如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化研究

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量關(guān)系其自身業(yè)務(wù)活動開展的質(zhì)量與效果，主要是因檔案管理工作與事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動存在密切的關(guān)聯(lián)，可為事業(yè)單位開展各項業(yè)務(wù)活動提供材料信息支持，而檔案材料信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性關(guān)系各項業(yè)務(wù)活動的決策。因此，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，必須重視此項工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，如何推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位開展檔案管理工作需要重點考慮的問題。文章分析了事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，并分析了事業(yè)單位開展檔案管理工作存在的問題，并提出解決問題的措施，以期有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位檔案管理是單位內(nèi)部對自身業(yè)務(wù)活動及相關(guān)工作開展過程中形成的有價值、真實、詳盡的材料信息總和。事業(yè)單位的檔案具有價值性、真實性等突出特點，檔案管理工作人員將檔案庫中具有價值的檔案實施分類保管，當(dāng)單位開展各項業(yè)務(wù)活動需要使用這些檔案時可以充分利用，從而發(fā)揮歷史憑證及業(yè)務(wù)活動開展依據(jù)的作用。事業(yè)單位檔案與社會發(fā)展以及國家各項政策的制定存在密切的關(guān)聯(lián)。因此，事業(yè)單位需要做好檔案管理工作，保證檔案準(zhǔn)確無誤、真實可靠，并不斷推進(jìn)自身檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而發(fā)揮檔案的作用。但從目前來看，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，也存在一系列問題尚待解決。例如，缺乏復(fù)合型檔案管理人才、缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識以及檔案管理模式過于陳舊等。這些問題的存在嚴(yán)重制約著事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的開展，本文將重點對這些問題逐一分析，并提出相應(yīng)的解決措施，以降低其對事業(yè)單位檔案管理工作開展帶來的制約作用。

一、事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義

伴隨事業(yè)單位不斷運行發(fā)展，其業(yè)務(wù)活動的數(shù)量逐漸增多，并且其復(fù)雜程度也有所提升，導(dǎo)致與事業(yè)單位相關(guān)的各類檔案信息越來越多，在這些檔案信息資料中，雖然包含一些重復(fù)資料和無效資料，但大部分信息資料是有效的，對于事業(yè)單位的歷史信息追溯以及業(yè)務(wù)活動決策制定等方面均發(fā)揮重要的作用。因此，重視事業(yè)單位的檔案管理工作，并推進(jìn)此項工作實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理具有重要的意義。

1.有利于為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供支持

事業(yè)單位檔案主要是單位成立以來的工作成果和其他的重要信息資料，其涉及的范圍非常廣泛，關(guān)系到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理、人事管理和后勤管理等，將這些信息資料編制成檔案，能夠從之前的工作成果中吸取經(jīng)驗，為事業(yè)單位今后開展各項疑難業(yè)務(wù)提供支持，也可以為事業(yè)單位日后在人事調(diào)度以及資源分配等方面提供依據(jù)。說明事業(yè)單位檔案管理關(guān)系到各部門，若要充分發(fā)揮其作用，必須提升檔案管理的效果。因此，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有利于提升檔案管理的質(zhì)量，從而為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供更加可靠的支持。

2.有利于提升事業(yè)單位檔案管理的整體水平

檔案管理是事業(yè)單位開展各項活動的基礎(chǔ)性管理工作，雖然此項工作只是對一些檔案資料展開編制、存儲等，但其作用遠(yuǎn)不止于此，提高檔案管理水平是提升事業(yè)單位各項活動開展效果的重要保障。通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠使事業(yè)單位檔案管理工作井然有序，還能夠提升事業(yè)單位檔案的真實性與準(zhǔn)確性，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

3.有利于為事業(yè)單位開展內(nèi)部控制提供依據(jù)

事業(yè)單位的人事體系比較龐大，其個人履歷、職位調(diào)動和德才表現(xiàn)等方面均會體現(xiàn)在人事檔案中。眾所周知，事業(yè)單位在人事任命時均需要開展政治審查，而人事檔案記錄了個人在職期間所有的資料信息，可以作為政治審查的重要憑證，時刻督促著事業(yè)單位工作人員要潔身自律、愛崗敬業(yè)。同時，事業(yè)單位檔案可與上級管理部門制定的規(guī)章制度對接，通過事業(yè)單位檔案了解單位內(nèi)部相關(guān)事件或個人是否違反相關(guān)制度，也是確定責(zé)任的重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位開展檔案管理工作存在的問題

