銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

蔣寧

摘要： 對(duì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)內(nèi)成功的企業(yè)案例分析可知， 企業(yè)大多具備一個(gè)共性， 即銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系完善、 內(nèi)控水平較高。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作逐漸被經(jīng)濟(jì)學(xué)術(shù)界和實(shí)踐界廣泛關(guān)注， 成為經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)研究的主要對(duì)象。鑒于銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控是成功企業(yè)的共性特征和基礎(chǔ)內(nèi)容， 本文將以銷售合同管理為視角， 分析和研究企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性、 現(xiàn)狀及措施， 以期提供參考， 提高銷售業(yè)務(wù)部門工作的有效性， 為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展把好關(guān)口。

關(guān)鍵詞： 銷售； 合同管理； 企業(yè)； 內(nèi)部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240524

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分， 科學(xué)、 合理的內(nèi)部控制， 不僅能提高管理效率， 為企業(yè)建設(shè)現(xiàn)代治理制度做好準(zhǔn)備， 還能確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、 準(zhǔn)確性和有效性， 提高整體的運(yùn)營(yíng)效率。銷售是企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)收益的主要來源， 對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有決定作用。鑒于此， 無論是對(duì)于經(jīng)濟(jì)學(xué)術(shù)界的學(xué)者， 還是實(shí)踐界的企業(yè)和工作人員而言， 研究銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制路徑， 都具有較高的價(jià)值和較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

一、 銷售合同管理視角概述

（一）銷售合同概述

銷售合同是指平等主體的自然人、 法人、 其他組織之間設(shè)立、 變更、 終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。銷售合同的簽訂程序具體可概括為兩個(gè)階段： 要約和承諾。銷售合同簽訂過程中， 要遵循誠(chéng)實(shí)守信的原則。

雙方簽訂的銷售合同所包括的條款為： 標(biāo)的、 數(shù)量和質(zhì)量、 價(jià)款或酬金、 違約責(zé)任以及履行期限、 地點(diǎn)和方式。簽訂合同的雙方在合同期限內(nèi)要嚴(yán)格依據(jù)合同條款， 履行合同規(guī)定的雙方的義務(wù)， 從而維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益。

（二）合同管理概述

合同管理是當(dāng)事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議， 雖不等于法律， 但依法成立， 合同受經(jīng)濟(jì)法和刑法法則的約束。合同管理主要是指項(xiàng)目管理人員根據(jù)合同內(nèi)容開展項(xiàng)目監(jiān)督和管理工作， 是法學(xué)、 經(jīng)濟(jì)學(xué)理論和管理科學(xué)在組織實(shí)施合同中的具體運(yùn)用。

二、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性

（一）優(yōu)化銷售決策

企業(yè)針對(duì)銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制， 一方面依據(jù)現(xiàn)有的產(chǎn)品和資源， 協(xié)調(diào)供給關(guān)系， 保障銷售環(huán)節(jié)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定性， 與客戶建立良好、 長(zhǎng)期的交易關(guān)系； 另一方面， 銷售業(yè)務(wù)部門對(duì)以往的銷售業(yè)務(wù)和當(dāng)前的銷售合同進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和自我控制， 明確銷售業(yè)務(wù)的運(yùn)行態(tài)勢(shì)， 分析銷售過程， 獲取銷售數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)部門將獲取的銷售數(shù)據(jù)和分析獲取的各類數(shù)據(jù)提交決策層， 從而制定企業(yè)階段性與長(zhǎng)期性相結(jié)合的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃， 如生產(chǎn)、 銷售計(jì)劃， 以提高管理水平和決策水平。階段性經(jīng)營(yíng)計(jì)劃對(duì)當(dāng)下工作的指導(dǎo)價(jià)值較高， 因此， 還應(yīng)從企業(yè)的整體、 長(zhǎng)期發(fā)展角度出發(fā)， 將階段性經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與長(zhǎng)期性經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相關(guān)聯(lián)， 確保企業(yè)在落實(shí)階段性經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、 實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的過程中， 逐步向長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展方向探索。

