醫院檔案管理的現狀及對策分析

摘 要：醫院檔案管理工作是通過對醫院內部產生的大量數據資料展開整合應用，為醫院各項工作活動提供詳盡的數據參考。目前，在醫院開展檔案管理工作的過程中還存在著一定的不足之處，亟須加以改進。文章針對醫院檔案管理現狀展開研究，分析了思想意識、制度和基礎設備設施等方面的問題，并提出了相應的解決對策，以期形成更加完善的醫院檔案管理模式，進一步促進醫院可持續發展。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理對于醫院的發展至關重要，作為對各類信息資料展開儲存、分類、歸納管理的重要工作，在醫院改革發展進程中起到重要的影響作用。因此，為促進醫院可持續發展，應當高度重視檔案管理的規范化建設，從多個角度分析檔案管理工作中存在的問題，進一步強化檔案規范化管理，全面提升檔案管理工作的有效性，充分發揮檔案資料的應用價值，有助于醫院實現現代化發展。

一、檔案管理對于醫院的重要性

當前，我國為醫療衛生服務工作制定了眾多配套的管理制度，并頒布了相應的優惠政策，不斷推進醫療衛生服務事業和發展。在這一過程中，醫療衛生服務機構增加了服務類型，以充分適應社會服務需要，促使醫院檔案信息不斷增加，大量的檔案數據導致醫院檔案管理工作面臨著一定的難題。開展檔案管理工作，便于為醫院發展提供科學的管理決策參考。進入數字化時代，數據成為重要的資源，通過檔案管理，對其中具有較高應用價值的數據加以整合，便于為醫院的各項工作提供支撐，有助于醫院整體醫療質量的提升。同時，在眾多的醫院檔案資料中蘊藏著為醫學研究提供參考的重要內容。開展檔案管理工作，除了能夠給醫務人員提供幫助之外，還能夠為醫院的科研事業積累經驗，提高醫院整體的工作水平。因此，對于新時期醫院的發展建設來講開展檔案管理工作至關重要，應當高度關注這一工作的實施。

二、醫院檔案分類

1.文字檔案

醫院檔案復雜，文字檔案則是醫院日常活動中生成的文字記錄等，以紙質版方案加以保存的方式，通常形成了各種報刊以及雜志等。在文字檔案中包含了醫院各項管理條例、各類服務活動跟蹤記錄以及改革進程的相關文件等內容。且醫院包括科研技術等方法面的成果也將以文字檔案方式加以備份記錄，文字檔案的覆蓋面相對較廣，是醫院檔案的主要類型。

2.影像檔案

醫院在開展各類專家研討會議的過程中為更加清晰明確地對會議內容加以記錄，大多數情況下選擇以影像資料的方式全過程記錄，進而所生成的影響資料加以妥善保存之后就成了醫院重要的影像檔案。醫院在檔案管理過程中，對影像檔案的重視程度相對較高，這是由于該類型的檔案關聯醫院的重要成就等內容，將會對醫院今后的醫療技術升級提供有效參考。

3.數字檔案

隨著數字化發展改革，醫院檔案管理進入數字化進程之后，也相應地衍生出了數字檔案類型。醫院各項工作產生的海量數據均屬于數字檔案的分類歸屬，同時，在醫院利用網絡工作過程中所生成的圖片、視頻以及文章等，為節約儲存空間，均將實現數字化的轉化，從而不斷累積形成了海量的數字檔案。數字檔案傳播速度相對較快，便于隨時取用。

三、醫院檔案管理工作現狀

1.缺乏專業的管理意識

綜合我國當前大多數醫院開展檔案管理的實際狀況來看，最為突出的就是專業管理意識匱乏的問題。由于大多數醫院領導更加關注醫療衛生服務質量，以打造老百姓滿意的醫療服務為基準開展工作，導致對檔案管理的關注度不足。醫院領導認為檔案管理的重要性較低，沒有為檔案管理制定合理的工作流程。醫院長久以來秉持傳統的管理理念，檔案管理人員大多為其他部門兼職人員，其專業水平不足，對于檔案管理知識和技能了解較少，無法理解檔案管理工作的重要性，也沒有形成正確的檔案管理工作意識，影響了醫院檔案管理的工作實效。

此外，在兼任檔案管理工作的情況下，工作人員無法專注于檔案管理工作，缺少對檔案管理工作的耐心與責任心，在開展檔案管理時可能會由于專業能力不足或是疏忽大意等造成檔案丟失、損毀，或是在工作中出現拖延情況，難以及時處理檔案，導致重要的檔案整理不及時，難以充分發揮檔案資源的作用，影響檔案管理工作實效。

2.管理制度缺失

醫院造成檔案管理制度缺失的原因多種多樣，包括前文中提到的醫院領導重視程度不足，導致檔案管理工作長期受到忽視，難以為其建立相適配的管理制度。另外，不夠清晰明確的工作內容以及權責分配，也會造成醫院檔案管理混亂，難以高效開展檔案管理工作，導致醫院檔案資料無法充分發揮有效作用。目前，眾多醫院開展檔案管理工作時存在過于分散的問題，無法基于整體性的角度開展檔案信息的收集與儲存管理。

