃生育檔案管理工作中，還存在有管理制度不夠健全與完善的問題，對計劃生育檔案的管理和應用流程沒有開展規范化管理，檔案管理工作的隨意性比較大，容易出現一系列的檔案管理問題，影響到計劃生育檔案價值的發揮。此外，在現有計生檔案管理工作中，并沒有嚴格落實責任制度，部分計生檔案管理人員的責任意識淡薄，在檔案管理工作中的公共積極性不足，也沒有遵循相關制度規范約束自身的檔案管理問題，計生檔案管理水平難以得到有效提升，這也是目前計生檔案管理工作所面臨的重要問題。

2.檔案管理人員素質不足

在新形勢下開展計生檔案管理工作，所面臨的檔案管理問題也朝著復雜化的趨勢發展。再加上現有檔案管理模式的轉變，對檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。但是目前我國很多部分的計生檔案管理隊伍還存在人員老化嚴重以及專業技能欠缺的問題，無法熟練應用一些先進管理技術與管理經驗開展檔案管理工作，計生檔案管理質量無法得到保障。比如部分檔案管理人員的信息化素養不足，無法熟練應用計算機技術開展檔案管理工作。再加上相關單位對檔案管理人員技術培訓工作的重視力度不足，也不注重優秀人才的引進，在沒有完善人員管理與培訓制度下，難以形成一支高素質的檔案管理隊伍，影響計生檔案管理工作的開展效果。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路研究

1.計生檔案新思路推進要點

（1）管理的標準化

在計生檔案工作推進過程中，一是要從制定標準化的檔案管理體系來開展全方位、高效率的工作。在實踐的過程中不僅要從制定統一的分類、整理、保存等標準和規范入手，還要確保檔案管理工作始終遵循科學、合理和規范原則，對檔案借閱、轉移和銷毀等環節實施標準化管理，從把控關鍵要點的過程中確保各項工作流程清晰、有序，以實現檔案管理的標準規范化目標。在實踐應用中，為了能夠突出檔案的標準化管理，還要從關注檔案工作計劃性和前瞻性入手，從制訂年度工作計劃、半年度工作計劃方面實施長遠發展規劃，確保每一名從業者都能夠明確檔案管理工作的目標和方向，保證計生檔案管理工作實現長效、有序推進。

（2）管理的信息化

在信息科技與AI技術迅猛發展的時代，我國的計生檔案管理工作更要努力從傳統工作模式中掙脫出來，借助智能化、數字化技術，打造屬于本領域的工作要點。一方面，要建立數字化檔案庫、科學運用各種檔案軟件，實現檔案信息的快速統計與分析，力爭在“數秒”中更好地提升現有工作質量；另一方面，要建立更加便于識別的數字檔案庫，開始掃描復印、拍照傳統計生檔案中重要的紙質檔案實現數字化轉換。在這種細化管理的作用下，不僅能夠更好地實現檔案信息的永久保管，還可以從實踐輸出，擁有更加立體的服務體系。發揮數字化檔案庫信息檢索優勢，結合用戶提出的關鍵詞、主題、時間和用戶名等信息展開搜索，讓廣大查詢者都可以迅速獲取所需資源。同時，使用各種專業檔案管理軟件更好地展示檔案信息智能化錄入、整理、分類、查詢和統計等操作優勢，讓更多的人感受計劃生育檔案管理工作信息化和智能化的發展優勢。

（3）管理的規范化

為了確保計生檔案內容的完整、準確，在應用中還要對相關檔案審核流程開展科學的管理與規范處理，特別是在各類計生檔案信息管理過程中，要嚴格審核校對，以此來保證計生信息的翔實、可靠。同時，從提升檔案從業人員專業素養角度，打造有針對性的專業培訓模式，包括計生檔案管理基礎知識、人機操作技能創新以及網絡信息安全等內容，有針對性地調整、完善培訓模式，實現高質量的體系構建。

2.新形勢下計生檔案管理新思路研究

（1）加強計生檔案管理頂層設計

首先，在加強檔案管理頂層設計的過程中，縣計劃生育協會一定要從實際出發不斷完善更加科學、合理的標準，從充分考慮計劃生育政策的實施情況、人口結構的變化以及社會發展的需求等因素的同時，還應深度研究相關政策文件和調研工作、了解當前的政策導向和發展趨勢，不斷結合實際訴求打造適合實際管理的系統標準，涵蓋檔案管理不同內容角度，做好差異化的系統延伸，以更加科學、系統、有效的模式確保整個計生檔案管理工作有條不紊地推進；其次，在開展檔案管理頂層設計過程中還要明確不同工作崗位的職責差異化目標。特別是對于縣計劃生育協會而言更是要結合自身工作特點，明確具體的工作職責。例如，可以通過設立專門的檔案管理崗位，完善計生檔案的收集、整理和存儲工作；還要發揮專業信息化建設部門的優勢，確保可以實時維護計生檔案管理信息化系統，不斷提高計劃生育檔案管理工作的專業化和高效化。此外，還需要加強計生檔案部門與其他部門的溝通協調，通過積極與計劃生育協會、衛生健康部門、政府相關部門之間的溝通，加強信息共享和協同工作、形成合力，共同推進檔案管理工作。例如，可以建立檔案管理工作的聯席會議制度，每季度召開主題研討會議，研究解決檔案管理工作中的問題和難題；最后，還要以標準化、系統化的檔案管理平臺為依托，完善相關的管理模式、流程以及制度，確保計生檔案管理工作規范化、程序化開展。此外，還應加強信息化建設，要從提高檔案管理工作效率、質量入手，一定要通過“請進來、走出去”的方式，引進更新信息技術，從打造電子化檔案系統、完善云數據存儲以及智能化檢索體系中，實現整體工作效能的提升，全力為計劃生育檔案管理工作提供有力支撐，在保障人口和計劃生育政策落實中推動社會發展與進步。

