民政檔案的價值及信息化管理措施研究

摘 要：“物質文明和精神文明相協調”是中國式現代化的重要特色。推進新時代民政工作完成中國式現代化的使命任務，必然要把民政文化建設擺在重要位置。檔案和文獻資料是人類文明形成、發展、傳承的重要載體，做好民政檔案資料管理工作，記錄好民政工作歷史，服務好民政文化建設有著重要的意義。文章針對民政檔案的價值及信息化管理相關內容展開具體論述，并提出檔案信息化管理優化的策略。

關鍵詞：民政檔案；價值；信息化管理

中圖分類號：G270.7;D630.1 文獻標識碼：A

新時代，為了提高民政檔案資料的利用價值，助力民政工作的高質量開展，引入信息化技術，提高信息化管理水平，能夠獲得積極的成效。在當前的民政檔案管理工作中還存在著一定的問題，未能充分發揮信息技術的應用價值，檔案資源的收集、管理以及利用水平還有待提高，應該積極推進檔案信息化建設工作，提高民政檔案的管理水平。

一、民政檔案的價值

民政檔案記錄著民政局的歷史與發展，有著不同的類型，如婚姻檔案和社救檔案等。民政檔案實用性很強，且檔案的使用時效長，是民政局分配資源的重要依據，能夠助力民政工作高質量開展。此外，民政檔案也是社會主義優越性的生活例證。例如，社救檔案。做好民政檔案管理，能夠更好地推動社會管理與服務。民政檔案管理工作的開展，應該做好以下工作：（1）依法治檔。為保障民政檔案管理工作高質量落實，必須嚴格遵循法律法規的要求，實現依法治檔，進一步提高檔案治理效能，推動民政檔案管理現代化。加強對《檔案法》和相關規章制度的研究，不斷提高檔案信息化建設的水平，促使檔案管理工作規范化和標準化發展。（2）優化檔案利用服務。在檔案管理工作中，必須認真履行職責，提高檔案管理的水平。在數字民政時代背景下，民政檔案管理工作的開展，必須注重檔案服務模式的創新，探索“互聯網+民政檔案”，通過信息技術的應用，提高檔案管理的水平。民政檔案管理工作的開展，必須強化為民服務的意識，不斷提高檔案管理的水平，助力民政服務的高質量發展。積極完善檔案管理制度，規范化推進各項基礎業務。（3）提高檔案信息化建設水平。民政檔案管理工作與科技結合，實現信息化管理是重要的發展趨勢。在實踐中，應該注重加強信息化建設，引入更多的信息技術，支持各項工作高質量開展。為了能夠提高民政檔案管理的水平，應該積極確立信息化思路，適應檔案管理新常態，不斷優化、完善民政檔案管理工作。檔案管理工作人員必須充分認識到檔案管理工作的重要性。民政檔案管理是民政部門的重要基礎工作，同時也是國家檔案事業的重要組成部分。在民政檔案管理工作中，必須遵循相應的法律法規，采取科學、合理的檔案管理手段，對民政工作中產生的各類不同載體的文件、材料做到及時收集、立卷歸檔、統計保管等。通過檔案的收集，不斷積累民政工作經驗，進一步深化民政工作改革，全面提升民政工作的質量。民政工作的特點決定了民政工作部門產生的檔案類型多、數量大、專業性強，在檔案管理方面更加復雜，并且部分檔案還需要直接為社會提供服務。因此，必須注重加強檔案管理工作建設，不斷提高檔案管理工作的水平。

二、民政檔案信息化管理存在的問題

在數字民政視角下，應該注重民政檔案的數字化加工，支持民政檔案信息化管理高質量開展。從當前的檔案資料管理來看，民政檔案管理工作還有待提高，存在著以下問題：

1.檔案歸檔治理能力不足

實現檔案資源的信息化管理，離不開數據信息的支持。將不同業務類別和不同存在形態的檔案資料，根據相應的標準，開展數字化加工，并做好整理歸檔，助力民政工作的高質量發展。部分民政業務部門和檔案部門的配合度不高，形成的民政檔案管理體系難以實現業務的有效銜接，進而出現各類問題，如歸檔不全和歸檔不到位的問題，難以保證檔案資源的完整性和可利用性。

2.檔案管理效用低

由于民政工作的業務范圍比較廣，且業務內容動態變化產生的檔案資料比較多且瑣碎，給檔案管理工作的開展帶來挑戰。在原來的檔案管理模式下，檔案部門應該在民政業務活動開展后，收集歸檔產生的檔案資料，存在著一定的滯后性，使得檔案歸檔管理的時效性不高，難以達到管理的要求。

