檢驗檢測機構質量管理體系內部審核的方法

黃濱

摘要：質量管理體系內部審核是確保檢驗檢測機構持續提供高質量服務的關鍵環節。本文首先闡述內部審核的策劃，并根據實際情況指出實際工作過程中存在的問題，最后提出檢驗檢測機構質量管理體系內部審核，旨在提高檢驗檢測機構質量管理水平，提升服務質量和客戶滿意度，降低財產損失和出現突發事故的概率，以供參考。

關鍵詞：檢驗檢測機構；質量管理；內部審核

DOI：10.12433/zgkjtz.20240130

一、內部審核的策劃

（一）確定審核目標和范圍

審核目標是指對質量管理體系的特定方面或具體要求進行評估。例如，審核目標主要包括確認質量管理體系是否符合特定的質量標準（如ISO 9001）、評估關鍵流程的運行情況、確定質量目標是否被有效地追蹤和實現等。在確定審核目標時，要明確目標的具體內容和達成標準，以便在實際審核中進行評估和判斷。審核范圍是指需要進行審核的具體部門、流程或文件等。確定審核范圍可以幫助審核人員準確地確定需要審核的對象，并確保審核準備和執行的針對性。例如，審核范圍包括質量管理手冊、程序文件、關鍵流程或特定部門（如生產部門、質量控制部門）等，明確審核范圍時，相關人員要充分考慮質量管理體系的全面性，確保重要方面得到適當的關注和評估。

（二）編制審核計劃

人員需要根據組織的內部規定，確定內部審核的時間和地點。確保審核時間合理安排，不會對組織運營造成過大的干擾。選擇適當的地點，使審核人員訪問需要審核的部門或文件，同時注意選擇合適的人員執行審核任務，審核人員應具備專業知識和經驗，準確評估質量管理體系，如圖1所示，注意避免審核人員與被審核對象存在利益沖突的情況，確保審核的客觀性和公正性。另外，確定內部審核的具體流程和步驟，包括文件審查和實地檢查的順序、時長和內容，并編制詳細的審核計劃表，包括每個環節的具體時間安排和負責人。

（三）進行審核

實地檢查是審核的重要環節。通過對現場的觀察和檢查，了解質量管理體系的具體執行情況。審核人員需要注意如下情況：

第一，檢查各個部門的操作、設備、環境條件等，并與文件中規定的要求進行對比，確保實際操作的符合性和質量管理體系的有效性。

第二，與人員進行采訪和訪談，了解人員對質量管理要求的理解和實施情況。通過與管理層、員工、操作人員等的交流，收集觀點、意見和建議，以評估質量管理體系的有效性和改進空間。

第三，在審核過程中，首先，及時記錄審核人員的觀察、發現、疑慮和結論，包括符合性和非符合性的情況以及改進措施，確保記錄的準確性、清晰性和客觀性。其次，發現與質量管理體系不符合的情況，即非符合項時，審核人員要對上述問題進行確認、分類和分析，并確定改進措施。再次，注意識別潛在的改進機會和最佳實踐，進一步提升質量管理體系的效能。最后，審核人員之間應保持良好的溝通和協作，及時共享發現、問題和建議，并就具體情況進行討論和合理評判，確保審核結果的準確性和一致性。

第四，審核結束后，審核人員要將審核結果進行總結和編制審核報告。報告應包括審核目標和范圍、詳細的審核結果、發現的問題和建議的改進措施等，并及時提供給管理層和質量管理團隊，以推動質量管理體系的改進和持續優化。

二、檢驗檢測機構質量管理體系內部審核存在的問題

（一）不合理的審核安排

第一，審核人員的選擇應基于自身的專業知識和經驗與被審核部門的業務相匹配。如果選擇的審核人員沒有足夠了解被審核部門的工作和流程，將會導致對問題的忽視或審核過程中出現誤判，影響審核的有效性。第二，審核頻率應根據被審核部門的特點和風險進行合理規劃。如果審核頻率過高，會給被審核部門造成負擔，影響正常工作；如果審核頻率過低，會錯過及時發現問題和持續改進的機會。

