精細化管理在高校科研管理中的實踐與模式探析

文/中山大學中山醫學院 汪夕芳

高校作為教師與學者的共同體，即“學術共同體”，不同于一般的行政單位和社會組織，應回歸大學本質，以學術為目的，通過傳播知識，培養優秀人才。大學的行政機構是根據發展需要逐漸演變而成的，是學術共同體必不可少的一部分，其屬性是從屬于學術的[1]。雖然習慣稱大學行政部門為黨政管理機構，但是就如中山大學一貫倡導的管理理念“管理就是服務”一般，要寓管理于服務之中，每個行政管理人員都要樹立服務觀念，秉持服務的工作態度，要“入于心、見于行”。科研管理作為行政機構職能的一部分，也應根據其自身職責特性實現科研事務服務的本能。

一、科研項目與科研管理事務雙向增長，要求科研管理服務效能提高

在我國科研體系中，高校承擔著頗多的基礎科研項目，并為我國科研工作領域培養了大量人才。以國家自然科學基金（以下簡稱“國自然”）資助體系為例，作為國家級科研經費的重要來源，此類項目在各類科研經費來源中占主要地位并具有重要的虹吸效應。以2019年國自然申報立項為例，高等院校立項數為13352，占全國各類立項項目數的70.2%[2]。隨著高校教師及專職科研人員隊伍的壯大、科研項目數量及類型的增多、科研經費的大幅增長，以及各類科研機構的建成等，導致科研管理的工作量日漸加大。但大學各學院的科研管理隊伍人員（以下簡稱“科管人員”）數量基本固定，處理的工作容量日益飽和。如何在高強度的辦公室業務工作中，實現各類科管事務的有序進行，著實考驗科管人員的工作能力。為使教師及科研人員能有更多精力投入科研和教學，完成大學的育人使命，切實替其分擔煩瑣的科研事務成為科管人員應盡的工作職能，同時也是自身管理工作提速增效的重要內容。

二、精細化科研管理具體實踐與模式探析

現代管理學認為，科學化管理有三個層次，即規范化、精細化和個性化。筆者摸索實踐的方法是兼顧這三點的、以精細化為統攬促進整體服務質量與效能的提升。如何在精細化基礎上，實現規范化和個性化是基于平時對科研管理相關制度的理解掌握以及各種點滴經驗的匯聚與積累。結合科管方面的業務實踐，文章總結了工作中切實惠顧到教師的相關舉措，即注重工作方式創新、變被動管理為主動服務、三“多”一“少”提效能等，具體實踐包括以下幾個方面。

（一）工作線前移，“多”做模板與指引，并做到個性化引導。在項目申報等日常管理業務工作中，注意觀察、統計出現問題較多的方面，提前整理并填寫模板或指引供老師參考。比如，在國自然申報中，基于申報系統的改進，出現致命的形式審查問題已經很少了。科管人員對申報書的檢查工作，更多的是希望通過修正申報書的細節或表述欠妥之處，幫助教師提交形式規范、要點突出、便于評審專家審閱的高質量申報書。這就要求科管人員不僅要認真聽取每一場形式審查培訓，還應和科研人員一道聽取針對申報質量提高的專家講座，汲取申報書撰寫的經驗。綜合應用這些要點去檢查申報書有無清晰回應要點，并凸顯申請人與申請項目相關的優勢等[3]。通過近幾年形式審查工作，文章整理了項目申報中各類容易出現的問題點，共90余項，分門別類整理并匯總成“附參考答案”的形式審查反饋表；在通覽申報書后，可快速提列各項問題，同時羅列建議修改的方式，方便教師能一目了然地知曉所需改進的地方以及如何修改（詳見表1、表2）。此反饋形式既體現了規范、精細，又針對各級教師申報書問題進行個性化展示。待教師修改再次提交時，對照原問題點，再行檢查直至完全修正為止。此種方式循環一至兩次項目申報，各教師尤其是初次申報此類項目的教師，對申報要點能熟練掌握，今后也會較少出現同類問題，從而達到持久提升工作效能的目的。

表1 國家自然科學基金形式審查反饋表實例（A老師）

表2 國家自然科學基金形式審查反饋表實例（B老師）

上兩表所列的A、B兩位教師申報書出現的問題，既有共性要點提示（序號1、2），也有針對各自問題的羅列及建議修改方式。通過形式反饋表配合申報書填寫指引，幫助教師提交形式規范、要點突出的申報書，在競爭激烈的國自然申報中建立優勢。據此，2019年筆者從事科管工作的本校藥學院國自然立項39項，其中面上項目中標率達59.2%；2020年青年項目中標率達55.6%。

（二）轉發通知先做“功課”，“多”做標識與提醒，做到通知的精準傳達。學院科管人員常規必修課是轉發各類申報通知，而現今各級別項目眾多，基本每周都有幾則申報。轉發通知的一大弊病是不分人員類別、不做重點標識地通發全院教師。每位收到郵件的教師，都得點開附件，從中尋找自己關心的指南。筆者發放此類郵件，基本會用不同顏色標出本院直接相關領域以及指南中密切相關的方向；對目錄級別多的指南，編出書簽結構，截圖突出顯示，重點提醒、發送相關教師。全領域覆蓋的通知如集中受理期國自然、省自然基金申報等方式全院通發。涉及專項領域申報的，只通知相關學科領域教師，避免過多不相關郵件干擾教師的郵箱。

（三）在各類材料收集中，“多”操作一步，批量嵌入相關信息，減“少”教師填寫工作量，讓辦公室工作更有溫度。在平時工作中，注意收集本院教師各類科研成果業績等信息，包括論文、專利、縱橫向項目、獲獎、績效支出等統計總表“大數據”，并將其充分應用。如基于本校科研項目間接經費績效申請相關規定，在年底收集各科研項目績效分配申請表前，將記錄總表中的相關信息郵件合并嵌入各項目所需填寫的績效申請表中，項目負責人只需填寫績效分配人員及金額即可，無須重復填寫項目名稱、負責人、已發額度、本次申請額度等十余項信息；對發放依據填寫內容也給出范本參考，以便教師高效填寫。以中等規模師資130余人的學院計算，年底申請績效的項目近200項，每項目節約10分鐘，就能幫一群老師合計節約三十余小時。而科管人員進一步郵件合并操作只需幾分鐘，避免涉及信息收集類工作時，發到教師手中的還是空表，而是應將已有“大數據”最大化應用。

四、結語

這種精細化科管實踐模式，雖在前期花費較多精力整理匯總各類信息，但經逐漸完善后形成成熟化的操作模式，在后期全流程管控中會為教師和科研人員節約很多時間。同時，切實為每位教師提供規范、精細、個性化的高效科研服務。當然，唯有專業，或可精細[4]。專業化的人員匹配、培訓對科研的精細化管理尤為重要，科管人員要對本學院各類的研究方向、領域了如指掌，知識面要涵蓋辦公軟件操作技巧、項目預算、科研成果分類分級、管理制度等各方面，并且不斷地學習與進步，以適應工作中面臨的技能要求與變化。在貫徹落實好上級部門的大政方針和工作部署的同時，務實、高效率地完成各項工作任務，促成大學服務職能的正常運轉，讓教師及科研人員將寶貴的時間留給教學與科研，完成大學育人的初心與使命。