（2）加強信息化建設和優化檔案管理流程

首先，縣計劃生育協會要積極引進先進的檔案管理軟件以及相關數字化技術手段，在更加便捷的操作界面和強大的功能中，實現檔案信息的快速檢索和分析。一方面，要結合計劃生育檔案的應用特點來建立電子化檔案庫，實現檔案信息電子化存儲管理，節約存儲空間，并安全管理，體現出在個性化的服務支持下計生檔案工作的特點；另一方面，要從工作實際需要入手，優化檔案管理流程，如要通過數字化檔案庫的建設和使用為群眾提供更加便捷的查詢和服務渠道，引導并鼓勵群眾通過線上平臺查詢檔案信息，避免多次到現場辦理業務，減少群眾辦事的煩瑣程度，提高整體的服務效率和滿意度。同時，數字化檔案庫的構建還要從不斷提供精準的數據分析出發，在統計功能的作用下幫助協會更好地了解人口信息和計劃生育情況，為決策提供科學依據。

其次，為了保障信息安全，縣計劃生育協會還要從網絡安全防護工作入手，采取一系列必要措施來保護計生檔案信息的安全。例如，可以加強網絡防火墻的設置來限制非授權人員的訪問，還可以根據實際需要，從加強系統軟件安全更新和升級角度，隨時修補系統中所存在的各種漏洞。

最后，還要定期組織員工的網絡安全教育和培訓，增強他們的安全意識和應對能力，有效防止檔案信息被泄露和攻擊等問題的發生，最大限度地上保護計劃生育檔案信息的安全，更好地適應新形勢的要求。

（3）提高工作人員專業素養和責任心

一是強調領域專項培訓。根據計生檔案管理工作從業水平和綜合素養要求有針對性地的開展培訓。首先，通過開展檔案管理理論知識和實踐操作培訓，讓每名工作人員都能夠深度理解和掌握計生檔案管理工作體系構建，以檔案管理基本原理、檔案分類與歸檔方法、電子檔案管理技術等課程為基礎，在開展有針對性的專業系統培訓，不斷提高其學習能力，以此來保證每一位從業者都能夠在瞬息萬變的檔案管理工作中，實現個人綜合素養和業務水平的提高。另外，還要結合培訓內容展開有針對性的討論，根據實際工作需要構建不同主題、不同內容的學習討論群，在分享中實現專業能力的提升。

二是要加強從業者的職業道德教育。培養計劃生育檔案管理工作人員的責任意識和敬業精神至關重要，不僅要組織有針對性的職業道德教育培訓活動，以此為契機加強相關從業者的職業操守學習。此外，在日常的職業道德操守培訓中，還要從關注檔案管理工作重要性、檔案工作人員的職責和義務以及保密、誠信原則等方面入手，全心全意為人民服務，使更多的計生檔案管理人員在學習中樹立正確的職業觀念和服務理念，增強計生檔案管理人員的使命感。

三是要結合實際工作需要，建立健全相關的工作考核機制和激勵機制。激勵廣大一線計劃生育檔案管理人員能夠有目標、有措施，提高其專業素養和責任心。例如，可通過每年舉辦一次的評優獎勵模式，以民主投票等方式來考核，還可以從工作創新、“我為群眾辦實事”“技術比武練兵賽”等活動中，為員工晉升提供機會，在全體工作人員范圍內打造一種“比學趕幫超”的競爭氛圍。同時，各級檔案管理機構還要結合實際情況，對計劃生育檔案管理工作中表現突出的人員給予物質和精神上的獎勵。對于一些頑固、落后、不思進取的工作人員，主管領導也要及時談話提醒，幫助其尋找、解決工作中所存在的問題與不足之處，并提供良好的工作環境和工作待遇，使其充分發揮自身能力和工作潛力。

四、總結

綜上所述，新形勢下的計生檔案管理一定要在發展中創新，以此來適應時代的需要。特別是對于縣計劃生育協會而言，更是要從多方面入手，在加強檔案頂層設計、強化信息化建設、優化檔案管理流程等方面下功夫，與時俱進，不斷創新，以不斷提高工作人員專業素養和責任心為前提，加強相關部門的合作與交流，共同推動計劃生育檔案管理工作創新開展，為計生領域發展做出應有的貢獻。

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（作者單位：日照市莒縣計劃生育協會）