基于智慧校園的全生命周期資產管理體系建設

左玉生 李欣怡 熊宏齊 楊立國

摘要：目前，單一的信息化管理系統已不能滿足高校的日常管理需求，依托智慧校園和電子簽章構建高校全生命周期資產管理體系成為資產管理發展的必然趨勢。順應此趨勢，文章首先分析了高校國有資產管理的現狀和需求。之后，文章以智慧校園的總體架構為支撐，創新引入電子簽章技術，設計了基于智慧校園的全生命周期資產管理體系。最后，文章以東南大學為例，闡釋了此體系的應用成效。基于智慧校園的全生命周期資產管理體系的建設，可有機銜接物理空間和信息空間，促進相關部門聯動、協同；可加強資產管理內控建設，提升資產管理效率效能，優化資產管理資源配置，強化資產管理數據治理；可打破單一信息系統的孤島效應，使采購流程更陽光、建賬流程更簡潔、報銷流程更高效、處置流程更規范。

關鍵詞：智慧校園；資產管理；電子簽章；數據治理

【中圖分類號】G40-057 【文獻標識碼】A 【論文編號】1009—8097（2024）05—0134—09 【DOI】10.3969/j.issn.1009-8097.2024.05.014

高校國有資產主要涉及房屋構筑物、設備、文物陳列品、圖書檔案、家具用具、無形資產等。近年來，各高校資產迅速增長，財政部、教育部多次發文，要求高校統籌設計、整體規劃，加強信息化建設，實現數據互通共享，構建全生命周期資產管理體系。資產的全生命周期源于企業產品質量的全生命周期，強調產品的質量^[1]。對于高校全生命周期資產管理（Life Cycle Asset Management，LCAM）而言，其產品就是管理，產品的質量就是管理的效能，故其實質就是如何統一管理與服務的關系問題，具體包括將預算管理、招標采購、網上競價、合同簽訂、項目驗收、資產建賬、財務報銷、大儀共享、資產處置、報表上報等環節全部納入信息化系統，并通過接口或數據中臺，將各信息系統進行有機融合，形成從“入口”到“出口”的全流程信息化管理機制。

一 現狀分析

從高校的國有資產總量角度分析，2022年僅教學科研儀器的資產總值便已達6187.27億元，平均每年增加660.29億元，如表1所示。在資產體量如此巨大的情況下，依賴傳統的招標采購和限額下的詢價采購已無法滿足當前的采購需求。依托智慧校園總體框架，將“互聯網+”與傳統線下詢價采購進行有機結合^[2]，打造一個基于用戶需求的網上競價系統，有機銜接物理空間和信息空間，可以有效解決小額零星采購過程中“急、難、愁、盼”的問題。

截止到2023年底，非招標零星設備采購使用網上競價的高校已達370所，參與競價的企業超過13萬家，競價總額超15億元。若設當年增量為C，競價總額為J，年數為N，則競價采購占比P的計算如公式（1）所示。考慮到教育部暫未公布2023年的數據，本研究將N取6，計算得到P=2.70%，說明網上競價采購已初具規模效應。根據巴萊特定律，雖然網上競價采購的總金額占比不大，但采購總單數占固定資產建賬總工作量的80%^[3]，這是儀器設備全生命周期資產管理體系建設的數據源頭。

表1? 2017～2023年網上競價與教學科研儀器相關數據統計表

注：網上競價數據來源于“競采星”平臺（網址：www.easyjcx.com），教學科研儀器數據來源于教育部官網“文獻”部分（網址：http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl）。

