大數據背景下高校檔案管理對策研究

魏瑛杰　丁靜

摘 要：信息技術、大數據技術是計算機與網絡時代最具代表性的科技工具，其在各行業領域的普及與廣泛應用推動了大數據時代發展的進程。同時，在大數據技術帶動下，各種海量的數據信息也逐漸被賦予了不同的價值，并成為寶貴的資源，在經濟發展與文明進步中發揮出重要作用。高校檔案在教育管理、人才培育和教學研究、教育教學創新方面有著至關重要的價值作用。伴隨著數字化時代、數據化時代的不斷演變，高校檔案作為高校重要的信息資源，對其管理工作的開展也逐漸開始向著智能化、數字化方向轉變。文章著重研究基于大數據的高校檔案管理創新與更新的對策，明確了大數據及高校檔案管理的相關概念內涵，分析了大數據時代高校檔案管理所存在的問題與難點，并提出有效的管理創新對策，期望能夠為提升高校檔案管理質量及效率，實現檔案管理模式進步提供一點參考。

關鍵詞：大數據；高校；檔案管理；管理對策

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

時代的進步和文明的發展必然會加快技術更新的腳步，尤其是科技文明最為顯著和具有代表性的技術——信息技術。由此也產生了大量的數據信息，這些數據信息在被收集、識別、篩選和提取后形成數據庫，而其中所應用的技術即為大數據技術。高校檔案管理的本質是信息的管理，由于高校檔案信息數量大、復雜程度高，為保證高校檔案管理的效率、質量與安全，就需要借助擁有強大數據處理和分析能力的大數據技術，構建現代化高校檔案管理系統。但是目前，基于大數據的高校檔案管理仍然存在諸多難點，如人才的缺失、檔案信息數據安全、檔案處理技術與標準更新等，這些問題的存在必然會對高校檔案管理的高效化、數字化建設產生一定影響。因此，在大數據時代背景下，高校檔案管理要積極改變傳統管理模式，加強數字化檔案管理建設，從而滿足高?？焖侔l展對檔案信息的需求。

一、大數據與高校檔案管理

1.大數據

在數字化時代背景下，大數據已經成為業界熱議的話題，從本質上來說，大數據是指傳統數據處理應用軟件難以處理的大規模數據集合。它通常包括在數據存儲、管理、分析及獲取有價值信息等方面，具有前所未有的復雜性和挑戰性的數據類型和數據量。大數據及其相關技術是在信息技術廣泛應用和技術革新下所逐漸產生并得以不斷推廣與實踐應用的，尤其是云計算、物聯網和社交媒體的普及，使得全球數據量呈現出爆炸式增長，諸多行業領域普遍引用了信息技術、云計算技術與物聯網技術開展運營管理和生產管理，意味著每天、每分、每秒，各個行業、各個領域都在產生和分享巨量的數據信息，由此誕生了大數據的概念，以應對這種前所未有的數據處理需求。

從大數據表征角度來說，其主要有四個明顯的特征：

其一，數據量十分龐大。大數據最為顯著的特點就在于數據量的龐大，而且是時刻呈幾何式增長，其中包括了大量各種來源、不同類型的巨量數據。

其二，超快的處理速度。大數據主要由數字信息數據組成，由于大數據的數據量十分龐大，要想實現對海量數據的收集、整理、分類和存儲，必然需要具備快速處理和分析大量數據的技術能力。

其三，紛繁的數據種類。大數據涵蓋了各種各樣不同類型的數據信息，包括大量結構化數據，如文檔和表格，還有半結構化數據，如電子郵件和網頁數據。此外，還有非結構化數據，具有代表性的是視頻和音頻。

其四，較低的價值密度。雖然在大數據時代數據信息呈現爆炸式增長且規模巨大，但其中僅僅只有其中一部分具有價值。所以，需要借助工具從大量無用數據中識別、提取出有價值的數據信息。

2.高校檔案管理

高校檔案力求全面地反映高校的各項工作、活動和成果。它涵蓋了高校教育、教學、科研、服務和文化等多個方面，還記錄了高校管理、學生工作以及國際交流等具體內容。通過高校檔案，不僅可以系統地了解高校的工作情況，還可以深入了解高校各個方面的具體情況。