3.檔案資源開發利用水平不高

由于缺少暢通的資料收集渠道，使得部分檔案資源開發利用不足，難以達到不斷提高的檔案資源管理要求。此外，部分檔案管理主體缺少檔案服務意識，缺乏檔案服務的主動性。對群眾的檔案文化需求了解不足，無法從群眾的需求出發提供精準化服務，導致檔案資源的利用率不高。

三、民政檔案信息化管理的優化策略

1.做好檔案數字化加工工作

民政檔案信息化管理必須注重前期的數字化加工，全面整理原來的紙質資料，生成數字化檔案，錄入數據庫內，為檔案信息化管理提供支持。同時，滿足民政服務的檔案需求。這需要根據民政檔案管理工作的實際情況，制定科學、合理的數字化加工方案，明確相應部門的管理職責和具體任務，交代給專門的人員負責。對參與檔案數字化加工的工作人員也需要開展相應的業務培訓，使其能夠掌握相關的知識和技能，積極參與檔案數字化管理工作，做好數字化加工工作，保證檔案的質量。為了能夠強化民政檔案管理工作，還需要做好相應的質量管理，由專門的人員負責全面驗收檢查數字化加工的質量，及時發現檔案存在的問題，做好相應的調整。檔案數字化加工是一項非常龐大的工作，涉及的部門和內容很多，必須做好科學、合理的規劃。通過全面、細致的管理，切實保障檔案資源得到有效利用。

2.提高民政檔案整理水平

為了保證檔案資源得到高效的利用，檔案管理部門必須嚴格做好各項管理工作，尤其是民政檔案歸檔。對于民政政務紙質文件和電子文件，應該做到真實、完整且內容可用。檔案管理部門需要和相關業務部門做好有效的對接合作，掌握各類業務開展的記錄。對于產生的檔案資源，應該根據歸檔的標準和規范做好相應的處理，保證內容的完整性和真實性，確保政務業務流程和檔案管理的要求保持一致，方便檔案管理部門獲得相應的檔案記錄以及各類數據信息，保證檔案工作開展的質量，更好地為業務開展提供支持。構建完善的部門數據流通機制，促使檔案資源能夠有效流通和高效共享。加強和信息部門的合作，推廣應用各類信息技術，助力檔案收集、整理和利用等業務的開展，進一步提高檔案管理的水平。結合檔案管理工作的特點，將檔案管理規則嵌入到業務系統內，充分發揮技術應用價值，進一步提高檔案管理的水平，實現檔案管理自動化和智能化。需要注意的是，應該進一步提高固化保存、關聯整理、歸檔對接等工作的質量，促使檔案資源得到有效的保護和利用。為了進一步提高檔案歸檔文件治理效能，需要注重民政檔案管理，合理利用信息技術的優勢，全面提高檔案信息化管理的水平，發揮檔案的利用價值，促進社會治理水平得到提高。根據民政檔案信息化管理的特點，應該對檔案歸檔整理工作進一步優化，使工作流程得到改進，適應當前的信息化管理模式，提高檔案工作的水平。通過檔案工作的全面優化，實現對檔案信息的有效管理和高效利用，助力民政服務的有效開展。在檔案保管方面，必須做到科學化管理，系統排列、分類明確、存放有序，保證檔案資源可查，并有章可循。這需要做好檔案管理工作人員的培訓，使其能夠掌握相關的管理規章制度和具體要求，做好每一項管理工作。對于各處室（局）的專業專門檔案，需要做到統一管理，分室保管檔案。各部門需要結合自身的實際情況，對于業務中產生的各類檔案做好立卷歸檔工作。根據檔案的類型和管理要求做好相應的處理，并需要按照各自的檔案管理辦法和規定，編制檔案目錄和檢索工具，實現對檔案資源的科學化管理。不同的檔案在處理時采用的方法會有所不同，需要做到針對性的整理。例如，對于會計檔案應該按照會計檔案管理辦法展開相應整理，立卷之后送到綜合檔案室保管。