公式（1）

從高校的辦學模式角度分析，由于國家對高校的支持力度不斷加大，高校的辦學規模不斷擴大，多校區的辦學模式已成為眾多高校的最優選擇。本研究通過調研，發現77%的高校建有分校區，給儀器設備采購和資產日常管理工作帶來了一定的影響。采購流程結束后的合同簽訂環節必然涉及用印需求，一般來說分為兩種管理模式：一是在各辦學點設置一個辦公室，處理一些簡單的日常事務，但對于用印這樣的業務，只能集中后統一用印；二是印章分校區使用，如一三五由機要人員將印章帶至A校區，而二四帶至B校區。無論哪種管理模式，都無法滿足日益增長的資產管理業務需求。因此，單一的信息化管理系統已不能滿足高校的日常管理需求，依托智慧校園和電子簽章構建高校全生命周期資產管理體系成為資產管理發展的必然趨勢。

二 需求分析

上述關于高校國有資產管理的現狀分析表明：打造一個融合采購預算、競價采購、電子簽章、資產建賬、預約報銷、大儀共享、數據上報等多個業務功能的管理體系迫在眉睫，此體系應是一個具有簡潔性、安全性、包容性、智慧性的全生命周期資產管理體系。

1 簡潔性

全生命周期資產管理體系建設對高校資產管理的最大影響，是推動固定資產登記由傳統的“登記制”向“確認制”轉變，并由傳統的PC端應用擴展為“PC+移動端”應用，這要求資產管理系統的固定資產登記界面簡潔易用。在“確認”過程中，除用戶補充錄入必要的使用人一卡通（數字化校園賬號）信息外，其余信息（如供應商信息、合同信息、設備名稱、規格型號、單價、數量、存放地點等）從前端采購系統中同步獲取，經辦人信息在登錄系統時獲取，發票信息在報銷完成后由財務系統回推，而無須在資產登記時錄入。2022年，財政部對《政府采購品目分類目錄》進行修訂，修訂后的采購編碼與《高等學校固定資產分類與代碼》一致，故固定資產的分類工作可以與采購同步進行。在整個資產建賬過程中，用戶只需電子簽名確認即可。

2 安全性

全生命周期資產管理體系是多個信息系統的融合，這為高校網絡信息安全的防護帶來了嚴峻挑戰。信息系統所有的請求信息要全部采用加密的方式進行傳輸，配置SSL安全證書，為數據傳輸保駕護航，并保護系統免遭惡意程序和病毒的侵入，其Web應用要配置防火墻以保障用戶應用與業務的持續、穩定運行，做到：①事前主動防御，通過漏洞掃描、智能分析應用缺陷、屏蔽惡意請求、防范網頁篡改、阻斷應用攻擊等措施，主動識別和防御安全威脅。例如，定期進行漏洞掃描，檢測系統中的漏洞并及時修補，以防止黑客利用這些漏洞進行攻擊。②事中智能響應，通過快速P2DR建模、模糊歸納和定位攻擊，阻止風險擴散，及時響應安全事件。例如，當系統檢測到異常流量或可疑行為時，立即啟動自動化響應機制，暫時隔離受影響的系統或服務，防止攻擊進一步蔓延。③事后行為審計，通過深度挖掘訪問行為、分析攻擊數據、提升應用價值，為評估安全狀況提供詳盡報表。例如，記錄和分析用戶的訪問日志，以便發現異常行為并及時采取相應的措施，并根據數據審計結果提升系統的安全性，提高整體的安全水平^[4]。對于用戶上傳的圖片和文件要全部進行文件安全類型、真實性檢測且重新命名，以避免遭受惡意軟件篡改操作；對于數據庫關鍵信息要進行MD5加密存儲，并自動啟用會話超時機制。

3 包容性

全生命周期資產管理體系建設過程中涉及的信息化系統比較多，數據交互比較頻繁，業務流程較為復雜。以東南大學的網上競價采購為例，全生命周期資產管理體系的業務流程如圖1所示。其中，競價采購流程分為J1～J7共七個環節；合同簽署流程分為C1～C7共七個環節，涉及電子簽章和簽名，需調用簽章系統；資產建賬及報銷流程分為A1～A2、B1～B7共九個環節，其A1、A2、B2、B6四個環節也涉及電子簽章和簽名。因此，在整個信息化系統的建設過程中，要求各信息系統具有很好的包容性——除了系統自身能夠縱向兼容，還要橫向兼容其他信息系統，如此方能實現資產管理的全流程線上管理，從“人來做”轉為“系統來做”，真正實現“數據多跑路，用戶少跑腿”，實現物理空間與信息空間的有機融合，使師生隨時隨地都能獲得所需的資源和服務。

