新時期高校教學秘書工作困境及優化策略思考

摘"要：高等教育進入發展新階段，教學管理信息化不斷加強，信息系統一體化水平大幅提升，這對高校教學管理工作發起了新挑戰。教學秘書作為高校教學管理的基層工作人員，是學校、教師和學生溝通的重要紐帶，一定程度保證了教學工作的正常運作，因此教學秘書的職業素養和工作效率直接影響教學工作質量。本文通過訪談法、文獻法進行研究，揭示目前高校教學秘書的工作困境，針對性提出優化策略，探尋新時期基層教學管理者教學管理水平的提升路徑。

關鍵詞：教學秘書；優化策略；教學管理

中圖分類號：F24"""""文獻標識碼：A""""""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.05.038

0"引言

教學秘書是基層教學管理人員中不可或缺的角色，對于高校的教學工作起著溝通銜接的作用。其工作內容雖然基礎繁雜，卻是高校教學工作得以正常運轉的重要保障。隨著我國進入高等教育發展的新階段，高等教育質量不斷提升，高校教育管理改革也在持續深化，這對教學管理的秘書崗位工作人員的工作能力和工作效率，提出了新要求和新挑戰。2021年3月，我國教育部出臺《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》，提出到2025年，要基本形成新時代的教育管理信息化制度體系，實現信息系統的優化整合，大幅提升一體化水平。高校教學秘書需要全面提升教育決策科學化、管理精準化、服務個性化水平，以支撐構建高質量教育體系。

1"新時期教學秘書工作在教學管理中發揮的作用

1.1"多主體之間的溝通者

一是溝通院校與教師。學校層面下發教學任務給各二級學院，由二級學院的教學秘書進行落實，任課教師的教學大綱、授課計劃和實驗實習安排等教學材料由教學秘書匯總提交學校，學校教務處、評估中心等相關部門審核后反饋學院，由學院反饋相應教師。二是溝通院校與學生。學校教務處通知學生進行每學期的日常選課，學院教學秘書對每學期漏選、錯選的學生進行課程的補改選。期末考試、補考、四六級考試等相關考試工作由教務處考試中心牽頭布置，二級學院通知到學生，確保學生考試工作的順利進行。三是溝通教師與學生。學期初，任課老師將課程群號或二維碼通過學院告知學生，學生進入課程群聽從日常教學安排。如遇個別無法聯系的學生，教師通過學院告知學生上課、提交作業和考試等重要信息。

1.2"基層教學工作的安排者

一是課程安排。課程安排即排課，根據教務處制定的排課制度及注意事項，安排各二級學院的課程。排課前，需要跟任課老師溝通上課時間和確認是否有非全學期開課需要。二是考試安排。學院對接教務處對學院排考的要求，綜合任課教師和學生班級的時間，排定考試時間、地點及監考老師。如遇提出緩考申請，由學院先行審批，審批后再提交申請到學校教務處。三是答辯安排。每年5—6月，教學秘書組織學院畢業班學生進行畢業設計答辯，包括答辯時間地點、答辯組次和答辯組專家學生的安排。答辯結束后，指導教師將學生畢業設計檔案提交教學秘書處，審核材料的齊全度、規范性。四是教學相關會議安排。包括與教學相關的各類交流、評審和咨詢會議由教學秘書具體安排時間地點。

1.3"參與教學管理的各項工作

一是培養方案制定。協助學院培養方案制定委員會認真調研現行培養方案的運行情況，廣泛聽取本專業師生、校內外專家、用人單位、畢業生的意見，對所在專業培養方案提交所在學院學術委員會討論，教學秘書將相關意見形成書面記錄報至教務處備案。二是教學相關經費的發放。經辦為組織教學、實驗實習、畢業論文、畢業設計所需要的實驗材料費、低值儀器設備費、低值易耗品購置費、加工費、運雜費、資料講義費、印刷費、論文答辯費、實習費等。三是任課教師教學檔案收集與審核。教學檔案工作必須按照《高等學校檔案管理辦法》（即教育部第27號令）和高校相關檔案管理辦法的要求，將檔案工作納入到教學計劃、總結、檢查、評審、驗收等教學工作的各個環節中。

1.4"參與教學質量的監督反饋

一是督導計劃的制定。學期初，由學校教學質量評估中心下發《關于上報本學期督導工作計劃的通知》，學院根據相關要求，制定包括開展教學檢查、加強青年教師指導培訓、督察畢業設計質量、加強教學檔案規范督查在內的工作計劃。二是督導聽評課的跟蹤。學期要求每位督導至少聽課5次，課后主動跟任課教師交流教學情況，了解任課教師在教學過程中遇到的問題和困難，并協助協調解決，幫助教學工作順利開展，從而提升各任課教師教學質量。三是完成督導總結。教學秘書起草本學期學院教學檢查、學生指導和教研水平為主要內容的督導總結，將督導總結的相關問題及困難反饋學院任課教師和院領導。

