行政單位資產(chǎn)管理中的數(shù)字化能力提升策略

摘要：對于一個(gè)組織而言，數(shù)字化能力的提升需“見人見物”，營造良好的資產(chǎn)管理內(nèi)控環(huán)境，而且數(shù)字化能力提升的著眼點(diǎn)在于提高資產(chǎn)管理的閉環(huán)運(yùn)行效率、構(gòu)筑資產(chǎn)管理的信息共享模式、增強(qiáng)資產(chǎn)管理監(jiān)督的崗位能力、重塑資產(chǎn)管理的組織內(nèi)控環(huán)境。基于此，本文以行政單位的專用性資產(chǎn)為對象，探究其在管理中的數(shù)字化能力提升策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政單位；資產(chǎn)管理；數(shù)字化

DOI：10.12433/zgkjtz.20240435

本文以行政單位的專用性資產(chǎn)為對象，探究其在管理中的數(shù)字化能力提升策略。所謂專用性資產(chǎn)，可理解為專屬于行政單位主業(yè)運(yùn)維所需的設(shè)施與設(shè)備，例如，打印復(fù)印設(shè)備、錄音設(shè)備等。專用性資產(chǎn)通常遵循歸口使用原則，即由歸口部門使用，并由該部門負(fù)責(zé)該資產(chǎn)的管理、維護(hù)、保修等工作任務(wù)。為了提高行政單位對專用性資產(chǎn)的配置績效和加強(qiáng)對業(yè)務(wù)部門的資產(chǎn)管理監(jiān)督，需要開展數(shù)字化能力提升工作。行政單位資產(chǎn)管理中的數(shù)字化能力提升屬于行政單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型范疇。從管理職能出發(fā)，數(shù)字化能力提升的目的在于：第一，為資產(chǎn)管理中的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能提供技術(shù)支持；第二，提升相關(guān)人員的數(shù)字化管理能力，為資產(chǎn)管理提供人員保障。另外，在數(shù)字化能力提升過程中要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為了提高使用效益，應(yīng)完善預(yù)算約束機(jī)制。

一、行政單位資產(chǎn)管理中的數(shù)字化能力提升背景

目前，多數(shù)行政單位已實(shí)施了多維度、立體式的資產(chǎn)管理模式。在資產(chǎn)管理監(jiān)督中，行政單位采取了多項(xiàng)措施，具體包括：第一，單位自評。評價(jià)資產(chǎn)管理制度建設(shè)、管理人員崗位職責(zé)、資產(chǎn)清查情況等日常管理。第二，部門復(fù)核。核實(shí)單位自評的客觀性、真實(shí)性。第三，財(cái)政評價(jià)。評價(jià)資產(chǎn)配置合理性、資產(chǎn)利用率、資產(chǎn)處置合規(guī)性等。第四，結(jié)果應(yīng)用。強(qiáng)調(diào)以問題為導(dǎo)向，通過完善政策、改進(jìn)管理、預(yù)算安排等對資產(chǎn)管理成效進(jìn)行跟蹤問責(zé)，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)規(guī)范化管理。由此可見，以單位自評為出發(fā)點(diǎn)，以結(jié)果應(yīng)用為落腳點(diǎn)，行政單位資產(chǎn)管理形成了全周期閉環(huán)的資產(chǎn)管理模式。

基于行政單位專用性資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，在開展數(shù)字化能力提升時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注以下方面：第一，在資產(chǎn)閉環(huán)管理中，通過數(shù)字化能力提升加強(qiáng)資產(chǎn)信息共享效能。資產(chǎn)信息的共享不僅能為有效配置資產(chǎn)提供技術(shù)支持，也能形成共同監(jiān)督，進(jìn)而為資產(chǎn)歸口使用部門建立輿論約束機(jī)制。而且在開展專用性資產(chǎn)采購活動(dòng)時(shí)，也能因資產(chǎn)信息共享在部門間形成監(jiān)督機(jī)制。第二，在現(xiàn)有的專用性資產(chǎn)管理模式中，需通過數(shù)字化能力提升增強(qiáng)相關(guān)人員的資產(chǎn)數(shù)字化管理能力，使其勝任資產(chǎn)信息搜集、歸類、傳輸?shù)裙ぷ鳎以撓嚓P(guān)人員主要集中在專用性資產(chǎn)的歸口使用部門。第三，數(shù)字化能力提升的過程也是資產(chǎn)管理水平不斷升級的過程。因此，需要打破原有的資產(chǎn)管理技術(shù)組織形態(tài)，以重建資產(chǎn)管理組織架構(gòu)和內(nèi)部治理機(jī)制的方式，為資產(chǎn)管理數(shù)字化能力提升提供保障。組織架構(gòu)和內(nèi)部治理機(jī)制屬于行政單位內(nèi)控環(huán)境的組成要件，所以應(yīng)將重建工作落實(shí)在優(yōu)化行政單位的內(nèi)控環(huán)境中。