簡單來說，高校檔案管理主要是指高校所有部門在日常工作開展中所產生各項信息數據的匯總、篩選與保存。對于高校來說，其檔案分類主要包括黨群類、行政類、教學類、科研類、學生類、基本建設類、儀器設備類、出版類、產品生產類、外事類和財會類等多種類型，其中有大量對學校發展及社會經濟建設具備重要作用價值的信息。按照不同類型和檔案信息記錄要求又分為多種不同的檔案類別，按照特定管理標準及存儲要求，參照檔案信息產生時間、來源及內容與具體特征，對檔案信息予以有層次的分類和整理保存。例如，根據文件的來源、時間、內容和外形上的異同點和聯系組成一組文件材料，按照檔案管理的辦法分類組卷，經過編目、裝訂成卷，形成檔案案卷，包括案卷封面、卷內文件目錄（全引目錄）、卷內文件和備考表等幾部分。

高校檔案管理人員需積極與學校各部門工作人員保持緊密溝通，確保檔案信息的真實性、完整性和存檔錄入的及時性，按照特定時間，依據具體的檔案歸類與存檔制度規定，組織所有教學、科研和管理等相關工作人員，及時對本部門檔案信息整理與匯總，并予以立卷。立卷相關責任人需嚴格遵守紙質檔案文件信息及電子檔案信息形成具體規律，對所收集、整理的檔案信息文件予以系統的編號，并詳細填寫卷內目錄，完成后交由本部門檔案存儲工作人員開展嚴格、詳細的核查后，確認合格方可移交給高校檔案管理部門。

二、大數據背景下高校檔案管理現狀分析

高校檔案信息數量龐大且分類復雜，大數據的出現為高校檔案管理帶來了新的機遇，但同時也有新的挑戰。主要包括如何處理和分析大規模、復雜的數據信息，如何保護檔案信息數據的安全也是高校檔案管理工作的一大難點。

從目前各高校開展檔案管理工作現狀分析可以發現，在管理效率及管理質量上仍存在一些不足，具體體現在以下幾個方面：

第一，高校檔案管理相關系統及硬件設備設施較為落后。按照當前部分高校檔案館內應用的檔案信息管理系統來看，有很大一部分高校檔案管理部門仍采用功能較為落后的初級信息管理系統，其在檔案管理功能方面較為單一，操作界面、設置模塊相對較為簡單，甚至在功能上仍停留在簡單的檔案信息錄入、關鍵詞檢索方面。并且，其中有很大一部分高校的檔案信息管理系統并未設置檔案信息統計功能，也沒有搭配信息數據分析技術軟件和數據管理功能模塊，系統軟件較為陳舊，更新較慢，沒有對硬件與軟件及時更新，無論是功能多樣性還是檔案信息安全性方面都遠遠無法達到高校檔案信息化與數字化的功能要求。

第二，高校檔案信息資源管理體系更新較慢且十分混亂。當前，部分經濟水平不高地區的高校，在檔案管理系統設計方面由于受到經費、技術局限影響，導致其并未構建較完善的管理制度和監督考核機制，特別是未建立專門用于各類檔案管理的相關制度與監督管理機制，使得檔案管理部門各項工作開展效率低下，且無法保證檔案信息的安全和完整，更加無法做到及時更新，甚至常會出現多頭管理的情況，信息不完整，問題較多。而學生在查閱自己檔案信息時，常常需要登錄多個系統或到多個部門查詢，如此碎片化、混亂的管理模式既不利于高校檔案的高效化管理，也不利于高校檔案利用率的提升。

第三，高校檔案信息安全管理水平較弱。網絡及大數據存儲的特點之一在于其具有一定的開放性，且數據多點存儲、復雜系統及海量數據的存在必然會涉及數據信息的安全問題。從實踐角度來說，大部分對高校檔案信息產生威脅的因素均來自外部網絡，常會出現網絡攻擊或是利用現存防火墻、軟件后門及系統漏洞入侵系統，常常會發生泄露學校重要信息或師生個人信息的情況，尤其在檔案信息的錄入和存儲以及復制方面的信息技術水平越高，則檔案信息的安全風險系數越大。由于高校檔案管理信息化建設標準與規范相對滯后及缺失，導致安全管理方面也成為大數據檔案管理的弱項。

三、基于大數據的高校檔案管理對策

1.高度重視高校檔案管理信息化與智慧化建設

高度重視、加強領導是有效提高高校檔案管理信息化、智慧化的根本前提，要想引入具有先進功能的大數據技術，就必須注重對相關硬件設備設施的完善。首先，從思想意識上做出積極改變，重視檔案信息化建設，明確高校檔案管理信息化、智慧化是提高高校檔案管理效率與質量以及發揮檔案價值的必由之路，也是未來時代發展與高校發展的必然趨勢。只有真正重視檔案信息化工作才能夠更加積極地投入更多資源和資金。所以，各高校不僅要將更多資金和資源向檔案管理信息化建設傾斜，購置更多先進的設備設施，還要獲得當地政府財政的支持，完善檔案管理場所及信息數據管理系統等硬件設備設施，積極引進功能先進的軟件系統，從而為高校檔案信息化、智慧化建立必備條件。