2"新時期高校教學秘書工作存在的問題

本研究對5位高校教學秘書進行訪談，完全記錄訪談過程。通過整理、分析訪談記錄，得出新時期高校教學秘書工作在五個方面存在明顯的問題。

2.1"思想認知表面，服務意識薄弱

在日常工作中，教學秘書必須樹立立德樹人的思想意識，“以人為本，服務師生”的工作理念。研究表明，教學秘書的職業認同度普遍需要提升，對學校、學院、師生的服務角色意識欠缺，對具有溝通橋梁作用的崗位認知不夠深入。我們的工作時效性很強，往往都是接到通知后只有短暫的準備時間，從轉發通知到反饋材料只有幾天時間，所以我們都急著得到結果，比如各系主任、負責人上報的教學任務、申報材料等，有時候并沒有主動了解他們在執行的過程中會遇到哪些困難，如何幫助他們解決遇到的問題。我們的工作大多是碎片化的工作，每天都在完成各種細小的事情，確實沒有把思想提升到要如何培養學生，如何以人為本的境界上來，對學生選課、培養方案解讀之類的培訓會開得少。

2.2"隊伍穩定性差，專業水平不齊

一方面，在教學秘書的實際工作中，基礎、簡單、重復性的工作占據了大部分工作內容，受到高校擴招或高校編制緊缺問題影響，部分高校和部分學院會將秘書工作分化給不同的輔導員或者行政老師代為處理，此部分老師沒有經過培訓，缺乏崗位必備的技能，專業水平參差不齊。另一方面，學院對教學秘書工作的認同度和重視程度較低，很多秘書老師會選擇轉崗、辭職，影響教學秘書隊伍的穩定性。學院會把精力和財力更多投入到專任教師隊伍的建設中，對行政人員的認可度并不高。有很多學院的秘書老師選擇轉崗，學院會找新進教師或者學生干部來暫時接替教學秘書的工作，等學校下一批統一招聘。新老師對崗位工作不熟悉，常常會造成教學系統運行卡殼，學院信息上報錯誤，甚至出現教學事故，嚴重影響了教學工作質量。

2.3"工作內容繁雜，效率有待提高

教學秘書的工作范疇龐雜，工作內容繁瑣，不僅要完成各項教學工作，還要隨時面臨學校和學院安排的其他臨時工作。在繁重的工作面前，教學秘書缺乏時間和精力去學習先進的信息技術，有部分年齡較大的秘書老師不愿接受新的教學系統改革，造成學校教務信息系統運用緩滯的局面。我在2021年剛入校的時候，就去揚州參加了新教務系統的操作使用培訓會，但兩年過去了，學校還是沒有實現新教務系統的整體運行。沒辦法，學校有很多年齡在45周歲以上的教秘老師，他們接受新鮮事物和信息化工作模式的能力是有限的。在我投入工作后的這兩年，發現工作內容確實繁雜，每天要跟進多項工作的完成情況，面對這些工作已經精疲力竭，確實沒有精力再去開發學習新的工作模式了。

2.4"業務以老帶新，忽略系統培訓

高校教務工作者的工作都十分繁雜，教務處要制定和統籌全校各學院的教務工作，二級學院要落實反饋各項教務工作的完成情況，極難有完整化的時間進行教務工作的系統培訓。對于具體化事務性工作，往往都是以老帶新，新入職的教學秘書在工作實踐中摸索前行，總結經驗，這都影響了教務管理工作的完成效率。我之前的那位教學秘書老師轉崗了，我進入工作崗位后，立刻就投入了常規工作。但我遇到的問題是，學校并沒有對這些具體的工作任務組織相關的系統培訓，每一項工作都需要我去請教上一任的秘書老師或者其他學院的秘書老師，不然我沒辦法完成工作，這對我和其他老師的工作都造成了影響。即使之后參加了短期的教學培訓，也都是比較碎片化的培訓，并沒有對我們每年的一輪工作進行系統化整理和培訓，我認為這是很有必要的，培訓如能落地，我們的工作效率和質量都會大幅提高。

2.5"評價模式單一，職業發展受限

教學秘書的考核方式缺乏可以量化的考核指標，晉升通道也不明確。相比于高校內的專任教師和輔導員，受學歷所限，教學秘書大都無法進行授課和參與課題申報，也不能像輔導員走“輔導員—團委書記—學院書記”的職位晉升通道。單一的評價模式和模糊的晉升路徑，使得教學秘書逐漸失去奮斗熱情，出現崗位倦怠現象。我們沒有資格報名參加大學教師資格證的考試，這就代表我們沒有授課資格，很多學校的公選課程，擁有碩士學位的輔導員都可以開設，但我們不行。如果想要授課，需要獲得博士學位，但我們目前的工作情況去獲得博士學位的話是不現實的，因此我和我的教秘同事都挺難過。我身邊的秘書老師，干到一定年限，絕大多數的晉升通道都很模糊，除非轉崗。想從職稱上進行突破，但我們本身從事教學和科研活動的希望就很渺茫，很難取得相應的科研成果，一定程度上也會打擊我們的工作積極性，產生工作倦怠心理。