專用性資產(chǎn)管理尤其強(qiáng)調(diào)閉環(huán)管理的完善性，主要原因是造價(jià)高昂，也是支撐行政單位主業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，在數(shù)字化能力提升的過程中，需“見人見物”，營造良好的資產(chǎn)管理內(nèi)控環(huán)境。

二、提升數(shù)字化能力的著眼點(diǎn)

（一）著眼于提高資產(chǎn)管理的閉環(huán)運(yùn)行效率

基于“單位自評—部門復(fù)核—財(cái)政評價(jià)—結(jié)果應(yīng)用”的資產(chǎn)管理監(jiān)督形式，在提升數(shù)字化能力時(shí)，需著眼于提高閉環(huán)的運(yùn)行效率。提高閉環(huán)運(yùn)行效率體現(xiàn)在：第一，通過財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等數(shù)字化平臺，高效聯(lián)動(dòng)參與行政單位資產(chǎn)管理監(jiān)督的各職能主體，起到了增強(qiáng)閉環(huán)運(yùn)行效率的作用。基于專用性資產(chǎn)的線上管理流程，位于流程中各節(jié)點(diǎn)的職能主體，需在目標(biāo)管理下履行對本部門專用性資產(chǎn)運(yùn)維的監(jiān)督職責(zé)。第二，各職能主體在資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，提前制定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，這就為開展全過程監(jiān)督提供了技術(shù)條件，間接提高了閉環(huán)運(yùn)行效率。

（二）著眼于構(gòu)筑資產(chǎn)管理的信息共享模式

長期以來，行政單位的資產(chǎn)管理職能主要由財(cái)務(wù)部門、國資管理部門承擔(dān)，這種同心圓職能結(jié)構(gòu)無法滿足新時(shí)期對專用性資產(chǎn)的管理需求。因此，提升數(shù)字化能力的關(guān)鍵在于構(gòu)建資產(chǎn)管理的信息共享模式，打造類區(qū)塊鏈監(jiān)督形態(tài)，通過去中心化，以多中心的方式保障資產(chǎn)信息的安全，并在信息共享中對各職能部門形成聲譽(yù)約束機(jī)制，尤其對資產(chǎn)歸口使用部門的監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門和國資管理部門能減少信息不對稱對資產(chǎn)管理監(jiān)督的影響。

（三）著眼于增進(jìn)資產(chǎn)管理監(jiān)督的崗位能力

行政單位在提升數(shù)字化能力時(shí)需注重“見人見物”，并重視提升資產(chǎn)管理監(jiān)督的崗位能力。在信息共享模式下，行政單位中的各職能部門是資產(chǎn)管理監(jiān)督的重要力量，因此其首要任務(wù)是提升部門負(fù)責(zé)人的崗位能力，即運(yùn)用數(shù)字化手段對本部門資產(chǎn)實(shí)施管理與監(jiān)督的能力。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門、國資管理部門中的工作人員也要掌握數(shù)字化手段全過程督導(dǎo)資產(chǎn)配置。數(shù)字化能力提升包括數(shù)字化平臺實(shí)操能力提升以及對數(shù)字化信息資源的開發(fā)利用能力提升兩方面，因此，職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)側(cè)重第一類能力的提升，財(cái)務(wù)部門、國資管理部門的工作人員應(yīng)側(cè)重于第二類能力的提升。