4 智慧性

智慧性是全生命周期資產管理體系建設的核心需求。隨著智慧校園的建設和云技術的飛速發展，東南大學以事項為驅動，將單一的資產管理系統與其上下游業務管理系統進行深度融合，實現了資產管理的智慧管理。具體來說，全生命周期資產管理的智慧性體現為借助智慧校園的先進技術，設計一個全生命周期資產管理線上業務系統的標準化接口，構建全面、準確、細化、動態的從“入口”到“出口”的全生命周期資產管理體系，同時制定涵蓋預算管理、采購管理、合同管理、使用管理、共享管理、績效管理、處置管理等的一系列標準化流程和接口標準，以使各資產相關的信息化系統通過數據中臺進行交互，并使物理空間和信息空間有機銜接，讓數據自行跑路，從而為師生提供一個不出門就能辦理所有資產管理相關業務的智慧平臺。這一基于智慧校園的全生命周期資產管理體系，不僅可以提高管理效率，而且可以極大地提升用戶體驗，充分體現了智慧校園的優越性。

三 體系建設

基于智慧校園的全生命周期資產管理體系建設主要包含規章制度的制定、修訂，各相關職能部門的聯動、協同，各信息系統互通、支撐，是一項極其復雜的工程，但建設意義重大。

1 規章制度的制定、修訂

規章制度的制定、修訂是體系建設的首要任務，為體系建設提供重要保障。規章制度的制定、修訂需依法依規進行，故法律法規是制度建設的基礎。2022年10月，依據《中華人民共和國電子簽名法》《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》等相關文件，東南大學修訂了《東南大學印章管理規定》，將電子印章的使用寫入學校的管理辦法中，使加蓋電子印章的電子公文與加蓋實體印章的紙質公文具有同等法律效力，這也是圖1中A1、A2、B2、B6實施的制度保障。同年12月，根據國務院《行政事業性國有資產管理條例》和各部委資產管理的相關規定，東南大學修訂了《東南大學國有資產管理辦法》，將全生命周期的資產管理理念寫入學校的管理辦法中。制度建設是一個不斷完善的過程，高校需根據自己的實際情況和發展需求及時修訂相關制度，確保其與時俱進，并通過健全制度來提高全生命周期的資產管理效能和發展水平。

2 職能部門的聯動、協同

職能部門的聯動、協同是體系建設的內在動力，包括制定資產管理策略、明確資產管理的目標與原則、確定資產管理的組織結構和職責分工。例如，東南大學的儀器設備資產管理由財務處、資產管理處、實驗室與設備管理處、采購中心、網絡中心五個部門共同負責：財務處與資產管理處負責資產的預算部分，這是全生命周期資產管理的源頭；資產管理處負責各類數據上報、預算的統籌管理等；實驗室與設備管理處負責設備資產立項的前期規劃論證、使用管理、處置管理等，并聯合采購中心負責資產的需求分析、設備采購、合同簽訂，重大項目的規劃論證還需聯合發展規劃處、財務處、法制辦公室等；網絡中心則負責各業務信息系統的正常運轉并提供技術支撐。可見，全生命周期資產管理體系建設需要各部門相互配合、協同，在多方面進行規范和管理，形成聯動機制。

