后疫情時代疾控機構辦公室行政管理工作探析

盧大興 陳劍惠 陳文麗

【摘要】 隨著疾控體系改革的不斷推進，疾控機構辦公室也迎來了新的挑戰和更高的要求。從辦公室行政管理整體性、動態性、開放性、環境適應性、綜合性的觀點出發，結合辦公室參謀協調等職能，對疾控機構辦公室存在的問題進行分析，并提出對策建議，優化辦公室行政管理工作，從而為疾病防控提供更好的保障。

【關鍵詞】 疾控機構；辦公室行政管理；疾病防控

文章編號：1672-1721（2024）01-0013-03 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 中國圖書分類號：R197.21

公共衛生研究關注的重點基本都是圍繞疾病防控具體業務工作，對于疾控機構辦公室行政管理往往不夠重視且缺少研究。辦公室是疾控機構的一個重要窗口，是疾控機構的核心管理部門，在疾控機構實際運行中，從維護疾控機構正常工作秩序、確保各項業務工作有序開展的角度來看，疾控辦公室的行政管理是不可或缺的。在疾控機構管理過程中，辦公室發揮著十分重要的作用，承擔著服務、協調、溝通等重要職責，但在實際工作過程中，大部分職工往往視辦公室為“傳遞員”，甚至認為可有可無。

在大環境下，辦公室工作人員對待工作也出現敷衍、被動等負性情緒，同時也暴露出日常行政管理中存在的短板和不足。本研究將結合行政管理主要觀點及辦公室的職能定位，對后疫情時代疾控機構辦公室行政管理工作進行探析。

1 辦公室行政管理主要觀點

1.1 整體性觀點

整體性觀點是指從組織的整體出發，使整體效果達到最優化。要對疾控系統的整體工作性質做到心中有數，對疾控系統的工作目標，疾控系統的全局及各上下系統的組成、工作運轉，本系統在衛健系統中的地位、作用都要有明確的掌握，形成整體性的觀點。

組織是由若干成員構成的一個整體，是一個有機的組合，并不是簡單的疊加和拼湊[1]。疾控辦公室一切的工作都是為實現疾控整體目標服務的，要把握疾控工作的整體目標，如果沒有明確這點，辦公室的工作效果就會出現很大的偏差。因此，各成員之間要有整體性意識、團隊意識，這樣才能形成合力，擴大團隊的力量。

1.2 動態性觀點

任何一個組織都不是靜止不變的，而是處于不斷運動、不斷變化的狀態。穩定狀態是相對的，運動狀態則是絕對的。要用歷史的、運動的、發展的眼光去評價一個組織，這樣才能正確掌握組織的過去、現在和未來的變化規律。組織的變化會受客觀環境和主觀環境的影響，環境與系統之間存在著動態的相互作用，要認真處理好組織的內外部狀況與環境的動態適應關系[1]。對疾控辦公室而言，要時刻認清疾控中心所處內外部環境的變化，觀察主客觀影響的結果，從而采取相應的措施以適應環境的變化。

1.3 開放性觀點

任何一個組織都不是完全封閉的，它與外界不斷進行著物質、能量和信息的交流。在交流的過程中，只有當組織從外部獲得的能量大于組織內部散失的能量時，組織才能不斷成長發展。在管理工作中，任何試圖把本組織封閉起來與外部隔絕的做法只會導致管理工作的失敗。因此，在行政管理的過程中，管理者不能將組織完全封閉起來，應從開放性觀點出發，充分評估外部對本組織的各種影響[1]。疾控辦公室對內要處理各科室之間的關系，對外要與其他醫療衛生機構及各行政部門打交道，而對外開放是辦公室的生命，通過與外界的溝通與交流，吸收新的物質、能量和信息，才能促進組織的發展。

1.4 環境適應性觀點

任何組織都存在于特定的環境中，這些環境包括外部環境和內部環境。國家的政策法令、行業的競爭、消費者的需求都屬于環境的范疇。環境對疾控辦公室行政管理工作具有制約性，這就要求辦公室在行政管理過程中要適應環境，采納的行動和建議應當以適應環境要求為前提[1]。同時要時刻關注環境的變化情況，及時做出相應的工作調整，以適應新時代疾控機構的發展。

