企業檔案鑒定銷毀工作中的問題和對策

劉靜

摘要： 檔案鑒定銷毀是檔案工作中的一項重要內容， 也是檔案工作的難點。做好企業檔案鑒定工作， 對提高企業檔案保管質量、 加強檔案的科學管理、 全面確定檔案的保管和利用價值， 具有十分重要的意義。本文對企業檔案鑒定銷毀工作中遇到的問題進行了梳理， 并提出了相應的對策， 旨在為企業檔案鑒定銷毀工作提供參考， 保證有價值的檔案得到有效的管理和利用。

關鍵詞： 企業； 檔案； 鑒定； 銷毀

DOI：10.12433/zgkjtz.20240236

對于大多數企業而言， 檔案“有進無出”或“進遠大于出”的現象普遍存在， 導致企業檔案庫房容量緊張， 增加了檔案管理成本。但是隨著時間的推移， 檔案的價值也在發生變化， 為確保檔案的有效性和可用性、 緩解企業檔案庫房壓力、 優化檔案資源配置、 降低檔案管理成本， 須定期開展檔案鑒定銷毀工作。筆者所在企業已有超過50年的歷史， 累計庫存檔案超過50萬卷， 庫房建筑面積超過2000m2。隨著企業規模的增長、 業務范圍和業務量的擴張， 檔案年度增長量節節攀升， 致使庫房容量緊張。因此， 檔案部門對已到保管期限的檔案進行了鑒定。

一、 企業檔案鑒定銷毀工作中存在的問題

從筆者所在企業檔案鑒定銷毀工作的實際情況來看， 檔案鑒定銷毀工作主要存在四個方面的問題， 即鑒定銷毀依據不明確、 鑒定人員難確定、 檔案價值難判斷和鑒定銷毀流程不清晰。

（一）鑒定銷毀依據不明確

檔案鑒定銷毀工作是檔案管理所有工作中業內公認的難點， 但行業內尚無權威文件明確檔案鑒定銷毀的標準及指導實踐。而已有的《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》《會計檔案管理辦法》《企業檔案管理規定》等各種檔案法律法規和規范， 只對鑒定人員的構成和銷毀要求這兩個方面進行了規定， 并沒有對檔案鑒定銷毀工作的全流程管控給予清晰的規定和具體的指導。檔案具有不可再生性， 一旦銷毀， 將永遠消失， 不復存在。而由于法定鑒定銷毀依據的缺位， 使得針對企業已到保管期限的檔案開展銷毀工作缺乏強制性， 導致多數企業檔案鑒定銷毀管理工作缺失。

（二）鑒定人員難確定

檔案鑒定銷毀工作由誰來組織、 誰來實施， 也是企業檔案鑒定銷毀工作的主要問題之一。《企業檔案工作規范》（DAT42-2022）規定： 企業應成立由主管領導、 職能部門、 專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組）， 負責確定文件保管期限和到期檔案的鑒定。規范明確了鑒定人員的構成， 但在實際執行過程中， 相關人員的資歷經驗、 專業水平和專業能力也不能完全滿足工作要求。

（三）檔案價值難判斷

檔案鑒定即通過對檔案進行評價和審查， 確定檔案的價值， 把有價值的檔案保存起來。檔案價值的鑒定是企業檔案鑒定工作的核心內容。但是由于檔案相關法律法規和規范沒有對檔案價值的鑒定給出明確的判斷方向和標準， 使得檔案價值鑒定工作難上加難。

（四）鑒定銷毀流程不清晰

檔案鑒定銷毀工作對任何一家企業來說， 都是一項重大而嚴肅的工作， 清晰的鑒定銷毀流程是工作順利開展的基礎之一。當前檔案相關法律法規和規范沒有涉及鑒定銷毀流程的內容， 加之大多數企業從未組織開展過檔案鑒定銷毀工作， 使得檔案鑒定銷毀流程沒有可參考的政策文件和可借鑒的實踐經驗， 導致企業檔案鑒定工作難以下手。

二、 企業檔案鑒定銷毀工作的優化策略

（一）明確鑒定銷毀依據， 建立檔案鑒定銷毀管理制度

企業應以《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》《企業檔案工作規范》及集團公司檔案管理辦法等為依據， 在充分調查研究其他企業已有檔案鑒定銷毀工作經驗的基礎上， 結合本企業檔案管理的實際情況， 深入分析、 統籌兼顧， 建立相應的管理制度， 使檔案鑒定銷毀工作有據可依。筆者所在企業為了滿足檔案鑒定銷毀工作的需要， 編制發布了《檔案鑒定銷毀管理規定》， 其中明確了檔案鑒定銷毀的工作職責分工、 組織要求、 鑒定原則、 工作內容和流程。為了使檔案鑒定銷毀工作更具操作性， 筆者所在企業還編制了年度《檔案鑒定銷毀工作計劃與方案》， 其中明確了年度檔案鑒定銷毀工作的專項組織、 實施計劃、 推薦的鑒定范圍、 工作流程等內容。這些都為科學有序地開展檔案鑒定銷毀工作打下了堅實的基礎。

