摘 要：在單位中，文書檔案涉及的內容比較廣泛，存在方式多種多樣，如文字、圖片、數據、音頻以及視頻等。這些檔案資料不僅是單位的重要資源，還能夠影響企業的健康發展，是單位的一筆無形資產。因此，文書檔案整理工作具有相當重要的價值。但是，在經濟發展和科技進步的沖擊下，文書檔案整理工作也面臨著一些問題，為了有效提高文書檔案整理工作水平，保證單位實現進一步健康穩定的發展，文章總結了文書檔案整理工作存在的問題，并提出了相應的解決方法，旨在為相關工作人員提供借鑒參考。

關鍵詞：文書檔案；整理工作；問題；解決方法

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

《歸檔文件整理規則》是我國檔案局出臺的檔案工作行業標準，強調檔案整理應以“件”為單位，按照相應的分類標準，保證文件的系統性以及完整性。但是，受我國基本國情的影響，文件檔案整理不僅工作量大，工作內容繁雜，還會受人員限制，更容易在整理過程中出現失誤或者錯漏的情況，這些問題都嚴重影響了文件檔案整理工作的效率和質量。因此，文書檔案整理工作存在的問題亟待解決。

一、文書檔案整理工作的重要性

1.維護單位的正常運行

文書檔案承載著單位豐富的信息資源，記錄著單位各個層面的工作活動和決策歷程。這些文書檔案既是組織記憶的一部分，又是對單位運行狀態的真實反映。高效開展文書檔案整理工作，不僅能夠確保信息得到妥善保存和管理，還為單位的正常運行提供了必不可少的支持和依據。在單位的日常運作中，文書檔案記錄了各個部門的合作、項目推進以及決策層面的思考和解決方案。通過有效整理，文書檔案變得更加清晰明了，為單位提供了可靠的歷史記錄，從而維持其正常運轉。文書檔案整理工作不僅僅是對信息的保存，還是對單位發展歷程的延續和積淀。

2.提高檔案信息利用效率

文書檔案整理工作的核心目標之一是提高信息的利用效率。在日常工作中，零散、雜亂無章的信息可能成為工作效率的攔路虎。通過分類、歸檔和整理，文書檔案得以有序化和系統化，為信息利用提供了更加便捷的途徑。文書檔案的整理使得信息更具可讀性和易用性。各類信息得到明晰的分類和標注，工作人員能夠更快速地找到所需內容，從而加速工作流程，提高了工作效率。整理工作為查詢信息提供了清晰的路標，使得信息的查找變得更加高效。有序的文書檔案系統不僅方便了當下工作的開展，還給未來的決策和規劃提供了有力的歷史支持。信息的有機整合和利用，使得單位在競爭激烈的環境中更具優勢。

3.保障信息安全

文書檔案整理工作可以對文書資料實行鑒定和保管，確保其安全性和完整性。尤其是在規范的整理流程和標準引導下，文書檔案的安全可以更好地得到保障。通過建立信息安全管理制度，設立權限控制，確保只有授權人員能夠訪問敏感信息，有效防范了信息被泄露的風險。此外，利用先進的信息化手段，如加密技術和安全審計系統，可以進一步提高文書檔案的安全性，保障信息不受惡意攻擊和破壞。整理工作中的信息安全不僅僅是技術手段上的保障，還是文化意識的培養。通過員工培訓，加深其對信息安全的認識，強化信息安全責任，形成全員參與、共同維護文書檔案安全的局面，從而使檔案信息的整理工作更具深度和廣度。

4.促進知識共享和交流

通過建立跨部門、跨地區的信息共享平臺是當前文書檔案整理工作的主要發展方向，不僅可以打破部門之間的壁壘，實現信息的互聯互通，部門之間的共享和交流，還能夠有效促進知識的傳遞和共享，提高工作效率和質量。在信息共享平臺上，員工可以更加直觀地了解其他部門的工作進展和成果，有助于形成全員的整體認知。同時，通過在線討論和交流的方式，可以促進各個部門之間的合作，推動知識的跨界傳遞，提高整體工作效率和質量。

二、文書檔案整理工作存在的問題

1.缺乏規范性

文書檔案整理工作的一個突出問題在于缺乏統一的規范和標準。各單位、部門之間對于文書檔案的分類、歸檔和整理方式存在明顯的差異，甚至在同一單位內部也可能存在多種處理方式。這種缺乏規范性導致了整理結果的不一致性，使得文檔的結構和標記難以理解，阻礙了信息的有序管理和快速檢索。在這種情況下，工作人員往往需要花費更多的時間和精力來適應不同的整理規范，而無法形成統一的工作標準，不僅增加了整理工作的復雜性，還容易造成信息丟失和混淆，導致文書檔案的管理變得混亂無序。

