會計信息化下醫院智慧財務報銷體系的實踐及探索

胡楊 周瑩 張曉瑋

摘 要：隨著信息化的浪潮不斷推進，為響應國家“數字中國”“智慧醫院”戰略規劃，提高醫院財務報銷的透明度和效率，解決普遍存在的“報銷難”“報銷慢”的老大難問題，各醫院需積極搭建智慧財務報銷體系，進一步推進會計信息化和數字化。文章首先分析了傳統報銷流程存在的缺陷，再分別剖析了電子會計憑證、線上財務平臺、移動OA及財務機器人等智慧財務報銷體系關鍵要素，闡述了智慧財務報銷體系的優勢。最后，對目前智慧財務報銷體系提出了改進建議。文章通過某綜合性醫院建設智慧財務報銷體系的實踐經驗分享，期望對各醫院或其他單位提供有益的幫助。

關鍵詞：智慧財務報銷 會計信息化 財務機器人

中圖分類號：F230? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）05-069-03

一、引言

2021年11月29日，財政部發布《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》，要求切實加快會計數字化轉型步伐，積極推動會計工作數字化轉型，研究信息化新技術應用于會計基礎工作，財務會計信息系統建設等。國務院辦公廳制定的《關于推動公立醫院高質量發展的意見》文件中提出，要推進智慧醫院建設，提高醫院信息化程度，利用大數據、云計算、“互聯網+”等新興信息技術推進公立醫院管理水平，進一步促進公立醫院精細化管理，提高醫院管理效率[1]。醫院智慧財務報銷體系作為醫院財務活動中，涉及面最廣、業務最繁雜、醫務人員切身相關又最頭疼的財務系統，急需響應國家政策號召，順應時代潮流，進行信息化、智能化、精細化的改造，以解決醫護人員“報銷慢”和“報賬難”的普遍問題，減輕醫務人員繁忙工作外的行政負擔，改善醫院各科室對財務報銷的體驗感，提高整體財務系統的效率和管理水平。本文以某大型綜合性公立醫院搭建和運營智慧財務報銷體系的實踐經驗為基礎，對會計信息化下智慧財務報銷體系的關鍵要素、運行流程和優勢做簡要闡述，并提出針對性的改進意見。

二、傳統報銷流程存在的缺陷

（一）流程復雜、耗時較長

1.在線上報銷平臺上線以前，報銷人員通常因為對財務報銷制度和流程不熟悉的原因，需要提前咨詢或自己研究報銷規定，對非財務專業的人來說存在學習成本、消耗報銷人員的時間精力、收集提交材料不全等很多不合規的問題，需要反復補充修改。

2.傳統報銷流程需要報銷人員與財務人員面對面審核，報銷人員需要在財務人員工作時間排隊等候，且通常很多業務部門的報銷事項容易集中扎堆，造成排隊隊伍過長，消耗大量本可以進行業務活動的時間，降低單位生產效率，導致業務部門積累不滿情緒。

3.因傳統報銷審批需多個部門領導簽字，報銷人員需追蹤領導行程，在多個部門間多次往返，且大多報銷人員不熟悉領導權責，被領導指責或簽錯重找，耽誤時間（圖1）。

（二）報銷細則不清晰，財務人員壓力較大，出錯率高

報銷人員對報銷所需材料標準不熟悉，通常提交的材料都存在或多或少的問題。而財務人員在面對較長的排隊隊伍時，容易產生焦躁情緒，從而在審核時未發現財務漏洞。審核會計在辦理復雜業務時，為減少報銷人員抱怨，計算報銷標準或審核材料時易匆匆帶過，出現核算錯誤;且遇到不確定的問題，未及時向上請示，造成自身審核失誤。同時，在線下層層責任部門審核簽字時，因報銷人員未提供全部材料及報銷信息，導致審核時存在信息不對稱，造成業務部門審核失誤。

