推進檔案“三合一”工作的實踐與思考

摘 要：在信息時代快速發展的背景下，管理效能提升成為當務之急。文章聚焦于檔案管理領域，提出了推進檔案“三合一”工作的策略。該策略包括制定統一的檔案管理規范標準、加大對檔案管理工作的投入以及采用先進的檔案管理技術和方法等。通過實施這些策略，建立科學、高效、持續改進的檔案管理體系，為機構提供可靠的檔案管理工具，以期提升檔案管理效能。

關鍵詞：機關檔案整理；“三合一”制度

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

檔案在組織中扮演著至關重要的角色。隨著文件材料的不斷增加和檔案類型的日益多樣化，檔案整理的“三合一”工作面臨一系列挑戰。本文以威海市人社局檔案“三合一”工作實踐為例，深入研究并提出了全面的推進方案，以提高檔案管理規范性和利用效率，應對新時代檔案管理所面臨的多重挑戰，為組織提供更加高效、規范的檔案管理模式。

一、推進檔案“三合一”工作的重要現實意義

1.有利于規范和指導檔案工作

檔案“三合一”制度將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三個方面的內容合為一項制度，通過制定統一的檔案管理標準和規范，實現檔案管理的標準化和規范化。通過實施檔案“三合一”制度，可以減少重復性工作，避免信息冗余和浪費，提高檔案管理的效率和質量。

2.有利于豐富檔案內容、優化檔案結構

機關檔案“三合一”制度在檔案門類設置方面有13個一級門類，機關單位可根據本單位“三定”方案展開門類設置，編制的主動性較強，能夠極大豐富單位的檔案內容。在13個一級門類中，又有細化的二級分類，使得檔案層次的設置劃分更加清晰明確。科學、細致的檔案分類，會增強文件之間的內在聯系，更有利于檔案的管理和利用。

3.有助于提高檔案管理人員的專業素養

推行機關檔案“三合一”制度對提高檔案管理人員的專業素養具有顯著作用。這一制度通過13個一級門類的設置，為檔案管理人員提供了多元化的學習機會，使他們能夠全面掌握檔案管理的知識和技能，不僅僅局限于某一領域。這種制度鼓勵全員參與，激發了員工的檔案管理意識，形成了集體協作和共同學習的氛圍，有助于知識的傳承和分享，并促進了檔案管理工作的進一步開展，使其更加規范、高效，提高了機關檔案管理人員的專業素養，從而更好地為組織和社會提供優質的檔案管理服務。

二、在推進檔案“三合一”制度落實過程中遇到的問題

1.缺乏相關規范和標準

在編制檔案“三合一”制度時，一個核心問題在于缺乏統一的規范標準，這無疑加大了推行的難度。由于相關標準尚未明晰，各個機構在編制檔案“三合一”制度時，往往面臨缺乏明確指導的困境。缺乏標準不僅使得推行過程充滿了不確定性，也會造成檔案整理過程中的混亂和不一致。由于不同機構可能采用不同的標準和規范展開檔案整理，使得檔案整理的結果存在明顯差異，不僅增加了制度推行的復雜性，還影響檔案整理的質量和檔案利用的效率。比如，各機關單位都有某博、某信公眾號等社交媒體賬號，“三合一”制度中社交媒體作為一個一級門類，需要保留哪些有價值的檔案資料，檔案資料以什么樣的形式保存還沒有具體明確的標準，導致各單位雖然建立了“三合一”制度，但無法加快推進執行。另外，規范標準的缺失，也使得培訓和溝通變得困難。由于缺乏明確的標準，工作人員難以獲得清晰的操作指南，進而增加了培訓的復雜性。

2.缺乏專業人才支撐

隨著現代社會的快速發展，社會分工的細化使得工作中形成的檔案材料逐年增長，檔案整理、鑒定的工作量越來越多，且向專業化方向發展。過去機關檔案靠一個專（兼）職檔案人員收集、整理檔案的情況已經不符合現實的要求。“三合一”制度中所涉及的檔案門類之全，無疑是對檔案工作人員的一大挑戰。例如，一級門類科技檔案中還包括科研檔案、基建檔案和設備檔案三個二級分類，對于普通的文書檔案工作者而言，由于缺乏這方面的學習和經驗，這些檔案的收集、整理和鑒定工作可謂是“無從下手”。專業且知識全面的檔案管理人才少之又少，只加強對一兩個文書檔案工作人員的培訓教育，會導致機關單位檔案人才斷代，不利于檔案人才梯隊的建設。

