精神病專科醫院檔案管理的主要特點與工作建議

摘 要：通過檢索國內外精神病專科醫院近年來檔案管理方面的相關文獻，并結合精神病專科醫院自身的實際工作情況，探討了精神病專科醫院檔案管理工作的主要特點，并提出相關的工作建議。精神病專科醫院檔案管理工作的主要特點表現在載體形式的多元化、數量與類別的增多化、溯源與內涵的豐富化、管理模式上的創新化、社會工作需求的突出化等方面。未來，精神病專科醫院檔案管理工作的開展將呈現積極上升的勢態，會逐步受到精神病專科醫院甚至全社會的需要與普及。

關鍵詞：精神病專科醫院；檔案管理；特點；分析；建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

精神病專科醫院檔案主要是指在臨床收治精神疾病患者過程中形成的記錄醫療思維、方法的各類醫療文書、數據資料和信息資料，能真實、客觀反映醫院的發展進程，為醫院決策、發展和醫務人員從事醫療救治、科研教學、技術交流提供信息支撐，是醫院寶貴的物質和精神財富。醫院檔案對臨床診療工作必不可少，是國家政策的需要，也是醫療法規的需要。因此，對精神病專科醫院檔案展開合理、有效的管理顯得尤為重要。另外，隨著醫學檔案數量的增加和廣度的加深，加之社會工作中的具體要求增多，讓醫學檔案實施中的日常管理工作顯得細碎化，具體包括收集、分類、鑒別、整理、統計、分析、歸納、檢索等八大項。要圓滿完成這八項檔案管理工作任務，需要完善的設備設施、現代化的技術和軟件工具。本文專門針對精神病專科醫院檔案管理實施中的相關工作展開分析，歸納、總結將來的發展方向及前景等方面，并提出相關針對性的工作建議。

一、精神病專科醫院檔案的特點分析

1.載體形式多樣化

隨著信息技術的發展，精神病專科醫院的檔案形式呈現多樣化，包括傳統的紙質檔案、縮微醫學檔案、視聽醫學檔案等。但鑒于檔案管理的自身特點，紙質檔案仍然是當前檔案的主要載體形式。多樣式的檔案載體為檔案的查找、存儲、傳輸和使用提供了極大的便利。

2.種類與數量增加化

現階段，社會快速發展，各類精神疾病的發生與人們的身體健康息息相關，越來越受到社會的廣泛關注。一方面，精神病專科醫院檔案數量和種類正在迅速增加，醫院檔案管理工作者的工作量和負擔也隨之增加，會嚴重影響工作效率；另一方面，隨著工作量的增加，工作內容也變得更加瑣碎，工作范圍也在逐漸擴大。

3.溯源與內涵豐富化

隨著社會的進步和工作壓力的增加，精神病的發病率日益增高，心理疾病的治療離不開精神病專科醫院的正規診治。服務對象的特點要求精神病專科醫院在診療服務中更應具有人文與關愛，能體現科學與社會、經濟的關系，其檔案體現出專業跨越性廣、時間跨度長、綜合性強等特點，內容更加復雜。精神疾病診療服務需求的擴大進一步對醫療供給、就醫體驗等提出了更高要求，推動了醫療服務體系的完善，也使精神科專科醫院檔案內容日趨豐富，可多元化追溯。

4.管理模式創新化

精神病醫院檔案管理工作是逐步完善、逐步提升、逐步改進的過程。傳統檔案資料的管理采取分門別類、人工入檔、按序排列、按需查找的方法，需要專人管理，其漏洞和不足之處隨著檔案資料的日益增多而逐漸淘汰。然后，發展為人工結合電腦管理，省去了很多管理細節，但仍存在人工干預而出現的不良問題。現階段，出現了電子系統管理的方法，從紙質化向電子化轉變，相關管理人員輸入信息文字，快速完成存檔、轉檔、提取及閱讀等環節，做到隨查隨用，大幅提高了工作效率，提升了工作質量。

5.社會需求擴大化

精神病專科醫院檔案信息與精神病患者的治療、康復和生活息息相關，社會對精神衛生醫務工作者提出了更高的要求。隨著人們生活節奏的加快、對幸福生活的追求以及社會網絡信息化的高速發展，對檔案管理提出了更高的要求。精神病醫院檔案管理八項工作任務體現了醫院整體管理水平的高低，要求工作更加細致和創新，最終不斷推進醫學檔案特別是精神病醫院檔案管理的全面改革。

