新時代背景下企業檔案館藏資源建設研究

摘 要：隨著信息化建設步伐日益加快，檔案館藏資源已成為企業的一項重要的戰略資源，是企業的一項無形資產，加強企業檔案館藏資源建設，能夠為企業的持續發展提供戰略依據與競爭優勢。在新時代背景下，企業檔案工作也受到一定的沖擊，檔案管理方式也需要順應時代的發展而改變、升級。管理者的忽視、制度的缺失、管理意識薄弱、材料收集不全以及結構不合理等成為企業檔案資源建設的阻礙。企業只有通過提高對檔案工作的重視、完善相關制度、轉變管理意識、完善材料收集以及豐富檔案館藏結構等手段，重視檔案資源的開發利用，才能使檔案資源更好地服務于企業的生產經營活動。

關鍵詞：企業檔案；館藏；資源建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

企業檔案是企業發展各個時期、各項工作中形成的原始記錄，是企業歷史的反映，是企業物質層、制度層、精神層的信息總和。企業檔案館藏資源是企業的無形資產，記錄了企業的發展進程，為企業的持續發展提供寶貴的信息資源，是企業的先進生產力。企業檔案館藏資源的豐富程度、門類的多樣性以及結構的合理性對企業的高質量發展起著至關重要的作用。但是，現階段很多企業由于管理者的檔案意識不強、檔案管理制度不完善、軟硬件設備設施陳舊以及檔案管理人員專業程度不高等多方原因，導致企業檔案資源建設進程緩慢，阻礙了企業的高質量、可持續發展。

一、企業檔案館藏資源建設進程緩慢的原因

1.企業管理者不夠重視，檔案意識不強

企業檔案作為信息資源的載體，在明確政策信號、確定市場走向、降低成本、產品創新、宣傳企業文化、提高企業經濟效益和社會效益上具有獨特的作用。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》深入推進“三個體系”建設中，明確指出要加快完善檔案管理體系。由此可見，國家對于檔案工作的重視程度。檔案工作服務于企業經濟發展已大勢所趨。但是，還有很多企業的管理者沒有緊跟黨的步伐，更新管理理念，對檔案管理工作還停留在比較陳舊的觀念上，認為檔案工作只是簡單的資料收集與整理，是一項輔助性的工作。檔案部門只是材料的收集與保管部門，是資料庫與倉庫，不能為企業創造經濟價值，在這種觀念的引導下忽視檔案工作，不重視檔案管理。最直接的表現就是企業沒有設置專門的檔案人員從事檔案崗位工作，而是由一些文書部門的工作人員兼管，也不注意檔案的收集與整理。檔案管理部門崗位設置與人員配置不夠合理，缺少業務指導崗位。

2.缺少健全的檔案管理制度保障

任何一項措施的實施都離不開制度的保障，企業檔案資源建設工作也是如此。但就目前的形勢而言，很多企業都缺少相應的檔案管理制度，或是仍然沿用過去制定的一些法規、規章、標準，企業沒有及時關注檔案法規發展的動態，沒有注意到舊的規章制度部分已不再適應現代企業制度的要求，企業在應用檔案法規上顯示出滯后性。此外，企業也沒有根據自身的實際情況，結合檔案法律法規制定一套適合自身管理的標準制度。沒有一個統一的適合本企業檔案工作的標準，導致企業檔案在管理上會出現許多問題。例如，檔案的歸檔范圍不明確，導致該歸檔的材料沒有歸檔；檔案整理標準不統一，導致檔案整理的不規范，這些都不利于企業檔案工作的制度化與標準化進程。