一方面，高校檔案管理工作人員要及時轉變檔案管理觀念，重視檔案管理的現代化，要積極學習先進的檔案管理理念及管理技術，尤其要建立大數據檔案管理的新時代管理意識。高校尤其要能夠利用新媒體等多元化宣傳媒介，引入和宣傳先進的檔案管理理念，提高全體檔案管理人員的大數據意識，不斷提升檔案管理工作的信息化、數字化水平，從而實現檔案數據管理的革新；另一方面，高校檔案管理人員也要積極學習更多先進的大數據技術操作方法，尤其要掌握檔案信息數據處理的技術，結合高校引入的設備設施，不斷提升自身信息素養和技術操作水平，從而滿足高校檔案管理信息化、智慧化建設的要求。

2.積極開展高校檔案管理體系的標準化建設

高校檔案作為一所高校對外展示形象、對內凝聚力量的重要途徑，其內容質量與整合力度直接關系到檔案的整體質量。要實現高校檔案的高質量發展，必須積極加強內容整合與創新。對于高校檔案管理信息化、智慧化建設來說，無論是高校管理層還是檔案管理人員，都應該準確認識檔案標準化和數據化的關鍵點，能夠把握傳統檔案管理與現代檔案管理之間的差別，并通過提升檔案管理的數據化和標準化水平達到優化檔案管理工作的目的。

一是要豐富檔案內容，拓展信息廣度。高校檔案不應僅限于羅列事實、堆砌數據，而應通過系統整理和深入挖掘，將學校的重要事件、工作成果和發展規劃等信息全面呈現。同時，要注重從多角度、多層次篩選信息，確保檔案內容全面而有重點；二是要健全檔案管理標準化制度。高校要結合檔案管理工作現狀及現有管理體系更新標準化管理制度，無論是檔案信息的檢索、提取或是接收、電子信息交換、存儲及查詢等，都必須執行標準化的操作流程和管理制度，以此來提高高校檔案管理工作的現代化水平；三是要重視對數字化檔案的制定與備份。根據目前高校各項教育教學管理及科研與黨政工作開展現狀，了解實際的檔案管理需求，明確各項管理要求，制定科學、健全的數字化檔案管理制度與考核標準；四是要強化宣傳力度，提升檔案影響力。除了在校內廣泛宣傳外，還應在社會上積極推廣學校的形象與成果。例如，可以通過校園網站、社交媒體等平臺發布相關內容，吸引更多人關注和了解學校的發展狀況。此外，還可以舉辦專題展覽、開展主題活動等形式，讓更多人參與到學校檔案工作中來。

3.注重大數據背景下高校檔案管理安全保障體系的構建

對于智慧化、現代化的檔案信息管理而言，信息安全一直是不可忽視的重點。因此，高校需關注現代化檔案管理系統安全體系的建立，尤其要全面把握影響檔案管理工作的各項因素，并明確大數據時代對檔案管理安全的各項要求與挑戰，及時構建功能先進的檔案安全保障體系。

一是要加強數據分析能力。通過收集和整理學校的各類數據，運用科學的數據分析方法，對數據深度挖掘和分析，從而發現學校發展中存在的問題和不足，為學校的決策提供重要參考。同時，要注重數據的更新與修正，確保數據的準確性和時效性；二是要注重檔案管理網絡的安全性，以有效應對數據化檔案管理的各項要求，運用全新升級的網絡安全軟件做好檔案信息安全保護，從而最大程度上降低病毒侵襲的威脅；三是要重視檔案服務端網絡安全防護系統，成立專門的網絡安全防護監管部門，并安裝先進的安全管理軟件，及時更新，以多種方式提高檔案信息服務端的網絡安全。

四、結束語

結合上文所述，基于大數據的高校檔案管理建設與技術更新是未來智慧校園建設發展的重要組成單元，高校需充分運用大數據技術的特點和優勢，全面分析當前高校檔案管理工作開展中存在的問題及難點，將以大數據技術為基礎的智慧檔案建設融入校園建設中，尤其在制定相關規劃時應做到同步考慮。高校應積極利用有利的發展環境，使高校檔案管理數據化、智慧化發展得到政策層面的有效支持。在高?？傮w規劃下，將大數據技術和先進的軟硬件設備設施積極融入檔案管理中，并以開放共享的建設模式加強高校檔案管理數字化建設，更好地發揮高校檔案價值，使其成為促進高校快速發展的基石。

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（作者單位：山東建筑大學）

作者簡介：魏瑛杰（1989—），男，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案數字化；丁靜（1977—），女，漢族，山東濟南人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案數字化。