由于管理制度的缺失，在實際工作中檔案管理人員無法厘清頭緒，難以對檔案內容展開科學、合理的分類，不了解哪些檔案資料是對醫院具有重要價值的，導致眾多檔案資料內容不僅受到忽視，還可能因管理不及時造成信息被泄露或丟失等情況，使醫院受到重大損失。并且，由于相關管理制度不完善，使檔案管理工作無法與其他科室之間的業務工作相互聯系，形成了典型的信息孤島，即使完成了檔案整理、分類等基礎工作之后，也無法根據不同科室業務的實際需求對檔案資料加以利用，導致檔案管理喪失了其本質作用。

3.基礎設備設施落后

在醫院進一步展開現代化建設的過程中，實現了醫療設備設施的更新優化，以先進的醫療設備設施為患者提供高質量的醫療服務。但是，由于檔案管理工作長久以來不受重視，導致其存在嚴重的基礎設備設施落后問題。大多數醫院仍舊采用傳統的管理辦法，由人工采集、整合檔案資料，并以紙質版的檔案加以儲存，將其集中放置于某一房間內。進入信息化時代，有的醫院仍舊沒有為檔案管理工作提供充足的先進技術和設備設施，檔案管理信息化水平相對較低，無法創建電子檔案管理模式，不僅會影響醫院檔案管理工作效率，無法及時為醫院提供重要的參考資料，還可能因為保存不當造成紙質檔案的損壞、丟失等。醫院整體檔案管理的現代化水平相對較差，并未在行政預算中考慮檔案管理現代化的支出，包括設備設施投入、用房面積和網絡化管理等方面均存在著嚴重的不足。

四、醫院檔案管理優化舉措

1.強化檔案管理意識

第一，強化檔案管理意識是醫院開展檔案管理工作的重要前提，保障醫院內部能夠有序開展檔案管理工作，醫院領導應重視這一問題。針對檔案管理展開頂層設計，只有醫院領導具備檔案管理意識，才能夠對檔案管理工作中的不足加以指導，起到有效優化的作用。因此，醫院領導應將檔案管理作為醫院現代化建設中的重要內容，提高檔案管理水平，將其提升到與醫療業務建設同等的重要地位，并從醫院各項工作建設的角度同步開展檔案管理工作。第二，醫院宣傳部門應積極在院內開展檔案管理重要性的宣傳工作，通過向各部門積極宣傳實施檔案管理的必要性，促使每一位醫院職工都能夠提升重視程度，積極配合檔案管理工作。例如，可以檔案管理為主題在醫院定期召開會議，結合針對檔案管理所制定的管理條例以及工作文件等，向全體醫院職工普及檔案管理的重要性，要求全體職工積極配合，提高檔案管理工作效率。第三，在醫院定期開展有關檔案管理法律法規的宣傳學習，以印發宣傳手冊或組織知識競答活動等方式，借助多元化手段開展全范圍宣傳，促使全體員工都能夠高度重視檔案管理工作，從而讓檔案管理與醫院的日常工作形成緊密的連接，便于為檔案管理提供工作支撐。第四，針對檔案管理工作人員專業性不足的問題，醫院應給予高度重視。醫院可以通過良好的薪酬待遇，招聘檔案管理專業人才，吸引眾多優秀管理人才加入醫院檔案管理工作。通過招納更多具有專業知識的檔案管理人才，便于在醫院開展系統化的檔案管理工作。同時，為在職的檔案管理工作人員提供更加專業的學習條件，開展定期培訓，組織檔案管理工作人員開展系統化學習，了解最前沿的檔案管理知識，積極借鑒其他單位的檔案管理工作經驗，在充分了解檔案管理相關法律法規之后，以更加專業的視角面對醫院檔案管理工作。通過醫院領導提升專業管理意識，對當前醫院檔案管理工作當中的不足加以分析，基于多元角度提出科學、合理的解決對策，能夠使醫院檔案管理工作更加良好的開展。

2.制定完善的管理制度

缺乏統一管理標準，是當前醫院檔案管理工作中的主要問題，由于未能制定合理的檔案管理制度，使檔案管理無法充分發揮其有效價值。針對這樣的問題，醫院需要根據檔案管理實際情況做出分析，并結合醫院今后的戰略發展需求等制定完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作與醫院內部的其他工作之間形成關聯，不僅能夠促使各科室及時向檔案管理部門傳遞重要的檔案資料，還能夠使檔案管理部門根據整理完成的檔案資料向各科室提供信息反饋，幫助各科室順利開展業務活動。

