基于基地評估視角下住院醫師規范化培訓檔案管理的研究

王誼雯

住院醫師規范化培訓（以下簡稱住培）是培養合格臨床醫師的必經途徑，是加強衛生人才隊伍建設、提高醫療衛生工作質量和水平的治本之策，是深化醫藥衛生體制改革和醫學教育改革的重大舉措[1]。住培基地是承擔住培的醫療衛生機構，依據培訓需求和基地標準進行認定，實行動態管理，原則上設在三級甲等醫院，并結合當地醫療資源實際情況，將符合條件的其他三級醫院和二級甲等醫院作為補充，合理規劃布局，區域內培訓基地可協同協作，共同承擔有關培訓工作。蕪湖市第二人民醫院于2014年被評為國家首批住培基地，并根據國家衛健委《關于建立住院醫師規范化培訓制度的指導意見》[2]（國衛科教發〔2013〕56號）以及安徽省衛健委《安徽省建立住院醫師規范化培訓制度的實施意見》[3]（衛科教秘〔2015〕183號）的文件精神一直致力于為各級醫療機構培養具有良好的職業道德、扎實的醫學理論知識和臨床技能，能獨立、規范地承擔本專業常見多發疾病診療工作的臨床醫師。成為培訓基地的7年里，穩步完成各類系統性、規范化培訓工作的同時，留存的住培檔案也成了能夠反映蕪湖市第二人民醫院作為培訓基地所承載的住培管理活動和教學發展的歷史。隨著2020年達到全國基本建立住培制度，所有新進醫療崗位的本科及以上學歷臨床醫師均接受住培的目標以來，國家級及省市級住培基地建設評估活動規范化、周期性開展，基地評估成了促進住培基地檔案完善和發展的有效途徑。如何借助基地在迎接評估中的檔案資料來進一步思考基地培養中存在的問題，從而改進并提升培訓效果，同時規范、專業地對住培基地檔案進行管理，將做進一步闡述。

1 住培基地檔案管理過程

1.1 住培基地檔案建立的意義

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續、各項事業得以發展都離不開檔案。同時，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[4-5]中提到關于檔案工作的地位和作用，突出檔案工作具有不可缺少的基礎性地位，強調做好檔案工作，是各地區各部門各單位的重要職責。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[6]中指出，需要拓展檔案資源的收集范圍，加強國家重大發展戰略和地方中心工作等重點領域檔案收集工作，加大關系國家安全、國計民生、公共服務、新興產業等重點行業檔案收集工作。住培是加強臨床醫師隊伍建設的一項重大基礎工程、深化醫改和臨床醫學教育改革的重大舉措、是提高醫療水平和服務質量的治本之策和保障及改善民生的務實之舉。蕪湖市第二人民醫院作為首批全國住培基地，做好住培基地檔案建設也承載和反映了蕪湖市第二人民醫院、蕪湖市、安徽省乃至全國醫療衛生教育事業發展的歷史和前進步伐。住培不僅培訓的是蕪湖市第二人民醫院醫師，還有很大一部分的外單位學員、社會化學員和研究生，他們的培訓檔案也將成為后期單位招聘與人才考核需參考的重要準則，并將成為滿足各界醫療機構利用需求的重要檔案資源。

1.2 住培基地檔案的特點

（1）涉及范圍廣。由于住培工作是一項復雜的系統工作，涉及蕪湖市第二人民醫院參與培訓的13個專業基地和54個臨床醫技科室、負責住培工作的主管部門及相關輔助部門、協同培養單位、培訓學員所在的委托單位及高校并軌模式下聯合培養的院校機構。故基地培訓所涉及的檔案資料并不僅僅集中于本單位或本單位的某一部門，而均需涵蓋以上科室、部門及院外機構。但往往住培檔案卻未納入醫院的綜合檔案管理中，分布分散，參與收集和整理檔案資料的人員也從本單位專業的管理人員到兼職的醫療業務工作人員以及各類外單位人員不等[7]。（2）檔案形式復雜多樣。紙質檔案是檔案中數量最多、最常見與最傳統的檔案形式，也是最能承載歷史厚重感與滄桑感的一種保存形式[8]。但住培的檔案資料由于臨床工作和醫療機構的特殊性，不僅涵蓋各類如培訓學員手寫的輪轉手冊、階段性紙質考核試卷、書寫的病歷等實體檔案。近年來隨著各省市住培系統開發應用的成熟化，系統內部的電子檔案也逐漸成為記錄培訓過程的重要工具。同時，為實行360度評價而使用的問卷星等問卷調查系統也發揮了很大的作用。住培檔案逐漸實現實體檔案與虛擬檔案的融合發展。（3）實踐內容多于理論內容。學員在各個基地輪轉期間除了參與小講座之類的理論培訓，形成理論培訓檔案以外，更多的培訓內容主要集中于日常跟隨帶教師資所進行的臨床操作，如教學查房、病例討論、技能操作與考核等實踐培訓。實踐培訓的內容主要為觀察學習帶教師資所進行的管床、詢問病史、查體、師資點評等步驟。實踐操作留存的檔案與理論培訓檔案又截然不同，更多的集中于學員參與培訓的影像資料、師資對學員實踐考核的打分表等。同時，由于專業基地培訓項目的不同，所進行的實踐操作和存儲的檔案內容又千差萬別。（4）階段性強。培訓學員從進入基地開始的培訓周期一般為3年，并會隨延期等特殊情況延長。在此期間根據專業要求需輪轉的科室為10～20個，并按照專業的輪轉期限進入不同的輪轉科室。因此在各個科室內會定期產生各類檔案資料，如日考勤、每月的“住培手冊”記錄、每月輪轉結束的出科考核、年底進行的年度考核等。以上資料完成的時間不一，但需要按階段定期收集整理、留存及報送。

