基層聲像檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：聲像檔案是一種生動、形象的特殊載體檔案，能細致、具體地記錄工作。基層單位只有做好聲像檔案管理工作，才能促進聲像檔案作用和價值得到充分發揮。但從實際情況來看，在基層聲像檔案管理過程中仍然存在很多缺陷和不足。基于此，文章提出了加強基層聲像檔案管理的措施，以期提高基層聲像檔案管理工作效率。

關鍵詞：基層聲像；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

聲像檔案涵蓋了多種不同的材料載體，包括錄像帶縮微制品、影片、照片、唱片、底片等，以聲音和視頻的形式記錄和保存基層單位各項活動情況，便于人們回顧和了解過去的事件和事物。同時，也為后人提供了研究和學習的資源 。聲像檔案不僅適用于基層單位，國家機構、社會團體及個人的各項活動都可以利用聲像檔案記錄信息，確保活動信息的真實性。隨著社會科技水平的快速提升，聲像檔案已經成為社會生產、生活中不可或缺的一部分，聲像檔案管理工作也越來越重要。

以筆者單位為例，作為西安科技系統的基層單位，自20世紀90年代以來，我單位一直設有聲像室，專門拍攝、整理和歸檔留存科技系統各類科技活動的影像資料。盡管2019年因機構改革經歷拆分與合并，但此項業務仍得以繼續，足以說明聲像檔案工作的必要性和價值。多年的聲像工作積累了大量的圖片與視頻資料，為保障這些資料的安全留存與有效利用，在單位合并后，以原聲像室工作人員為主要力量，開始籌備建設科技宣傳資料庫，對數十年來所拍攝和保存的視頻、圖片資料采用數字化整理、錄入與存儲，規范存檔，著力為相關工作提供及時、高效的影像資料服務。目前，雖然已按計劃初步完成了資料庫圖片與視頻的錄入工作，但在具體聲像檔案管理過程中仍面臨一些問題亟待解決，本文就這些問題展開分析，并提出相應的改進意見。

一、聲像檔案管理的價值

聲像檔案管理的價值主要體現在四個方面。一是信息共享與傳遞。聲像檔案管理系統可以幫助基層單位實現對工作內容的全面記錄和管理，包括會議、 研討會、培訓等各類活動的文檔、音頻和視頻等信息，為信息的共享與傳遞提供了便捷，從而提高了工作效率；二是知識管理與積累。基層科技單位的聲像檔案記錄了各類科技活動的內容和成果，這些資料更真實、生動和直觀，可以作為知識的積累和管理工具，也可以用于回顧和總結過去的經驗，為未來的科技交流活動提供參考和借鑒，促進知識的傳承和創新；三是資源整合與利用。科學的聲像檔案管理系統能夠整合本單位的各類資源開展工作，通過對聲像檔案的分析和利用，更好地規劃和配置資源，提升各項科技與交流活動的效益和影響力；四是決策支持與評估。聲像檔案的建立和管理可以為決策者提供數據支持和參考，幫助他們做出科學的決策。同時，通過對檔案數據的分析和評估，可以判斷科技活動的成效，為改進工作提供依據。

二、基層聲像檔案管理中存在的主要問題

1.歸檔管理問題

以實際工作為例，因開展多年的聲像工作，前期積累了數量巨大的圖片與視頻資料。僅初步統計的圖片資料共計6萬余幅，總大小共計440GB，轉錄錄像帶、Beta盒式錄像磁帶等視頻內容500余盤，上傳視頻資料文件多達6T。內容包括歷年重大科技活動跟拍、自制科技專題宣傳視頻、各種會議資料圖片留存、文件證書翻拍以及人員信息采集等，記錄了各類科技活動、項目、成果等重要資料。對數量龐大的視頻和圖片文件重新整理篩選、分類歸檔及資料上傳十分消耗時間和精力，極大地增加了管理難度。同時，由于聲像檔案具有一定的管理標準，但大部分基層檔案達不到保管的標準要求，無法實現對館藏老照片的長期保存，破壞了老照片的原有狀態，破損、褪色以及發霉等問題時有發生。另外，受到保管條件的影響，錄像帶和老磁帶不斷出現各種問題，對影像和聲音帶來了很大的干擾，其可利用價值明顯降低。隨著科技水平的迅速提升，播放設備不斷推陳出新，之前的錄像帶和錄音帶已不再適用，讀取率和識別率明顯降低。最近幾年，數字影像技術進入發展的迅猛期，聲像檔案的實用性越來越高，但傳統聲像檔案載體受損面臨的風險也越來越多。特別是隨著數字化時代的到來，呈現出大量的各種不同類型的信息數據，對聲像檔案的保管也變得更加困難。不但要做好媒體存儲介質的安全工作，還要確保聲像檔案材料完好無缺。雖然數碼聲像檔案編輯處理方式較為簡單，但不易保存，經常出現修改或刪除等問題，降低了聲像檔案的真實性和完整性，不利于管理部門聲像檔案收集工作的高效開展。