3.企業檔案工作者專業知識薄弱，綜合業務技能不足

計算機、網絡技術的飛速發展，辦公自動化的普及，信息時代已經到來，企業的管理工作實現信息化、數字化，要求檔案工作者具有廣泛的知識面，熟練掌握計算機、網絡技術，熟悉企業的生產工藝、基本建設項目的工作程序等。但就現階段而言，很多企業為了節約成本，并沒有配備專職檔案人員，而是由企業其他員工兼管，那些沒有經過專業培訓的人員在管理檔案過程中由于缺乏對檔案管理知識的儲備及其精力有限，知識結構與綜合素質跟不上時代的發展步伐，影響了企業檔案資源的信息化、數字化建設，影響了整個檔案資源建設的進程。

4.檔案收集范圍不符合實際工作要求，收集工作不到位

企業檔案館藏資源建設的關鍵環節在于檔案材料的收集，檔案收集的數量決定了檔案館藏資源的數量，收集的質量決定了檔案館藏資源的質量，檔案收集材料的多樣性決定了檔案館藏資源的多樣性。現在企業的活動范圍不斷擴大，形成的檔案種類也越來越多樣化，除了有普通的紙質檔案，還有電子檔案、照片和音像等特殊載體檔案。此外，在檔案內容方面關于廠務公開、商業秘密、知識產權、合同、傾銷反傾銷、企業法律事務以及信用方面的檔案材料對于企業的發展來說都是非常重要的。但是，檔案部門卻沒能緊跟企業改革發展的步伐，沒能熟悉和了解企業相關業務，缺乏有力的措施，在收集時不注重對入室檔案材料的鑒定和篩選，導致入室的檔案質量不高。并且，還是繼續沿用以前的收集范圍來收集材料，沒能根據企業活動范圍而擴大收集范圍，導致一些非常重要的檔案沒能及時歸檔，嚴重影響了檔案館藏的完整性。

缺少相應的制度與管理機制，沒有把歸檔工作納入部門管理流程和崗位職責，或者有些企業雖然制定了相應的管理機制，但歸檔管控考核體系不健全，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于“你交什么，我就歸什么”的被動狀態。有些企業存在歸檔制度落實不到位、歸檔范圍修訂不及時、指向不具體及操作性不強的問題。

5.檔案硬件設施簡陋，保管環境較差

企業是以經濟利益為目的的，企業的資金投入都是經過一定的分析調查和風險評估后才決定的。但現階段很多企業由于企業決策者的檔案意識比較薄弱，沒有意識到檔案資源對于企業經濟建設的重要性，從而忽視了對檔案資源建設的投入，特別是檔案硬件設備設施的投入。目前，還有較多企業的檔案室比較簡陋，特別是一些小企業，沒有配備相應的檔案保管設備設施，就算配備這些設備設施的企業往往會從運作成本上考慮而不去使用，使這些設備設施成為擺設。還有些小企業甚至連專門的檔案室都沒有，企業所有的檔案都零散分放在各個科室的資料柜中，硬件設施的老化與損壞不利于檔案的完好保存。在當今檔案管理數字化與信息化的大環境下，由于計算機等電子設備管理的不完善，造成檔案資料的損害，不僅影響企業檔案的數字化進程，還會使企業失去一筆巨大的無形資產，從而阻礙企業的發展。

6.館藏資源建設厚此薄彼，存在盲點

如果把企業比作一座大廈，企業員工就是構成這座大廈的基石，員工對于企業的生死存亡至關重要。但是，目前企業館藏檔案資源中主要還是以企業生產經營類、企業管理類檔案為主，涉及員工的檔案卻不多，特別是員工的民生檔案，如員工的業績檔案、健康檔案等。很多企業沒有注意職工的建檔問題，或是有職工檔案但是不完整，平時不注重對職工檔案的收集，職工的檔案內容沒有隨著其實際情況的變化而更新，如職工的職位變化、家庭情況、福利待遇變化等，導致有些職工的檔案與其現實情況不符。員工檔案對于員工的職位晉升、工傷鑒定、核算工齡、住房公積金的核算等至關重要。如果企業員工沒有相關的憑證材料，就不能在就業、社保、退休等方面享受優惠待遇，就不能維護自身利益。