此外， 合同中還規(guī)定了企業(yè)所需履行的義務(wù)， 企業(yè)依據(jù)合同優(yōu)化決策， 從生產(chǎn)、 管理等各個(gè)環(huán)節(jié)， 為銷售業(yè)務(wù)服務(wù)， 提高企業(yè)整體的決策水平和銷售水平。銷售部門將合同中的交易標(biāo)的、 數(shù)量、 質(zhì)量等要求反饋給采購(gòu)部門和生產(chǎn)部門， 加大對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理力度， 生產(chǎn)符合客戶要求的產(chǎn)品， 提高企業(yè)的交易服務(wù)水平， 增強(qiáng)與客戶之間的黏性。

（二）提高營(yíng)銷水平

企業(yè)經(jīng)營(yíng)和銷售的最終目的是與客戶建立以合同為依據(jù)的交易關(guān)系， 將產(chǎn)品的使用價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)價(jià)值， 從而為下一階段的生產(chǎn)和各項(xiàng)工作的開展積累充足的資金。企業(yè)加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制， 在依據(jù)合同條款降低企業(yè)交易風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)， 還能提高銷售業(yè)務(wù)的辦理水平和服務(wù)水平， 最終提高營(yíng)銷水平。

例如： 企業(yè)負(fù)責(zé)人在合同建立前期， 應(yīng)重點(diǎn)審核合同內(nèi)容， 確保合同內(nèi)容不損害企業(yè)的利益， 并確保供應(yīng)商按照合同中的產(chǎn)品質(zhì)量、 標(biāo)準(zhǔn)、 價(jià)格供應(yīng)產(chǎn)品； 從合同建立階段起確保材料供應(yīng)的延續(xù)性， 保障后期營(yíng)銷工作順利開展。

（三）獲得經(jīng)濟(jì)收益

銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主要目的是提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)營(yíng)服務(wù)水平， 保證銷售交易過程的穩(wěn)定性， 按期收回企業(yè)的交易尾款， 保證財(cái)務(wù)收支與合同內(nèi)容的全面對(duì)接。企業(yè)依據(jù)合同內(nèi)容加強(qiáng)銷售內(nèi)控， 可保證銷售業(yè)務(wù)的順利推進(jìn)， 為客戶提供完整的銷售服務(wù)、 供貨服務(wù)和售后服務(wù)， 構(gòu)建穩(wěn)定的客戶群體， 增加銷售業(yè)務(wù)的數(shù)量， 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益也得以提高。

三、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）銷售合同模板存在一定的滯后性

大中型企業(yè)在合同條款和內(nèi)容方面很少存在問題， 但小微企業(yè)的合同中通常會(huì)出現(xiàn)問題。例如： 合同內(nèi)容不完善、 合同表述不規(guī)范、 合同模板存在一定的滯后性， 都將給合同管理和實(shí)際收益帶來一定的影響。例如： 某企業(yè)與進(jìn)貨商建立了長(zhǎng)期的合同關(guān)系， 但合同中未對(duì)產(chǎn)品價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格之間的關(guān)系做出明確規(guī)定。在企業(yè)與進(jìn)貨商建立的為期五年的長(zhǎng)期合作關(guān)系中， 隨著市場(chǎng)價(jià)格和行業(yè)價(jià)格的調(diào)整， 企業(yè)在該產(chǎn)品的生產(chǎn)環(huán)節(jié)投入的資金數(shù)量增多， 且市場(chǎng)價(jià)格也呈現(xiàn)上調(diào)趨勢(shì)， 產(chǎn)品價(jià)格也應(yīng)隨之上調(diào)。但是， 在銷售合同中并未就隨市場(chǎng)價(jià)格的調(diào)整而調(diào)整產(chǎn)品價(jià)格的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定， 企業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)投入的額外資金無法在銷售環(huán)節(jié)獲得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)收益， 從而影響了整體銷售利潤(rùn)。作為生產(chǎn)者的企業(yè)， 原則上應(yīng)該上調(diào)產(chǎn)品價(jià)格， 但由于合同條款不清晰， 且未及時(shí)更新合同模板， 再加上進(jìn)貨商不認(rèn)同企業(yè)調(diào)整后的價(jià)格， 無法獲得相應(yīng)的收益， 反而因生產(chǎn)成本的增加， 減少了總收益。針對(duì)這一現(xiàn)象， 企業(yè)在與進(jìn)貨商建立銷售合同， 尤其是與進(jìn)貨商建立長(zhǎng)期合同時(shí)， 應(yīng)充分分析產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格規(guī)律， 并及時(shí)調(diào)整合同模板， 補(bǔ)充合同內(nèi)容。