3. 加強信息化建設

民政檔案信息化管理工作的開展離不開信息技術的支持，在推進民政檔案信息化建設中，必須注重信息化基礎設施的建設。根據“互聯網+民政”的管理模式，圍繞民政工作的特點和檔案管理工作的要求，做好相應的分析，按照線上檔案資源實時收集和有效整理的基本要求，加強對檔案信息化的建設。根據檔案信息化管理的需求，配套相應的軟硬件設備設施。例如，在檔案管理場所，需要配套監控系統、保密系統、安防系統，加強對檔案信息的安全管理。根據檔案數字化加工和檔案收集、整理等工作的實際需求，配套相應的數字化基礎設備設施，如掃描儀，實現對檔案信息的有效整理，確保能夠高效利用檔案信息。由于民政檔案業務比較繁雜，涉及婚姻、養老、兒童福利等，有著很強的民生性特點，都是群眾最現實、最關切的民生需求。為了能夠更好地提升民政服務的質量，需要積極完善民政服務體系的建設。在檔案管理方面，應該與民政業務系統有效對接，有效收集和整理各類檔案數據，保證數據信息能夠被高效利用。除此之外，還應該積極引入大數據技術，構建完善的綜合業務框架，通過搭建綜合數據庫的方式，實現對各類業務數據的有效匯聚和高效共享。利用大數據技術，深度挖掘檔案資源的利用價值，進一步提高檔案資源的利用水平，助力檔案管理工作高效開展。

4.提高精準化民政檔案服務

民政檔案資源的合理利用能夠更好地提升民政服務的質量，需要注重檔案的管理。日常的管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的服務意識，提升檔案管理工作的開展質量，并立足于民政檔案管理工作實際，探索新的管理辦法和手段，進一步提高檔案的利用水平，助力社會的發展。根據檔案使用者的多樣化需求，提供多元化服務。

首先，需要做好檔案資源開發利用系統的建設工作。在當前的檔案信息化管理系統中，應該結合檔案資源利用的實際需求，開展檔案利用系統模塊的開發。通過提高民政檔案資源檢索的能力和水平，助力民政檔案管理工作的高效開展。使用者可以通過系統及時獲取相應的檔案數據信息，助力民政服務工作的開展。需要注意的是，為了能夠保障檔案資源的安全性，需要做好系統的權限設置，保證相關人員依照權限訪問系統，避免出現檔案信息安全問題。

其次，應該提供咨詢服務，進一步提高民政檔案管理服務的水平。例如，提供政策類檔案，助力群眾更好地了解民生政策。結合這一需求，在開展檔案信息化建設時，需要立足于群眾的角度，開發檔案信息查詢模塊，滿足民眾查詢檔案的需求，通過簡化檔案的查詢方式，科學、合理地設置檔案查詢引導模塊，助力使用者能夠更加便捷地查詢相應信息。同時，還應貫徹人性化、智能化的管理理念，通過使用者注冊賬號的方式，結合以往的檢索記錄，為其提供更加精準的民政檔案服務。

最后，還需要提供開發性服務。結合檔案使用者的需求，優化服務，有效處理檔案信息，為相關主體提供更好的檔案產品和信息服務。需要注意的是，應該面向不同的使用主體，加強對民政檔案管理的研究，不斷優化檔案服務，進一步提升檔案服務的質量。

5.做好檔案人員隊伍建設

新時期，民政檔案管理工作的開展必須注重信息化建設，不斷提高信息化管理的水平，適應時代的發展變化。在推動信息化建設方面，應該注重檔案管理人員的信息化能力建設，使其可以掌握相應的知識與技術，能夠將現代化技術與民政檔案管理對接，充分利用網絡技術、信息技術、數字化技術等完成民政檔案管理工作。檔案管理工作人員應該樹立學習意識，努力成為理念新、技術強的新型檔案管理人才，達到民政檔案管理的需求。與此同時，還需要構建完善的人員培訓機制，加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高人員的業務水平，以適應工作的新發展、新變化。對檔案管理工作的開展質量展開全面評估，提出優化與改進的措施，并將評估的結果與個人利益掛鉤，加強人員的重視度，進一步提高檔案管理的水平。在日常的業務工作中，工作人員需要嚴格按照檔案信息化管理的流程和規定，加強對每一個細節和要點的控制，全面提高檔案管理的水平，保障相關業務的有效開展。圍繞檔案收集、整理、存儲等多方面采取相應的管理措施，保障各項工作能夠高質量開展。

四、結語

綜上所述，民政檔案資源的合理利用，有助于提高民政工作的質量與效率。在檔案管理中采用信息化管理模式，做好檔案資源的全面管理，能夠提升檔案資源的利用水平。未來，信息技術水平不斷提高，還可以為檔案資源管理提供更多的支持與保障。

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（作者單位：山東省菏澤市鄆城縣民政局）

作者簡介：杜鵑（1986—），女，漢族，山東菏澤人，大專，中級，研究方向：檔案管理。