3 信息系統的互通、支撐

信息系統的互通、支撐是體系建設的重點環節，是指依托智慧校園建設框架，運用信息技術和管理方法，打造一個涵蓋預算管理、網上競價、合同簽署、資產登記、預約報銷、資產入賬、大儀共享、資產處置、數據上報等多個環節的管理系統。高校的全生命周期資產管理系統是由多個信息系統組合而成的復合管理系統，各信息系統的數據需通過接口或數據中臺進行交互，這就需要進行頂層設計，以確保數據一致性、流程協同性和信息安全性。該復合管理系統所涉的業務分屬不同職能部門管轄，所以需要各職能部門的聯動、協同。

基于上述分析，本研究以智慧校園的總體架構為支撐，創新引入電子簽章技術，設計了基于智慧校園的全生命周期資產管理體系，如圖2所示。此體系的建設能有效解決紙質文件簽字簽章的真偽問題，提高一校多區模式下的辦事效率，減少多系統、多部門的信息重復錄入，體現了“為師生辦實事”的服務理念。

四 應用成效

通過全生命周期資產管理體系的建設，東南大學的資產管理在內控建設、效率效能、資源配置、數據治理等方面取得了較好的應用成效。

1 加強了資產管理的內控建設

資產的“出生”環節是全生命周期資產管理體系建設的第一步，而這一步恰恰是審計和監察部門重點關注的環節。按照受約束的不同，這一環節實現的渠道常分為政府采購和非政府采購兩種：①政府采購受《中華人民共和國政府采購法》的約束。②非政府采購分為招標采購和非招標采購兩類^[5]，其中招標采購受《中華人民共和國招標投標法》的約束；而非招標采購不受約束，是風險的高發區，也是各高校內控建設需要加強的區域。政府采購和非政府采購中的招標采購較易內控，容易失控的是非政府采購中非招標采購的零散設備。這些零散設備的采購具有隨機性、數量大、頻率高的特點，但在高校的教學、科研活動中不可或缺。因人力有限，高校采購人員多將主要精力放在大額招標和政府采購方面，而無暇顧及零散設備的采購管理，故其內控存有一定的風險。

2010年，教育部明確要求將“建立高校網上競價采購制度”作為“進一步加強懲治和預防腐敗體系建設的意見”^[6]。中共中央辦公廳、國務院辦公廳、財政部也多次發文強調：中央高校、科研院所可自行采購科研儀器設備，但必須加強對科研儀器設備采購的內部控制管理^[7]，并主動公開政府采購的相關信息，做到科研儀器設備采購全程公開、透明、可追溯。對此，高校可以通過智慧校園的建設，將網上競價作為全生命周期資產管理體系建設的前置環節，在規定時間內接受供應商在線報價，排除人為干擾因素；采購人代表只能選擇滿足采購需求的最低報價供應商，并通過一審、二審兩個審核環節規范采購行為，完善小額零星采購的流程。

本研究對2017～2022年部分高校的網上競價平均年資金節約率進行了統計，結果如表2所示。表2顯示，通過網上競價采購，各高校的平均年資金節約率為9.70%，說明網上競價采購可以有效節約高校的采購資金，有助于加強全生命周期資產管理體系的內控建設。此外，所有采購信息全程留痕、透明公開、節點可控，采購合同在線生成、網上審批、電子簽章，實現了“網上全公開，網下無交易”。

2 提升了資產管理的效率效能

基于智慧校園的全生命周期資產管理體系整合了財務系統、采購系統、設備系統、資產系統、簽章系統、競價系統等多個信息系統，打破了信息孤島，實現了信息共享。采購流程結束后，進入經濟合同簽署環節，采購管理系統會自動將電子版的采購合同推送至中標的供應商端口，等待供應商完成電子簽名和電子簽章，之后進入校內簽署環節。系統會自動將供應商簽署好的電子合同推送到校內用戶的待辦事項中，經確認后，便可將合同發送至項目負責人電子簽名，簽名后，流轉到采購管理部門進行審核、用印，完成合同的簽署。整個合同簽署過程中，經辦人無須多校區、跨部門辦理簽字審核手續，這極大地縮短了辦理時間，提高了簽署效率。