1.5 綜合性觀點

綜合性是指任何系統都是由其內部諸要素按一定方式構成的綜合體，系統產生和形成于綜合，并由此而具有整體性質和功能。綜合性觀點要求將系統的各部分、各方面和各種因素聯系起來，考察其中的共同性和規律性，同時也要意識到任何復雜的系統又都是可分解的。因此，作為疾控辦公室行政管理者既要學會把許多普通的東西綜合為新的構思、新的產品，創造出新的工作系統，又要善于把復雜的系統分解為簡單的單元去加以分析和應對[1]，這樣面對辦公室繁雜的工作才不會束手無措。

2 辦公室職能定位

2.1 參謀助手

參謀是一種高層次的智能活動，也是一種綜合性的思維活動，主要為領導出謀劃策，包括提供咨詢、建議等，其目的是為實現組織目標，協助領導有效工作。辦公室作為疾控機構綜合管理的重要多功能部門，集綜合性、協調性、服務性于一體，在單位的行政管理中處于中心樞紐位置，是領導者最佳的參謀和助手。辦公室要在對上級疾控機構、本級疾控機構或所轄疾控機構全面了解的基礎上，緊貼領導，圍繞決策提出建議，當好參謀；了解當前疾病防控的重點，按照上級要求明確應該執行什么，根據實際情況應該先處理什么；思考如何解決問題，采取哪些實際措施保質保量完成疾病防控任務[2]，多渠道多方面收集可靠真實的第一手材料和信息，綜合歸納后提交領導參考，充分發揮辦公室參謀助手的作用，為領導決策提供強有力的支持。

2.2 橋梁紐帶

疾控機構辦公室行政管理工作是聯系疾控系統內外部上下級關系的樞紐橋梁，能夠將上級要求落實到下級各項疾病防控工作中，并對各項疾病防控工作進行全面監督。同時，辦公室通過到基層疾控機構或本單位業務科室調研，實地了解職工的工作情況和訴求，以便能夠針對具體的疾病控制問題提出相應的解決措施，并及時將有價值的信息反饋給領導，這不僅促進了疾控中心的上下級關系，也為單位的發展提供了寶貴的建議[3]。

2.3 綜合協調

協調活動是行政管理過程的重要環節，行政管理的目的就是協調和保持良好的行政環境，使職工能在組織內順利地開展工作，有效地完成行政目標。每項行政管理職能的開展都要更好地促進協調，組織才能更好地發揮作為整體的作用，取得單個人工作所不能達到的良好效果[4]。辦公室處在策略制定和執行的主體交叉位置，起著聯系上下、承前啟后、溝通內外的協調作用。在策略貫徹執行的過程中，由于疾控系統各部門思考方式和工作模式不同，會出現執行不到位的情況，尤其是涉及面廣、影響力大、強制要求的一些工作必須要及時處理。在實際工作中，各部門因工作交叉、觀點不同而產生沖突，辦公室就要主動負責做好協調，通過理順、溝通各方面的關系減少不必要的沖突和能量損耗，以建立和諧的聯系，讓各個部門能步調一致，互相配合完成任務[5]。

3 疾控機構辦公室行政管理存在的問題

3.1 管理制度不健全

辦公室負責制定整個疾控中心的管理制度，其中會涉及到辦公室具體常規工作的管理規定，但對于辦公室自身內部管理，一般都是沿用原來的管理方法或者約定俗成的規定，缺乏科學的管理模式，已無法與當前疾控體系改革和社會發展相適應。辦公室任務多且雜，不健全的管理制度會導致在實際的工作中出現問題，比如崗位職責模糊不清、相互交叉，激勵機制不到位，做事懶散、得過且過等，極大影響著辦公室工作的質量和效率[6]。

3.2 職能定位不清晰

對于疾控辦公室而言，要想切實發揮自身行政管理效能，需要對自身的職能有著明確的定位，這是做好各項工作的前提和基礎。疾控中心辦公室工作內容是綜合性的，工作繁雜程度較高，很多疾控機構辦公室只是將日常工作管理作為自己的主要職責，或演變為其他防病業務科室的后勤保障部門。辦公室工作人員每天需要處理大量常規或臨時的任務，對外不僅要處理好與上級單位、兄弟單位間的溝通及民眾的投訴建議，對內還要做好領導與各科室間的協調溝通工作，大部分時間都在做一些上傳下達、收集匯總信息上報上級等雜亂瑣碎的工作，導致辦公室工作人員逐漸轉變為“傳話筒”，忽視了辦公室參謀助手等其他方面的職能，辦公效率低下，無法發揮辦公室本身的作用與價值[7]。宏觀行政管理職能也難以充分展示，繼而在疾控機構面臨重大問題，如疾控改革等需要決策輔助方面，人力資源管理等方面，難以提出有建設性的意見。