（四）著眼于重塑資產(chǎn)管理的組織內(nèi)控環(huán)境

隨著數(shù)字化資產(chǎn)被引入行政單位，現(xiàn)有的資產(chǎn)管理技術(shù)組織形態(tài)需要被打破，所以要重點(diǎn)關(guān)注重塑資產(chǎn)管理的組織內(nèi)控環(huán)境。如上文所述，組織內(nèi)控環(huán)境主要由組織架構(gòu)、內(nèi)部治理機(jī)制、內(nèi)控文化等三要素構(gòu)成。當(dāng)前，應(yīng)重點(diǎn)對組織架構(gòu)、內(nèi)部治理機(jī)制進(jìn)行重塑，以有效支持行政單位的資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在組織架構(gòu)重塑中，需重點(diǎn)開展扁平化的組織形態(tài)再造；在重塑內(nèi)部治理機(jī)制時(shí)，需將重點(diǎn)落在類區(qū)塊鏈下多元主體對專用性資產(chǎn)的監(jiān)管職責(zé)上。

三、數(shù)字化能力提升面臨的難題

（一）資產(chǎn)管理中細(xì)分?jǐn)?shù)字化信息面臨的難題

通過數(shù)字化能力提高資產(chǎn)管理效率時(shí)面臨著細(xì)分?jǐn)?shù)字化信息的難題。專用性資產(chǎn)作為行政單位的經(jīng)濟(jì)資源，同時(shí)具備使用價(jià)值和價(jià)值屬性。資產(chǎn)的使用價(jià)值主要體現(xiàn)在其作為主業(yè)運(yùn)維的物質(zhì)基礎(chǔ)，而資產(chǎn)的價(jià)值可從固定資產(chǎn)折舊率的角度來理解。各部門、各主體在資產(chǎn)管理中的職責(zé)分工不同，需要細(xì)分資產(chǎn)的使用價(jià)值和價(jià)值信息，但目前還面臨一些挑戰(zhàn)，主要原因包括：第一，行政單位缺乏內(nèi)部細(xì)分標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致細(xì)分前按資產(chǎn)屬性的歸類難以展開；第二，職能部門缺乏細(xì)分的專業(yè)能力，導(dǎo)致細(xì)分?jǐn)?shù)字化信息缺乏人力資源保障。

（二）資產(chǎn)管理中推動(dòng)部門間監(jiān)督面臨的難題

在以資產(chǎn)信息共享提高資產(chǎn)管理監(jiān)督效能的過程中，存在推動(dòng)各部門參與監(jiān)督的難題，主要體現(xiàn)在各部門缺乏相互監(jiān)督的意愿，制約了監(jiān)督能力的有效發(fā)揮。究其原因，主要包括：第一，在數(shù)字化能力提升背景下，行政單位各部門間的職能壁壘依然存在，導(dǎo)致部門利益封閉性較強(qiáng)，抑制了相互監(jiān)督意愿的形成；第二，在相互監(jiān)督中出現(xiàn)的資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)會影響監(jiān)督職責(zé)落實(shí)的效果。

（三）資產(chǎn)管理中開發(fā)數(shù)字化信息面臨的難題

在數(shù)字化能力提升的兩個(gè)主要方向中，數(shù)字化技術(shù)的實(shí)操能力培養(yǎng)較簡單，而對數(shù)字化信息開發(fā)利用能力的培養(yǎng)更具挑戰(zhàn)性。主要原因包括：第一，在資產(chǎn)管理中開發(fā)和利用數(shù)字化信息要具備明確的目標(biāo)。由于行政單位主業(yè)運(yùn)維缺失市場評價(jià)機(jī)制，導(dǎo)致目標(biāo)不明確，影響了數(shù)字化信息開發(fā)和利用的針對性；第二，行政單位中的財(cái)務(wù)部門、國資管理部門缺少具備數(shù)字化信息開發(fā)和利用的人才，而這與該單位長期以來的財(cái)務(wù)運(yùn)行環(huán)境有關(guān)。

（四）資產(chǎn)管理中落實(shí)當(dāng)事人責(zé)任面臨的難題

在重點(diǎn)重塑的內(nèi)控環(huán)境要素中，落實(shí)當(dāng)事人責(zé)任面臨難題，該難題表現(xiàn)在內(nèi)部治理機(jī)制范疇。落實(shí)當(dāng)事人責(zé)任包括資產(chǎn)管理的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等責(zé)任。其中，計(jì)劃可看作資產(chǎn)購置申報(bào)，組織和領(lǐng)導(dǎo)可看作資產(chǎn)購置過程，控制可看作資產(chǎn)在歸口使用中的維護(hù)。該難題出現(xiàn)的原因包括：第一，數(shù)字化能力提升并不必然消除和提高部門之間的資產(chǎn)競爭態(tài)勢和資產(chǎn)維護(hù)質(zhì)量；第二，資產(chǎn)購置的數(shù)字化信息主要反映為結(jié)果，而資產(chǎn)購置過程中的信息可能存在盲區(qū)。

