水利工程檔案數字化的制約因素與對策分析
——以經濟欠發達地區水利工程檔案管理為例

文/嘉峪關市水利建設管理站 王恒

近年來，隨著社會經濟和信息時代的快速發展，水利現代化事業也在不斷地向前推進。在水利工程建設管理工作中，工程檔案是一項重要的內容，為了解決水利建設項目在建設、管理、監理、運營、維修等活動中所涉及的證據、責任、信息等檔案問題，本文對其進行了分析。為了適應信息時代的迅猛發展，在工程建設領域開展檔案數字化已然是一種趨勢，也使工程檔案逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化的轉型升級，而加強傳統載體檔案數字化也已成為水利工程檔案工作提質增效的必要手段。

一、水利工程檔案數字化概述及意義

水利工程檔案的數字化就是通過錄制、掃描等技術手段處理和存儲磁盤、CD和其他介質上的數字文件。根據文件的內部條件在文件夾數據和數字文件之間建立鏈接[1]。通過利用現代信息管理技術，進一步加快水利工程檔案的數字化進程，對推動水利工作具有重要意義。

（一）檔案數字信息化為水利等各項工作提供即時服務保障。檔案數字化是水利工程檔案信息資源建設的基礎，也是新時期水利工程檔案工作轉型升級的一個重要環節。通過檔案數字化，可以進一步加強對原始文件的保護，降低其使用頻率，提高技術文件管理的水平和效率。例如，2022年4月，為解決嘉峪關大草灘水庫至世界文化遺產公園供水工程輸水管線穿越農民土地糾紛事宜，嘉峪關市峪泉水利站申請查閱該工程途徑峪泉鎮鎮域范圍的有關資料，檔案管理人員根據訴求從工程檔案電子數據庫中迅速調出了2017年10月由嘉峪關市水務局向峪泉鎮鎮府出具的《嘉峪關市水務局關于協調解決嘉峪關市大草灘水庫至世界文化遺產公園供水工程輸水管線途徑峪泉鎮鎮域范圍相關事宜的函》（嘉水函字〔2017〕124號）的PDF格式電子版，峪泉水利站憑此函快速成功化解了該工程穿越農民土地糾紛事宜。2022年5月，嘉峪關市公平競爭審查工作部門聯席會議辦公室就做好第三方評估工作相關事宜，要求我局提供文殊鎮田家沙河水毀修復工程、嘉峪關市白沙河水毀修復工程、嘉峪關市峪泉鎮沿山防洪渠水毀修復工程、文殊沙河水毀修復項目的招標公告、施工單位中標通知書、施工合同等相關內容的電子版。接到通知后，檔案管理人員也是通過電子檔案數據庫迅速調出以上工程相關內容的PDF格式電子版，并通過郵件方式傳輸給了利用單位，為第三方評估機構開展公平競爭審查評估工作提供了即時的數據信息。由此可以看出，數字信息的超時空流動，使辦公效率得以提高，更加體現了數字檔案的方便性和快捷性。

（二）檔案數字信息化是落實相關檔案管理標準及新發展理念的要求。隨著數字信息化在各個領域的蓬勃興起，作為全國檔案信息化建設重要組成部分的建設項目，檔案信息化也得到了國家檔案局和水利部的重視，為了適應當前數字信息化的快速發展需要，近幾年發布并實施了相關標準和規范性文件，如《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發〔2016〕11號）、《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦〔2021〕200號）等，這些標準和規范性文件中均對項目檔案的信息化和電子檔案管理作了相關要求和規定，建設項目檔案數字信息化管理工作也有了重要的技術支撐。2021年6月28日，水利部部長李國英在水利部“三對標、一規劃”專項行動總結大會的講話中指出要推進智慧水利建設，構建水利智能業務應用體系。水利檔案工作應順勢而為，積極順應新發展理念要求和新時代發展方向，緊跟信息時代步伐，在管理過程中不斷進行檔案數字化探索和實踐，將建設項目檔案數字信息化和新發展理念要求落到實處。

