新時(shí)期住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理及運(yùn)用探討

摘 要：目前，建筑事業(yè)的快速發(fā)展帶動了對住宅專項(xiàng)維修資金的管理水平和使用效益要求的提升。住宅專項(xiàng)維修資金的歸集、核算和使用等工作，關(guān)系到廣大居民的切身利益，是利國利民的好事。本文闡述了住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理的意義，分析了管理中存在的問題，探討了有效的管理開發(fā)利用途徑，旨在為相關(guān)工作提供幫助，促進(jìn)住宅行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：住宅專項(xiàng)維修資金；檔案管理運(yùn)用

對住宅專項(xiàng)維修資金的檔案進(jìn)行管理，既能使有關(guān)部門對其使用狀況有一個(gè)全面的認(rèn)識和掌握，又能使業(yè)主更好地維護(hù)自己的合法權(quán)利，對調(diào)解業(yè)主和物主之間的矛盾和爭議都能起到很好的作用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代建設(shè)事業(yè)的發(fā)展需要。但是，就當(dāng)前的狀況而言，資金檔案的管理和使用中還存在著許多問題，有必要對其進(jìn)行改進(jìn)和完善。

一、住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理的意義

首先，對管理者而言，通過對住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理，可以讓他們對資金的運(yùn)用狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)的了解，從而全面地把握維修投資強(qiáng)度和運(yùn)用規(guī)模，極大地提升資金管理工作的水平，最大限度地降低資金配置不合理以及浪費(fèi)等問題出現(xiàn)的概率。其次，從資金管理部門和業(yè)主的角度出發(fā)，科學(xué)管理住宅專項(xiàng)維修資金的檔案能夠有效保障他們的合法權(quán)利，最大限度地減少業(yè)主和物業(yè)部門因不合理管理而產(chǎn)生的沖突。在保障業(yè)主權(quán)益的同時(shí)規(guī)范管理部門的行為，實(shí)現(xiàn)兩者的合作共贏。最后，從宏觀層面出發(fā)，以住宅專項(xiàng)維修資金檔案為對象開展科學(xué)的管理工作，能夠?yàn)閺V大民眾帶來一定的好處。它可以更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代對為民服務(wù)工作的需要，為業(yè)主查找自己需要的檔案資料提供便利。

二、住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理中的問題

（一）管理體系有待完善

從目前住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理的狀況來看，最突出的一個(gè)問題就是總體管理水平不高。大多數(shù)住管理人員都沒有很強(qiáng)的專業(yè)管理能力，加之沒有一個(gè)完善的住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理體系，沒有對管理工作的流程、責(zé)任進(jìn)行明確，對管理工作的落實(shí)造成了極大的阻礙[1]。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一

當(dāng)前，全國各地的住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理工作均面臨著沒有統(tǒng)一規(guī)范的問題。如果沒有統(tǒng)一的文件規(guī)范，就不能很好地落實(shí)管理工作，更別談檔案管理工作的深層次進(jìn)行。另一方面，目前對檔案資料的收集和整理工作還處于初級階段，對其進(jìn)行的開發(fā)和使用效果不佳，在某種程度上加大了管理工作的難度也不利于對住宅專項(xiàng)維護(hù)資金檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。

（三）人員素養(yǎng)有待增強(qiáng)

近年來，在信息科技的飛速發(fā)展下，住宅專項(xiàng)維護(hù)資金的數(shù)字化程度也在逐步提高，這就需要檔案管理者既要有較強(qiáng)的信息化管理知識和業(yè)務(wù)能力，又要對住房專項(xiàng)維護(hù)資金檔案管理的工作程序有一定的了解，提高他們的綜合素質(zhì)和管理能力。但是，就住房專項(xiàng)維修資金檔案的管理現(xiàn)狀而言，存在著管理隊(duì)伍素質(zhì)不高、專業(yè)知識水平低下、不具備專業(yè)業(yè)務(wù)能力等問題，對檔案管理工作的信息化發(fā)展造成了極大的阻礙。

三、住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理開發(fā)利用的途徑

（一）優(yōu)化管理制度

當(dāng)前，要切實(shí)做好住房專項(xiàng)維護(hù)資金檔案的管理和使用，必須持續(xù)改進(jìn)和健全管理體制。相關(guān)部門要結(jié)合當(dāng)前的房地產(chǎn)管理方式和發(fā)展特征，建立一套科學(xué)、合理的住房維修資金檔案管理體系。在這個(gè)過程中，需要對市場發(fā)展的狀況和需要做出正確的判斷，并聘請專業(yè)的資金檔案管理專家和技術(shù)人員對檔案管理制度進(jìn)行完善，以此來推動管理工作的可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）加強(qiáng)法制管理