1.3 基地評估條款所涉及的住培檔案內容

（1）基地招錄檔案。基地招錄的檔案含基地容量統計、上年度招收計劃、各專業實際招收情況、住院醫師花名冊、近3年招收住院醫師人員名冊等。同時，能夠反映基地基本條件的宣傳材料、招生簡章等也是基地招錄檔案中的重要組成部分。（2）培訓過程檔案。含基地管理人員崗位職責文件，教學小組的職責、帶教指導、帶教老師培訓、帶教質量督查及教學研究工作記錄，培訓過程檔案中的入院宣教材料、入科材料、學員輪轉手冊、考勤記錄、小講座、病例討論、出科考核、病歷書寫等原始材料，考核中的出科考核、年度考核、結業考核材料及各類督導材料的歸檔。（3）師資檔案。在師資管理部分，要求培訓基地能夠提供有關導師遴選、培訓、聘任、考核、激勵和退出機制的文件材料，同時還有制定和落實師資培訓的制度文件以及師資參加省級及以上培訓的證書資料。專業基地的檔案中需包含人事部門提供的師資統計表，包括姓名、年齡、畢業時間、畢業學校、學歷、學位、專業技術職稱及任職時間和工作年限，并加蓋人事部門公章，原始的師資評價表和鑒定表。師資檔案中需要涵蓋以上師資培養及管理的全過程檔案。（4）學員人事檔案。學員人事檔案作為單獨的檔案資料，內容也貫穿了部分評價指標。包括招錄檔案中的學歷學位資料、培訓過程檔案中的輪轉手冊、激勵制度中的獎懲獲獎情況等。“并軌制”下的聯合培養研究生除以上檔案外還有與學校檔案掛鉤的學籍證明、畢業答辯資料、學位評定資料等。同時涉及個人執業能力的執業醫師考試資料、單位人的執業變更資料也需一起納入其中。（5）住培黨支部檔案。支部檔案目前還未納入評估指標中，但開展住培學員黨組織生活是國家住培政策的明確要求，也為學員提供了良好的思想政治理論學習環境，使學員能夠積極參加黨員活動，做好政治關系的轉接，在優良的政治環境中為基地的發展做出貢獻。

2 從基地評估反思住培檔案管理過程中的問題

2.1 機構不重視

幾乎在所有的醫療機構中都存在檔案管理意識淡薄、重業務輕檔案的問題[9]。其中，對于培訓基地而言，往往將培訓的執行過程作為重中之重來狠抓，但執行后的檔案管理卻時常被輕視。在每輪的國家級或省級評估前夕常有發生突擊整理各類文檔資料，甚至師資與學員集體補材料的現象出現，檢查前急于補充的住培檔案材料，不能真實反映教學歷史。且在評估反饋時時常能聽到諸如文件材料缺失、缺真的問題。

2.2 管理人員非專業出身

醫療機構的檔案專職人員通常集中在院部的人事部門及病案部門，以整個醫院的人事檔案與病歷檔案工作為主，并不涉及住培檔案的管理工作。對于此類檔案的整理留存均由教育部門及所涉及的專業基地和科室來完成。未受過檔案專業培訓的醫務人員自身業務性不足，在進行檔案管理時無法以專業的標準來執行操作，更多的是簡單的材料收集和歸檔[10]。檔案整理歸檔流程的不規范、不完善也給后期的查閱帶來不便；所以，在評估時常會出現材料準備混亂、無目錄追尋查找等問題。

2.3 檔案分散缺乏整合

由于住培涉及范圍廣的特殊性，對于檔案的管理同樣存在著過于分散的問題。首先，參與機構的不同使檔案存放的地點涵蓋了培訓基地的主管部門、專業基地、輪轉科室、協同單位和聯合培養的院校，跨越了部門及城市。其次，由于各個專業基地及管理部門評價指標的不同，留存的檔案資料也不盡相同，存在差別。這在評價過程中經常會出現接受評估的基地輾轉科室搜尋材料、管理部門往返運送材料的情況。