（三）檔案數字信息化為水文化建設提供助力。水利是經濟社會發展的基礎性行業，水不僅是農業的命脈，更是整個經濟社會發展的命脈。政府在各個時期開展的治水工作歷來都離不開水利工程的實施，而一批批水工程的建設實施又是一篇篇治水歷史故事，其中凝結著建設者們的智慧和心血，由這些智慧和心血轉化而來的數字化檔案使檔案信息資源的傳遞、利用更加方便快捷，它可以以文字、圖片、視頻等多種方式更加直觀地反映水利工程惠民成果，反映水生態、水環境的變遷，反映各個時期的治水歷史等，為水務部門今后做強做大水文章、做好水文化建設提供寶貴的資源。

二、水利工程檔案資源基本情況及數字化掃描現狀

嘉峪關市水利建設管理站（以下簡稱建管站）工程檔案室現有工程檔案11個類，共計1452卷冊，涉及防洪防汛、河道治理、城鎮供水排水、水土保持、維修養護、其他水利工程共44個項目。所有工程不論大小，均按照建設程序對其形成的資料進行收集、分類、整理。并根據水利工程建設項目文件歸檔范圍，對項目在籌備、立項、招標投標、合同協議、勘察設計、征地拆遷等工程準備過程、施工過程、監理過程、竣工驗收過程中形成的文件資料要求項目法人及各參建單位進行歸檔。現有工程準備階段文件資料470卷，施工資料536卷，竣工圖89卷/2101張，監理資料113卷，建設管理文件資料38卷，竣工驗收文件資料39卷，其他資料167卷。

三、水利工程檔案數字化制約因素

盡管工程檔案的數字化工作開展了一段時間，并有相應的技術支撐，但由于地處經濟欠發達地區，與經濟發達地區工程檔案的數字化相比還非常落后。當前就以經濟欠發達地區水利工程建設項目紙質檔案的數字化工作為例進行分析。

（一）基礎業務工作薄弱。良好的紙質檔案基礎業務是開展檔案數字信息化的基礎，諸如健全的管理制度、井然有序的業務流程、質量合格的文件材料等。但實際工作中，水利工程所涉及的參建單位和部門數量多，這些單位和部門所承擔的任務又各不相同，建設過程中所形成的數據和文件材料的質量均有不同，如文件材料原件的缺失、打印的文件字跡顏色不清晰、書寫材料的不規范，簽字、蓋章不完備，竣工圖折疊不標準等。有部分紙質檔案甚至出現流程混亂、編號不科學現象，這些不利因素都將使項目檔案數字信息化不能順利進行[2]。

（二）對著錄標準理解不到位。在編制水利工程檔案目錄時，為提取檔案信息，要對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄。因負責著錄的人員對檔案著錄專業知識的欠缺或者對著錄的相關標準和要求掌握不夠準確，出現了檔案著錄內容存在文件題名、案卷題名表達不準確，責任者、時間項、保管期限、起止頁號和頁數等條目方面的著錄不標準等現象，造成著錄結果的千差萬別，目錄數據著錄質量不達標，繼而加大了后續工作的難度和成本[3]。

（三）檔案人才缺乏和技能不精。當前，人才力量仍然薄弱，受編制壓縮、人員流動過于頻繁、老中青的隊伍梯次遞進、自然輪換、有機銜接跟不上等因素的影響，導致檔案人才斷層現象仍在放大。水利工程檔案數字信息化工作，需要的是既熟悉建設項目檔案業務又熟悉數字信息技術的復合型人才，老同志雖然經驗豐富、責任心強，但也面臨著管理方法和管理理念的老化，也需要及時更新，雖然也定期參加諸如網絡學習、脫產學習等方式的培訓，但因老同志對吸納新知識、掌握新技能、增強新本領的能力不足，受訓效果欠佳。再者，技術的學習還需要一定時日的運用與熟練，短期內很難見效[4]。隨著檔案“存量數字化、增量電子化”的逐漸實現，檔案管理從人工管理變成數據信息管理，管理模式發生了很大的變化，急需具備信息化技術的青年人才充實檔案隊伍。