（二）成立專業鑒定小組， 保證檔案鑒定判斷和評價的公正性

根據規范要求， 結合檔案管理實際， 企業應針對各檔案類型分別成立專業檔案鑒定小組， 成員一般由檔案分管領導、 編制部門負責人和專業技術人員、 歸檔部門負責人和專業技術人員、 檔案部門負責人和檔案管理人員等構成， 總人數不低于5人且應為奇數（部分檔案的編制部門和歸檔部門為同一個部門）。同時， 各鑒定小組的成員應專業扎實、 經驗豐富、 資歷深厚、 了解本企業歷史和發展情況。這種由多方面、 多部門人員構成的檔案鑒定小組， 保證了檔案鑒定判斷和評價的公正性。

除此之外， 據財政部、 國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》第十七條的規定： 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭， 組織單位會計、 審計、 紀檢監察等機構或人員共同進行。會計檔案鑒定小組成員除了檔案分管領導、 歸檔部門、 編制部門和檔案部門相關人員外， 還應增加審計、 紀檢監察相關人員。根據企業的保密管理要求， 涉密檔案鑒定小組成員除了檔案分管領導、 歸檔部門、 編制部門和檔案部門相關人員外， 還應增加保密業務負責人和專業的技術人員。

同時， 建立科學的檔案管理激勵機制， 激發員工參與檔案管理工作的熱情與積極性， 有效調動非檔案工作者的主觀能動性， 讓大家自愿參與企業檔案管理工作。而且科學的激勵機制還可以提升個人的檔案管理意識、 知識與技能， 從而構建高素質、 高水平、 高能力的檔案鑒定小組。

（三）確定價值鑒定的基本原則， 確保檔案鑒定結果的準確性

檔案價值鑒定由各專業檔案鑒定小組成員共同研討、 確定初始判斷標準， 必要時可一事一議。隨著工作的推進， 應不斷優化價值鑒定要求， 使檔案價值判斷標準全面且有針對性。檔案鑒定的基本原則可包括以下六個方面：

第一， 注重檔案的歷史價值。檔案是歷史發展的真實記錄， 是聯系過去、 現在和未來的紐帶。因此， 在開展檔案鑒定工作時， 應充分考慮檔案的歷史價值。對于企業而言， 全面反映企業職能活動面貌、 歷史沿革、 企業文化等方面內容的檔案具有歷史價值， 社會影響力大的機構或人物的檔案具有歷史價值， 重特大事件的產生的檔案也具有歷史價值。

第二， 關注檔案的利用價值。企業檔案的目的在于得到有效利用， 即為企業管理和經營決策提供支持， 為企業主營業務、 活動開展提供參考， 為企業文化建設提供助力， 為員工提供檔案證明服務， 為維護企業的合法權益不受侵犯提供憑證。檔案的鑒定銷毀工作應參考過往被利用的頻次和將來被利用的概率， 到期之前利用率高的和具有長遠利用需求的檔案價值最高。此外， 企業檔案不僅對本單位有用， 對社會也有重要的價值， 因此， 還需要考慮檔案的社會價值。

第三， 抓住檔案的獨特性。檔案鑒定的獨特性應考慮檔案內容的獨特性和重復性。一般情況下， 檔案內容具有獨特性的孤本檔案、 文物檔案具有較高的價值， 內容重復的文件、 復制件、 普發性且不需要本單位辦理的文件、 供本單位參考的抄送件價值相對較低。

第四， 提高檔案的效益。需要考慮檔案收益與付出的比例， 當檔案發揮的作用大于因保存所付出的代價時， 檔案價值較高。檔案的價值通常包括經濟效益和社會效益， 因此， 在進行檔案鑒定時需綜合考慮。

第五， 要求檔案的完整性。由于各類檔案的保管期限不一致， 當已到保管期限的檔案為某個項目、 活動或事件檔案的一部分時， 為了保證檔案的完整性， 此類到期檔案應繼續保留。

第六， 遵循法律法規和相關規范明確的特殊要求。例如： 根據財政部、 國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》的要求， 對于涉及債權、 債務及稅務問題的會計檔案， 鑒定銷毀時要根據其特殊性， 應保留相關已到保管期限的會計檔案。

（四）規范檔案鑒定銷毀流程， 確保檔案鑒定銷毀工作的可操作性

由于缺乏明確的指導文件， 企業應自發地進行探索和實踐， 規范鑒定銷毀流程， 保證檔案鑒定銷毀工作的可操作性。具體可分為以下八個步驟：

第一， 制定年度檔案鑒定銷毀工作方案。企業檔案管理部門每年應根據檔案鑒定銷毀工作的實際情況， 編制年度檔案鑒定銷毀工作方案， 由部門領導審核、 企業檔案業務分管領導審批后， 正式啟動年度檔案鑒定銷毀工作。

第二， 編制檔案鑒定清冊。企業檔案管理部門應根據審批通過的年度檔案鑒定銷毀工作方案， 梳理已到保管期限的檔案， 分門別類編制待鑒定檔案清單， 并提交相應的檔案鑒定小組進行鑒定審查。

