S高職院校貨物與服務采購內部審計研究

石慧鴻

［摘 要］隨著高等教育的不斷發展，為滿足教學和科研活動的需要，高職院校貨物與服務采購需求猛增。文章以S高職院校為例，通過對S高職院校的貨物與服務采購內部審計現狀進行深入調查和分析，歸納內部審計工作中存在的問題，挖掘問題背后的原因，并提出S高職院校貨物與服務采購內部審計的規范化路徑，旨在更好地發揮內部審計監督作用，引導S高職院校建立健全貨物與服務采購內部審計體系，促進資源有效配置，助力學校高質量發展。

［關鍵詞］高職院校；貨物與服務采購；內部審計

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.009

［中圖分類號］F239.45；G717［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0030-03

0? ? ?引 言

S高職院校位于廣西壯族自治區（以下簡稱廣西）柳州市，是由廣西人民政府舉辦，廣西林業局、教育廳管理的全日制普通高等學校。當前，S高職院校處于高質量發展和“雙高”建設關鍵時期，為適應學校新形勢下的發展要求，貨物與服務采購需求猛增，每年涉及資金近1億元。采購是指學校以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為。貨物是指各種形態和種類的物品，包括原材料、燃料、設備、產品、低值易耗品、辦公用品等；服務是指除貨物和工程以外的其他采購對象，包括經濟技術服務、人力服務、委托服務等。在高職院校的日常運行中，貨物與服務采購是一項重要的經濟活動，涉及大量資金。為了確保貨物與服務采購的透明度、公平性和合規性，S高職院校在內部設有獨立的內部審計機構——審計處，依法依規對學校和學校所屬單位的財務收支、經濟活動、內部控制、風險管理實施獨立與客觀的監督、評價和建議等。貨物與服務采購內部審計在貨物與服務采購過程中扮演著重要的角色，目的是促進學校各部門加強對貨物和服務采購行為的管理，降低采購活動風險，保障采購的貨物和服務的質量，貫徹落實厲行節約、反對浪費的原則，提高采購資金使用效益。然而，目前S高職院校貨物與服務采購內部審計存在一些問題，需要采取規范化路徑加以解決。

1? ? ?S高職院校貨物與服務采購內部審計的重要性和現狀

1.1? ?貨物與服務采購內部審計的重要性

近年來，S高職院校處于快速發展階段，投入的貨物與服務采購資金逐年遞增，年均近1億元。貨物與服務采購內部審計對于S高職院校來說具有重要意義，它可以確保資金使用的合理性、透明度和公正性，防止發生腐敗和浪費現象，保障教育資源有效配置。對于S高職院校審計處而言，其可切實為學校資金高效利用保駕護航，推動S高職院校高質量發展［1］。

1.2? ?貨物與服務采購內部審計的現狀

依托《中華人民共和國審計法》《教育系統內部審計工作規定》《廣西壯族自治區內部審計工作規定》，S高職院校制定了關于高職院校貨物和服務采購審計實施辦法的文件，明確指出針對貨物采購，審計的范圍是學校各部門使用學校資金有償取得貨物，項目預算總金額在5萬元（含5萬元）以上或單價在5 000元（含5 000元）以上的采購行為；服務采購審計范圍是學校各部門使用學校資金有償取得服務，項目預算總金額在5萬元（含5萬元）以上的采購行為。貨物與服務采購內部審計主要是對貨物和服務采購活動的真實性、合法性及效益開展的審查和評價活動。貨物與服務采購內部審計的內容包括監督與評價貨物和服務采購依據、采購預算、采購方式、采購文件、采購合同等，分為采購前期審計、采購過程審計和采購后續審計。近年來，隨著貨物與服務采購內部審計工作的持續開展，S高職院校每年貨物與服務采購送審項目有150余項，送審金額高達1億元。審計處明確了較為完備的貨物與服務采購內部審計內容要求、行之有效的審計方式、系統的審計底稿管理規范，審計人員在審計工作中的職責明確，能較為圓滿地完成各項貨物與服務采購內部審計工作。

2? ? ?S高職院校貨物與服務采購內部審計存在的問題

S高職院校貨物與服務采購內部審計工作經學校校長審批，于2020年開展至今，通過不斷歸納總結取得了一定的工作經驗和成效，但仍存在一些問題。為更詳細地挖掘出該項工作存在的問題，審計處工作人員采取校內問卷調查、校內和校外實地走訪、個別訪談、內部研討等調研方法，結合自身內審工作中的感悟，歸納總結出S高職院校在貨物與服務采購內部審計過程中存在的問題，具體如下。