合同簽署完成后，便進入固定資產登記環節。傳統的設備資產登記流程是經辦人首先攜帶相關采購合同、發票、經費預算表等相關材料，到設備資產管理部門進行登記；然后，設備資產管理人員手工錄入若干相關信息，打印“進賬單”；最后，由經辦人確認簽字。這種方式不僅效率低，而且容易出錯。基于智慧校園的全生命周期資產管理體系進行實踐應用后，可直接將采購信息、電子合同等同步至設備資產管理系統，系統直接提取設備名稱、品牌、型號規格、單價、數量、存放地點、經費負責人、供應商名稱、使用單位等信息，經辦人只需在系統平臺或手機終端對資產登記信息進行核查，確保信息無誤后發給經辦人進行最終確認。最終確認無須經辦人到現場辦理，在系統平臺或手機終端進行數字簽名即可完成，這既保障了數據的準確性，又提高了固定資產登記的效率。

固定資產建賬登記后，系統會自動將建賬信息推送至財務預約報銷系統，用戶直接根據固定資產的建賬單據號即可直接提取資產信息，如設備名稱、金額、使用單位等，而無須手動填寫，保障了數據的準確性、真實性，做到了固定資產建賬與財務報銷一一對應、不重不漏。財務入賬后，將實際報銷金額、經費信息、財務審核人、入賬日期、會計憑證號等相關財務信息回推至資產管理信息系統，由系統自動對賬，確保賬卡一致，提高了報銷及對賬的工作效率。

3 優化了資產管理的資源配置

優化資源配置、提升使用效率，是實現高校內涵式發展的重要保障^[8]。目前，高校資金主要來源于中央財政撥款，在分配機制方面帶有一定的行政色彩，績效意識比較淡薄，導致高校對內部資源配置效率關注較少，對產出價值也關注不夠，導致出現了資產重復購置、閑置等現象，亟待對資源的配置進行優化。

資源的優化配置涉及多個方面。其中，集中資金建設公共教學科研平臺體現了經費資源的優化和人力資源的優化。在國家倡導厲行節約、降本增效的背景下，高校亟待打破傳統的管理模式，堅持深化體制改革，強化購置論證，對優質資源進行全局把控^[9]。通過基于智慧校園的全生命周期資產管理體系建設，資產管理部門可以有效分析出哪類設備采購較多；而通過資產清查^[10]，資產管理部門可以有效分析出哪類設備處于閑置狀態。這些數據被反饋給規劃部門之后將進行歸一化處理，實現數據的增值，形成參考性建議，以減少閑置類設備的采購^[11]，將節約出來的經費投入公共基礎平臺的建設，實現經費資源的優化配置。需注意的是，人力資源比經費資源更為寶貴。網上競價系統使用分布式架構，采用前后端分離模式，運用Spring-Cloud、Solr、ActiveMQ、Flowable、Vue、Element-UI、Webpack等主流技術實現跨平臺使用，并配置移動客戶端、微信小程序、短信接口調用平臺全面支持移動辦公，能夠很好地將有限的人力資源從機械、紛繁的操作中解放出來，實現了人力資源的優化配置。如此，各高校便可將主要精力放在“雙一流”的建設上，圍繞一流目標、瞄準科技前沿、推進學科融合，著力打造高水平科技創新格局，以更好地服務國家重大發展戰略，為我國高等教育事業做出卓越貢獻。