3.3 信息化管理程度低

疾控辦公室統籌整個機構管理、運作，服務機構全體職工，不僅是衛生健康部門的信息傳遞者，還是職工與領導班子、本機構與上級部門、兄弟機構之間的協調者。各項工作信息的延伸擴充都要求疾控辦公室必須適應信息化的發展，改變以往的信息處理方式，轉向高效率的數字化辦公形式。但目前疾控辦公室對信息化管理的認知不足，在信息化管理中忽視了對元信息的管理與維護。在信息需求不明確的情況下，只是被動地進行信息化的管理，沒有很好地挖掘信息及各信息之間深層聯系和隱含價值[8]。在實際工作中，疾控辦公室對信息的傳遞還是停留在依靠紙質文件或者口頭傳話等較傳統的形式上，對獲取到的大量辦公信息沒有及時電子化歸檔，導致信息二次利用的程度不夠高。

3.4 人員綜合素質有待提高

辦公室工作內容繁雜，工作人員的綜合素質勢必會影響行政管理工作的高效運轉。辦公室人員的綜合素質還有待提高，具體體現在兩方面：（1）自身能力有限。大多數辦公室人員沒有參加過辦公室工作專業培訓，只能在日常工作中積累學習經驗，缺乏較為完整的行政工作理論基礎。除了文秘相關知識不扎實外，還缺乏相關預防醫學等知識，導致在工作中無法準確地做好上傳下達、材料撰寫等專業程度較高的工作。（2）工作人員缺少一定的學習意識和進取精神。辦公室人員大部分時間都在應付日常工作，無暇去思考和創新，長期以往必然會給疾控中心的可持續發展帶來很多不利影響。

3.5 與上下級疾控機構辦公室交流較少

各級疾控中心是業務指導與被指導的關系，在業務上經常有往來，溝通交流也比較多，包括各種培訓班、現場督導等工作模式。但各級疾控機構辦公室之間的交流較少，僅停留在一般性的工作任務安排，三級聯動缺乏活力，沒有進行系統內辦公室工作模式或方法的探討，導致各疾控中心辦公室處于較為孤立的狀態，也間接阻礙了疾控體系改革。

4 對策建議

4.1 建立健全辦公室行政管理制度

辦公室制度的制定要以服務于疾控中心、服務于疾病控制各項任務、服務于單位員工為最終目的。辦公室應按照疾控機構改革的精神，根據本單位實際情況，完善辦公室管理結構，明確職責邊界權限，科學合理設置工作崗位，規范辦文辦會各項工作，明確工作流程使各項工作有據可依、有章可循。此外，辦公室行政管理制度要有可操作性、可執行性、可考核性，同時還需要考慮單位和職工內在需求問題，讓管理制度更加合理化、人性化，確保單位行政管理工作能夠高效運行[9]。

4.2 運用精細化管理模式

辦公室精細化管理是指將精益求精、細致規范的理念融入到辦文、辦會、辦事等各辦公環節和層面，提高日常運轉效率，規范管理服務行為，提升整體工作水平，進而充分發揮辦公室職能作用的過程。在疾控工作越來越繁雜、短期內辦公人員編制無法大量增多的情況下，可以運用精細化管理的模式和理念進一步優化工作運轉方式，刪除無效步驟，完善辦公制度，強化考核激勵，有效提升疾控辦公室的整體工作效率和能力。新形勢下全面推行辦公室精細化管理，能真正形成一整套從工作安排到執行落實、督促檢查、成效評估、結果反饋等環環相扣、閉環運行的工作體系，最大限度地減少信息失真和執行損耗，最大可能地提升疾病防控工作整體能力，這是精細化管理致力于解決的核心問題，更是疾控辦公室行政管理不懈追求的重要目標[10]。

