檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

檔案信息化建設是指利用信息技術提高檔案工作現代化水平，依據檔案管理的新情況、新原則與新理論，確定網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。然而，檔案信息化建設并非一帆風順，如何有效進行檔案信息化建設，是當前亟待解決的重要課題。本文就當前檔案信息化建設中存在的問題提出改進對策，以期為檔案管理從業人員提供有益的參考。

一、檔案信息化建設的必要性

（一）提升檔案信息利用率

傳統紙質檔案存在分類復雜、查閱不便、易污易損等弊端，且占用較大存儲空間。在進行檔案數字化加工處理后，檔案信息不會受到存儲介質等方面的影響，進行電子數據查閱工作時也會更加便捷、高效，對檔案信息利用方面也會有較大的提升。

（二）滿足社會發展的要求

隨著社會的不斷發展，信息化技術不斷創新，傳統檔案管理模式已經難以有效適應當下社會大眾高效、便捷獲取檔案信息的需求，也無法實現海量檔案信息資源快速傳遞、共享的目標。在檔案信息化建設發展環境下，進一步完善檔案工作流程，構建管理科學、結構合理、服務水平高的檔案信息資源管理利用新模式，有利于有效拓寬檔案服務范圍，優化檔案服務模式，從而最大限度地滿足社會發展的要求。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息化建設意識相對薄弱

部分檔案管理人員的思維模式仍停留在傳統的檔案管理階段，未能及時認識到信息化對檔案管理的深遠影響，對檔案信息化建設的重要性認識不夠，僅將其視為輔助手段，未能充分意識到檔案信息化建設對提升管理效能、服務效果和信息安全的重要作用。

（二）技術標準不一致

不同的檔案管理部門可能采用各種各樣的技術標準和檔案管理系統。首先，這種情況造成了信息孤島，使檔案數據分散在不同的平臺中，降低了數據的可訪問性和可用性。其次，不一致的技術標準可能導致數據格式和結構的混亂，使數據難以比較和分析，也可能導致決策困難。最后，缺乏標準化的技術框架也使跨系統操作困難重重，可能需要額外的工作來進行數據轉換。

（三）檔案信息化人才缺乏

在當前檔案信息化建設中，一個顯著問題是缺乏高素質的檔案信息化人才，主要體現在以下幾個方面。

首先，由于檔案信息化涉及多個領域的知識，包括信息技術、檔案學、法律法規等，而部分檔案管理人員在這些方面的綜合素養相對不高，缺乏應對復雜問題的綜合能力。其次，當前信息化技術的不斷更新和發展，對檔案管理人員的學習和適應能力提出了更高要求，而一些檔案管理人員因知識結構滯后、學習機會不足等原因，難以跟上信息技術發展的步伐。再次，缺乏信息化管理的專業能力。一些檔案管理人員在信息化項目的規劃、實施和運營管理方面存在能力不足等問題。最后，部分檔案管理單位由于預算限制等原因，無法招聘到高水平的信息化管理人才，導致檔案信息化人才團隊整體素質有待提高，影響了檔案信息化建設的質效。

（四）檔案信息安全工作不到位

檔案信息安全工作不到位會給檔案信息的保密性、完整性和可用性帶來潛在威脅。具體表現為：首先，缺乏有效的訪問控制和權限管理，使檔案系統容易受到未經授權的訪問，增加信息泄露和篡改的風險；其次，檔案信息在傳輸和存儲的過程中未采取加密措施，使敏感數據在傳輸和存儲時容易受到非法訪問或竊取，增加數據泄露的潛在風險；最后，缺乏定期的安全審計和監控機制，使潛在的安全風險和異常活動無法及時被發現，增加了系統被攻擊的風險。

三、檔案信息化建設的策略

（一）轉變傳統管理理念

當前在檔案信息化建設過程中，轉變傳統檔案管理理念顯得尤為重要。檔案管理人員要深刻認識到數字化轉型的緊迫性，了解信息技術對檔案管理的積極影響，深入學習檔案管理的相關法律法規，提高對檔案信息化建設重要性的認識，提高工作的自覺性、積極性。

