推進(jìn)高校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

施艦航

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字檔案室；建設(shè)；信息化

? 一、引言

? （一）研究背景

數(shù)字檔案室的興起帶來了電子化存儲(chǔ)和全文搜索等新增值服務(wù)，為高校信息管理注入了新的活力。然而，數(shù)字檔案室的建設(shè)并非一帆風(fēng)順，面臨著一系列挑戰(zhàn)。在數(shù)字檔案室的可持續(xù)發(fā)展方面，長(zhǎng)期維護(hù)、更新、適應(yīng)環(huán)境變化都需要認(rèn)真思考和解決。

? （二）研究目的

數(shù)字檔案室的建設(shè)需要深入研究構(gòu)建要素、數(shù)字化檔案過程以及服務(wù)功能與應(yīng)用。通過系統(tǒng)性的研究與改進(jìn)，數(shù)字檔案室將更好地適應(yīng)數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，提升管理效率和服務(wù)水平，為信息管理領(lǐng)域帶來更加先進(jìn)和智能的解決方案。

? 二、數(shù)字檔案室建設(shè)方法

（一）信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施：數(shù)字檔案室的建設(shè)是數(shù)字化時(shí)代信息管理的重要一環(huán)，而其信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的合理構(gòu)建至關(guān)重要。首先，是建立一個(gè)完備的硬件基礎(chǔ)，包括高性能服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)設(shè)備以及穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。服務(wù)器的選擇應(yīng)考慮處理速度、擴(kuò)展性和安全性，以確保數(shù)字檔案的高效存儲(chǔ)和檢索。大容量的存儲(chǔ)設(shè)備能夠應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)量，確保長(zhǎng)期穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。其次，在信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施中，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)更是至關(guān)重要。一個(gè)高效、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案室正常運(yùn)作的基石，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問、協(xié)同辦公等功能，提升工作效率。

（二）數(shù)據(jù)安全與保護(hù)數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項(xiàng)涉及大量敏感信息的任務(wù)，因此數(shù)據(jù)安全與保護(hù)至關(guān)重要。首先，建設(shè)者應(yīng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)，確保數(shù)字檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中得到有效保護(hù)，防范信息被非法獲取和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。此外，建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，應(yīng)制定完善的權(quán)限管理系統(tǒng)，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定信息。

（三）數(shù)字化協(xié)作與共享高校數(shù)字檔案室建設(shè)的核心方法之一是數(shù)字化協(xié)作與共享，這得益于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得數(shù)字檔案室建設(shè)成為高校亟需應(yīng)對(duì)的緊迫任務(wù)。通過采用掃描、拍攝等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，不僅提高了管理效率，也為建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案的集中管理和統(tǒng)一共享。這一系統(tǒng)不僅使得各部門能夠高效管理自身的檔案信息，更實(shí)現(xiàn)了部門間的共享。

? 三、數(shù)字檔案室建設(shè)影響因素

（一）組織文化數(shù)字檔案室建設(shè)涉及眾多因素，其中組織文化無(wú)疑是一個(gè)至關(guān)重要的方面。首先，組織文化決定了數(shù)字檔案室的目標(biāo)和取向。一個(gè)以創(chuàng)新為導(dǎo)向的組織文化可能會(huì)傾向于構(gòu)建更先進(jìn)、智能化的數(shù)字檔案室，以推動(dòng)信息管理的前沿發(fā)展；而一個(gè)注重傳統(tǒng)的組織文化可能更側(cè)重于建設(shè)符合傳統(tǒng)管理模式的數(shù)字檔案室。這種取向的不同直接影響了數(shù)字檔案室的功能和特性。其次，組織文化還影響著數(shù)字檔案室的用戶接受和使用情況。一個(gè)注重開放與分享的組織文化有助于培養(yǎng)員工對(duì)數(shù)字檔案室的積極認(rèn)同，促使他們更主動(dòng)地使用和參與數(shù)字檔案室系統(tǒng)。

（二）人員培訓(xùn)與素質(zhì)提升數(shù)字檔案室建設(shè)的成功與否直接受到人員培訓(xùn)與素質(zhì)提升的影響。在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字檔案室作為信息管理的核心，其建設(shè)不僅依賴于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，更需要具備高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)。首要的影響因素之一是人員培訓(xùn)，因?yàn)橹挥薪?jīng)過系統(tǒng)、全面的培訓(xùn)，工作人員才能熟練掌握數(shù)字檔案室的操作和管理技能。

? 四、策略與建議

數(shù)字檔案室建設(shè)的成功需要系統(tǒng)而全面地規(guī)劃，其中關(guān)鍵在于明確目標(biāo)、時(shí)間表、預(yù)算，并在此基礎(chǔ)上明確責(zé)任和任務(wù)分工。制定明確規(guī)劃是確保數(shù)字檔案室建設(shè)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，通過清晰的目標(biāo)設(shè)定和詳細(xì)的時(shí)間表，組織能夠更好地掌握建設(shè)進(jìn)度，確保在預(yù)算范圍內(nèi)完成任務(wù)。同時(shí)，責(zé)任的明確和任務(wù)的分工有助于形成高效的工作機(jī)制，提高工作效率。為了保障數(shù)字檔案室的高效運(yùn)作，必須加強(qiáng)師生培訓(xùn)，提高其數(shù)字檔案室使用能力和意識(shí)。充分利用資源，如專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和數(shù)字化技術(shù)供應(yīng)商，將有助于增強(qiáng)培訓(xùn)效果。通過培訓(xùn)，師生將更好地理解數(shù)字檔案室的重要性，并能夠充分發(fā)揮其在學(xué)校管理和教學(xué)支持方面的作用。與此同時(shí)，注重與其他高校和行業(yè)合作，共同研究最佳實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，也是數(shù)字檔案室建設(shè)中的關(guān)鍵一環(huán)。

? 五、推進(jìn)高校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

數(shù)字檔案室的建設(shè)需要高校不斷加大力度，以提升技術(shù)與管理水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的現(xiàn)代化、智能化發(fā)展。通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等，可以提高檔案的存儲(chǔ)安全性和檢索效率，確保信息的可靠性和及時(shí)性。為了更好地利用數(shù)字檔案，高校應(yīng)提供便捷的檢索工具，加強(qiáng)培訓(xùn)和推廣工作，以提高師生對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)知和使用能力。鼓勵(lì)全校共建共享的理念有助于形成高效的數(shù)字檔案管理體系，促進(jìn)信息的流通和共享。政府和學(xué)校應(yīng)共同努力，加大對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的支持力度。制定相關(guān)政策規(guī)范，提供必要的投資和資源支持，為高校數(shù)字檔案室的建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]王亞敏.高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)[J].高等建筑教育，2007（04）：158-161.

[2]孫紅英.大學(xué)生應(yīng)從中華民族優(yōu)良道德傳統(tǒng)中汲取營(yíng)養(yǎng)[J].發(fā)展，2010（04）：84-85.

（作者單位：江蘇警官學(xué)院）