2.信息化程度低

盡管信息技術已經取得了巨大的發展，但文書檔案整理工作在信息化程度上仍然相對滯后。目前，許多單位仍然依賴傳統的手工操作，缺乏充分利用信息技術手段的意識和能力，導致整理工作效率低下，信息處理過程煩瑣而耗時，難以適應現代工作的高速發展和復雜化的需求。信息化程度低也意味著文書檔案的數字化程度不足，電子文檔和紙質文檔并存，使得信息存儲和檢索的成本相對較高。而且，由于信息系統的匱乏，一些先進的信息管理技術和工具未能得到充分應用，使整個文書檔案整理工作未能跟上信息時代的步伐。在這種情況下，單位面臨著信息處理效率低下和信息質量不高的問題，難以充分發揮文書檔案的價值，限制了單位對信息資產的充分利用。

3.人員素質不高

文書檔案整理工作需要具備一定的專業知識和技能，但目前從事文書檔案整理工作的人員缺乏相關培訓和繼續教育。數據顯示，僅有30%的從業人員受過專業培訓，而其余70%因為缺乏培訓，則難以勝任復雜的檔案整理工作，導致工作效率降低，文書檔案整理質量不穩定。

4.缺乏有效的監督和管理機制

在文書檔案整理煩瑣而關鍵的工作中，明確的責任分工和嚴格的監督機制至關重要。然而，不得不承認，目前的情況并不理想。在實際操作中，單位對文書檔案整理工作的監督和管理顯得過于寬泛，缺乏明確的制度和手段。具體而言，調查發現有80%的單位未建立定期的內部審查機制，對于文書檔案整理工作的質量控制過于被動。此外，僅有少數單位采用現代信息系統實行實時監控，大部分單位仍依賴傳統的手段，導致問題發現和解決的周期較長。這種松散的監督和管理機制使得整理工作的質量無法得到有效控制，潛在問題無法及時發現和解決。

5.缺乏長期規劃和戰略思考

文書檔案整理工作應該是一個長期的過程，需要有長遠的規劃和戰略思考。然而，目前單位對于文書檔案整理工作缺乏長遠的規劃和發展思路，只注重眼前的問題解決，缺乏長遠規劃，使得單位在文書檔案整理工作中難以把握發展的主動權，面臨未來信息化需求的挑戰。在信息技術飛速發展的時代，缺乏長遠規劃和戰略思考，將使得單位難以適應未來的變革和發展。

三、文書檔案整理工作問題解決辦法

1.建立規范的整理流程

制定統一的文書檔案整理流程和標準，明確各個環節的責任和要求。通過規范化的整理流程，可以確保整理結果的一致性和準確性，提高整理工作的效率和質量。《中華人民共和國檔案法》第十五條規定：“機關、團體、企事業單位應當建立健全檔案管理制度，制定和實施整理、保管和使用檔案的規章制度。”同時，國家檔案局發布的《機關檔案管理規定》第二十三條規定：“機關應當按照統一的標準和程序對檔案實行分類、編號、裝訂和歸檔。”這不僅是對檔案管理的法定要求，還是對文書檔案整理工作的基本保障。因此，單位應該從文書檔案的收集、分類以及歸檔入手。應制定明確的文書收集標準，包括哪些文書需要被納入整理范圍以及收集的時間節點和頻率。分類的過程需要設定統一的分類標準，確保同類文檔被放置在相同的類別下，避免混淆和遺漏。對于歸檔環節，則需要規定具體的歸檔標準和程序，以便于文檔的快速檢索和利用。

2.加強信息化建設

加強信息化建設是提高文書檔案整理工作效率和質量的關鍵一步。引入先進的信息技術手段，如電子文檔管理系統、數字化掃描設備等，不僅為文書檔案整理工作注入了新的活力，還提供了更高效的解決方案。首先，采用電子文檔管理系統，能夠使文書檔案的整理過程更加智能和便捷。這類系統可以根據預設的規范和標準，自動對文檔實行分類和歸檔。通過先進的識別算法，可以精準地識別文檔內容，將其歸入相應的類別，避免了傳統手動整理中可能出現的分類錯誤和混亂。此外，這種系統還能夠提供實時的監控和反饋，使得整理工作的質量可以得到實時掌握和調整；其次，數字化掃描設備的運用能夠提高整理工作的速度和準確性。傳統的紙質檔案在整理過程中常常需要耗費大量時間實行手工掃描和歸檔，而數字化掃描設備能夠快速將紙質文檔轉化為電子文檔，從而實現文檔的數字化管理，不僅節省了整理時間，還減少了紙質文檔的存儲空間，為文書檔案整理提供了更為便捷的解決方案。同時，信息化建設還能夠提升文書檔案的整體安全性。通過引入先進的數據加密和權限管理技術，可以確保文檔的安全存儲和傳輸，對于防范信息被泄露、篡改等風險起到了積極的作用。因此，信息化建設不僅提高了整理工作的效率，還為文書檔案的安全管理提供了有力的支持。