（二）構建統一的數據標準

通過制訂統一的數據格式和標準，檔案管理機構可以更好地管理和維護檔案，提高數據的質量，有助于確保檔案信息的一致性、可讀性和可維護性，提高檔案管理的效率。

首先，數字化檔案信息的數據格式、信息代碼和元數據項必須統一。無論是文字文檔、圖片、音頻還是視頻等，都應該遵循相應的數據標準，包括文件編碼、數據字段的命名和數據結構的統一規范。統一的數據存儲標準使不同類型的檔案可以更易于檢索和共享，提高了信息處理的效率。其次，應盡可能采用國家或國際標準，將數據格式、信息代碼和元數據統一到國家或國際標準上來，同時，數據處理過程要規范，每一個環節都必須遵循相應的規范。

（三）加強人才隊伍建設

檔案信息化建設工作的必備要素就是高素質的檔案信息化人才。因此，應加大對檔案管理人員信息化技術的培訓以及注重相關專業人才的引進。

1.加大對信息化技術人才的培養力度

為了提高檔案信息化整體水平，檔案管理機構應加大對信息化技術人才的培養力度。

一方面，檔案管理機構要制訂全面的培訓計劃，覆蓋信息化技術的各個領域，如數據庫管理、網絡安全、信息檢索等，培訓內容要貼近檔案信息化的實際需求，注重培養實際操作和解決問題的能力。培訓可以采用多樣化的方式，包括內部培訓、外部培訓、在線課程等，以滿足不同員工的學習需求。另一方面，檔案管理機構要建立明確的技術能力考核標準。考核可以定期進行，包括理論知識考核、實際操作考核以及解決實際問題的能力評估，通過科學、客觀的考核機制，激勵員工不斷提升其在信息化技術領域的能力。

2.重視對優秀檔案信息化人才的引進

檔案信息化不僅僅是技術的問題，更是一個涉及檔案管理、信息科學、業務流程優化等多方面的綜合性工程。為了應對這一挑戰，檔案管理機構應積極采取措施，吸引并留住具有豐富經驗和專業知識的人才。

首先，制訂明確的人才引進計劃，明確招聘的崗位、條件和標準。招聘計劃的制訂要考慮檔案信息化建設的實際需求，確保引進的人才能夠在檔案信息化建設的各個階段發揮重要作用。其次，提供具有競爭力的薪酬標準，以及完善的職業發展規劃，旨在吸引高水平的人才，并提供一個具有發展空間的工作環境。要暢通人才引進的“綠色通道”，設立“一站式”服務窗口，限時解決好引進人才的后顧之憂。最后，要加強與高校、研究機構的聯系，通過與學術界和研究機構的交流和合作，檔案管理機構能夠及時了解行業最新的研究成果和前沿技術，有助于引進更具創造力的人才。

（四）重視檔案數據庫建設

檔案數據庫是按照檔案管理規律組織在一起的、彼此之間相互獨立而又相互聯系的、可共享的檔案數據集合。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。通過建設數據庫系統，能夠更方便地存儲、檢索和共享檔案信息，從而提高工作效率，實現信息共享和協同辦公。

1.檔案信息的收集

在建立相應的數據庫時，要明確檔案信息收集的范圍，包括要納入數據庫的檔案種類、時間范圍、地域范圍等關鍵要素，按要求進行全面的收集。

2.檔案信息前處理

檔案信息前處理的主要任務包括將檔案的內容特征和形式特征進行著錄和標引，要求著錄標引必須達到規范化和標準化的高標準，其不僅是建立數據庫的必要過程，更是確保數據庫檢索質量的前提條件。

3.確定數據結構

該項工作主要由技術人員根據檔案人員提供的著錄信息來完成，具體包括定義數據庫中的表、字段和關系，制訂數據字典以明確各數據元素的屬性，同時設計數據庫的物理結構，包括索引、視圖等。

4.數據錄入

在數據錄入過程中，必須經過嚴格的校對審核，包括審查字段的數據形式是否正確，比如驗證日期格式、數字格式等；核對字段長度與結構長度是否符合規定，以防信息截斷或冗余；對各種標識符號進行仔細審查，以確保其準確無誤。此外，還要針對不同的數據格式進行必要的轉換，確保數據能夠順利地被數據庫接受和處理。

