董事會議事規則如何確保真正“議事”

董事的辯論不應只出現在股東內斗的公司，如果一項重大決策沒有經過思想碰撞，對這一決策的思考與認識就很可能存在盲區與誤解?，F實中辯論是存在的，只有讓不同意見的董事辯論走到陽光下，走到規則之下，走到會議的記錄中，才是真正意義的“議事”

2023年，中國證券監管機構加大公司治理監管力度，改革獨立董事制度，強化董事履職盡責，加強內部監督制約，通過最佳實踐案例創建，引導各類主體有效參與公司治理，提升公司治理成效。越來越多的上市公司出現董事對公司年報、季報投反對票或棄權票。2024年，全面修訂的新公司法將進入實施階段，新公司法對于公司董事會決議效力和董事責任認定也提出了更高的要求。

變局時代的風，終將吹到每一個在經濟海洋中起落的公司身上，也會吹到在公司履職的董事和高管身上。未來，中國上市公司董事會會議必將出現越來越多董事之間、董事與高管之間的意見分歧和爭論，我們熟悉的一團和氣、俱樂部型的董事會會議將發生改變。

面對這樣一個新的時代，我們的上市公司是否做好了準備？這種準備既包括公司董事會在認識和應對能力方面的準備，也包括在公司治理制度，特別是董事會議事規則上的準備。

“自治”成色不足的董事會議事規則

新舊公司法關于有限公司董事會均規定，“董事會的議事方式和表決程序，除本法有規定的外，由公司章程規定”；除了原有的董事一人一票、書面記錄之外，新公司法增加了出席董事和表決法定人數的規定。關于股份有限公司董事會的規則，新、舊公司法基本一致，均在董事會專節中規定了董事會的召集（提議、確定召集、通知）和召開（出席、表決、決議）的基本規則。公司法總則中規定，董事會決議內容違法的無效，違反公司章程的可撤銷，召集程序和表決方式違法或違反公司章程可撤銷；新公司法新增了會議召開和表決采用電子通信的規則，規定了未召開、未表決、出席或表決人數未達法定人數的董事會決議不成立。法律對于董事會的基本規則作了界定，對于違反規則會議的法律后果作了界定，董事會議事規則明確由公司章程規定。

中國證監會《上市公司治理準則》第三章第四節“董事會議事規則”規定，“上市公司應當制定董事會議事規則，報股東大會批準，并列入公司章程或者作為章程附件?！痹摴澲辛碛兴臈l分別原則性地規定了董事會會議的種類、會議通知和文件、會議記錄及董事會的授權。在《上市公司章程指引》中，中國證監會規定“董事會制定董事會議事規則”，并注釋“該規則規定董事會的召開和表決程序”。《上市公司章程指引》在第五章第二節“董事會”中，對董事會組成、董事會職權、專門委員會職責、董事會會議通知、會議決議、會議記錄均做了規定，并在第一節明確了對董事出席董事會會議的要求。作為上市公司章程的具體示范和文本指引，《上市公司章程指引》對“董事會議事規則”的定位是清晰的，這不是董事會作為治理機構的組織管理規則，也不是董事會及其成員的行為規則，而是在公司章程已有的條款之外，另行制定關于董事會會議召開、表決程序的會議規則。

目前已廢止的2013年中國銀監會發布的《商業銀行公司治理指引》對“董事會議事規則”做了最為具體的規定。該指引認為，內容完備的董事會議事規則包括“會議通知、召開方式、文件準備、表決形式、提案機制、會議記錄及其簽署、董事會授權規則等”，并規定規則中應當包括各項議案的提案機制和程序。這一規則雖只是針對商業銀行的規定，但對于其他中國公司董事會議事規則的提升和改進，很有借鑒意義。