第三， 成立檔案鑒定小組。檔案管理部門根據已編制完成的待鑒定檔案清單， 根據企業鑒定小組的要求， 組織相關部門負責人和專業的技術人員進行討論， 有針對性地建立相應的檔案鑒定小組。各類型檔案鑒定小組成員應符合鑒定工作的要求。

第四， 鑒定審查。各專業檔案鑒定小組組長應組織小組成員根據待鑒定檔案的實際情況， 充分研究討論鑒定標準和原則。鑒定小組可采用直接鑒定法， 對已到保管期限的檔案逐卷、 逐件、 逐頁審閱鑒定， 并給出鑒定意見。對于準備剔除銷毀的檔案， 應說明銷毀原因， 對于仍需繼續保存的檔案， 應重新劃定保管期限， 并編制檔案鑒定清冊。最后由鑒定小組討論后， 給出鑒定意見。

第五， 編制檔案鑒定銷毀報告和檔案銷毀清冊。檔案管理部門應根據當年檔案鑒定的實際情況和各檔案鑒定小組的鑒定意見， 匯總編制檔案鑒定銷毀報告和檔案銷毀清冊， 并將報告和清冊上報領導批準。

第六， 銷毀檔案。根據審批通過的檔案銷毀清冊， 由檔案管理部門將需銷毀的檔案調出， 并存放在指定位置， 后續根據銷毀要求統一銷毀。由于檔案一旦銷毀將不復存在， 檔案人員在調查時須極其細致， 不能有任何差錯。一般由一人負責調出需要銷毀的檔案， 一人復核， 在銷毀前進行清點并移交銷毀人。

第七， 善后處理工作。銷毀檔案的電子文件仍保管在檔案系統中， 檔案管理員應在檔案系統中注明銷毀情況。涉及調整保管期限的檔案， 應在檔案系統及檔案實體中注明， 更新保管期限。案卷內凡有部分檔案銷毀的， 應當對案卷、 排架進行調整和重新組合。

第八， 檔案鑒定銷毀工作結束后， 檔案部門將整個鑒定銷毀工作中產生的工作計劃、 實施方案、 鑒定清冊、 鑒定報告、 銷毀清冊、 鑒定小組會議紀要、 公司領導審批等相關文件按檔案管理要求分類整理， 并歸檔入庫永久保存， 以便日后查證。

（五）做好鑒定銷毀經驗反饋， 持續提升檔案的鑒定銷毀管理水平

在完成年度檔案鑒定銷毀工作后， 應及時進行總結， 并將鑒定過程中發現的鑒定銷毀管理制度的適用性問題、 對檔案價值的最新認識和判斷標準、 對檔案利用需求的評估和預測、 鑒定銷毀流程的簡化建議和優化需求、 鑒定銷毀全過程的合規性評價反饋給檔案部門和檔案管理人員， 由其深入研究， 完善鑒定銷毀管理制度、 修訂歸檔范圍和保管期限表、 優化鑒定銷毀流程， 使有價值的檔案都得到保管和有效利用， 持續提升檔案的鑒定銷毀管理水平。

同時， 加強檔案工作的對外交流與學習、 培訓， 提升檔案人員的素質和管理水平。由于檔案鑒定工作是一項綜合性的工作， 對檔案人員和鑒定小組成員都有較高的要求， 其既要具備檔案專業知識， 尤其是豐富的檔案鑒定知識， 又要擁有良好的歷史文化素養， 充分掌握企業的發展和變遷史， 同時還要擁有敏銳的洞察力、 預見能力、 發展的思想和綜合分析能力。為了更好地服務企業的各項管理和生產工作、 支撐企業的主營業務， 檔案人員應主動加強學習、 培訓和對外交流， 不斷獲取檔案工作， 特別是檔案鑒定工作最前沿的工作理念和管理方法， 例如： 加強檔案專業知識和業務技能的學習， 重點學習檔案法律法規和驗收標準規范； 增強檔案鑒定銷毀工作交流， 學習檔案館、 檔案室或企業檔案管理部門鑒定銷毀的實踐案例， 為鑒定銷毀工作的開展提供參考。此外， 由于檔案涉及文書檔案、 商務檔案（合同與采購）、 會計檔案、 實物檔案、 科技檔案、 知識產權檔案、 聲像檔案、 保密檔案等諸多門類， 檔案人員應擴展學習范圍， 了解企業各類業務產生的檔案與利用需求， 輔助檔案鑒定銷毀工作， 確保檔案鑒定結果更準確。

三、 結語

檔案鑒定銷毀是企業檔案管理工作的一項重要內容， 也是企業檔案管理部門和人員大膽探索、 勇于實踐的業務工作。因此， 企業應重視檔案鑒定銷毀工作， 建立明確的鑒定銷毀管理制度、 組建專業的檔案鑒定小組、 掌握檔案價值鑒定原則、 規范檔案鑒定銷毀流程， 并做好鑒定銷毀的經驗反饋工作， 促進企業檔案鑒定銷毀管理水平提升。

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