二、企業檔案館藏資源建設的一些措施

1.加大宣傳，增強檔案館藏資源建設意識

企業是一個獨立自主、自負盈虧的社會組織，其最終目的就是獲取經濟效益最大化。因此，可以從企業檔案對企業生產、經營和管理方面的重要性來宣傳檔案資源建設的意義，讓企業從檔案資源建設中看到經濟效益和社會效益，從而提高企業人員的檔案館藏資源建設意識。除此之外，加大宣傳的方法還有很多，如領導的重視，在開會的時候經常強調；定期或不定期舉行檔案培訓或座談會；開辦檔案展覽；制作檔案宣傳畫冊；編研檔案利用實例，可以通過實例來宣傳檔案資源建設的重要性；把檔案工作納入企業的發展規劃與相關領導的崗位責任之中，從領導層開始自上而下關注檔案建設。

2.堅持依法治檔，完善檔案管理制度

加大對《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案工作規范》《企業檔案管理規定》等檔案法律法規宣傳，加強普法教育，堅持依法治檔，貫徹落實檔案法律法規，讓檔案工作有法可依，有章可循。除此之外，企業還應依照檔案法律法規，并結合本企業的實際情況制定檔案工作細則，如檔案收集制度、檔案管理制度，檔案借閱制度、檔案庫房管理規范等。根據工作需要建立各部門緊密配合的工作機制，保證材料收集流暢、有序。建立相關部門檔案人員責任制，把檔案工作落實到各個部門，責任到個人，加強考核機制。

3.企業檔案管理人才培養與知識更新

現代企業的競爭也是人才的競爭，企業檔案資源建設離不開優秀的檔案管理人員。與其他專業相比，檔案專業人才相對比較短缺，很多企業面臨著“引進來，留不住”人才的局面。企業可以通過培養人才與吸引人才雙管齊下的方式，在傳統管理基礎上，加大對檔案管理人才的培養，拓寬檔案人才成長通道，建立日趨完善的檔案專業人才隊伍。通過對內組織富有挑戰性的工作來鍛煉和培養業務骨干，通過對外合作來培養新型專業人才，組織內外業務交流、業務考察、學術報告及參加重要學術會議來開闊專業人員的視野，全面提升檔案人才隊伍專業技能，打造一支專業人才隊伍，為企業的檔案資源建設提供人才儲備。在企業現代化過程中出現了很多檔案人員不熟悉、不了解的內容，特別是各類有關計算機方面的信息技術，如信息管理系統、CAD技術、網絡技術和最新的檔案管理知識。想要做到企業檔案資源及時、有效歸檔，檔案工作者必須對這些新事物有所了解和掌握，才能把握各檔案材料之間的有機聯系，把各類檔案材料及時、有效歸檔。因此，企業應重視對檔案管理人員的培訓及知識更新，學習各種新技術、新觀念。同時，檔案人員也應該主動加強自身的修養，積極參與企業的信息化建設，與企業共同成長，努力使檔案的數字化與企業的信息化有機結合，同步發展。檔案管理人員不僅僅是檔案載體的守護者，還應順應時代的發展，努力成為檔案信息的挖掘者，歷史記憶的守護者，企業文化的宣傳者。

4.加大收集力度，擴大收集范圍

企業檔案館藏資源建設是企業基礎性管理工作，檔案收集是館藏資源建設源頭，是豐富館藏資源的主要方式。首先，企業應制定完善的檔案收集歸檔制度，明確歸檔范圍。有完善的制度與操作細則作為指導，各部門才能更好地把收集工作落實到位；其次，在收集時要注意所收集檔案材料的質量，即個體質量和整體質量。個體質量是指每份文件材料內容有效、完整，外在形式完好，整體質量是指整個館藏的結構優化。檔案的館藏結構按照內容可以分為文書檔案、科技檔案和人事檔案，按照檔案載體可以分為紙質檔案、電子檔案、聲像檔案和實物檔案等。優化館藏結構需要企業文書部門、檔案部門和信息部門加強協調合作，將收集工作放到企業的日常工作中，改變原來交什么就收什么的收集方式，變被動為主動，確保收集到的材料都是有價值的。檔案部門要時刻關注企業的動態，將收集工作提前介入各項活動中，做到及時歸檔，保證材料的完整性、多樣性。