（二）審核人員專業性不足

在實際工作過程中，第一，審核人員對相關領域的法律法規、技術標準、行業要求等知識了解不足，導致無法準確理解和應用專業知識進行審核工作，對被審核部門的具體工作特點和業務流程了解不全面，無法深入審查和評估，導致忽視重要細節或存在誤判。第二，審核人員缺乏實際操作和審核經驗，沒有面對突發情況的處理能力和判斷力，造成審核結果的不準確或不全面。第三，相關法規和標準也在不斷發展和更新，部分審核人員尚未及時了解和掌握最新變化，無法按照最新標準進行審核，導致審核結果不準確或不合規。

（三）審核標準模糊

第一，審核標準缺乏明確規定具體的評估指標和要求，導致在審核過程中無法準確判斷和評估被審核部門是否符合標準要求。第二，審核標準的表述存在較大的主觀性，容易產生不同解讀，導致審核結果不一致。第三，審核標準過于理論化或與實際需求不完全契合，導致審核人員難以準確判斷被審核部門是否滿足實際需求和實踐標準，也沒有提供足夠的指導和解釋說明，無法幫助審核人員理解和應用標準，容易產生誤解或不完全理解標準的含義。

（四）審核結果反饋不及時或不明確

第一，審核人員和被審核部門之間缺乏明確的反饋機制，導致審核結果無法及時傳達給被審核部門，或者反饋內容不夠清晰明確，無法有效指導被審核部門的改進工作。第二，審核結果反饋中的信息也存在錯誤或不完整，無法準確描述審核的發現、問題和改進建議，導致被審核部門無法全面了解審核結果和需要改進的方面。第三，審核結果的反饋過程缺乏充分的溝通和交流，不同意見和解釋無法及時得到澄清，進而造成審核結果的理解和應用存在偏差或誤解。第四，審核結果的反饋時間過長，導致被審核部門無法及時了解審核結果和采取改進措施，影響問題的及時解決和工作的改進。第五，審核結果的反饋內容過于籠統，無法提供具體的問題描述、改進建議和可行的解決方案，導致被審核部門難以理解和實施改進。

（五）審核記錄不完整或不準確

第一，審核記錄的要求不明確或不充分，沒有提供具體的指導和要求，導致在記錄中遺漏重要信息或沒有按照規定的格式進行記錄。第二，存在錯誤、遺漏或信息不全面的情況，影響了記錄的準確性和完整性，難以為后續的工作提供準確依據。第三，部分審核記錄與實際情況不一致，存在主觀偏差、不準確的陳述或不客觀的描述，影響對審核過程和結果的理解和判斷。第四，審核記錄的方式和工具不夠合理或不便于信息的準確記錄，例如，手寫記錄容易出現模糊或遺漏，電子記錄系統可能存在操作不當或技術問題。第五，審核記錄的復核和驗證環節不夠嚴謹，缺乏審核結果和記錄的再次核對，造成錯誤或不準確的記錄，影響工作進一步開展。

（六）改進措施跟蹤不到位

審核結束后，沒有明確的改進計劃和措施，會導致無法進行有效的改進跟蹤和監督。同時，沒有明確指定責任人和部門負責推動和跟蹤改進措施的執行情況，導致改進措施的執行不到位，缺少有效的跟蹤和監督機制，無法及時獲取改進措施的進展情況以及及時發現和解決問題、糾正不足。改進措施的相關信息也沒有進行及時和有效的溝通，進而造成推動改進的相關人員不清楚任務、目標和進度，影響改進措施的跟蹤和執行。另外，缺乏有效的監督和反饋機制，無法及時對改進措施的執行情況進行評估和反饋意見，導致改進措施的效果不明顯。

三、檢驗檢測機構質量管理體系內部審核改進措施

（一）加強培訓和意識提升

首先，制定詳細的培訓計劃，包括培訓內容、目標和時間表等，并根據審核人員的職責和需求，確定培訓課程的種類和級別，例如，質量管理體系的知識、內審員技能和溝通技巧等。其次，組織專業的培訓機構或邀請外部專家開展培訓課程，確保審核人員掌握最新的質量管理標準和相關要求。培訓內容包括質量管理體系的原理、內部審核程序、審核技巧和案例分析等。再次，安排有經驗的審核人員對新任人員進行現場指導，幫助新員工理解審核要點、掌握審核技巧，并逐步提高獨立判斷能力和問題識別能力。最后，定期組織內部培訓工作坊、經驗分享會等形式的活動，鼓勵審核人員相互交流、學習和分享經驗，從而促進知識的傳遞和共享，提高整個團隊的質量管理水平。