筆者研讀了2023年度中國上市公司董事會治理百佳榜單中多家公司的董事會議事規則，這些規則大體可分為兩類：一類是以董事會為主體進行了全面或不全面的規則匯總，內容涵蓋董事會的組成和職權、董事和董事會專門委員會職責，以及董事會會議的規則，等等；另一類是以董事會會議為主體，對董事會會議的基本規則、提議、通知、議案、表決、決議、記錄等方方面面進行了規定。各公司依據法律法規和監管規章，結合自身基本情況來制定董事會議事規則。但整體而言，整理、抄錄中國證監會和交易所監管規定的較多，著眼于董事會會議實務、解決現實問題的較少。作為公司自治范疇的董事會議事規則，大量條文仍停留在關注會議組織與職責的狀態。

董事會議事規則為何忽視“議事”？

關注會議結果，而忽視會議的全流程

董事會會議，是董事會作為公司治理核心機構履行職責的主要方式。在事務繁忙的董事長、董事和高管眼中，要事為先，董事會會議最重要的是董事們形成決定意見，這無形中就把會議等同于表決和決議了。

表現在規則上，就是對于董事會的召開方式與表決方式混淆不清。如《商業銀行公司治理指引》規定，董事會會議可以采用會議表決（包括視頻會議）和通訊表決兩種表決方式。“采用通訊表決形式的，至少在表決前三日內應當將通訊表決事項及相關背景資料送達全體董事?！薄巴ㄓ嵄頉Q”基本就成為會議的全部內容，“通訊表決方式”與“會議召開方式”實際等同。2021年印發的《銀行保險機構公司治理準則》則規定，“董事會決議可以采用現場會議表決和書面傳簽表決兩種方式作出”，非現場會議方式更是直接以文件簽署代替?，F實中，大量的上市公司董事會決議公告，直接表述為“以通訊表決方式召開”或“以書面傳簽方式召開”董事會會議。

一個規范的董事會會議，必須是會議的提議、召集（通知）、召開（辯論）、表決與形成決議全過程要素齊備的。這個過程可以根據會議具體情況進行簡化，但要素不能缺失，更不能一味追求會議結果而在不議事（即未開會審議）的情況下直接形成決議。

關注會議效率，而忽視會議中的公平

董事會議事規則不做細化、不做硬性規定，公司在操作上就有很大彈性，可以為效率而簡化程序、降低要求。過于追求效率的會議安排，常常是以犧牲外部董事、獨立董事的知情權為代價，自然會影響董事決策權行使上的公平。

關注集體履職，而忽視董事獨立意見

《上市公司治理準則》規定，公司重大事項應當由董事會集體決策。但組成董事會的董事卻是獨立的個體，他們終將作為獨立主體承擔責任，因此尊重每一位董事的獨立意見極為重要。董事獨立履職的一個重要保證就是董事會議事規則，董事需要公司章程和議事規則提供制度保障，使其可以全面了解審議事項、充分表達個人意見。

關注實質意見，而忽視會議程序要求

商行為是一種民事行為，但又不同于一般民事行為，須遵循商業慣例和商事活動程序，具有明顯的要式行為特征。因此對于商行為的法律效力，不能只重實質而輕形式。董事會會議作為典型的商業活動，需要依法履行會議程序。正如公司法規定的，違反公司法或違反公司章程關于召集程序和表決方式規定的董事會決議可撤銷，而不召開董事會、不進行表決就作出的董事會決議在法律上是不成立的。董事會議事規則作為公司章程的附件，是判斷董事會會議程序合規的重要依據。對議事規則的忽視，就是對會議程序的忽視，必然會存在會議決議的合規風險。

董事會議事規則的進階之策

名實相副，建立全過程和全方位的董事會議事規則

當前董事會議事規則的最大問題就是名不副實，很多公司的規則完全是對法律和監管規定的平移，把公司章程中已有的董事會職權、董事和董事長的職責以及董事會會議基本要求等條款，以“議事規則”的名義集合在一起，完全是一種制度的重復建設或虛假建設。

董事會議事規則就應當以董事會會議為主體，對會議提議、通知、調整、召開、審議、表決、決議、執行的全過程，對會議程序直接相關的提案、召集人和主持人、記錄人、會務單位等各方面主體，都作出明確、清晰、可行的規定。