3"新時期高校教學秘書提高工作效率的優化策略

3.1"以師生為中心，強化服務意識

教學秘書在日常工作中，應切實提高自身思想政治站位，牢固樹立以人為本的服務意識。一是合理安排學生課程學習，定期與學生開展談心談話，以郵箱、辦公電話為工具收集學生的意見建議，協助學工線為學生解決學業困難。二是科學安排教師教學日程，盡量方便教師教學安排，及時反饋學生上課意見，為教師教學提供后勤保障服務。三是做好領導服務工作，協助領導制定人才培養方案，為學院人才培養和目標任務值的完成提供數據支撐。四是做好學院服務工作，收集保存教學檔案、畢業設計檔案、轉專業發文及學生的相關材料，做好學校要求材料的歸檔工作。

3.2"注重隊伍建設，促進專業發展

高校應注重教學秘書的隊伍建設，認可高校基礎教學服務的重要性。首先要建立完善選拔機制，符合基本條件的人員通過合理公平的競爭考核予以錄用，在選拔制度上收緊關口，盡量選拔優秀的工作人員進入教學秘書隊伍。其次建立完善的崗位說明書，合理配置各學院教學秘書人員，明確基礎教學管理者的崗位職責，盡量不使用非專職崗位人員代為處理工作，同時也要明確崗位職責，不把學院其他工作混入教學秘書的本職工作中。再次要優化績效考核機制，運用科學全面的評價機制考核教學秘書的工作情況，保障內部競爭的公平性。最后，高校及二級學院要建設良好的教學本位體系，尊重基層教學工作人員，認可其工作的重要性，專任教師提交材料時不要故意拖延，教學院長能起到幫助教學秘書統籌整體工作的作用，而不是不聞不問，以幫助教學秘書提升管理效率。

3.3"迎接信息挑戰，提高工作效率

教育部《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》提出，要充分利用信息技術轉變管理理念，創新管理方式，提高管理效率。教學秘書作為開展基層教務工作的主體，必須迎接信息化帶來的新挑戰。舊的工作處理方式造成工作效率低下，伴隨信息化技術不斷發展，教務工作的處理方式逐漸升級，辦公系統、交流軟件也不斷更新，這需要教學秘書具備較強的探索精神和創新能力，在日常工作中能夠使用新平臺、新技術、新功能，以適應新時代教育信息化的新要求。同時，教學秘書也應在平時工作中及時應用信息化手段整理教學數據，做好教學數據的儲存、分類和備份，做好學院的材料保存工作。

3.4"增加培訓機會，重視系統培訓

目前，高校教學秘書面臨培訓機會缺失的問題，新的教學秘書入職前幾年極易出現工作疏漏甚至引發教學事故。學校層面應積極開展系統化培訓，將培訓融入到日常工作中，形成常規化的培訓機制，對于新入職的教學秘書，要進行具體化、系統化的全方面培訓，使其盡快進入工作崗位，熟悉業務工作。學院領導要更加重視行政人員的工作角色，適度增加培訓投入，提升教學秘書的業務能力。各二級學院間，也應加強溝通交流，經常開展各類行政人員的業務經驗分享會，分享具體工作的方式方法，互相學習互相吸取經驗，實現學院間的互聯互通。

3.5"拓寬晉升渠道，完善獎勵機制

高校的教學管理工作團隊需要保持較高的穩定性，才能保證教學管理工作的正常運行。目前教學秘書的工作任務繁雜，工作壓力較大，晉升通道有限，獎勵激勵機制不健全，造成教學秘書隊伍的穩定性較差。學校層面應當建立完善的獎勵激勵制度，增加獎勵額度，建立公正科學的評價體系和晉升體系，積極探索教學秘書的發展空間，科研等相關通道能為教學秘書真正打開，以提升教學秘書對崗位的認同感。比如提升教學秘書隊伍的待遇、積極促進教學秘書申請課題項目，增加評定職稱的機會，激發工作熱情和歸屬感。

4"結語

高校教學秘書是溝通高校、教師和學生的橋梁，是教學工作得以正常有序運轉的重要保障。面對新時期信息化的挑戰，高校教學秘書的工作面臨效率低下、培訓機會少和職業發展受限等困境。對于高校教學秘書自身來說，要樹立立德樹人的服務意識，在做好日常事務性工作的基礎上，積極探索信息化工作處理模式，提高工作效率，加強創新研究能力。對于高校及二級學院來說，應有序開展日常業務工作指導，增加培訓機會，提高培訓效率。開拓教學秘書晉升渠道，重視其自身發展，完善獎勵機制，助力高校基礎教學的進一步發展。

參考文獻

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