（二）完善審核程序

首先，明確內部審核的范圍，包括涉及部門、流程和活動，以及審核的目的是評估質量管理體系的合規性、效果和持續改進能力等。其次，根據審核范圍和目的，制定詳細的審核計劃和排程，確定審核的時間、地點、參與人員和所需資源等，確保審核的順利進行和高效完成。同時，需要明確審核所需的標準、要求和準則，例如質量管理體系的國際標準、法規和內部規定等。最后，審核人員應清楚了解上述要求，正確評估質量管理體系的符合性，根據審核的目的和范圍，采用多種審核方法進行評估，確保方法的有效性和可靠性，常用的方法包括文件審查、現場觀察、員工訪談和記錄分析等。

（三）提高審核人員的獨立性

首先，明確審核人員的身份和角色，以及在審核過程中的獨立地位。審核人員應被視為獨立的評估者，而不是被審核部門的成員或上級，確保在審核過程中不存在利益沖突，例如，不能審核自己負責的部門或與自己有利益關聯的項目。其次，機構應設立機制，考慮并防范潛在的利益沖突，為審核人員提供獨立的工作環境，使審核人員獨立思考、行動和作出決策，確保可以自由地表達意見和觀點，而不受到外界壓力或影響。同時，建立明確的審核程序和準則，規范審核人員的行為和判斷，例如，遵循事實、不受偏見、不受干預等，維護審核人員的獨立性。

（四）強化審核記錄和報告的管理

首先，確定明確的審核記錄要求，包括何時、何地、由誰負責記錄審核過程中的關鍵信息。其次，確保記錄的準確性和完整性，包括審核活動、發現的問題、提供的建議和問題的處理情況等，并使用標準化的審核記錄表格或模板，確保所有審核人員在記錄過程中遵循相同的格式，進而提高記錄的一致性和可比性，便于后續參考和分析。再次，審核結束后，及時提交審核報告，報告要由審核人員和審核負責人一同審查并簽署，確保其具有準確性和權威性。最后，單位要制定審核記錄的存檔和管理制度，確保所有審核記錄安全存儲、易于訪問和保密。

（五）強化糾正和預防措施

首先，在內部審核過程中，準確識別和定位存在的問題，包括不符合質量管理體系要求、程序不當、錯誤記錄等，采用五為法、魚骨圖等分析工具，找出導致問題的根本原因，而不僅僅是表面原因。其次，通過內部審核的結果和其他質量管理體系的信息，分析問題的趨勢和風險，識別可能導致問題的因素，并提前采取預防措施進行干預。再次，將內部審核結果及時反饋給相關部門或人員，并確保問題的解決情況得到確認和證明。最后，鼓勵被審核部門采取改進措施，并在內部審核中有所體現。

（六）進行外部審核和評估

首先，選擇合適的外部審核機構進行審核和評估，確保具備獨立性、專業性和可靠性，并考慮機構的聲譽、資質認證、審核經驗和專業領域等因素，確保外部審核機構提供高質量的評估。其次，制定詳細的審核計劃，與外部審核機構就審核的范圍、目的和時間等進行充分的溝通和協商。再次，為審核做好準備工作，包括文件、數據、記錄和人員配合等，以便外部審核機構進行評估。最后，外部審核機構應根據約定的審核計劃，對檢驗檢測機構的質量管理體系進行審核和評估，并采用類似內部審核的方法，例如，文件審查、現場觀察、員工訪談等，進而評估質量管理體系的合規性和有效性，根據審核和評估的結果，編制詳盡的評估報告和結論。

四、結語

內部審核作為一個重要的質量管理工具，在確保檢驗檢測機構符合相關標準和要求方面發揮著重要作用。通過研究可以了解到內部審核應包括嚴格的計劃、執行和整改環節，內部審核員應具備一定的專業知識和素質。只有通過持續的內部審核，檢驗檢測機構才能實現持續改進和提高質量的目標。? （下轉第97頁）（上接第88頁）

參考文獻：

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