數字經濟背景下行政審批檔案單套制管理路徑研究

摘 要：為了進一步提升行政審批檔案的管理質量，單套制管理模式應運而生，能夠更好地促進開展行政審批檔案管理的信息化建設，為提高審批效率奠定了良好的基礎，為檔案管理模式的升級提供了有效的依據。文章基于數字經濟發展的背景，對行政審批檔案管理工作展開討論，分析電子檔案單套制管理的優勢，探討行政審批檔案單套制管理的有效路徑，以期為行政審批檔案管理工作提供更多參考。

關鍵詞：數字經濟；行政審批檔案管理；單套制；管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

2021年，中辦國辦印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，規劃中明確指出了單套制檔案管理模式的發展要求，并為單套制檔案管理工作指明了正確的方向。單套制管理作為一種全新的檔案管理方式，順應時代的發展需求和信息化建設的潮流，能夠為行政審批檔案管理質量的提升提供更多的支持，促進我國檔案管理水平的全面提高，為我國各項工作的開展奠定良好的基礎。

一、行政審批檔案管理概述

1.行政審批檔案的主要特征

行政審批是政府為人民群眾提供服務的重要途徑。因此，行政審批工作的質量和效率往往能夠決定一個政府的執政水平。隨著我國經濟發展水平的日益提升，尤其是在數字經濟出現以來，各行各業的行政審批項目正在不斷增加，由此形成的檔案數量也在成倍增長。加強對行政審批檔案管理工作的完善和優化，能夠有效提高檔案信息收集與歸納的效率，確保檔案的可靠性、完整性和安全性，讓檔案的查詢使用率得到全面提高，為政府行政審批工作提供更加可靠的參考依據，促進開展行政審批工作質量和效率的有效提高，真正實現服務型政府的構建和完善，為最廣大人民群眾提供更多的便利。

行政審批檔案不僅具有較高的專業性，還具有繁多的種類，并且需要跟隨行政審批的具體流程實施動態更新。在我國的行政審批規范下，由不同的業務主管部門負責相應的審批事項，其涉及的法律法規、規范性文件、規章制度存在一定的差異。因此，需要提交的審批材料也存在很大的不同，這些審批材料的歸檔范圍也存在差異。由此可見，在開展行政審批檔案的歸檔處理時，需要充分考慮審批事項的種類、審批流程、審批文件類型和格式等諸多因素，使歸檔標準的設置存在較大的難度。

2.行政審批檔案的管理現狀

目前，在行政審批檔案管理實踐中，傳統的管理模式要求采用雙套管理的形式，對具有長期或永久保存價值以及其他重要保存價值的電子文件處理，在保證電子檔案完整性、真實性的基礎上，生成相應的紙質文件或者縮微膠卷，以進一步提高管理的可靠性。隨著技術的不斷升級和發展，面對行政審批檔案文件日益增加的現實情況，中辦國辦于2021年發布了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，對單套制管理模式做出了具體的說明。單套制管理模式只需要對電子檔案歸檔處理，該規劃明確指出了未來行政審批檔案管理的主要方向，同時也驗證了在數字經濟不斷發展的背景下，電子政務模式已經逐漸走向成熟，單套制管理模式已經有了更為安全、穩定的環境，能夠為行政審批檔案管理工作提供更多的便利。

二、電子檔案單套制管理的優勢

1.降低成本與存儲空間

單套制管理模式能夠有效降低檔案管理的運營成本，進一步節省檔案的存儲空間。在該模式下，檔案以電子文件的形式實行存儲和歸檔，能夠將不同類型的檔案信息轉化為統一的格式，以代碼的形式保存在相應的計算機載體上，極大地節省了紙質文檔的存儲空間。同時，還能夠完善地保存各種圖像、視頻和音像資料。在使用單套制管理模式時，不需要在檔案管理室設置過多的崗位，能夠由1～2名專業管理人員負責整個檔案的管理和使用，節省了單位的人力成本，進一步提高了檔案管理的效率和質量。

2.提高信息提取效率

在單套制管理模式下，能夠將OA系統和檔案管理系統實現有效對接，同時，推進兩項工作的在線開展，進一步提高工作的效率和質量。在傳統的管理模式下，當人們想要查閱檔案資料時，需要由工作人員查閱檔案入庫記錄，然后根據記錄找到對應的檔案資料信息。這一過程需要花費大量的時間，導致檔案信息的使用效率不高。通過單套制的管理方法，工作人員能夠通過關鍵詞檢索的方式快速找到相應的檔案資料，能夠進一步減少檢索的時間，使工作模式得到全面優化，大幅提高了信息提取的效率。