（四）經費投入不足。檔案數字化需要計算機、專業掃描儀、基礎軟件、系統硬件、網絡基礎、安全保障和終端設備等軟硬件設備的支持。目前，水利建設管理站現有的設備陳舊、簡陋不足，存在功能缺失和缺陷，有時會造成掃描檔案不完整、不可讀，關鍵信息不清晰及色彩偏差等風險。同時，因受地域經濟發展、地方財政收入不平衡、專項經費不能保障等因素的影響，水利工程建設項目檔案數字信息化的推進受到了制約，尤其是增量檔案電子化目標的實現有一定的困難，這是因為存量檔案數字化比較容易，在條件允許的情況下可以在本單位開展，也可以通過公開招投標的方式選取符合條件的公司進行外包來開展數字化工作。而增量檔案電子化則需要較復雜的工作，如電子檔案管理系統的開發與實施，難度比較大，且見效慢。

四、水利工程檔案數字化建設的對策

（一）常學常新，強化工程檔案數字信息化意識。檔案數字信息化是時代發展的要求，也是工程檔案創新發展的契機。數字環境下的檔案管理工作，要加強對新修訂的法律法規和規范、標準的學習，例如每周邀請專業老師進行培訓，培訓后對相關業務知識進行考核。還要通過單位局域網、工程例會、文件轉發、業務指導和培訓等方式，積極向項目參建單位進行宣傳，普及法律常識和數字信息知識，提升項目法人和工程參建單位及有關人員對數字檔案重要性的認識，努力營造和構建良好的工程檔案數字信息化工作氛圍。

（二）開展工程檔案管理過程數字化工作。管理過程數字化，即將檔案管理過程由傳統手工向數字化轉變，其主要工作是電子檔案管理系統的開發與實施。水利工程建設項目檔案管理過程數字化就是通過軟件開發與實施，實現從工程前期到工程竣工驗收各個階段的文件資料和檔案管理，真正實現工程建設全過程對文件資料的跟蹤和檢查。合適的檔案管理軟件，使工程檔案依靠安全的局域網，開展檔案信息服務并有效實現工程檔案信息資源的共享。例如，通過先進的電子設備實現檔案目錄檢索，利用電子設備推進紙質檔案存量數字化掃描、增量檔案電子化工作，提高工程檔案的有效管理。開展此項工作，可以借鑒和模仿同行或者是其他工程建設單位的先進做法，因為增量檔案電子化是一項難度較大的工作，必須要結合地域實際和本單位實際，切不可在時機不成熟、條件不完備的情況下實施。

（三）重視工程檔案信息安全。檔案信息的安全與檔案設備的安全同樣重要，檔案信息安全是檔案工作的一個經常性工作主題。在檔案信息建設中，要加強信息安全管理，采取有效措施和技術手段，確保數字檔案信息管理系統的安全運行。例如，在重要的檔案室安裝電子監控設備，在電子設備上安裝防盜軟件，實時進行數據備份。這些都需要我們在實際工作中進行認真謀劃，積極學習試點單位的先進經驗，最終取得事半功倍的效果。

（四）加強業務技能培訓。隨著檔案信息化的逐步推進和發展，由此形成的檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件長久保存管理等業務活動都迫切需要懂信息技術的人才，因此，要定期舉辦相關知識的培訓，邀請專家到公司進行培訓，或者外派員工學習。首先，要加強實操培訓，尤其是要邀請信息技術高端人才結合某一建設項目進行實操講解，帶動檔案從業人員學習的積極性和參與性，更好地滿足他們對數字信息化知識的需求。其次，搭建專業檔案實踐的互學互通合作平臺，開展融合檔案和專業兩個領域新技術、新知識的繼續教育，進一步加強新形勢下檔案人才隊伍建設，提升檔案從業人員專業技能和業務水平。比如，甘肅檔案專業繼續教育平臺就是一個很好的互學互通合作平臺。最后，主動引進信息技術高端人才，通過高端人才的引進充實檔案干部隊伍，為水利工程檔案數字信息化建設提供堅實的人才保障[4]。

五、結語

檔案數字化給管理和利用帶來了極大的便利，不論是檔案管理者還是檔案利用者都深有體會。盡管數字化工作很繁瑣，但數字化成果切實提高了利用者的滿意度，這無疑是對檔案工作根本目的的最好詮釋，也是對檔案工作者的最好饋贈。因此，作為檔案工作者，就要與時俱進，改變傳統的工作模式和理念，不斷學習和掌握當前先進的信息技術手段，努力提高水利工程檔案數字化技術水平。