2.安全問題

目前，數碼照片和視頻檔案管理、保存與編目檢索在安全性和可靠性方面存在著諸多問題，對于內部信息和重要數據的保護更是面臨著巨大挑戰。第一，隨著數碼相機、智能手機等設備設施的普及，拍攝和存儲的數碼照片和視頻數量不斷增加，保存也更加隨意，如果將其作為歸檔資源，就需要確保這些檔案信息的安全性，避免數據丟失和被泄露；第二，存儲介質損壞也是一個常見的問題。數碼照片和視頻通常存儲在硬盤、光盤、U盤等介質上，但這些介質容易損壞或丟失。一旦發生此問題，就會導致檔案無法讀取或丟失，給用戶帶來不便和損失；第三，文件格式不兼容也是一個重要問題。由于不同設備設施和應用程序使用不同的文件格式，可能導致某些檔案無法被讀取、編輯或處理，使得檔案的利用價值受到限制，并增加了管理和保存的困難；第四，病毒和惡意軟件的威脅也不可忽視。聲像檔案更容易受到病毒和惡意軟件的攻擊，導致檔案被刪除或篡改等，將嚴重影響檔案的安全性和可靠性。

3.管理設備設施問題

近年來，隨著科技的不斷進步與發展，聲像設備性能大幅提升，其設備類型也越來越多樣化，如攝像機、數碼相機等，被普遍應用于基層單位行政管理及各生產科室，促進了聲像檔案管理的開展。但目前，很多基層單位依然使用過去陳舊的聲像檔案管理儲存設備設施，不能及時更新換代，無法達到理想的管理效果。其主要原因就是基層對聲像檔案管理設備設施的重視度不夠高，資金、場地和人員等存在現實困難，只將重點放在照片產生和攝錄器材上，忽視了照片的儲存與保管。這些問題的存在，降低了聲像檔案的保管質量與效果，縮短了檔案的使用壽命，不利于聲像檔案價值與作用的發揮。

4.檔案利用和服務問題

編目錄是聲像檔案管理中工作量最大、最為煩瑣的一項工作，需要投入大量的人力和時間實行詳細分類、標引和著錄，需仔細審查。當前，檔案管理系統以文書檔案管理為主，目錄錄入過程不夠清晰，全文檢索功能較低，展現出的聲像檔案內容有所欠缺，往往無法滿足公眾需求，還有很多需要補充和改進的地方。而且，大部分檔案館沒有將早期保存的照片檔案資料生成數字形式，對其開發利用難度較大，因此，需要進一步完善檔案管理系統，以滿足聲像檔案的利用和深度檢索需求。

5.缺乏復合型專業技術人員

復合型專業技術人員是聲像檔案管理工作中不可或缺的組成部分，技術人員需要具備較高的業務水平和管理能力，只有這樣，才能提高聲像檔案的管理質量和水平。但在實際中，很多聲像檔案管理人員知識儲備嚴重不足，聲像檔案管理技術薄弱，沒有加強專業技術知識的學習。聲像檔案管理部門雖然開展了管理人員的業務培訓活動，但培訓內容側重于紙質檔案的保管，對聲像檔案維護利用方面的培訓力度較低。同時，在培訓過程中一味重視理論知識的講解，無法在實際工作中發揮指導作用，導致檔案人員在工作中缺少創新性，不利于其實踐能力與實踐技能的提升。

三、加強基層聲像檔案管理的措施

1.分類管理

為提高聲像檔案管理工作的效率，可以從分類管理的維度對聲像檔案管理流程展開分析。第一，建立完善的檔案編目系統。通過建立檔案編目系統，可以按照時間、主題及地點等方式對數字照片和視頻檔案分類和整理，從而方便快速定位需要的檔案。這種分類方式可以是文件夾形式，也可以利用專業的檔案管理軟件開展分類編目；第二，定期清理無用文件也是管理數字照片和視頻檔案的重要環節。及時刪除不需要的檔案，可以釋放存儲空間，提高檔案管理的效率和準確性；第三，使用專業的檔案管理軟件也可以提高管理效率和準確性。這些軟件可以自動化地開展檔案編目、整理和歸檔，提高工作效率和準確性，為本單位的數字檔案管理提供強有力的支持；第四，建立完善的責任制度。選擇專業能力較強的管理人員作為聲像檔案管理工作的主要負責人，明確其工作職責，從收集、整理、歸檔和管理等不同環節實施聲像檔案管理工作，確保此項工作能夠有效推進和落實。