近年來，我國事業(yè)單位通過不斷摸索，已經(jīng)在檔案管理工作方面取得了較多的經(jīng)驗，但也存在一些問題有待解決，具體問題如下：

1.缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位廣泛缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。事業(yè)單位在人才招聘方面把關(guān)比較嚴(yán)格，尤其是對學(xué)歷要求比較高。目前，國內(nèi)大部分地區(qū)事業(yè)單位人才招聘要求一般均為本科或研究生學(xué)歷，但很多事業(yè)單位對招聘的人才并未設(shè)置專業(yè)門檻，很多從事檔案管理工作的人員均非檔案管理相關(guān)專業(yè)，因其未通過專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)或者沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其缺乏專業(yè)知識和技能，無法應(yīng)對復(fù)雜的業(yè)務(wù)要求。伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案管理工作對人才的要求進(jìn)一步提升，不僅需要檔案管理人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)，還需要其具備大數(shù)據(jù)思維以及一定的信息技術(shù)水平。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)水平和技能水平仍未能達(dá)到要求。在檔案管理信息化、智能化應(yīng)用不斷深入的背景下，事業(yè)單位檔案管理復(fù)合型人才匱乏，特別是計算機等信息類學(xué)科專業(yè)技術(shù)人員占比過低，檔案管理工作人員多為歷史學(xué)和檔案學(xué)專業(yè)，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)不合理，無法滿足不斷升級的檔案管理需求。

2.缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識

目前，雖然大部分事業(yè)單位對檔案管理工作均能夠給予一定的重視，但對檔案管理工作的認(rèn)識卻存在嚴(yán)重的不足，導(dǎo)致檔案管理工作存在“重管輕用”的情況，無法實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。當(dāng)前，很多事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，簡單認(rèn)為檔案管理工作就是為事業(yè)單位整理資料，只要將單位產(chǎn)生的資料做好匯總、整理和保管即可。在這一錯誤的認(rèn)識下，很多事業(yè)單位只是將檔案簡單地分類，并將分類后的檔案集中管理，并未依照事業(yè)單位檔案管理程序，類別劃分不夠詳細(xì)、歸檔混亂等問題時常出現(xiàn)。并且，事業(yè)單位并未對檔案管理人員做出嚴(yán)格要求，導(dǎo)致其在日常工作中缺乏對工作內(nèi)容的思考，無法針對現(xiàn)階段檔案管理工作向上級領(lǐng)導(dǎo)提出反饋意見。歸根結(jié)底就是由于事業(yè)單位檔案管理工作責(zé)任未落實到位，缺少行之有效的監(jiān)督考核機制，導(dǎo)致檔案管理工作人員對于自身職能職責(zé)缺乏足夠的認(rèn)知，對工作的態(tài)度存在“得過且過”的心理，存在對檔案管理工作的重視僅停留在管理層的現(xiàn)象。

3.檔案管理模式過于陳舊

從當(dāng)前我國事業(yè)單位采取的檔案管理模式來看，各層級事業(yè)單位采取的模式存在差異，大部分事業(yè)單位采取紙質(zhì)與電子檔案雙軌管理模式，只有少部分事業(yè)單位真正實現(xiàn)了檔案管理的無紙化模式。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理模式出現(xiàn)了更新，檔案的電子化管理也已經(jīng)成為過去式，出現(xiàn)了檔案云管理模式，可以將電子檔案存儲于云端，不僅不占用存儲空間，還具備較高的安全性，但其在事業(yè)單位中并未得到普及。有的地區(qū)對檔案管理工作缺乏重視，資金投入不足，使得事業(yè)單位仍然采取的是紙質(zhì)與電子檔案雙軌管理模式，雖然在過去很長時間內(nèi)為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展提供保障，但在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位內(nèi)外部形成的信息量日益增加，對檔案管理的要求不再停留于“收、管、用”等基本管理方式層面，如果仍按照以前事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，無法實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

三、事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)措施

從當(dāng)前事業(yè)單位開展檔案管理工作存在的問題可知，其問題主要聚焦于檔案管理人才、工作認(rèn)知以及管理模式三個主要方面。因此，事業(yè)單位若要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，仍需從上述三個方面著手制定推進(jìn)措施。

1.重視高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才是提升檔案管理效果、實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的必要條件。事業(yè)單位應(yīng)該在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，加強對此類人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。