5.完善檔案硬件設備設施建設，創建良好的保管環境

檔案的長期保管離不開良好的保管環境，檔案的硬件設備設施建設也是檔案資源建設的重要方面。各種檔案硬件設備設施的安裝、運行是否經濟、實用，既關系到企業檔案資源的長期有效保存又關系到企業的經營成本。檔案的硬件設備設施應包括最基本的密集柜、計算機、掃描儀、打印機和裁紙刀等，還包括檔案管理系統等軟件。為保障檔案的安全，還需要做到檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室“三室分開”，做到專室專用，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全防范體系。除此之外，檔案庫房要做到溫濕度適宜、整潔干凈，要做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害和無雜物等。總之，要為企業檔案創造一個良好、安全的保管環境。

6.放長眼光，拓展檔案資源建設新視角

隨著企業的不斷發展前進，企業的檔案資源建設也應該不斷拓寬角度，從企業發展的全局角度來建設企業檔案資源。企業員工是構成企業整體的重要組成部分，但目前企業的檔案資源建設還是以企業生產經營檔案為主，對涉及員工個人生產、生活狀態的企業民生檔案卻鮮有關注，如員工的業績檔案、房產檔案、教育檔案、社保檔案、收支檔案和健康檔案等，從員工角度看，企業民生檔案在維護企業員工合法權益上起著至關重要的作用。企業應加強這方面檔案的收集，切實為員工的實際利益著想，在員工需要幫助時能夠提供有效的證據為員工的利益服務，只有員工利益得到維護，員工才能更加積極地促進企業的發展建設，增強了企業員工的歸屬感。從企業的角度看，企業能夠通過這些檔案更全面地了解員工，在企業的選人、用人與人才選拔上提供重要依據，對員工、對企業來說是一種雙贏的局面。

三、結束語

企業館藏資源建設的最終目標是要企業檔案信息服務于企業的生產經營活動，創造經濟利益。企業應轉變檔案管理思想，將傳統檔案管理思想向數字化管理升級轉型，在材料歸檔的時候就展開前端把控，確保歸檔質量，建成檔案館藏豐富、種類齊全及清晰有序，并能夠反映企業發展過程的檔案資源庫。通過各種現代化手段對企業檔案館藏資源實行數字化建設，加強檔案館藏資源的開發利用，深層次挖掘檔案信息，利用檔案信息洞察市場走向，明確企業發展路線，打造特色品牌，塑造企業形象，宣傳企業文化。

參考文獻：

[1]陳一彪.大數據環境下企業檔案管理探討[J].城建檔案，2019（10）：73-74.

[2]李春燕.論企業檔案管理規范化的實現[J].科技資訊，2020（5）：89-91.

[3]王莉莉.淺談企業檔案管理現狀及建議[J].蘭臺內外，2018（13），53.

[4]吳 薇.現代企業制度下企業檔案管理研究[J].蘭臺內外，2021（19）：25-27.

[5]張 寧.新時代背景下企業檔案資源建設探討[J].機電兵船檔案，2022（6）：36-38.

[6]張 偉.新時代背景下企業檔案資源建設探析[J].黑龍江檔案，2021（1）：130-131.

[7]呂海民.新時代企業檔案資源建設的問題與對策研究[J].蘭臺內外，2022（26）：49-51.

[8]王明壽.基于企業資源理論的企業檔案工作思考[J].檔案，2015（1）：57-60.

[9]莊 茜.試論檔案數字化工程建設的若干問題[J].陜西檔案，2023（4）：39-40.

（作者單位：柳州市工人醫院）

作者簡介：羅利娟（1989—），女，漢族，廣西柳州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。