建立正常的董事會會議管理規則，就要將暫緩表決和取消的董事會議題、變更審議內容的董事會會議均納入董事會會議記錄，真實地反映董事會會議召集、召開情況，實事求是地反映董事會議事和董事履職情況。以董事會順利通過審議事項為標準來確定董事會會議，必然會帶來董事會議事過程的變形。

議事規則應當刪除章程已有的董事和董事長職責等一般性規定，但對于會議程序實控者——董事長，應當在會議召集、主持中的工作職責與行為規范，作出更為具體和清晰的規定，保證董事會組織議事的規范和高效。對于負責董事會會議具體實務的董事會秘書和董事會辦公室，應明確其在董事會會議召集、召開過程中的履職細則。

求真務實，解決董事會議事的現實和關鍵問題

目前新公司法和上市公司監管規定，都在壓實公司董事長、董事和高管的責任。要切實推進發揮公司董事會對經營層的監督和公司重大事項的決策職責，就需要調動董事會成員議事的積極性，并在議事規則中作出責任界定和規范要求。

1.厘清會議基本分類，明確會議提議安排

董事會會議分為定期會議和臨時會議，但何謂定期會議、如何定期并無規定。相對細致的規定是香港上市規則附錄，“董事會每年應當至少在上下兩個半年度各召開兩次定期會議”。對上市公司而言這似乎不是問題，審議公司定期報告的會議即是定期會議；但從臨時會議通知期的簡化、靈活安排來看，不應將審議定期報告之外的董事會會議都歸入臨時會議。很多公司對于定期會議和臨時會議的提案權利和責任、會議通知等方面都做了不同的規定。

2008年發布的《保險公司董事會運作指引》對于定期會議的界定，有一個很具實操性的規定，“為保證董事能按時出席董事會會議，提高會議決策效率和質量，董事會秘書可以于每年第四季度擬定下一年度董事會會議計劃，對下一年度董事會定期會議召開的大致時間、常規議題等進行規劃”，并將計劃告知公司董監高及其他相關人員。有提案權的機構或個人以及負責提案工作的單位和中介，可據此提前做好提案的提出和準備工作。這個規定既明確了何謂定期會議，又為定期會議的提案提供了工作指引。但這一規定在上市公司中鮮有引入，可能與公司對于提前預告董事會會議時間和議題不大接受有關。但定期會議不定期，兩種會議在提案要求上差異巨大卻未進行會議內容的區分，不能不說是目前議事規則中的一大缺陷。

2.健全會議提案機制，明確相關各方責任

《羅伯特議事規則》作為協商類會議的國際通行議事規則，其中有一個重要的概念是“動議”。董事會會議是一種標準的商業協商會議，每次會議都會涉及不同層次的各種動議，但會議的提案毫無疑問是“主動議”，是董事會需要面對的主要議題。

無論是定期會議還是臨時會議，都有需要董事會會議研究、討論或辯論、表決的提案及由提案轉化的議案。就董事會來說，這個“動議”需要明確一個對此負責的提案人，這是動議走向決議的需要。部分上市公司董事會議事規則根據董事會的職權或定期會議審議的事項，規定了內部人員和部門的提案擬定職責，對于臨時會議的提案也規定了提案人的確定和董事長的審核。

《商業銀行公司治理指引》規定，“董事會議事規則中應當包括各項議案的提案機制和程序，明確各治理主體在提案中的權利和義務。在會議記錄中明確記載各項議案的提案方。”這一規則是對董事會會議提案相當嚴肅和嚴格的規定，有利于會議聚焦于提案，提高議事的效率，公司董事會在制度建設時對此可學習借鑒。

3.建立會議辯論規則，發揮董事會會議作用

會議對一個問題的處理可分為6個環節：提出動議（提案）、附議（同意召集或提交會議）、宣布議題、辯論、表決、公布結果（決議）。顯然，會議的議事在辯論環節，意見的形成在表決環節。羅伯特議事規則認為，辯論是人類文明的基本元素之一，使人類能夠產生理性而有價值的決定。