四、數(shù)字化能力提升策略

（一）開展資產(chǎn)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和能力建設(shè)

第一，開展資產(chǎn)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。根據(jù)行政單位專用性資產(chǎn)的兩重屬性，分別在資產(chǎn)的使用價(jià)值和價(jià)值方面制定信息歸集標(biāo)準(zhǔn)。在資產(chǎn)使用價(jià)值方面，將資產(chǎn)功能作為一級指標(biāo)；在一級指標(biāo)下設(shè)立通用型資產(chǎn)、專用型資產(chǎn)這兩類二級指標(biāo)；在二級指標(biāo)下設(shè)立單位資產(chǎn)總數(shù)、部門資產(chǎn)總數(shù)、資產(chǎn)數(shù)/人等三級指標(biāo)。在資產(chǎn)使用價(jià)值方面，將固定資產(chǎn)折舊率、資產(chǎn)造價(jià)、能耗等作為一級指標(biāo)，再對各一級指標(biāo)賦值，以不同的區(qū)間值作為二級指標(biāo)。需要注意的是，此處無需對資產(chǎn)功能進(jìn)行分類。

第二，開展資產(chǎn)數(shù)字化管理的能力建設(shè)。在資產(chǎn)管理數(shù)字化能力提升中，財(cái)務(wù)管理、國資管理在內(nèi)的職能部門都應(yīng)承擔(dān)資產(chǎn)管理的職責(zé)。因此，行政單位需開展資產(chǎn)數(shù)字化管理的能力建設(shè)。對于財(cái)務(wù)管理部門和國資管理部門以外的部門，應(yīng)對其部門負(fù)責(zé)人或資產(chǎn)管理專職人員進(jìn)行能力建設(shè)，確保他們具備按照資產(chǎn)使用價(jià)值進(jìn)行部門資產(chǎn)信息歸集、上報(bào)的能力。而對于財(cái)務(wù)管理部門和國資管理部門的工作人員，需具備按資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行單位資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)分析和運(yùn)維成本控制的能力。

（二）以資產(chǎn)技術(shù)關(guān)聯(lián)性組建數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)

第一，把握資產(chǎn)運(yùn)維中的技術(shù)關(guān)聯(lián)性。在實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息共享的基礎(chǔ)上，為了加強(qiáng)部門間的相互監(jiān)督效能，要把握資產(chǎn)運(yùn)維中的技術(shù)關(guān)聯(lián)性。對于專用性資產(chǎn)而言，在運(yùn)維中硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)都具有技術(shù)關(guān)聯(lián)性，所以可分別從硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩方面把握其中的技術(shù)關(guān)聯(lián)性。以PC這種專用性資產(chǎn)為例，在硬件系統(tǒng)部分涉及配件更換、資產(chǎn)重置、歸口使用安全等技術(shù)關(guān)聯(lián)性，在軟件系統(tǒng)部分涉及專用軟件維護(hù)、文本信息存儲安全、軟件更新升級等技術(shù)關(guān)聯(lián)性。

第二，組建數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)。通過對PC這種專用性資產(chǎn)的技術(shù)關(guān)聯(lián)性進(jìn)行分解，可以分別從硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組建數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)。在硬件系統(tǒng)方面，國資管理部門、后勤保障部門、資產(chǎn)歸口使用部門的相關(guān)人員可組建數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，行政單位對該團(tuán)隊(duì)的年度資產(chǎn)管理績效進(jìn)行考核。在軟件系統(tǒng)方面，技術(shù)保障部門、信息安全保障部門、數(shù)據(jù)存儲維護(hù)部門、資產(chǎn)歸口使用部門等相關(guān)人員可組建數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，行政單位對團(tuán)隊(duì)的年度數(shù)據(jù)安全管理績效進(jìn)行考核。