2.安全管理

聲像檔案的安全管理，要確保有良好的保存環境，在規范的要求下保存，做好防潮、防水工作，避免陽光直射，控制好檔案保存環境的溫度和濕度，避免檔案出現破損問題。另外，還需要加強檔案信息的安全保護措施，推動聲像檔案的數字化，并對重要檔案信息異地備份，加強備份工作安全監控，以保障檔案信息資源的安全。同時，可以安裝安全防護軟件，定期更新軟件版本和病毒庫，預防病毒和惡意軟件的攻擊。定期檢查和維護數碼照片和視頻檔案，確保其完整性和可讀性。如果發現問題，就應及時修復或恢復檔案，以確保其安全性和可靠性。

3.加強設備設施管理

加大檔案信息化建設力度，改善檔案管理硬件環境，能夠實現檔案現代化管理，提高并優化聲像檔案管理水平。最近幾年，很多基層單位的項目活動越來越繁雜，原有的圖庫管理系統已經無法滿足活動需求。因此，基層單位必須對圖庫系統做出改進和完善，確保成品電子文檔全部歸檔到位。另外，檔案資源是檔案管理工作中不可或缺的組成部分，基層單位應做好檔案資源的保管工作，避免出現浪費檔案資源的不良現象。同時，要結合聲像檔案的特殊性，提高硬件設備設施資金的支持力度，提升檔案管理的硬件環境。在此過程中，加強設備設施更新，確保設備設施與聲像檔案保管條件的一致性，為聲像檔案創造可長期保存的環境和條件，充分發揮聲像檔案的作用。

4.加快推進檔案開放利用

首先，加強制度建設。完善檔案開放利用的相關政策法規，明確各級政府及相關部門、檔案機構和檔案管理人員在檔案開放利用中的職責和義務，確保檔案開放利用的合法性和規范性；其次，提高檔案開放利用服務水平。加強檔案信息的數字化建設，建立檔案信息平臺，提高檔案信息查閱、獲取、利用的效率和便捷性，并加強對檔案信息的質量控制和安全保障；最后，廣泛宣傳檔案開放利用的意義和價值。加大宣傳力度，讓更多人了解檔案開放利用的重要性和實際效果，并引導公眾積極參與檔案開放利用，促進公眾對企事業單位的監督和社會治理的改善。

5.培養聲像檔案管理人才

聲像管理部門應為檔案管理人員提供教學與實習機會，鼓勵檔案管理人員積極參與到聲像檔案的采集、整理及數字化處理工作中，提高其實際操作能力，積累豐富的實踐經驗。同時，培訓現有檔案管理工作人員，使其了解最新的聲像檔案管理理論、技術和標準，不斷提高專業水平。另外，聲像檔案管理部門可以和文化機構、媒體公司建立良好的合作關系，共同開展實踐項目、研究課題等，為學生提供實踐基地和就業機會。從不同方面培養聲像檔案管理人才，促進聲像檔案管理工作高效開展。

四、結束語

總之，聲像檔案工作是基層單位檔案管理工作中不可或缺的組成部分，應該得到充分的重視和保護。在數字化時代，基層單位應積極采取現代化的檔案管理方法，推進檔案信息化建設，通過建立完善的檔案編目系統、定期備份和云存儲、多存儲介質備份、定期清理無用文件以及使用專業的檔案管理軟件，確保聲像檔案的安全性、可靠性和高效性。這些措施不僅能夠保護檔案本身，還能確保檔案工作的規范化、標準化和便捷化，推動聲像檔案信息資源的開發利用和共享，從而更好地服務于本單位的發展和建設。通過合理規劃和有效實施聲像檔案管理，必將能夠更好地保護和傳承本單位的歷史、成果和經驗，促進基層檔案事業的高質量發展。

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（作者單位：西安地區科技交流中心）

作者簡介：方炬（1976—），女，漢族，陜西西安人，本科，館員，研究方向：檔案管理，檔案編研。