首先，在強(qiáng)化法律制度管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)其管理特征，制訂一套科學(xué)、合理、可行的管理法律法規(guī)，并對管理工作進(jìn)行針對性安排，使管理更加有效。其次，在檔案管理的法規(guī)文件中，對各方面的責(zé)任進(jìn)行規(guī)定，由物業(yè)服務(wù)部門對其進(jìn)行組織、申請、組織，經(jīng)資金管理部門審核無誤后，將資金撥付到建筑企業(yè)。最后，在制定法規(guī)性管理文件時(shí)，要明確規(guī)定各個(gè)工作的具體內(nèi)容、管理原則以及方法等。

（三）開展標(biāo)準(zhǔn)化管理

要使住房專項(xiàng)維修資金檔案的管理工作更加科學(xué)、統(tǒng)一、規(guī)范化，必須要進(jìn)一步完善和規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，這里面包含對檔案信息的收集、分類和編號，以及檔案管理的依據(jù)和要求[2]。在多年的檔案管理實(shí)踐中，對住房專項(xiàng)維護(hù)資金檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，既能更好地明確管理的方式，又能使檔案的管理水平得到提升，加強(qiáng)各部門的管理理念。

（四）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)

從住房專項(xiàng)維護(hù)資金的檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，要使其更好地發(fā)揮作用，必須運(yùn)用科技手段，構(gòu)建專用數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)。對糾錯(cuò)系統(tǒng)進(jìn)行高效利用，提高檔案管理和利用的精度和有效性，對其蘊(yùn)含的信息資源進(jìn)行充分挖掘利用。在此期間，各級檔案部門要按照房屋修繕需要的經(jīng)費(fèi)，做好相關(guān)的資料登記工作，盡量使資金檔案信息能夠最快、最正確地傳遞到檔案管理的每一個(gè)步驟。管理人員還可以借助先進(jìn)的電子設(shè)備，如掃描儀等，向數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)輸入完整的檔案信息，并且增加調(diào)閱和查詢等多個(gè)功能，以房屋的位置、產(chǎn)籍號、名字作為查詢的出發(fā)點(diǎn)，從而更好地滿足用戶的需求。使現(xiàn)代電腦科技的分類和查詢能力得到最大程度的發(fā)揮，并順利地構(gòu)建出一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫。此外，借助Oracle數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)后臺，用多層次的體系結(jié)構(gòu)對系統(tǒng)進(jìn)行完善，能夠達(dá)到提升系統(tǒng)使用便利性的目的。Oracle是一種規(guī)模較大、分布較廣的分布式數(shù)據(jù)庫，能較好地解決用戶對數(shù)據(jù)的查詢需要，能有效處理千億級的數(shù)據(jù)。

（五）加大人員培訓(xùn)力度

在現(xiàn)代科技的推動下，住房專項(xiàng)維護(hù)資金的檔案信息資源的建設(shè)和使用是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，相關(guān)人員需要有很強(qiáng)的專業(yè)知識和技能。所以，要想讓檔案管理者盡快地跟上現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流和需求，就必須要強(qiáng)化對檔案管理者的培養(yǎng)，對其進(jìn)行理論知識的更新，讓他們不斷地學(xué)習(xí)法律、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多個(gè)領(lǐng)域的知識。還需要在不斷地學(xué)習(xí)和訓(xùn)練中，改變自己的觀念，掌握好現(xiàn)代化的檔案管理方式。需要注意的是，在對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，為確保培訓(xùn)工作的效率和有效性，要持續(xù)開展培訓(xùn)工作，盡量避免培訓(xùn)中斷的情況。從而在達(dá)到全方位提升人員管理利用能力的目的的同時(shí)，保障工作隊(duì)伍充足的人才儲備，進(jìn)一步落實(shí)管理利用工作，促進(jìn)工作質(zhì)量的持續(xù)提升[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，科學(xué)管理和合理利用住宅專項(xiàng)維修資金檔案是新時(shí)期市場經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展以及城市化進(jìn)程加快的必然要求。在具體的工作實(shí)踐中，相關(guān)部門和人員要立足實(shí)際，通過健全管理制度、開展標(biāo)準(zhǔn)化管理、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)以及人才培養(yǎng)等途徑，切實(shí)提高檔案管理水平，提高開發(fā)強(qiáng)度和使用效益，為城鎮(zhèn)化建設(shè)以及建筑業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]李國強(qiáng).住宅專項(xiàng)維修資金檔案電子化管理探索——以日照市智慧維修資金信息化建設(shè)應(yīng)用為例[J].中國房地產(chǎn)，2022，（19）：59-64.

[2]沈揚(yáng).住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理及開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（06）：147-148.

[3]謝幼平.住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理及應(yīng)用研究[J].城建檔案，2018，（07）：43-44.

作者簡介：陳妍玲（1988—），女，漢族，湖北省當(dāng)陽市人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理。