（三）紙質材料遺失或預算不足等原因，造成報銷失敗

1.在推進信息化之前，大部分事前申請審批、事中報銷票據、事后報銷審批等材料都通過紙質形式保存，材料眾多而復雜。報銷事項的發生時間到實際報銷時間之間通常間隔較長。部分醫務人員因為臨床工作繁忙，常常積壓大量報銷單據，到年底統一報銷，造成年底報銷量激增，加劇排隊耗時。并且長時間的積壓，造成材料丟失的可能性更大;而因事項時間間隔較久，很多報銷細節已遺忘，缺失的材料可能無法找回，造成報銷失敗。

2.線下報銷時，因為無法直接與預算管理系統、資產系統、合同管理系統等醫院信息系統互聯，審核前期無法確認經濟事項的全貌，最后報銷入賬時，存在預算不足、合同失效等因素導致的報銷失敗。

（四）報銷人員與財務人員時間精力與資源的浪費

1.醫務人員或者委托的報銷專職人員，花費大量工作時間精力在財務報銷上，對醫院的核心資源來說是一種巨大的浪費。

2.傳統報銷流程依靠紙張作為載體，在耗材、憑證加工制作、檔案管理保存、會計檔案查閱等方面均會產生較高的成本，不符合國家“可持續發展”“無紙化”“數字化”等戰略規劃。

3.財務人員在做報銷工作時，只能按照排隊順序審核材料，而報銷人員提交的報銷事項可能有多種業務類型，給財務人員的業務能力和處理效率提出了高要求，而且不定時的報銷審核業務會打斷財務人員在做賬或其他財務工作時的思路和節奏，降低工作效率。

4.當報銷材料因多種原因退回時，財務人員會注明需補充的材料，審批手續或者其他修改問題，但是當材料重新提交審核時，仍需財務人員重新全部審核一遍，對于復雜的報銷事項，經常會被多次退回修改，重復審核造成了財務人員時間和精力的浪費。

三、智慧財務報銷體系的關鍵要素

（一）電子會計憑證

“十四五”規劃綱要提出要積極推動會計工作數字化轉型，制定、試點并逐步推廣電子憑證會計數據標準，推動電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數字化和無紙化。電子會計憑證是指通過電子形式開具的各類會計憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等[2]。

1.電子會計憑證的推廣使用可改進財務部門的票據和檔案管理系統。票據作為經濟行為重要的憑證，從紙質化到電子化這一轉變，能深層次地在各行各業、各個經濟環節上都造成革命性的影響。所有經濟單位都要配合這一轉變，推進信息化的系統革新，重新建立電子化票據及檔案管理系統。票據數據通過信息化手段保存，可減少紙質票據的開具、保存、登記/郵寄等成本，加快檔案生成的速度，有利于后期調取查閱。

2.電子會計憑證能克服時間空間的障礙，配合線上支付手段，提供更多便利。報銷人員實現遠程開具票據，隨時查看下載，長期保存，降低遺失風險。開具電子會計憑證的系統直接與財稅系統關聯，一鍵生成，無需再消耗精力辦理開票業務。

3.電子會計憑證奠定了線上報銷流程的基礎，在大數據技術應用下，更有利于采集匯總數據。電子會計憑證進一步推進線上報銷系統，稅務系統和運營管理系統的智能化。由于電子票據更易采集統計信息，有利于數據共享，系統互聯互通，提供的數字信息可以有效地服務報銷審核、財務分析、制度建設等。

4.電子會計憑證能為納稅申報提供便利，增強稅務監察。納稅申報通常業務量大、數據繁雜、規則多變，醫院投入人力和時間成本較高，錯填漏填的稅務風險較大，通過電子發票直接聯通財稅系統，實現納稅申報的自動化智能化，降低失誤率的同時提高報稅效率，更有利于國家進行稅務監察和掌握經濟數據。