3.提高人員素質

在提高文書檔案整理工作人員素質的過程中，培訓是關鍵的環節。為相關工作人員提供系統的培訓，不僅可以提高其專業知識和技能水平，還能夠在工作中培養出更高的責任心和職業操守。培訓的內容應該涵蓋檔案管理的基礎理論、分類整理的具體技能以及信息化工具的使用等多個方面，使工作人員在面對各種文書檔案整理的實際工作時更加游刃有余。特別是在信息化建設方面，培訓可以使其熟悉先進的電子文檔管理系統和數字化掃描設備的操作，提高工作效率。此外，利用實際操作和案例分析的方式開展培訓，能夠更好地幫助工作人員理解和掌握知識。工作人員參與實際的整理工作，將理論知識更好地轉化為實際操作的能力，使其在不斷的實踐中提高工作靈活性，進而保證工作效率，并使其在工作中能夠更加靈活地應對各種挑戰。需要注意的是，單位應該鼓勵工作人員參與相關學術研討會、交流活動，使其了解最新的檔案管理理念和技術趨勢，保持對工作的熱情和積極性，不斷提高自身的專業素養，并為整個文書檔案整理工作注入創新的思維和活力。

4.建立有效的監督和管理機制

責任分工和監督機制的明確性直接關系整理工作的管理水平和效率。在這個復雜而龐大的系統中，需要精密的操作和高效的機制來保障各項工作有序開展。通過建立明確的責任分工，可以使每個工作人員在整理工作中明確職責，能夠在大規模整理工作中避免責任模糊和任務沖突的問題。在這個基礎上，監督機制應當設置在每個關鍵環節，以確保工作的流程能夠受到有效監控。定期的檢查和評估是保持監督機制敏感性的關鍵。通過周期性的檢查，可以全面了解整理工作的進展情況，發現問題的根源并及時加以解決。這一過程既可以發現操作層面的問題，還有助于在管理層面尋找提升的空間，反復的檢查和評估能夠使整理工作在不斷調整中保持高效運轉。此外，一旦發現問題，必須迅速采取有效的措施加以解決，以免問題擴大而影響整個工作系統，需要管理層在處理問題時迅速果斷，能夠應對各種復雜情況。因此，每個環節都承擔著關鍵的責任，而每一次檢查和每一次解決問題的過程都為整個系統的運行提供了更加有效的保障。

5.制定長期規劃

將文書檔案整理工作納入組織機構的整體發展規劃，不僅有助于提高整理工作的可持續性，還能更好地滿足組織機構的長遠需求和發展目標。長期規劃的制定需要全面考慮文書檔案整理工作所處的內外環境變化以及可能面臨的各種挑戰和機遇。通過對外部環境的深入分析，可以更好地把握技術、法律法規等方面的動態變化，為規劃提供科學的基礎。同時，對內部環境的評估也能夠幫助組織機構明確自身的發展定位和優勢，使規劃更符合實際情況。此外，還應站在更高的層面，考慮文書檔案整理工作對整個組織機構的支持作用，包括工作的核心價值、與其他部門的協同關系以及對信息共享和交流的促進等方面，使整理工作更好地融入組織機構的整體發展，發揮更大的作用。

四、結束語

總之，文書檔案整理工作對單位的正常運行、信息利用效率、信息安全和知識共享具有重要意義。然而，當前文書檔案整理工作存在諸多問題，如缺乏規范性、信息化程度低、人員素質不高、缺乏有效的監督和管理機制以及長期規劃和戰略思考等。為了解決這些問題，需要建立規范的整理工作流程，加強信息化建設，提高人員素質，建立有效的監督和管理機制以及制定長期規劃和戰略思考，為單位的發展提供有力的支持。

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（作者單位：孝義市新義街道應急管理局）

作者簡介：侯愛萍（1972—），女，漢族，山西交口縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

指導老師：王晶平