綜上所述， 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的核心是合同， 由于小微企業(yè)各方面資源不足， 且合同修訂意識(shí)較為薄弱， 在具體執(zhí)行階段， 會(huì)由于合同模板結(jié)構(gòu)和內(nèi)容存在一定的滯后性， 進(jìn)而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同信息管理系統(tǒng)存在缺失

信息化時(shí)代， 企業(yè)合同管理逐漸實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化， 即依托專門的合同管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售合同的全面管理。但是， 并不是所有企業(yè)都構(gòu)建了較為完善的銷售合同信息管理系統(tǒng)， 仍舊存在部分企業(yè)未使用銷售合同信息管理系統(tǒng)， 以人工合同信息管理為主要模式， 導(dǎo)致管理效率低下， 無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題。企業(yè)雖然在內(nèi)部構(gòu)建了合同檔案， 將合同的電子版存儲(chǔ)在電子檔案庫(kù)中， 但由于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的合同數(shù)量較多、 信息較為復(fù)雜， 無法根據(jù)工作需求， 以最短的時(shí)間在眾多合同中篩選出所需的信息， 導(dǎo)致合同管理效率低下。

（三）缺少專業(yè)的合同管理人才

合同管理逐漸成為決定企業(yè)銷售水平和經(jīng)營(yíng)水平的關(guān)鍵因素， 引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)化的合同管理人才， 是當(dāng)前階段的主要任務(wù)。但是， 由于企業(yè)之間的人才競(jìng)爭(zhēng)較為激烈， 大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的銷售合同管理人才， 合同管理專業(yè)化水平較低。

（四）銷售合同的簽訂與管理中存在風(fēng)險(xiǎn)

銷售合同規(guī)定了企業(yè)與交易對(duì)象二者的權(quán)責(zé)， 原則上， 依據(jù)合同內(nèi)容履行義務(wù)， 將在最大程度上維護(hù)二者的合法權(quán)益。但是， 由于企業(yè)對(duì)合同管理工作較為忽視， 合同管理意識(shí)較為薄弱， 將工作重心放在營(yíng)銷部門， 在合同簽訂與管理中難免會(huì)存在問題。此外， 在簽訂合同環(huán)節(jié)， 銷售業(yè)務(wù)部門不僅是合同的簽訂人之一， 還是合同的審核人， 若監(jiān)督機(jī)制處于空白狀態(tài)， 管理盲區(qū)也會(huì)致使合同出現(xiàn)權(quán)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)。

（五）銷售業(yè)務(wù)與相關(guān)部門對(duì)接性不強(qiáng)

一方面， 各部門之間的系統(tǒng)不統(tǒng)一， 數(shù)據(jù)傳輸、 獲取效率較低； 另一方面， 企業(yè)各部門間缺乏有效的信息交流平臺(tái)和資源共享平臺(tái)， 內(nèi)部信息傳遞和響應(yīng)效率較低， 影響了銷售業(yè)務(wù)合同的編撰、 審核、 簽訂及執(zhí)行效率。

四、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

（一）及時(shí)更新合同條款

企業(yè)作為合同的一方， 要及時(shí)更新合同條款， 尤其是當(dāng)實(shí)際操作與合同內(nèi)容不符的情況下， 不能建立口頭上的合同關(guān)系， 而要依據(jù)實(shí)際操作對(duì)原有的合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整， 以保證合同模板與實(shí)際工作的對(duì)接性， 維護(hù)雙方的合法權(quán)益。

例如： 當(dāng)依據(jù)固定資產(chǎn)使用權(quán)租賃變更確定的合同時(shí)間與實(shí)際入駐時(shí)間存在差異時(shí)， 合同雙方要及時(shí)更新合同中的時(shí)間和相應(yīng)條款， 并做好公證， 保證新修訂的合同條款符合法律要求， 具有法律效用。