2.1? ?貨物與服務采購項目送審材料的要求不明確

依據相關文件中關于貨物與服務采購項目送審金額的規定要求，貨物類單價達5 000元或項目總額達5萬元，以及服務類項目總額達5萬元的項目均需要送審，由審計處進行審計后才可采購。S高職院校每年送審項目涉及的送審部門涵蓋全校28個職能部門和二級學院，每個送審項目均有專業的需求參數，采購方式也不盡相同，送審材料要求無法滿足每個采購項目的需求，影響采購項目的推動。例如，環保學院智能節水系統安裝與運維綜合實訓平臺貨物采購項目，為與技能競賽配置要求相契合，只能采用單一來源方式采購，無法進行3家及以上單位詢價，該項目特質無法與送審材料要求的提供3家及以上單位詢價要求相匹配，難以送審和開展后續工作。

2.2? ?對審計工作進度沒有建立常規反饋渠道

送審部門按照文件要求準備相應采購項目紙質版送審材料送至審計處，并將電子版送審材料發送至審計處電子郵箱后完成送審工作，審計處依據送審項目的復雜程度和各審計人員在審項目開展情況分配審計任務，開展貨物與服務采購內部審計工作。項目審計完結后，審定金額達5萬元的交由招標采購中心采購，低于5萬元的采購項目返回送審部門自行采購。調研發現，由于審計工作的獨立性，各送審部門完成送審后無法知曉送審項目審計進度，存在信息不對稱的情況，審計處未建立貨物與服務采購項目內部審計進度反饋渠道，不利于送審部門項目負責人及時跟進項目情況，以及采購項目的后續推進［2］。

2.3? ?審計過程存在風險隱患

自審計處開展貨物與服務采購內部審計工作以來，各采購送審項目均由審計處自行開展審計工作，未借助社會審計力量。S高職院校貨物與服務采購內部審計工作由審計處副處長和一名內部審計人員負責，兩名審計項目負責人均是財會專業出身，對于各項采購送審項目的內部審計存在把控不嚴的風險。貨物與服務采購內部審計工作人員的工作職責要求對數量龐大且專業細致的貨物與服務需求參數進行逐項審計，工作量巨大，審定價格難以做到絕對公正，存在不容忽視的風險隱患，這些問題在一定程度上影響了審計的工作效率和審計結果的準確性。

3? ? ?S高職院校貨物與服務采購內部審計問題產生的原因

隨著學校辦學規模的壯大和各二級學院專業建設需求的增加，S高職院校對教學儀器和設備的投入資金逐年增長，貨物與服務采購內部審計工作面臨著不容小覷的挑戰，存在一些亟須解決的問題。針對存在的問題，需要探究導致問題發生的根源所在。

3.1? ?貨物與服務采購項目送審時間過于集中

受預算完成率考核的影響，S高職院校每年三月發布本年度預算明細表，涉及全校各部門資金使用安排。自預算發布后，各部門準備采購項目送審材料并陸續送審。送審高峰期集中在每年四月至七月，送審項目金額和復雜程度不盡相同，審計時間難以明確，階段性審計任務加劇，每位審計人員負責的在審項目多則十余項，難以面面俱到，審計項目推進時效受限。

3.2? ?項目送審材料質量參差不齊

S高職院校貨物和服務采購審計實施辦法對送審材料有明確的要求，因采購項目涉及學校各部門，送審項目負責人涵蓋全校所有教職工，他們對送審材料要求的了解程度不同，導致不少送審部門的送審材料質量參差不齊，存在明顯的漏項或領導授權審批缺失的情況，審計處初審材料后只能將其退回送審部門完善送審材料。這導致采購項目時間拉長，耽誤后續項目采購、驗收及支付價款等工作的推進。

3.3? ?審計難度較大

目前，貨物與服務采購內部審計工作的開展很大程度上依賴傳統詢價審計方法，使用的詢價平臺較為單一，貨物參數日新月異，更迭較快，難以做到對審計結果準確性的絕對把控。此外，每年有不少定制化服務與采購送審項目，開展此類內部審計工作可謂難上加難。原因一是在流通市場上無法比對參照物；二是市面上滿足需求參數的商家較少，有較大的采購流標隱患，審定價格確定難度較大。為更好地確保此類采購項目審計結果的準確性，此類采購項目內部審計工作耗時增加，需要多名內部審計人員共同審計，導致項目推進緩慢。

3.4? ?審計人員人手有限

S高職院校審計處于2017年9月成立，部門現有5人，分別是處長1人，副處長1人，工程審計人員2人，財經及綜合審計人員1人。貨物與服務采購內部審計工作由分管副處長和財經及綜合審計人員負責，均采用自審的方式，未借助社會審計力量。送審項目金額龐大，數量年年攀升，項目內容包含各個專業領域，審計人員需要耗費大量的時間和精力才能圓滿完成各項貨物與服務采購內部審計工作，為學校高質量發展保駕護航［3］。審計人員人手不足和專業受限致使該項內審工作存在明顯風險隱患。