（二）線上財務平臺及移動OA

線上財務平臺是整個智慧財務報銷體系的運行核心，將線下報銷全流程轉移到線上平臺，同時運用信息化手段優化財務報銷的系統聯通、智能填單、審批流轉與財務風險控制。

1.線上財務平臺需實現與業務、行政部門的多系統互聯互通，將財務管理要求融合到業務、行政部門的相關程序中去，實現財務意識前置，提前做好財務風險控制，例如，在財務平臺內嵌合同管理系統、票據管理系統、人事考勤系統、科研材料及資產系統等數據接口，通過業務系統和財務系統的數據共享，環節互套實現“業財融合”，搭建一體化信息系統，減少信息壁壘，加強預算控制，完善財務內部控制。

2.線上財務平臺按照業務類別進行智能梳理和報銷指導，報銷人員可直接對應自己的報銷事項，選擇智能填單，直接導入或選擇經辦人信息、經費信息、電子票據、合同信息、付款信息等。通過系統提示上傳對應的附件，界面清晰明了，可操作性強，克服醫務人員對財務報銷的專業障礙，減輕臨床的報銷壓力。同時，移動OA通過移動設備實現碎片化時間的利用率，擴寬財務報銷的時間空間范圍，加速報銷環節流轉。

3.根據財務制度及報銷規定，設置線上審核流程，能減輕報銷人員找尋審批部門的負擔，免去來回奔波的辛勞。同時，電子審批的流程更清晰，出現問題更易追責，審批人也更易建立風險意識和責任感。

（三）財務機器人

財務機器人是機器人流程自動化技術（RPA）、光學字符識別（OCR）在財務領域的應用，適用于預算管理、稅務管理、資金管理、費用報銷等多種場景，其在智能稽核、自動制證、提取數據等方面能對智慧財務報銷體系形成補充。通過對財務機器人的程序設置一定的財務規則，對財務事項進行信息提取、數據核對、勘錯糾錯、自動核算，保證報銷單填制的正確性。并及時傳輸數據，完成簡單重復機械的報銷單據大批量自動化制證，并自動打印憑證封面。將財務人員從海量數據核對審核、重復機械性的制證工作中解放出來，從而將更多的人工投入到創造性的管理會計工作中，有利于醫院高質量發展。

四、以差旅費為例，簡述智慧財務報銷系統的運行流程

出差前：經辦人在人事考勤系統或財務平臺發起出差申請，填寫事由及天數，提交后指向相關責任人進行線上審批，同時經辦人可通過財務平臺關聯的商旅平臺進行交通住宿的預訂，訂單信息可在后期填制報銷單時直接導入行程、票據、金額等信息，無需手工填寫。

出差中：路程中所產生的票據、清單及其他憑證，可隨時通過移動OA上傳保存。

出差后：經辦人根據報銷事項創建報銷單，報銷單內容已按財務制度和報銷規定設定好版面邏輯和計算方式，經辦人直接按照界面要求，選擇必填的事前審批流程，核對經費信息、合同編號、付款賬號等，并按照提示導入相關附件。系統自動關聯人事考勤系統、預算系統、合同系統、商旅平臺及銀企直聯，可顯示預算余額、合同內容、行程單等相關內容。并進行智能稽核，對錯誤或遺漏事項進行提醒，按差旅費標準自動核算報銷金額，查驗有關票據，核對付款賬號等。報銷單完成提交后，由財務人員進行預算審核，線上確認填制的內容無誤，材料齊全。初審通過再流轉到經費負責人、部門負責人、分管院領導等依次線上審批。審批進度直觀清楚，審批意見全程留痕。待審批通過后，經辦人打印報銷單和附件，提交財務處入賬。

綜上所述，在辦理復雜的差旅費報銷時，報銷人員僅需事前提起出差申請，保存報銷憑證，事后按指示上傳材料，審核通過再提交紙質材料便可。無需再在財務部門和業務部門之間來回奔波，流程簡單易上手;也有利于財務人員和審批人員的工作時間安排，提高報銷效率;同時利用信息化系統做財務流程監測和風險控制。