2.4 信息化能力不夠

現代檔案均已逐漸使用信息化手段來進行管理，但住培檔案管理信息化目前還未被完全使用，或者說住培的檔案管理工作還未能加入智慧醫院和互聯網+的整體舉措當中，目前仍作為一項獨立的工作在執行[11]。而住培信息管理系統的不成熟使管理的不確定性增加，如現行的信息系統與上級主管部門系統的信息對接不健全使信息存在隨時消失的可能性，自行開發的信息系統網絡安全系數較低和篡改概率大，易受合同到期或系統關閉等外界因素的影響，住培基地工作中的視頻及音頻檔案缺乏管理路徑。

3 關于強化、建立健全基地住培檔案的思考

3.1 完善制度，加強機構重視程度

首先，機構的重視程度決定了檔案活動開展的實際效果，作為大學附屬教學醫院，醫、教、研的協同發展是醫院向前邁進的根本。住培基地的檔案作為教學檔案的重要組成部分應與醫療機構的醫療檔案與人事檔案具有同等重要的地位，應取得同樣的重視。其次，完善制度的革新，對住培檔案實行院內統一的管理準則和應用標準。如專門設置符合儲藏條件的住培或教學檔案室、運用院內統一的歸檔標準來管理檔案收集工作、完善借閱程序，規范檔案存取。

3.2 以評促建，優化基地檔案內容

評估結果往往反映了基地建設的情況和帶教質量，從評估結果中也能發現日常管理中的漏洞，從而以評估來帶動管理，推動基地發展。除了國家級、省市級的定期評估外，也應堅持組織院內的評估，以主管部門牽頭組織或采取專業基地互評的形式來發現問題，優化改進。如在評估中反復出現的輪轉手冊內容缺項、各類培訓缺少影像檔案、教學記錄本的不完整、評分表未打分等情況，將出現的問題以檔案形式留存，并在下一階段的評估中針對現有問題進行整改，管理者可通過評估檔案發現階段性的管理成果。

3.3 宣傳培訓，提高檔案人員素養

醫療機構檔案專職人員本身較少，而基地檔案的管理更依賴于教育管理部門的管理者、各個臨床科室的醫生、協同基地的管理人員等，面對管理者的兼職身份，專業知識培訓的缺乏等問題，要提高對基地主任、基地秘書、醫教干事等直接從事基地檔案整理人員的宣傳，提升對于檔案的重視程度，將檔案工作納入住培基地人員的管理職責中。定期組織有關檔案理論和實務的培訓，并加強部門檔案與醫院專職檔案管理人員的協同培訓，擴大與協同基地與高等院校間的交流，吸收適用的檔案管理經驗，提升專業能力，助力住培工作，真正使檔案人員逐漸從排尾兵走向排頭兵。

3.4 信息聯動，推進檔案數字技術

新一代信息技術的廣泛應用以及檔案知識的迭代更新，以計算機和互聯網為主的信息發展把檔案帶進了電子時代，起到信息支持的作用[12]。所以，檔案數字化在一段時間內成為檔案收藏單位的重要工作。這就要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。要在完善住培系統的基礎上加強平臺建設、平臺聯動，在蕪湖市第二人民醫院已使用的“24小時醫學頻道”“醫視界”“問卷星”等網站與平臺中推進建立和其他組織與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統，保證各類資料存儲的電子化和穩定性，加大投入，開拓數字化住培檔案建設。除存儲傳統的紙質檔案外，還可存儲視頻及音頻檔案，在今后的管理中實現紙質檔案與電子檔案的分類并行與智慧管理[13]。

3.5 科學整合，開拓檔案利用方式

科學整合住培基地、培養單位及院校的檔案，除了有利于各類住培評估以外，按屆形成完備的檔案資料，保證每一屆檔案的完整性和成套性也可使基地在留存學員檔案的基礎上編輯年鑒校友錄，并對在發生突發公共事件中有優異表現的人員或事件給予特殊記錄[14]。住培期間的檔案資料也可在學員結業后成為社會化學員入職的重要參考，以及單位學員和院校聯合培養學員的檔案年度評價參考。

綜上所述，檔案工作無論在哪個領域都是首先注重為中心工作，為大局服務的。而隨著時代的發展，檔案的作用范圍也越來越大，從以往作為專門查找、管理工作的檔案，開始為下一項工作開路，既是前一項工作的末端也是后一項工作的開端，住培檔案工作應隨著住培基地評估的開展逐漸從傳統意義上的末端性工作變為先行性工作，進入并影響領導決策、管理，真正地為醫療衛生人才培養服務，對經濟社會發展作貢獻。