因此，與其讓檔案工作人員努力學習吸收復雜難懂的專業知識，不如將相對較為簡單的檔案知識普及到各個工作領域，將檔案管理的知識轉化為每個機關工作人員都需要掌握的“常規”知識，更有利于檔案的收集和整理，加快檔案工作的效率和準確度。這一提議理論上較容易實現，但在現實工作中，開展面向全體工作人員的檔案培訓，從人力、物力、財力和時間等方面都面臨巨大挑戰，這也導致“三合一”制度的推行和實施困難重重。

三、編制檔案“三合一”制度的具體操作步驟

1.合理設置檔案分類方案

在編制機關檔案“三合一”制度時，需要綜合考慮人力資源社會保障部門的組織結構、職能劃分和業務特點等方面，確保分類方案既能全面覆蓋機關的各項工作，又能夠靈活適應機關業務的變化。

首先，檔案分類方案直接影響著機關檔案是否能夠全面、真實地反映本機關的主要職能和工作全貌。人力資源社會保障部門檔案工作人員要充分了解人社局機關的業務范圍，將分類方案細化到與日常工作相匹配的層次，確保檔案門類齊全。門類齊全意味著工作人員不能把注意力集中在文書檔案、照片檔案、音視頻檔案這些已有的檔案門類上，應該充分了解新時期具有重要保存價值的新型檔案門類，如網頁信息檔案、公務郵件檔案、業務數據檔案和社交媒體檔案等。建議檔案工作人員在實際編制工作中，根據國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》中所列的13個門類，逐一分析，不要輕易刪除某個一級分類。

其次，分類方案應該是科學、層次明確的，有助于提高檔案管理的效率。科學的分類方案應該能夠清晰地將檔案材料劃分為不同的門類和子類別，使檔案工作人員能夠迅速、準確地找到需要的信息，提高檔案管理效率。層次明確的分類方案可以確保檔案的組織結構清晰，整理過程中不會出現混亂和重復。此外，隨著社會經濟的不斷發展和機構改革的推進，機關工作可能會出現新的業務領域或調整舊有業務，分類方案應具備靈活性，能夠及時更新調整以適應這些變化。

2.明確文件歸檔范圍和檔案保管期限

編制機關檔案“三合一”制度。如果檔案分類方案是框架，那么精準劃定的文件歸檔范圍和檔案保管期限就是構建檔案工作這座大廈的一磚一瓦。首先，要根據《機關檔案管理規定》，確保文件材料應收盡收。其次，要全面了解機關各類檔案的特性和業務流程，根據法律法規、行業標準等制定合理的檔案保管期限。不同業務領域和檔案類型可能有不同的保管要求，需要仔細分析每個檔案類別的特點，確保制定的保管期限既滿足法規和相關標準的要求，又符合機關工作的實際需求。

對于與其他部門有共性的檔案，如網頁信息檔案，可以依據《政府網站網頁歸檔指南》的制度規范，結合本單位網站的具體特點來參照執行。對于根據單位職能來確定歸檔范圍的文書檔案來說，除按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》外，建議更多地考慮當前時期檔案利用的特點來綜合決定。例如，當前人社部門檔案查閱和利用的重點在人事任免、獎勵表彰等涉及干部人事檔案審核相關工作上，在文件材料歸檔過程中，應重點關注這部分檔案收集是否齊全完整，便于利用。

3.建立定期審查和更新機制

建立定期審查和更新機制是保障機關檔案“三合一”制度的有效性和適用性的關鍵。這一機制有助于保持制度的實用性和靈活性，確保檔案管理能夠不斷適應機關的需求，提供可靠的檔案管理支持。定期審查需要關注制度的執行情況和操作問題，包括了解制度的實際應用狀況，是否存在操作難題或效率低下的情況。通過及時反饋和監督，可以及早發現問題并采取措施來調整制度，以提高其實際執行效果。同時，審查還要關注其他特殊情況，如法律法規、政策標準的更新以及組織結構的調整等。通過全面的審查評估，可以確定制度是否仍然適應當前的需求和環境，也為制度的更新調整提供可靠的實踐依據。因此，審查過程中建立明確的更新機制是至關重要的，意味著需要制訂具體的計劃和時間表，確保制度得以定期更新。更新機制應該包括責任人的明確分工、審查的頻率和程序及更新的具體內容等方面的規定，以確保制度能夠及時反映機關檔案管理的最新需求。