二、精神病醫院檔案管理未來發展方向展望

1.檔案管理一體化發展

精神病醫院檔案管理著手于檔案的創建，應用系統化管理模式完善相關檔案管理工作制度和方法，按規定的程序有效避免無序和隨意性差錯。在檔案資料的創建、分類、歸檔、使用及銷毀等方面，制定詳細的管理制度，建立專業檔案管理機構，配備精神科檔案管理專業從業人員，開展綜合管理工作，并實現一體化管理。

2.檔案管理模式多元化發展

雖然信息技術在各個領域得到廣泛應用，但多數精神病醫院檔案管理仍是以紙質檔案管理為主電子檔案為輔。檔案管理從業人員已經習慣于紙質檔案的使用和管理，但在信息技術的沖擊下，變更在所難免。隨著電子化社會發展趨勢已成定勢以及醫院管理者對檔案管理的重視，電子檔案和紙質檔案并存的局面將會長期存在。多功能開放媒體的使用將會使檔案管理呈現多元化。與紙質文檔相比較，電子檔案在存儲、傳輸和便攜性方面更具優勢。因此，檔案管理全面電子化發展已成為未來檔案管理工作的必然發展趨勢。

3.檔案工具網絡化和數字化發展

利用網絡的優勢，檔案使用部門可以通過在線終端實現檔案數據在時間、空間和地域上的廣泛利用。未來，精神病醫院檔案管理人員將充分利用互聯網和信息技術，通過互聯網和數字化手段收集各種檔案信息資源，包括音視頻、縮微品和數字檔案等。充分開發在線終端服務體系，建立涵蓋檔案編撰、信息應用、檢索等多種功能集成一體的服務系統，發揮檔案信息利用的最大化，滿足使用部門和個人對信息的需求。

4.檔案服務社會化與公眾化發展

檔案管理最終是為社會大眾提供服務。當今社會人們對精神病醫院檔案的需求不再是單一的醫療信息資料，更多的是能獲得綜合信息，要求精神病醫院檔案的服務必然朝著社會化、公眾化的方向發展，滿足大眾的需求。精神病醫院檔案管理要強化檔案資料的利用，充分利用各種檢索工具提升信息化水平，并切實為群眾提供便利。因此，今后檔案的借閱將會更加方便，如通過醫院的網站、某信公眾號、各個公共借閱點都可以查詢到相關信息。

三、合理化建議

1.改進檔案收集模式，不斷豐富室藏

精神病醫院的檔案管理工作必須不斷完善和更新檔案收集模式，發揮信息資源的作用。大力推廣電子文檔歸檔管理，不僅可以豐富檔案館藏，還可以作為建設醫院文檔網絡查詢中心、保障電子文檔安全、實現文檔網上查詢、共享歸檔資源及實現醫院信息化管理現代化的基礎。充分利用信息技術，加快信息檢索，還可以建立數據庫，全面、細化地記錄檔案資料，確保檔案資料的完整性，方便檔案信息的查閱，提高檔案工作效率，實現醫院檔案管理的細致化、規范化和現代化。此外，醫院病案管理者通過對醫院各級各類工作人員的宣教，增強他們對檔案管理重要性和必要性的認識，摒棄傳統粗放式管理觀念，適應新形勢下的檔案管理模式，提高檔案管理效率，為發揮檔案管理的社會效益奠定基礎。

2.完善檔案管理制度，提升工作質量

建立和完善檔案管理規章制度，形成科學的管理體系是提高檔案管理工作質量的關鍵。檔案管理的有效性直接影響醫院信息管理的高效性和醫院運作的有序性。因此，迫切需要建立科學、系統的檔案管理制度，以確保檔案管理工作能夠順利展開。首先，建立檔案管理工作制度應當充分考慮醫院的自身情況和發展背景，尤其精神病專科醫院在制定檔案管理制度時要充分考慮醫院的特殊性，包括醫院規模、業務特點、信息管理需求等方面，只有在考慮到這些因素的基礎上，才能建立與醫院發展相對應、切實可行的檔案管理制度；其次，檔案管理制度要與時俱進。隨著科學技術的飛速發展，檔案管理手段也在不斷更新。因此，需要保持對新技術、新方法的敏感性，不斷更新檔案管理的理念和實踐。包括數字化檔案管理、智能化檢索系統等先進技術的引入。為了更好地推動檔案管理工作，建議在醫院內部設立專門的檔案管理部門及檔案管理小組網絡，并由專職檔案管理人員組成，明確職能和責任。充分發揮專業人員的專業優勢，更好地協調醫院不同部門之間的各種檔案，實現統一管理、統一評價，以適應醫療業務的發展， 確保檔案管理真正在醫療過程中發揮重要作用。