（五）維護檔案信息管理系統安全

1.建立身份驗證和訪問控制機制

建立身份驗證和訪問控制機制旨在確保只有經過嚴格身份驗證的授權用戶才能夠訪問系統，從而有效防范未經授權的訪問，維護檔案信息的機密性和完整性。（1）強密碼政策。實施強密碼政策要求用戶設置復雜且難以破解的密碼，包括大小寫字母、數字和特殊字符的組合，限制密碼長度，鼓勵定期更換密碼，以降低密碼泄露的風險。（2）多因素身份驗證。除了傳統的用戶名和密碼，用戶還要提供第二個身份驗證因素，例如手機短信驗證碼、硬件令牌或生物識別信息，多層次驗證機制增加了未經授權用戶獲取訪問權限的難度，能提高系統整體的安全性。（3）訪問控制列表（ACL）。使用訪問控制列表是對檔案信息進行細粒度控制的有效手段。ACL定義了用戶或用戶組對特定檔案信息的訪問權限，包括讀取、寫入、修改等操作，確保只有合法用戶能夠進行相應的操作，減少信息泄露和濫用權限的風險。例如，根據數字檔案管理需要，舟山市檔案館建立了基于標準且適合操作的檔案信息安全管理體系，涉及設備管理、人員管理、數據管理、賬戶與權限管理、密碼管理、應急處置等方面。在數字檔案的收、管、存、用各環節工作中，市檔案館嚴格落實各項安全管理制度。其中，檔案信息系統落實“三員”管理，即系統管理員、安全管理員和安全審計員各司其職；數字檔案館核心網絡實行準入機制，所有人員、計算機和USB設備必須經過登記、審核、批準后方能接入；紙質檔案數字化項目運作全過程落實各項安全制度，并由第三方監理單位進行監督。

2.對檔案信息的傳輸和存儲進行加密

（1）傳輸層加密。所有與檔案信息相關的數據在傳輸過程中都采用傳輸層加密協議，例如建立SSL / TLS連接，以確保數據在從用戶端傳輸到服務器端的整個過程中都是加密的，防止遭到網絡攻擊，產生數據竊聽的風險。通過使用公鑰基礎設施（PKI），系統能夠提供安全的密鑰交換機制，確保雙方的身份驗證和數據完整性。

（2）存儲層加密。在檔案信息存儲階段，采用強化的存儲層加密，包括對數據庫中的敏感數據進行加密，確保即使在數據庫被非法訪問的情況下，敏感信息也以加密的形式存儲。

（3）密鑰管理。為了確保加密系統的安全性，系統實施嚴格的密鑰管理策略，包括定期更新加密密鑰、使用硬件安全模塊（HSM）來保護密鑰，以及限制訪問密鑰的權限。密鑰輪換和更新是保持系統安全的不可或缺的步驟，以應對密鑰泄漏或其他潛在威脅。

3.定期進行安全審計和監控

（1）定期安全審計。系統定期進行安全審計，通過對系統配置、權限設置、用戶活動等方面的檢查，評估系統的安全性和合規性。審計可以揭示潛在的漏洞和不安全實踐，為及時修復和改進提供依據。審計內容包括但不限于：檢查訪問日志、審閱系統配置、驗證權限設置、進行漏洞掃描等。

（2）實時監控系統日志。建立實時監控系統日志的機制，能夠對系統中的各種活動進行追蹤和記錄。通過監測，系統管理員可以及時發現潛在的安全威脅，例如異常登錄、權限變更或大量數據訪問等，有助于快速響應安全事件，降低潛在威脅造成的影響。

（3）安全培訓和意識提升活動。定期進行安全培訓和意識提升活動，以提高員工對安全策略的理解。培訓內容可以包括安全操作指南、風險防范、黑客攻擊識別等方面，以增強員工的安全意識，避免由于人為因素產生安全漏洞，是確保系統整體安全性的重要環節。

（4）應急響應計劃。制訂和定期測試應急響應計劃，確保在發生安全事件時能夠迅速而有效地做出響應。培訓團隊成員，明確任務分工，提前預演各類安全事件的處理流程，最大程度上減輕潛在威脅對系統造成的損害。

（5）持續改進和漏洞修復。通過定期的安全審計和監控，對發現的漏洞和安全問題要及時修復。系統管理員應建立有效的漏洞管理機制，跟蹤漏洞修復的進度，確保系統的安全性得到持續保障。

四、結語

信息化是檔案工作實現現代化管理的必然選擇，大力推進檔案信息化建設是檔案工作走向現代化必須邁出的關鍵一步。現階段檔案信息化建設的重要性已充分體現。檔案信息化建設在實踐中仍然面臨一些挑戰，要保持開放的態度，持續學習與改進，更好地利用和保護檔案資源，使檔案管理工作能夠更好地適應信息時代的發展要求，為促進檔案管理事業的發展發揮積極的推動作用。

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（作者簡介：張憲，男，本科，福建省三明市明溪縣精神文明建設理論研究室，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）