4 強化了資產管理的數據治理

在基于智慧校園的全生命周期資產管理體系中，信息系統收集并整合資產各個環節的數據，推送至數據中臺，并在數據中臺的支持下進行數據管理和數據運維。全生命周期資產管理的數據治理結構如圖3所示，其中的數據管理主要包括數據標準、資產數據、數據可視化、數據安全、數據質量等方面的管理。具體來說，各信息系統需對各自的數據進行標準化處理，確保數據在各個環節的格式、內容和存儲方式一致，以便于進行數據分析和決策。同時，通過實施數據質量檢查、數據清洗和數據校驗等手段，確保數據的準確性、完整性、及時性，以提高數據的可信度，降低因數據質量問題導致的決策風險^[12]。各信息系統之間提供API接口、WebService、共享視圖中間庫、文件傳輸等多種對接方式，以滿足日常數據交換的對接需求；同時支持定時推送、一次性交換、主動拉取、訂閱等多種數據交換策略，以滿足實時數據與離線數據的交換需求。交換數據既可選擇落地存儲傳輸，也可選擇不落地傳輸交換，支持數據加密、脫敏傳輸，以確保數據傳輸更安全。信息系統將相關數據以圖表、報表等形式進行可視化展示，方便管理者快速了解資產狀況、發現潛在問題，從而有針對性地制定決策，以提高數據的可理解性和可應用性，提升管理效率。通過對資產數據的深度分析，生成預測結果，形成有針對性的決策建議，以提高決策的準確性和有效性，優化數據質量管理，進而提升數據治理成效。

五 結語

基于智慧校園的全生命周期資產管理體系建設是一項復雜的系統工程，涉及的管理鏈條很長，涉及的點、線、面也較多，需要相關職能部門的聯動、協同，對各類資產相關規章制度進行制定、修訂。在智慧校園背景下，將各相關業務信息系統打通、互聯，可破除傳統的單系統管理模式弊端，實現上下貫通、左右協同的管理與服務，從而使采購流程更陽光、建賬流程更簡潔、報銷流程更高效、處置流程更規范，既解決了紙質文檔簽字、簽章難辨真偽的問題，也解決了一校多區模式下辦事效率低的問題，還解決了多系統、多部門信息重復錄入的問題。全生命周期資產管理體系的建設以信息化培育新動能、以新動能推動新發展、以新發展創造新輝煌，正是推進我國高校治理能力現代化的重要體現，可成為雙一流建設的重要基石。

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Construction of the Whole Life Cycle Asset Management System Based on Smart Campus

——Taking Southeast University for Example

ZUO Yu-Sheng¹LI Xin-Yi¹XIONG Hong-Qi¹YANG Li-Guo²

（1. Office of Laboratory and Facility Management， Southeast University， Nanjing， Jiangsu， China 210096;

2. College of Information Science and Technology， Beijing University of Chemical Technology， Beijing， China 100029）

Abstract： At present， a single information management system can no longer meet the daily management needs of universities. Building a unviversity whole life cycle asset management system relying on smart campus and electronic signature has become an inevitable trend in the development of asset management. Following this trend， the paper firstly analyzed the current situation and needs of state-owned asset management in universities. Afterwards， this paper took the overall architecture of the smart campus as the support， innovatively introduced electronic signature technology， and designed the whole life cycle asset management system based on smart campus. Finally， this paper explained the application effect of this system by taking Southeast University for example. The construction of the whole life cycle asset management system based on smart campus can organically connect physical space and information space， promote the linkage and collaboration among relevant departments， strengthen the internal control construction of asset management， improve the efficiency and efficiency of asset management， optimize the allocation of asset management resources， and strengthen the governance of asset management data. Meanwhile， it can break the island effect of a single information system， and make the procurement process more sunny， the accounting process more concise， the reimbursement process more efficient， and the disposal process more standardized.

Keywords： smart campus; asset management; electronic signature; data governance

*基金項目：本文為中國高等教育學會2022年度高等教育科學研究規劃課題“基于電子簽章的儀器設備全生命周期管理理論與實踐研究”（項目編號：22SY0203）、中國教育會計學會高校政府采購分會課題“全生命周期視角下小額零星采購模式創新與風險管理研究”（項目編號：2024B002）的階段性研究成果。

作者簡介：左玉生，科長，助理研究員，碩士，研究方向為網上競價及國有資產建設管理，郵箱為zuoyusen626@seu.edu.cn。

收稿日期：2023年9月25日

編輯：小米