首先，事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)提高招聘門檻，并采取補貼、調(diào)整薪酬和福利等方式吸引高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，注重檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)建設(shè)，引進(jìn)信息類學(xué)科專業(yè)技術(shù)型人才，提高檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)；其次，事業(yè)單位應(yīng)聘請檔案管理相關(guān)專家向單位內(nèi)部人員傳授工作經(jīng)驗及理論知識并指導(dǎo)其工作，從而使檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識技能得到全面提升；再次，鼓勵檔案管理工作人員“走出去，引進(jìn)來”，參與外部檔案管理培訓(xùn)活動，積極向其他事業(yè)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式、理念和方法，從而提升檔案管理人員的工作能力和綜合辦事水平；最后，加強事業(yè)單位的內(nèi)部培訓(xùn)工作，事業(yè)單位應(yīng)該定期召開檔案管理培訓(xùn)會議、經(jīng)驗交流會，并通過交流探討的方式將先進(jìn)的檔案管理模式和方法融入事業(yè)單位檔案管理工作中，由專業(yè)的人做專業(yè)的事，使事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.加強對檔案管理工作的認(rèn)識

若要實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要求事業(yè)單位管理者以及檔案管理工作人員均能夠全面、有效地認(rèn)識檔案管理工作。從管理者角度來講，作為單位的管理人員掌握著事業(yè)單位發(fā)展的動向，并在各項業(yè)務(wù)活動中具有決策權(quán)。因此，事業(yè)單位管理者必須認(rèn)清活動決策過程中檔案信息資料發(fā)揮的重要作用，并意識到檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要性，積極完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作的重要性傳播給單位的全體員工。同時，還要制定科學(xué)、完善的監(jiān)督考核機制，采取定期和不定期的考核方式，獎優(yōu)懲劣，提高檔案管理工作人員的主觀能動性，將崗位工作職能、職責(zé)真正落實到個人，保證事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。從檔案管理工作人員角度來講，同樣需要意識到檔案管理工作的重要性，并通過工作實踐認(rèn)清檔案管理工作與事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動之間的關(guān)聯(lián)性。在實際工作中，不斷創(chuàng)新檔案管理模式、工作方法等，積極借鑒國內(nèi)外檔案管理成功經(jīng)驗。同時，結(jié)合自身實際情況和對檔案管理工作的正確認(rèn)識，完善事業(yè)單位的檔案管理體系，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式

在當(dāng)前科技高速發(fā)展的時代背景下，各行業(yè)實現(xiàn)快速發(fā)展。事業(yè)單位開展檔案管理工作也受到科技因素的影響，檔案管理工作的方法及模式發(fā)生變化。同時，伴隨事業(yè)單位不斷深化改革，要求檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化和智能化，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。傳統(tǒng)檔案管理模式在當(dāng)前已經(jīng)無法適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的工作需求，必須創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式。事業(yè)單位應(yīng)該積極創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)代化模式，有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，通過信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，加大資金投入，拓寬資金來源渠道，可以通過與財政部門積極協(xié)商和發(fā)動社會參與的方式，資金問題解決后，事業(yè)單位應(yīng)重視自身軟硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)和完善，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化軟件和硬件設(shè)備設(shè)施的配套，從而為事業(yè)單位開展檔案管理的現(xiàn)代化模式奠定基礎(chǔ)，可以引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件，建立數(shù)字檔案室，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化和智能化；其次，聯(lián)合信息、業(yè)務(wù)和保密等政府部門共同構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理信息平臺，通過該信息平臺為事業(yè)單位提供檔案服務(wù)。同時，還可以實現(xiàn)在線歸檔、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和檔案共享等服務(wù)。利用該平臺開展電子檔案的智能化收集、智能分類整理和分檔，便于日后檢索和調(diào)取。同時，將整理好的檔案備份，存儲于云端服務(wù)器，從而提升檔案的安全性，避免出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失；最后，應(yīng)該重視紙質(zhì)檔案的保存與應(yīng)用，雖然紙質(zhì)檔案可形成電子檔案，但對于一些涉及法律法規(guī)的文件資料，紙質(zhì)檔案更具法律效力，對于此類紙質(zhì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)嚴(yán)密保管。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作若要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)該在具備檔案管理工作正確認(rèn)識的基礎(chǔ)上，不斷增加對檔案管理的重視度，積極培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，通過人才實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，使檔案管理工作不斷朝向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向開展。同時，重視科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作早日實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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（作者單位：濟南市教育教學(xué)研究院）

作者簡介：尹君（1983—），男，漢族，山東肥城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。