目前A股公司董事會議事規則中普遍缺少對會議辯論的規定，少數公司議事規則也只是規定公司和主持人要保障董事充分的發言權、對影響會議討論者進行制止，但缺少辯論環節本應有的發言權的取得、辯論（發言）的次數與時間、辯論禮節方面的規定，如不跑題、不攻擊、禁止反對已通過決議、禁止反對自己提出的動議、發言禮讓于主持、禁止擾亂會場等。董事的辯論不應只出現在股東內斗的公司，如果一項重大決策沒有經過思想碰撞，對這一決策的思考與認識就很可能存在盲區與誤解。

目前議事規則中，只能偶爾看到關于發言和討論的規定，董事辯論的接受度是極低的。但現實中辯論是存在的，只有讓不同意見的董事辯論走到陽光下，走到規則之下，走到會議的記錄中，才是真正意義的“議事”。雖然不同意見的爭執可能導致董事會延期審議、董事提前退席、董事拒絕簽署文件等各種特殊情況，但只有去面對，只有在規則中對各種特殊情況規定后果和應對措施，會議規則才能真正走向內容完備。

4.強化董事開會議事，避免程序虛化空轉

董事會有現場召開、非現場召開、“現場+非現場”召開三種方式。不同的會議召開方式，董事會議事的實效有很大的差異，但需要董事會審議、決策的事項太多，也必然要求公司董事會通過靈活的臨時會議和簡化的定期會議來降低會議成本，提升議事效率。筆者認為會議召開的方式可以實事求是進行靈活安排，但在議事規則中應明確重大決策、關聯交易等不能采取非現場方式，特別是所謂書面傳簽方式召開。董事會會議一定要保證會議基本環節不可缺失，即提案可以簡單但提案人須明確、審議內容要保證無重大遺漏和誤導；非現場方式以不影響董事知情權和決策權為前提，要為非現場方式提供信息交互（辯論）的時間與空間（如微信群、電子郵件組）。那種將召開會議等同于表決的認識，極有可能在會議通知、會議辯論環節出現問題。

5.重視電子通信會議，保證會議法律效力

新公司法規定會議召開和表決可以采用電子通信方式，這是對現實生活中以電話、視頻、即時通信、電子郵件等電子途徑參加會議的法律認可。電子通信參會存在著時空的距離和通信的限制，在會議過程中如何保障董事充分且合規地行使權利，涉及很多特殊問題。

首先是電子通信方式參會的確認，是以會議主持人認可的電子通信方式參與了會議進程為準，還是以完成特定方式的表決為準？財達證券議事規則規定，非以現場方式召開的，以視頻顯示在場的董事、在電話會議中發表意見的董事、規定期限內實際收到傳真或者電子郵件等有效表決票，或者董事事后提交的曾參加會議的書面確認函等計算出席會議的董事人數。其次是如何確認電子通信參會董事的表決結果，如果會議當場表示的意見與會后董事書面提交的表決票意見不一致如何處理？再次是董事采取電子通信方式表決，在會議表決文件合規性管理、會議記錄簽署上將面臨一些現實問題。因此，公司在實施電子通信方式參會和表決上，需要保持足夠的謹慎，需要在議事規則方面進行更為嚴謹的制度設計，避免影響會議決議的法律效力。

守正務本，打造真正有助于實現良性治理的規則

工于計，莫如公于心。董事會議事規則多體現公司董事長和公司大股東、實際控制人的意見，前者是董事會的召集人和主持人，后者則是股東意志的體現者。這一規則的制定，是對各方商業智慧和管理認知的考驗。與其在制度上動心思，大股東和董事長不如放下執念，接受董事會“和而不同”的價值取向，真正理解董事會作為公司治理中心機構的作用，尊重各位董事個人的決策權力和能力，構建一個尊重公司治理各方面主體權利、解決董事會會議實際問題的規則。

堅守良性公司治理的正心正念，才會有不回避問題、不擔心辯論、不甘于形式、確保真正“議事”的董事會議事規則；而唯有這種尊重對方、亦得對方尊重的規則，才能夠真正支撐起長期和諧的公司治理生態。

作者系北京上市公司協會董秘委員會副主任