作為極具條理性的工作，檔案管理工作內容復雜，對管理人員的綜合素質要求更加嚴格，因此，開展醫院檔案管理工作必須建立在規范的管理規章制度基礎上，才能夠對檔案管理流程加以規范。通過制定嚴格的管理制度，對檔案歸檔、交接等重要環節加以監督管控，確保在移交檔案時能夠做好相應的準備工作。例如，醫院檔案管理人員離職時需要移交檔案，在管理制度中應要求一次性全面清理保管檔案，及時催還借出檔案，若不能夠歸還應查明原因，整理借據并標注具體情況，并為所需移交的檔案編制報表撰寫交接工作說明。同時，還要求接收人員在交接時仔細查驗檔案，在充分了解前任檔案管理人員的工作情況與內容之后，由交接雙方在每一環節簽字蓋章確認無誤，順利完成交接。

通過嚴格的檔案管理制度，對每一工作環節提出要求，能夠對檔案管理工作人員的行為加以約束，促使每一位檔案管理人員都能夠保持認真負責的態度開展工作，避免在工作中出現推卸責任、敷衍了事等問題。通過制定管理制度，避免過于隨意地開展檔案管理工作，確保檔案管理在醫院能夠順利開展，為醫院的現代化建設奠定基礎。此外，醫院應根據《檔案法》《醫院衛生檔案管理辦法》等相關法律法規的要求，從符合醫院自身發展的角度，充分結合工作實際內容，創建完善的管理流程，確保每一工作環節有章可循，借助明確的制度約束，打造嚴肅的工作環境。與此同時，在管理制度中應納入統一化的管理考核機制，對應具體的業務內容，創建一致的考核評價工作，激發員工工作的積極性。

3.打造信息化檔案管理條件

為適應醫院的現代化發展需求，除了滿足醫院各項醫療設施的更新引進之外，還應為醫院檔案管理打造良好的信息化硬件條件。電子檔案管理模式是在現代化信息技術廣泛應用之下所形成的全新模式，現階段已經逐步普及。因此，醫院應及時開展電子化檔案管理建設，為檔案管理工作投入充足的建設資金，以充分滿足各項信息化基礎設備設施的投入。

醫院領導應當與檔案管理部門的專業人員展開研討，分析實現醫院檔案管理信息化建設工作所需采購的設備設施，列出詳細清單之后，為基礎設備設施的籌備下撥資金，購買先進的信息化管理設備設施，以實現醫院現代化檔案管理。其中，最為基礎的就是硬件設備設施的準備工作，包括在醫院內部創建專屬的檔案管理部門以及資料儲存庫房等。為滿足電子檔案管理工作，應準備充足的計算機等設備設施，配備配套的除濕機、空調等，避免檔案儲存室的溫度過高導致設備負荷過大而出現故障造成檔案丟失。同時，設置電子檔案室之后，需要裝置配套的防火、防盜等安保系統，為檔案安全提供保障，并在檔案室內外安裝監控設備，及時監控檔案室周圍情況，避免可疑人員隨意出入篡改或盜竊檔案資料。

在滿足檔案管理工作信息化的硬件基礎條件之后，為了保障檔案資料安全，需要引進專屬的檔案管理軟件，通過構建專屬檔案管理系統，創建便捷的管理程序，為每一位檔案管理人員分別設置登錄工號以及密碼，實現一人一號保密登錄。借助專用軟件完成檔案管理信息化工作，并配備照相機、打印機、掃描機和計算機等設備，完成檔案資料的快速輸入。登錄管理系統之后就可以通過檢索關鍵字即時獲得對應的檔案資料信息，轉變了以往傳統檔案管理模式下檢索速度慢、儲存量小的狀況，顯著提高了醫院檔案管理效率。

同時，結合醫院的實際狀況，可以創建局域網管理模式。通過部門聯網，使檔案管理部門與院內其他部門之間形成即時聯系模式，便于實現檔案資源的快捷交互應用，促進資源共享，充分滿足醫院科研、醫療等各方面的使用需求，全面提高醫院發展水平。檔案管理人員還可以借助更加先進的信息技術提升自身工作水平，不斷學習，總結工作經驗，做好檔案的開發與編研工作，利用大數據技術精準提取海量檔案中的高價值信息，深入挖掘整理檔案信息，根據醫院發展要求，編制不同主題的專題檔案，如醫學信息、醫療事件等。基于全方位、多角度的整理，提高檔案管理服務水平，為醫院高質量發展建設提供助力。

五、結束語

進入發展新時期，醫院逐漸轉向現代化管理模式，應當重視檔案管理工作的重要性。但目前，醫院檔案管理工作中還存在缺乏管理意識、管理制度缺失和信息化能力較差等問題，應及時通過采取相應的措施加以解決，開展高質量的檔案管理工作，有助于為醫院綜合發展提供數據支撐，從而實現醫院的現代化發展。

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（作者單位：鞍山市結核病醫院）

作者簡介：王軍凱（1987—），男，漢族，沈陽遼中人，本科，館員，研究方向：醫療機構檔案資源建設。