4.3 充分發揮參謀助手作用

辦公室要緊緊圍繞疾控中心實際工作，當好領導的參謀助手。這要求辦公室必須統攬全局，領悟上級領導意圖，準確全面貫徹和部署疾病防控工作。在實際工作中，及時了解疾病防控情況，收集信息理清思路，如實反映給領導。在不越權的前提下，充分發揮主觀能動性，分析事物的變化趨勢。發現有價值的事件，要及時提供給領導，同時做出分析，擬出下一步工作方案。

4.4 建立有效的信息化協調機制

為了打造現代信息化疾控辦公室，需使用計算機技術和最新信息技術自動處理辦公管理流程，將手動辦公操作結合到計算機操作中，以實現高效和快速的目標。信息化辦公室的出現，可以有效加強辦公室和防病業務部門的內部管理，并為領導決策提供基礎參考。在實際工作中重視辦公室信息化建設，可以同步運行信息化機制與管理機制。在信息化協調過程中，要及時登記辦公信息，將其錄入到辦公系統，作為系統投入使用的元信息資料，并對信息進行深層次的加工、研究。在辦公室信息化管理體系中，要加強信息共享，共享的優勢在于促進信息的循環流動，使辦公室能更好地把控全局，統籌本機構內各項工作[9]。

4.5 全面提升辦公室人員綜合素質

疾控機構是專業技術型事業單位，疾控中心辦公室工作不僅涉及行政管理、文秘知識，還涉及非常專業的預防醫學類知識，這對辦公室人員提出了更高的要求。辦公室工作人員要想更好地完成各項工作任務，順暢地與上下級溝通，就要掌握各項專業知識，成為復合型人才。這要求辦公室行政管理人員必須與時俱進不斷學習，參加專業學習培訓班，提高自己的專業能力和素養，逐漸培養觀察、分析和解決問題的能力，進而提高工作效率。此外，還要樹立全局觀念不斷改進工作作風，切實打造專業化高素質辦公室人才隊伍。

4.6 加強多方交流與合作

相比于其他單位，疾控系統從上至下是一個整體，各級疾控中心辦公室要充分發揮緊密相連的特點，利用好這一優勢，加強疾控機構上下級之間、疾控機構與衛生行政部門之間、疾控機構與醫療機構之間的溝通交流，不斷與外界保持持久的溝通，獲得各種重要的信息與情報，從而保持本單位競爭力。交流過程中要堅持雙向溝通，互動反饋，同時尋求合作項目，拓展辦公室網絡，建立相互信任、融洽、和諧的人際關系。

5 結語

綜上所述，辦公室行政管理工作對疾控中心的發展起著重要的作用，只有做好行政保障，才能讓疾控機構有較好的整體形象，讓疾控中心發揮出更大的疾病防控價值。

從行政管理基本觀點出發，確定職能定位，不斷優化行政管理中的制度建設、人才建設等，高質量、高效率做好疾病預防控制工作的后勤保障，最大限度地發揮疾控中心的作用，提高疾控中心的社會地位。

參考文獻

[1] 馮占春，呂軍.管理學基礎[M].2版.廣州：中山大學出版社，2017：64-65.

[2] 尹連生.關于充分發揮疾病預防控制機構辦公室職能的探討[J].江蘇預防醫學，2005，16（1）：73-74.

[3] 趙紅靜.淺談關于事業單位辦公室行政管理工作的思考[J].老字號品牌營銷，2019（5）：56-57.

[4] 夏書章，王樂夫，陳瑞蓮.行政管理學[M].5版.北京：高等教育出版社，2013：55-56.

[5] 羅俊平.疾病預防控制機構辦公室工作思考[J].安徽預防醫學雜志，2007，13（3）：212-213.

[6] 黎佩蓮.醫院行政管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（23）：58-59.

[7] 陳磊.淺談醫療改革背景下醫院辦公室管理的創新與實踐[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（97）：228，230.

[8] 王玉珍，趙仁貴，李巖.大數據背景下高校辦公室信息化管理運行機制與管理對策研究[J].情報科學，2020，38（12）：122-127.

[9] 于兆陽，于建平.疾控中心辦公室行政管理工作探討[J].首都公共衛生，2019，13（4）：221-222.

[10] 余玲.政府辦公室精細化管理的“五化同構”探析[J].領導科學，2019（1）：37-39.

（編輯：郭曉添）