此外， 銷售業(yè)務(wù)部門在與客戶建立合同關(guān)系時(shí)， 要依據(jù)最新的合同模板編撰合同內(nèi)容， 確保合同內(nèi)容的完整性和合同雙方權(quán)責(zé)的明確性， 尤其要關(guān)注合同的約束項(xiàng)和與經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)的條款內(nèi)容。這就要求銷售部門及檔案管理部門， 依據(jù)行業(yè)要求和標(biāo)準(zhǔn)， 及時(shí)更新合同模板， 添加部分條款內(nèi)容。而由于不同行業(yè)內(nèi)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)不同， 其在開展銷售工作和市場(chǎng)交易工作時(shí)， 會(huì)受到自身經(jīng)營(yíng)特殊性的影響， 對(duì)合同內(nèi)容提出特殊化需求。因此， 企業(yè)在與交易人簽訂合同的過程中， 要將自己的特殊需求反饋給交易人， 在交易人同意的基礎(chǔ)上， 在原有的合同模板上進(jìn)行補(bǔ)充。例如： 對(duì)于原始資料供給類的企業(yè)而言， 在銷售環(huán)節(jié)與生產(chǎn)類企業(yè)簽訂銷售合同時(shí)， 要對(duì)交貨時(shí)間細(xì)化和補(bǔ)充， 以滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求。

（二）強(qiáng)化合同管理的有效性

強(qiáng)化合同管理的有效性， 要從管理理念、 管理流程兩個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化， 保證合同管理工作在銷售業(yè)務(wù)部門全面開展。首先， 企業(yè)要將“誠(chéng)信”二字納入管理理念， 設(shè)定合理的管理目標(biāo)， 將目標(biāo)細(xì)化至不同層級(jí)。例如： 董事會(huì)是企業(yè)的最高級(jí)別， 其作為把控企業(yè)經(jīng)營(yíng)方向的主體， 要從企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的全局設(shè)定管理目標(biāo)， 經(jīng)理層受董事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)， 以工作匯報(bào)的形式接受董事會(huì)監(jiān)督， 經(jīng)理層要從董事會(huì)的管理目標(biāo)出發(fā)， 將風(fēng)險(xiǎn)穩(wěn)定在可控的范圍內(nèi)， 同時(shí)做好員工的思想引導(dǎo)工作， 強(qiáng)化基層員工， 尤其是銷售部門員工的誠(chéng)信意識(shí)。

其次， 完善管理流程， 從準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、 簽訂環(huán)節(jié)和履行環(huán)節(jié)分別著手管理工作， 提高各環(huán)節(jié)管理工作的針對(duì)性。以準(zhǔn)備環(huán)節(jié)為例， 主要分為信息收集、 洽談交易事項(xiàng)、 達(dá)成銷售意向、 條款具體磋商、 填充合同內(nèi)容、 合同審核， 在洽談前， 銷售部門不僅要做好客戶的信息收集和數(shù)據(jù)分析工作， 還要在最短的時(shí)間內(nèi)獲取客戶需求， 并與客戶的意向需求對(duì)接； 部分企業(yè)在簽訂銷售合同前， 還要對(duì)業(yè)務(wù)單位的存續(xù)狀況、 經(jīng)營(yíng)狀況、 資金支付等進(jìn)行調(diào)查， 如醫(yī)藥行業(yè)。為了確保藥品被有效銷售， 在簽訂銷售合同前， 會(huì)通過各種方式對(duì)該企業(yè)的營(yíng)業(yè)額、 藥品銷售情況進(jìn)行實(shí)地摸排， 以確保藥品在當(dāng)?shù)劁N售， 確保訂貨量與企業(yè)的銷售額度相符。

（三）構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)

優(yōu)化內(nèi)部系統(tǒng)， 打通各部門系統(tǒng)之間的阻礙， 提高部門之間數(shù)據(jù)和信息的對(duì)接性， 是企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的重大舉措。企業(yè)與第三方專業(yè)的信息科技公司建立長(zhǎng)期合作關(guān)系， 依據(jù)經(jīng)營(yíng)和銷售的具體需求， 統(tǒng)一各部門內(nèi)部的辦公系統(tǒng)， 提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸效率。

例如： 山東省魯花集團(tuán)早在2005年， 就根據(jù)《魯花集團(tuán)信息化總體設(shè)計(jì)》要求， 應(yīng)用ERP系統(tǒng)開展企業(yè)信息化管理工作， 并與浪潮信息技術(shù)公司建立了信息服務(wù)關(guān)系， 應(yīng)用浪潮為其提供的ERP系統(tǒng)， 不僅能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化、 物流管理信息化、 生產(chǎn)控制信息化， 還能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息化， 使采購(gòu)管理、 合同管理工作順利開展， 有效提高了魯花集團(tuán)的信息化水平。