3.提高工作效率

在單套制檔案管理模式下，能夠為提高檔案管理人員的工作效率提供更多的支持。傳統的檔案管理模式需要紙質登記，并完成相應的收集和歸檔處理，最終將紙質檔案存儲到相應的檔案室中。整個過程不僅需要消耗大量的物力和財力，還使得檔案管理人員的工作量大幅增加，導致檔案工作的效率有所降低。通過單套制管理模式的應用，不僅減少了紙質檔案的使用，還能夠在收集檔案信息的同時實現歸檔處理，有效提高了檔案管理的效率。檔案管理工作人員可以借助計算機軟件更加高效地實現不同檔案的歸檔、存儲、查找、更新和使用，有效提升了檔案管理的質量。

三、行政審批檔案單套制的管理路徑

在實行行政審批檔案單套制管理的過程中，需要始終將高效化、標準化、統一化及安全化的原則作為開展工作的基礎，讓行政審批檔案管理系統能夠與政府的電子檔案管理系統實現有效對接，確保行政審批工作中形成的所有文件能夠以電子檔案的形式歸檔，構建更加完善的行政審批檔案管理系統，為提高行政審批工作效率奠定良好的基礎。

首先，在電子文件歸檔的過程中，需要在原有的行政審批系統上對各類電子文件打包與歸檔，明確歸檔的具體范圍，并設置相應的材料目錄。這樣一來，系統就可以自動抓取行政審批過程中形成的各類審批文件，對其中的數據和信息開展有效整理。同時，按照行政審批檔案的歸檔要求生成相應的歸檔文件夾，按照相應的命名規則和生成順序實現自動化的檔案預處理。隨后，將這些信息打包，壓縮成zip形式的歸檔信息包，并上傳到電子文件歸檔處理系統中；其次，處理上傳到系統中的電子文件，正式完成歸檔操作，形成規范的政務服務事項電子檔案。

1.明確歸檔事項，制定歸檔標準和分類方案

首先，根據不同部門行政審批事項的具體內容和要求，對各事項展開有效梳理，將其中具有查考價值、利用價值和保存價值的事項歸檔，進一步明確歸檔事項的具體分類標準；其次，根據歸檔事項的具體分類，確認電子文件歸檔范圍，并編制相應的保管期限表，再交由主管部門審批，待審批通過后有效落實分類方案和歸檔標準。同時，需要調整電子文件的歸檔流程，明確電子文件歸檔的目錄和內容，并根據實際工作需要制定規范的格式標準，并做好排序的條件設置，明確歸檔過程中的檢查方式和數據交流；最后，還需要對文件的保管期限再度確認，將其分為永久保管、30年定期保管和10年定期保管三大類型。

2.完善元數據信息，完善辦理環節和流程信息

需要規范原數據歸檔配置信息，并進一步細化辦理流程信息，確保歸檔過程中的基本信息內容完整、真實、可靠。依據電子文件檔案規范的要求，確定行政審批檔案的具體電子文件號，明確檔案的歸檔時間和保管期限，落實檔案的責任處室和行政相對人，確保電子檔案上具備管理規范中的26條基本信息。在此基礎上，還需要根據具體的項目內容來增添相應的擴展信息。以工程建設的行政審批為例，除了上述26條基本信息之外，還需要增加工程建設項目名稱、項目代碼、總投資、擬開工時間、擬建成時間、建設地點等信息內容。通過基本信息和擴展信息的有效結合，能夠更加全面地展現行政審批檔案的具體項目和內容，能夠在行政審批檔案中充分體現該業務的辦理流程，有效規范行政審批的辦理環節，并明確行政審批的經辦人與具體的審批意見，從而進一步提高行政審批的質量和效率，能夠在出現問題時及時追責到人。

3.緊抓數據采集步驟，構建存檔信息包命名規則

在單套制管理模式下，行政審批檔案管理工作需要進一步重視檔案數據的采集。在原有的行政審批系統后臺通過技術升級嵌入歸檔范圍和歸檔材料目錄的相關系統，能夠讓行政審批系統在完成相應的行政審批工作后自動開展數據以及相關電子文件的采集，并按照行政審批檔案的歸檔要求展開合理分類，形成相應的歸檔信息包上傳至電子檔案管理系統中。檔案管理人員對歸檔內容清理時，如果發現需要容缺受理的可以在容缺歸檔的同時，將原因記錄在配置信息中。根據《政務服務事項電子文件歸檔規范》中的相關要求，在為存檔信息包命名時，需要使用電子文件號作為相應的標準標識，并按照行政審批電子檔案的統一編碼規則，根據具體的行政部門和社會統一信用代碼來編碼：共計2位事項類型代碼，以C0109-018中4.4的內容為編制依據；共計5位主項代碼，以中央和省機構編制部門的規范為基準，選擇相應的統一標準事項代碼后5位作為編制依據；共計3位子項代碼，不同級的子項代碼采用“－”符號連接，“年度”則是指行政審批工作辦結的年份；保管期限分為永久保管和定期保管兩種類型，永久保管的代碼為“Y”，定期保管的代碼為“D”；用7位阿拉伯數字來表示歸檔流水號，也就是行政審批檔案歸檔信息包的具體順序代碼。