（三）引入第三方支持進(jìn)行資產(chǎn)信息開發(fā)利用

第一，開展資產(chǎn)數(shù)字化信息開發(fā)利用培訓(xùn)。在提升資產(chǎn)管理的數(shù)字化能力方面，應(yīng)始終將“人”的能力培養(yǎng)放置首位。為此，可引入第三方支持，重點(diǎn)對財(cái)務(wù)管理人員、國資管理人員開展資產(chǎn)信息開發(fā)利用的能力培訓(xùn)。例如，與數(shù)字化資產(chǎn)供應(yīng)商合作，由供應(yīng)商委派技術(shù)人員為上述人員開展基礎(chǔ)能力培訓(xùn)。同時(shí)，在與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作的基礎(chǔ)上，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維模式共同研討行政單位資產(chǎn)信息開發(fā)利用的愿景以及創(chuàng)造性開發(fā)利用的實(shí)現(xiàn)途徑。

第二，聚焦主業(yè)高質(zhì)量發(fā)展明確開發(fā)目標(biāo)。行政單位作為公權(quán)力組織，需要提升資產(chǎn)管理的數(shù)字化能力，為熱門提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)聚焦高質(zhì)量發(fā)展，明確開發(fā)目標(biāo)。開發(fā)目標(biāo)包括：促進(jìn)行政單位資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)集約化配置；提高行政單位資產(chǎn)專項(xiàng)采購經(jīng)費(fèi)配置的合理性；加強(qiáng)對資產(chǎn)歸口使用部門的監(jiān)督和督導(dǎo)；降低行政單位的資產(chǎn)漏損和滅損風(fēng)險(xiǎn)等。

（四）落實(shí)資產(chǎn)管理職能保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級

第一，落實(shí)資產(chǎn)管理的計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)職能。在資產(chǎn)管理職能中，重點(diǎn)落實(shí)計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)職能。按照行政單位資產(chǎn)采購的一般流程，資產(chǎn)采購申報(bào)部門、財(cái)務(wù)部門、國資管理部門等都需履行計(jì)劃職能，特別要嚴(yán)格落實(shí)采購申報(bào)部門的主體責(zé)任。為此，申報(bào)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)維和發(fā)展需求，在線提交資產(chǎn)采購申報(bào)書；財(cái)務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)造價(jià)為行政單位管理層提出財(cái)務(wù)建議；國資管理部門調(diào)研新增資產(chǎn)的使用前景。

第二，以制度建設(shè)促進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。落實(shí)資產(chǎn)管理計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)職能時(shí)，需以制度建設(shè)為手段，并以推動(dòng)資產(chǎn)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級為目標(biāo)。在制度建設(shè)中，包括制度規(guī)制和制度激勵(lì)兩方面，特別在當(dāng)前數(shù)字化能力提升的初始階段，應(yīng)側(cè)重于制度激勵(lì)機(jī)制的設(shè)計(jì)。具體而言，應(yīng)激勵(lì)業(yè)務(wù)部門提出資產(chǎn)管理數(shù)字化解決方案以及資產(chǎn)數(shù)字化信息開發(fā)利用產(chǎn)生的正向結(jié)果，而行政單位管理層要細(xì)化制度激勵(lì)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、激勵(lì)內(nèi)容和激勵(lì)形式。

五、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)行政單位資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是時(shí)代的要求，也是高質(zhì)量發(fā)展的需要。行政單位在提升數(shù)字化能力的過程中，需要“見人見物”，鼓勵(lì)全員參與。在能力提升過程中，需要建立有效的問題域，即資產(chǎn)管理中細(xì)分?jǐn)?shù)字化信息、資產(chǎn)管理中推動(dòng)部門間監(jiān)督、資產(chǎn)管理中開發(fā)數(shù)字化信息、資產(chǎn)管理中落實(shí)當(dāng)事人責(zé)任等面臨的難題，從而在問題導(dǎo)向下逐一破解，在問題破解的過程中不斷提升資產(chǎn)管理的數(shù)字化能力。另外，在數(shù)字化能力提升中會消耗行政單位的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，可采取循序漸進(jìn)、“先核心，后外圍”的方式展開。

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作者簡介：許培培（1989），女，山東省濱州市人，碩士，會計(jì)師，主要研究方向?yàn)樾姓挝粫?jì)。