4? ? ?S高職院校貨物與服務采購內部審計的規范化路徑

貨物與服務采購內部審計工作作為S高職院校審計處每年的重點工作之一，其重要性不言而喻。隨著學校的不斷發展，該項內部審計工作涉及的審計金額和數量每年持續增長，急需探索出規范化路徑，以此推動該項內部審計工作健康有序開展，提高采購資金的使用效益。

4.1? ?遵循規范化原則

在開展貨物與服務采購內部審計工作時，審計人員應遵循相應的規范化原則，如透明度原則、公正性原則、合規性原則，做到內部審計進度公開透明、內部審計方式合法依規、內部審計程序公平公正。

4.2? ?采取規范化審計步驟

在遵循規范化工作原則的前提下，為從源頭上解決存在的問題，審計處應采取如下可行的規范化審計步驟開展工作。

一是加強審計處全體人員專業知識學習。審計處工作人員應不斷加強對內部審計相關政策和內部審計專業知識的學習，積極參與內部審計后續教育培訓，與時俱進，用專業知識儲備武裝自身，將學習到的理論知識運用到具體的內部審計工作中，促進內部審計工作高質量發展，更好地服務于學校建設。二是完善貨物與服務采購審計制度。審計處應完善現有的貨物與服務采購審計制度，包括審計活動的組織、審計程序的規定、審計方式的使用、審計人員的職責等內容，規范送審材料模板，明確送審材料清單要求，建立規范的貨物與服務采購內部審計流程，進一步完善審計工作底稿模板，以制度把控貨物與服務采購內部審計工作。三是拓展貨物與服務采購內部審計渠道。目前，S高職院校審計處開展貨物與服務采購內部審計的程序與方法較為傳統和單一，應拓寬審計渠道，不局限于已有的詢價平臺，創新審計方式與方法，降低內部審計風險，提高內審效率和審計結果的準確性，更好地推動采購項目順利開展，完成學校每年既定的預算任務［4］。四是注重貨物與服務采購內部審計工作中的風險管控。審計處應加強內部控制和風險管理意識的宣傳教育，建立健全風險評估和控制機制，防范潛在的風險。同時，在實際內審中注重工作過程的風險管控，做好詳細的審計工作底稿記錄，拓寬審計思路，豐富審計方法，借助外部審計力量實現風險管控。另外，建立健全記錄和檔案管理體系，包括必要的送審材料、審計工作底稿、價格對比表和審定表等的保存和管理，便于查閱和追溯。五是重視審計信息化建設和數據管理。審計處應重視審計信息化建設和數據管理，建立內部審計線上平臺，保障內部審計工作的獨立性。將審計平臺與學校統一的信息門戶相關聯，送審工作、審計工作及審計結果反饋工作均通過線上平臺開展，以此提高內部審計工作的透明度。此外，可建立同類貨物與服務價格庫，將審計結果和采購項目中標金額進行梳理，做到有跡可循，這樣可較為明顯地降低審計難度和審計風險，保障采購項目內部審計負責人自身的合法權益［5］。六是不定期開展貨物與服務采購審計交流會。審計處可不定期面向全校召開貨物與服務采購審計交流會，介紹S高職院校貨物和服務采購審計實施辦法等文件要求和送審材料具體清單，了解各送審部門送審工作中存在的困惑和難點，及時收集并加以解答。此外，要持續完善該項內部審計工作流程，齊心協力優化該項工作，以提升內部審計工作水平。

5? ? ?結束語

本文以S高職院校為例，剖析了S高職院校貨物與服務采購內部審計的現狀，并歸納總結了S高職院校貨物與服務采購內部審計存在的問題，分析了問題產生的原因，最后提出貨物與服務采購內部審計規范化路徑，以期規范S高職院校貨物與服務采購內部審計工作，促進資金有效配置和風險高效控制，助力學校高質量發展。

主要參考文獻

［1］洪晗星.高校貨物與服務采購內部審計研究：以W高校為例［D］.廣州：廣州大學，2023.

［2］陳敏.新時代高校內部審計優化研究：以Y高校為例

［D］.昆明：云南財經大學，2022.

［3］劉瓊.公安院校貨物和服務采購審計要點［J］.中國內部審計，2022（4）：49-53.

［4］劉雯.政府采購活動中存在的問題分析及審計建議對策

［J］.經濟師，2017（9）：112-113.

［5］彭芬.醫院開展物資采購內部審計工作存在的問題及對策［J］.財經界，2021（25）：185-186.