基于新檔案法的水利工程檔案信息化管理研究

張樹莉

（安徽省茨淮新河工程管理局，安徽 蚌埠 233000）

0 引言

水利工程是國家重要的基礎性工程，水利工程檔案是水利工程建設、維護保養以及相關水利工作的重要參考，在水利工程建設諸多方面發揮著重要作用。近年來，信息技術與檔案管理深度融合，顯著提升了檔案管理效率，降低了人工成本，得到業內普遍認可。《中華人民共和國檔案法（2020修訂版）》（以下簡稱新《檔案法》）出臺，對檔案信息化管理明確要求：“加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”[1]2023 年7 月，《水利工程建設項目檔案驗收辦法》修訂出臺，在驗收組織、驗收申請、驗收程序等方面進行了規定，對信息化管理方面也進行了規定。[2]新時期，推動檔案信息化管理已成為檔案部門一項重點工作任務，圍繞新《檔案法》等國家政策，進一步加強水利檔案信息化管理工作，對于充分發揮檔案在水利工程建設、質量管理、運營維護管理、技術參考借鑒等方面具有重要意義。

1 水利工程檔案信息化管理概述

新《檔案法》規定，檔案信息化是指應用各類現代信息技術，開展檔案收集、管理、開發、利用等工作的過程。檔案信息化是一項系統性、全鏈條的工作，包括檔案信息化、數字化，硬件設施建設，軟件平臺開發，安全管理保障，人才隊伍與政策法規等諸多方面。水利工程檔案信息化，特指水利工程領域各類檔案的信息化收集、管理以及開發利用的過程。

2 水利工程檔案管理的新形勢與新任務

當前，隨著我國內循環戰略的進一步實施，國家對于基建工程投入進一步加大，水利工程作為重要的清潔能源工程與安全保障工程，未來必將迎來新一輪建設發展熱潮，可以預料，未來水利工程檔案數量也將持續增加。信息化對于海量檔案信息管理具有明顯優勢，不僅可以提高檔案信息化管理效率，降低人工成本，更能推動檔案資源的進一步交流共享與開發利用。雙套制管理機制也有助于進一步保障檔案安全。因此，新《檔案法》第三十五條，首次增加了“加強檔案信息化建設”部分，對相關工作進行了明確安排部署。

3 水利工程檔案信息化建設管理中存在的困難與問題

3.1 軟硬件設施投入大，使用成本較高

檔案信息化管理工作，需要一整套完整的軟硬件設施進行綜合保障。硬件方面主要包括計算機、掃描儀、存儲系統、恒溫恒濕系統、光纖網絡環境等，軟件方面則包括專門的管理平臺、防火墻、編譯軟件等，這些都需要較高的投入，后期的維護保養、人員培訓、平臺服務費用等運營維護成本也不低，這對于單位的財政壓力還是較大的。

3.2 標準化、規范化建設不足，系統性、協同性不夠

檔案信息化管理是一項系統工程，從前端收集、信息化采集，到系統的匯總、分類、存儲和編研，再到終端用戶的調用，需要一個高效閉環系統。目前在水利工程建設領域，各單位檔案格式、數據類型、歸檔和管理方式存在差異，同時由于機構、人員、制度等方面原因，管理的系統性、協同性也略顯不足。這些都為水利工程檔案的進一步開發利用帶來了難題。

3.3 外部風險持續加大，網絡安全問題愈發凸顯

實施信息化管理后，各類數據、信息必然要通過互聯網流轉，其風險隱患也一并隨之而來。開展防火墻、密鑰管理和物理防護研究已成為檔案信息化管理的重要課題。但無論是防火墻還是密鑰，再先進的系統，都無法完全做到預防與屏蔽，而通過收緊入口管理等方式控制，則又會在一定程度上降低系統的整體運行效率。

4 水利工程檔案信息化管理策略研究

4.1 加強軟硬設施建設，完善配套管理制度價值

新《檔案法》中明確要求，“企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設”，對于水利工程相關單位來說，要堅持“盡力而為、適度超前”的原則，加強檔案信息化設施建設，配齊計算機、掃描儀、紅外探測、存儲系統、傳感系統、RFID 系統等，為推動檔案信息化管理奠定硬件基礎。[3]同時可采取第三方外包、合作研發的方式，打造適合水利工程檔案的管理平臺，并由第三方企業提供后臺維護等服務。此外，還要針對檔案信息化管理，進一步完善相關管理制度，明確檔案數字化范圍、管理權限、密級劃分、流轉移交、借用備份、電子簽章等制度，全面夯實檔案管理信息化工作基礎。

4.2 引入大數據、物聯網等技術，提升檔案管理效率

新《檔案法》第三十八條規定：“推進傳統載體檔案數字化和檔案資源利用網絡化。”新時期，各水利工程單位要加快推進現有紙質檔案數字化進程，同時積極引用大數據、區塊鏈、物聯網等前沿技術，提升管理效能。可依托信息化平臺系統，重新整合各類檔案信息資源，并按照邏輯關系進行再排列、再整合，形成“標簽化”信息資源，方便用戶查詢使用。針對所需要的關鍵數據、關鍵內容，通過大數據系統進行關聯，并利用GIS、VR 等方式可視化呈現，主動向用戶推介。在保護隱私和保障安全的前提下，收集并分析搜索習慣、關鍵詞等數據，勾勒“用戶畫像”，致力于為用戶提供更加精準和個性化的服務。

4.3 打造“辦公OA-檔案”歸檔一體化系統，實現互聯互通

新《檔案法》第三十六條規定：“推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”水利工程檔案種類多、名目繁雜，一般情況下都是待工程完工后再移交相關檔案，費時費力，通過打通OA 辦公平臺與檔案線上管理平臺，可實現業務互通，各類檔案自動歸檔，將大幅降低后期工作量，提高效率。[3]因此對于相關單位來說，一是要統一數據格式、類型，方便數據傳輸；二是實現各類檔案接收、辦理、流轉、入庫、出庫、移庫、盤點等全過程信息化管理；三是連接辦公OA 系統與虛擬檔案室系統，將各類歸檔文件嵌入“文件形成、運轉、管理、利用”整個生命周期中，實現歸檔文件“增量電子化”“實時化”。

4.4 多種技術方式管控，提高檔案安全管理效能

一是加強檔案管理平臺系統操作規范建設，全面落實電子簽章制度，明確各級管理者使用權限，建立全軌跡可追蹤、可回溯系統，確保安全。二是強化數據加密，使用AES、DSA、RSA 等加密方式，保障數據傳輸過程安全，同時加強入口管理，攔截可疑的數據訪問請求。三是利用分布式技術保障安全。分布式技術是依托區塊鏈技術形成的，主要特點是依托多個節點抵御外部攻擊，即當某一節點收到攻擊時，其他節點依然可保障數據信息的完整和安全性。這種方式很適合于部門多、內容繁雜的水利工程檔案。對于一個水利工程項目來說，勘察、設計、施工、倉儲、后勤、驗收等多個環節都可以形成獨立節點，一旦某個節點數據遭到纂改，系統會自動排出該節點而保障數據整體安全。

5 結論

新時期，推進水利工程檔案的信息化工作任重而道遠。廣大水利基層單位要嚴格按照新《檔案法》《水利工程建設項目檔案驗收辦法》要求，積極轉變思維，聚焦自身短板不足，從軟硬件設施建設、大數據技術賦能管理、辦公檔案一體化建設、數字檔案安全等方面協同發力，全面提升水利工程檔案的信息化水平，以優質高效的檔案工作，服務助力新階段水利工作高質量發展