（四）培養(yǎng)專業(yè)化銷售風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控人才

1.創(chuàng)新培訓(xùn)方式

針對(duì)從不同渠道引進(jìn)的人才， 企業(yè)要為其提供不同的學(xué)習(xí)通道， 建立長(zhǎng)期的培訓(xùn)模式。以校招途徑引進(jìn)的人才為例， 在銷售業(yè)務(wù)部門創(chuàng)新“老帶新”的培訓(xùn)模式， 在新員工與老員工之間建立雙向?qū)W習(xí)通道。一方面， 新員工在老員工的帶領(lǐng)下， 熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)和文化； 另一方面， 老員工向新員工學(xué)習(xí)銷售新知識(shí)和新技巧。以通過社招途徑引進(jìn)的人才為例， 該部分人才已經(jīng)具備了一定的工作經(jīng)驗(yàn)， 在進(jìn)入企業(yè)時(shí)， 能以最短的時(shí)間了解業(yè)務(wù)需求， 適應(yīng)辦公環(huán)境。針對(duì)這種途徑招聘的人才， 企業(yè)要以新知識(shí)培訓(xùn)為主要方式， 為其提供學(xué)習(xí)新內(nèi)控知識(shí)的機(jī)會(huì)， 彌補(bǔ)其在多年的工作中忽視理論知識(shí)學(xué)習(xí)的不足， 提高銷售內(nèi)控人才的綜合工作能力。

2.強(qiáng)化培訓(xùn)機(jī)制

企業(yè)要構(gòu)建系統(tǒng)化的培訓(xùn)機(jī)制， 為銷售業(yè)務(wù)部門的每一位員工制定有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃， 在評(píng)估員工綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上， 為員工提供專項(xiàng)培訓(xùn)通道。此外， 要重點(diǎn)培養(yǎng)合同管理人才和銷售內(nèi)控人才， 在銷售部門建設(shè)以合同管理、 誠(chéng)信交易和銷售內(nèi)控為主要內(nèi)容的部門文化， 強(qiáng)化銷售業(yè)務(wù)人員的合同管理和銷售內(nèi)控意識(shí)。

（五）加大內(nèi)部宣傳， 強(qiáng)化銷售檔案管理

企業(yè)要加強(qiáng)各部門的聯(lián)系， 搭建信息交流和資源共享平臺(tái)， 提高信息和數(shù)據(jù)在內(nèi)部的流通效率。銷售部門與檔案管理部門應(yīng)建立有效溝通， 反饋銷售業(yè)務(wù)對(duì)檔案分類、 存儲(chǔ)、 取用和管理的需求， 檔案管理部門應(yīng)依據(jù)銷售業(yè)務(wù)部門反饋的意見， 明晰檔案分類， 加強(qiáng)檔案管理， 為銷售業(yè)務(wù)部門提供取用便利， 提高檔案服務(wù)水平。

五、 結(jié)語

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制愈發(fā)完善， 在實(shí)際應(yīng)用過程中， 為了維護(hù)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)內(nèi)各主體的合法權(quán)益， 合同受到廣泛關(guān)注， 合同雙方以合同內(nèi)容規(guī)定了二者的權(quán)利和義務(wù)， 要求二者在合同期限內(nèi)履行各自的義務(wù)， 享有相關(guān)權(quán)利。在銷售合同管理視角下， 企業(yè)要強(qiáng)化內(nèi)部連接， 及時(shí)更新合同內(nèi)容， 補(bǔ)充合同條款， 加大銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控力度， 維護(hù)銷售交易的穩(wěn)定性， 防范交易風(fēng)險(xiǎn)和合同風(fēng)險(xiǎn)， 維護(hù)自身的既得利益， 同時(shí)積極履行合同義務(wù)， 堅(jiān)持誠(chéng)信原則開展銷售工作， 逐步提高信譽(yù)度， 樹立良好的企業(yè)形象， 打造獨(dú)具特色和優(yōu)勢(shì)的企業(yè)品牌。

參考文獻(xiàn)：

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