4.規范數據接口技術，推動數據在線交換歸檔落實

在單套制管理模式下，行政審批電子檔案的歸檔處理需要通過檔案系統和業務系統的有效互通來實現。借助Web Service系統建立起更加標準的數據接口，從而順利實現各項信息的共享和傳輸，幫助檔案管理人員完成歸檔檢測、數據整理和編目編制等工作。首先，要將行政審批系統和檔案管理系統之間的數據接口實現有效對接，優化和調整兩個系統的接口，順利插入電子檔案管理的相關規則和制度，以便實現兩個系統中的電子檔案自動同步，提高自動化排序、編目和檢查的質量與效率，從而確保單套制管理模式順利落實，提高電子檔案管理軟件自主運行的效率和質量。在行政審批工作辦結之后，根據提前設置好的規范與標準抓取本次行政審批中涉及的各類信息文件，自動完成文件格式的轉換，對整理好的電子文件排序和分類，并根據電子文件的具體事項和保存價值確定保管期限，完成歸檔配置信息的有效處理；其次，從檔案管理系統中接收行政審批系統形成的各類檔案文件，完成檔案基本信息和辦理流程等，并根據檔案管理規范實行自動化的檔案檢測，確保傳輸的檔案數據文件符合標準；最后，由系統軟件自動完成檔案信息的歸檔處理，并生成相應的文件編號和目錄。在上述步驟完成之后，由行政審批局核實，并完成電子簽章確認，就順利完成了整個歸檔措施。

從上述4個歸檔步驟來看，行政審批檔案的所有管理工作都可以通過軟件后臺自動完成，能夠根據系統所設置的歸檔規則展開更加高質量的處理，在行政審批完成后自動生成電子文檔，并自動完成檢查、歸集和歸檔處理，達成“辦結即歸檔”的目標，不僅有利于進一步提高行政審批工作的效率和質量，還增強了行政審批檔案管理的規范性和有序性。由此可見，在單套制的管理模式下，行政審批檔案的真實性和完整性有所提升，為行政審批檔案提供更加安全的保管環境，增加行政審批檔案后續的使用效率，為行政審批工作提供更多的支持。

四、行政審批檔案單套制管理的應用效果

首先，在數字經濟快速發展的背景下，行政審批工作的信息化建設也在不斷推進，為各行各業的高質量發展提供了強有力的支持。行政審批的檔案管理工作同樣也朝著數字化的方向開展，和傳統的實物檔案管理模式相比，不需要再收集紙質文件，也不需要通過反復掃描才能生成電子文件。因此，在單套制管理模式的運用下，行政審批檔案的歸檔與整理工作能夠完全使用智能化的軟件自動處理，不僅減輕了工作人員的工作壓力，還提高了檔案管理的效率和質量；其次，能夠在行政審批工作完成時一步到位地將檔案移交給檔案管理部門，極大地節省了檔案整理的時間。同時，在這種模式下能夠對歸檔重復使用，減少聘請第三方歸檔整理的費用。除此之外，在單套制管理模式下，電子信息的抓取貫穿行政審批的整個過程，能夠更加完整、全面、及時地對檔案信息更新和保存，使行政審批檔案的可靠性和真實性進一步提高。由此可見，在單套制管理模式下，行政審批工作能夠有效解決電子檔案管理難度高、電子文件接收困難、檔案保管時間短等問題，能夠更好地實現數據全流程追溯，順利保障不同行政審批文件的格式統一化管理，為行政審批工作效率的提高奠定良好的基礎。

五、結語

綜上所述，在數字經濟快速發展的背景下，行政審批檔案管理工作需要積極順應時代的發展潮流，進一步加強單套制管理模式的應用，有效解決行政審批檔案管理過程中存在的不足和問題，提高行政審批檔案的使用效率和管理質量，為行政審批工作提供更多的支持，為政府職能的有效落實奠定良好的基礎。

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（作者單位：單縣行政審批保障中心）

作者簡介：孟杰（1988—），女，漢族，山東梁山人，本科，館員，研究方向：檔案管理。