4.做好“三合一”制度備案

2021年，新修訂的《檔案法》特別增設了“監督檢查”一章，旨在將法律法規制度有效轉化為檔案治理的實際效果。自新《檔案法》實施以來，檔案的行政執法檢查工作極大地促進了機關的檔案管理工作，在幫助黨政領導干部和檔案工作人員強化檔案意識、推動履職盡責方面作用顯著。在這一背景下，各機關單位在制定“三合一”制度時，應及時充分與檔案主管部門溝通，確保所制定的檔案管理制度在合理、合法、合規的基礎上得以落實。尤其是在“三合一”制度的13個一級門類中出現很多新型門類，對于檔案工作經驗不足的機關工作人員而言，與檔案主管部門密切溝通十分必要。機關單位制定的“三合一”制度需經過檔案主管部門的審查和備案，確保制度的相關措施能夠順利執行。已備案的制度，各機關單位應嚴格執行，以免在年度檔案執法檢查工作中出現疏漏和失誤。

四、落實檔案“三合一”制度的工作策略

1.制定統一的檔案管理規范標準，明確檔案整理、歸檔和檢索要求

制定統一的檔案管理規范標準是科學推行“三合一”工作的首要步驟。這一策略的核心在于確立一套明確的檔案管理規范，以規范和統一組織內檔案整理、歸檔和檢索的操作流程。通過明確檔案整理的步驟、歸檔的標準以及檢索的要求，可以建立一個有序的檔案管理體系，提高工作效率和準確性。同時，這一統一的規范標準應當充分考慮到行業標準、法律法規的要求以及組織內部的實際需求。通過深入研究并融合相關的專業標準，確保制定的規范既符合行業工作實踐，又滿足組織內部的實際運作需要，使得檔案管理更加符合專業要求。規范標準的制定也需要注重易操作性和可持續性。在規范中應明確具體的操作步驟和要求，確保能夠迅速理解和執行。此外，規范應該是動態的，能夠隨著檔案管理的發展不斷調整和更新，以適應變化的需求和技術進步。通過制定統一的檔案管理規范標準，能夠建立科學、高效、持續改進的檔案管理體系，為“三合一”工作的順利推進提供堅實基礎。

2.加大對檔案管理工作的投入，提供穩定的人員和經費支持

檔案管理工作的復雜性和重要性不言而喻。只有通過增加專業人員的數量和提升其綜合素質，才能更好地推動檔案工作順利開展。機關、企事業單位應建立完善的檔案人員培訓機制，通過知識和技能的傳授，提升檔案管理人員的綜合素質，使他們能夠更好地適應和應對日益復雜和多樣化的檔案管理工作。加強現有檔案專業技術人員的繼續教育學習，全面掌握本單位各檔案門類的收集整理方法，以便應對快速發展的環境。

檔案管理需要資金來支持整理、分類、存儲和利用等工作的開展。機關和企事業單位應制定合理的經費預算，確保檔案管理工作有足夠的經費支持。此外，還應建立經費使用制度和管理辦法，以確保資金投入的合理性和效益，可以通過建立詳細的經費管理和審計機制來實現，以確保經費得到合理使用，不浪費資源。

3.采用先進的檔案管理技術和方法，提高檔案整理和歸檔工作效率

科學推進檔案“三合一”工作，關鍵在于采用先進的檔案管理技術和方法，以提高檔案整理和歸檔工作的效率。第一，引入數字化檔案管理系統是重要舉措。通過將紙質檔案數字化，利用數據庫、云存儲等技術，可以提高檔案的可訪問性和檢索效率，減少物理存儲空間的占用。同時，采用自動化工具和智能化技術也是提高效率的關鍵。例如，利用文檔管理軟件、智能歸檔系統等能夠自動化歸檔和整理工作，減輕人工負擔，提高工作效率；第二，采用先進的信息檢索技術，如全文檢索、數據挖掘等，有助于快速、準確地定位所需檔案信息；第三，應引入先進的安全技術，確保檔案的保密性和完整性。尤其是人社部門，掌握大量群眾身份信息，應采用權限管理、加密技術等手段，保障檔案信息不被非法訪問和篡改，不僅符合法律法規要求，還提高了檔案管理的安全水平；第四，關注新興技術的發展趨勢，及時更新檔案管理系統和方法也是至關重要的。持續關注行業的最新技術，如區塊鏈、人工智能等，有助于提高檔案管理的前瞻性和創新性，確保檔案管理始終處于科技的前沿。

伴隨新一代信息技術的廣泛應用，檔案工作者面臨著不斷創新和優化工作方式方法的挑戰，需構建更為高效的檔案管理體系。通過不斷探索創新和應用相關技術手段，不斷完善整合檔案分類、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限的方案，規范檔案管理，促進檔案工作全面開展，為各機關單位提供更為有力的支持，使其更好地適應信息化時代的挑戰。

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（作者單位：威海市人才創新發展院）

作者簡介：王齊雨（1989—），女，漢族，山東威海人，館員，碩士研究生，研究方向：機關檔案、文書檔案 。