3.完善檔案管理人員考核制度，提高服務能力

加強檔案管理人員的考核評價，促進管理水平的提升，保障高水平隊伍建設。一方面，要完善檔案管理人員的考評制度，以評估檔案工作人員在檔案管理方面的能力和表現。主要考核內容包括：文件分類、檢索能力、信息保密意識等方面，確保檔案管理人員具備全面的專業技能；另一方面，可以將檔案管理人員的工作待遇與其工作能力相掛鉤，通過提供更好的薪酬、福利和職業發展機會，使他們自覺自愿地提高專業水平，促進檔案管理工作整體質量的提高。綜合而言，通過建立全面的檔案管理人員考核制度，并將其與能力提升和工作待遇掛鉤，充分調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性，可以有效提高檔案管理人員的專業水平和服務能力，也能夠吸引更多優秀的專業人才加入檔案管理隊伍，從而更好地提高精神病專科醫院檔案管理水平。

4.充分發揮醫院檔案室的作用，提高利用效率

傳統檔案管理方法在精神病專科醫院中并未取得理想的效果，其管理方式相對單一，難以適應檔案管理工作的特殊性。為改變這一局面，需要轉變管理方式，提高檔案資料的利用效率，發揮檔案資料在醫院決策、環節執行中的作用，全面提高醫院經濟效益和社會效益。檔案管理人員要在醫院決策過程中發揮重要作用，通過在重大決策中做好文件材料整理工作，提供翔實的歷史數據和相關文件，為醫院決策提供有力支持。尤其是在需要高度重視開發利用檔案資源的情況下，檔案室的作用更為顯著，為醫院決策提供科學依據，確保決策的全面性和準確性。此外，檔案管理人員還應充分利用醫院檔案資源，為醫療工作和管理工作提供依據。檔案資源不僅是歷史的積累，還是未來發展的基石。通過精心整理和管理檔案，可以為醫院的各項工作提供有效支持，包括醫療衛生體制改革、醫院建設發展以及提升醫療護理質量等方面。檔案的價值只有在不斷開發和利用中才會凸顯，檔案信息的充分利用將使醫院的管理更具智能化和信息化，為醫院的可持續發展和現代化建設注入新的活力。

5.加強對檔案管理人才的培養，提高綜合水平

檔案管理人員的素質直接影響檔案管理工作的水平。因此，提高檔案管理人員的專業水平和職業素養十分重要。組織人事部門應當高度重視檔案管理人員的培養，將其納入醫院整體人才培養規劃，鼓勵他們積極參加檔案管理領域的業務培訓、繼續教育及學習進修等，不斷更新檔案管理人員的專業知識，提高其綜合業務水平。一方面，對人員聘用而言，用人單位除了定期招聘檔案專業的畢業生外，還需要重點加強現有專業人員的工作責任感和專業技能的培訓，讓檔案專業工作人員具備專業精神、敬業精神和奉獻精神；另一方面，要不斷提高原有檔案管理人員的技能，需注重專業業務技術的培養，為他們提供學習資源和培訓機會，如計算機使用技術、軟件編程技術和統計分析技術等，讓現有的檔案管理人員能全面掌握上述的檔案管理技術，并注意及時學習新技術，做好知識的更替，確保他們能夠緊跟檔案管理領域的最新發展，提高服務的前瞻性和專業性。

四、結論

隨著檔案管理在精神病醫院管理中地位的提升以及信息網絡技術的快速發展，檔案管理將會趨向于管理一體化、網絡數字化、服務多元化和使用公開化。在新的形勢下，醫院檔案管理面臨著機遇和挑戰，需要充分認識其重要性，不斷研究適應高質量發展背景下醫院檔案管理工作的方式和方法，以推動醫院檔案管理的快速、高效開展，為醫療、教學、科研、管理等各項工作發揮更大的作用。

總體而言，精神病專科醫院檔案管理工作需要不斷創新和適應時代潮流。只有充分認識檔案管理工作的戰略地位，結合新的科技手段和管理理念，才能更好地滿足醫院各項工作的需求，為醫學事業的發展提供有力支持，為醫院實現高質量發展提供充足動力。

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（作者單位：南通市第四人民醫院）

基金項目：2023年度南通市衛健委指令性課題? 項目編號：QN2023038；2023年度南通市自然科學基金和社會民生科技計劃（指導性）項目 項目編號：MSZ2023042。

作者簡介：葛君（1988—），女，漢族，江蘇南通人，碩士，館員，研究方向：醫院管理、衛生管理、檔案管理。