五、會計信息化下智慧財務報銷體系的優勢

（一）智慧財務報銷體系明顯提升財務報銷流程的效率、規范和精細化

借助信息化技術進行財務報銷，一方面能簡化報銷流程，減少學習成本。通過系統提示和智能匹配簡化操作，便利醫務人員隨時隨地辦理業務，避免線下到各部門審批的時間精力的浪費，將平均7.5天的報銷全流程縮短至3天。醫務人員可在線查看經費使用情況，進行經費授權、預算調整、事前審批等操作，隨時補充報銷材料，監控審批打款情況。另一方面，財務平臺按業務標準對報銷內容進行規范的同時，財務人員可在預算審核階段對線上報銷申請進行雙重審核，反饋主要問題，把控財務規定大方向;并利用發票驗真功能、財務機器人智能稽核、系統內置規則輔助人工審核等，減少人工審核差錯率，提高審核效率。線上數據及時歸檔推送，形成電子票據檔案，自動制作會計憑證，發送批量付款信息，形成報銷事前（下轉第73頁）（上接第70頁）審批。報銷申請到制證付款的一體化流程，減輕了財務人員對報銷咨詢、大批量人工稽核制證、報銷數據查詢匯總等工作負擔。

（二）智慧財務報銷體系通過系統互聯互通，形成一體化管理

隨著信息時代的浪潮，會計信息化勢在必行。財務部門順應時代需求，與醫院業務部門、行政后勤部門等各個信息系統打通數據壁壘和統一數據標準，將財務工作與業務工作互相融合滲透[3]。醫務臨床科室通常面臨著醫療、教學、科研、行政等多重壓力，打通信息通道能提高單一信息的利用效率。具體到報銷業務，醫務人員可高效提取科研系統、經費系統、教務系統等流程，輔助生成報銷單，并進行系統間核對，避免數據偏差。同時，報銷結果反饋到相應系統，提供費用成本的核算依據。

（三）智慧財務報銷體系有助于數據歸集統計，自動生成分析報告，輔助管理決策

全電子化財務報銷流程，通過提取電子票據信息、匯總報銷數據、總結系統后臺運營數字、提取關聯系統信息，從而形成大量且完善的數據庫。一方面自動生成票據管理系統和電子會計檔案，進行票據稽核保存和納稅申報，推進無紙化會計憑證。另一方面通過多維度、多對象、多范圍的自定義報表要素設計，可自動歸集統計有效數據形成報表;并經過邏輯設定，提供智能分析，為財務制度規定的編寫、業務部門的成本控制、各流程的優化、業務管理的決策等提供數據依據。

（四）智慧財務報銷體系提升業務部門對財務部門的體驗感和滿意度

醫務人員通常因為對嚴謹的財務規定和報銷限制不了解，導致面對報銷業務叫苦不迭，且對財務部門不滿情緒高漲，更易產生沖突。事實證明，自智慧財務報銷體系建立以來，醫院各科室對財務部門的投訴率大大降低，報銷體驗感評價提升;財務人員的工作也更易開展，溝通渠道更流暢。業務部門對財務部門的正面印象，有利于財務工作深入業務領域，得到業務積極配合，推進業財融合，促進精細化管理。

六、針對目前智慧財務報銷體系的改進建議

（一）加大信息化基礎建設，培養財務與信息化復合型人才，建立信息化規章制度

目前，很多醫院開始推進智慧財務報銷體系建設。但系統建立不夠完善，很多僅僅是線下流程的簡易線上化，醫院本身的信息化技術水平和信息化程度偏低，難以推進系統的進一步優化和智能化。財務人員對電子會計檔案、大數據分析技術、流程自動化等信息技術缺乏認知，在系統的搭建、運維、使用、優化上都感到捉襟見肘，急需培養大量財務與信息化復合型人才，奠定會計信息化基石。另外，搭建信息化體系的同時，也需要信息化規章制度保障信息化安全，重視會計信息化的規范有序，確定相關組織責任，處理信息化過程中的突發狀況。

（二）加強會計信息化安全管理，防止信息安全風險隱患

財務報銷涉及業務復雜、數據量大、使用率高。在財務信息通過互聯網、信息平臺的流轉、保存、操作階段均有被篡改、丟失、失真的風險。常見的系統升級、系統崩潰、病毒木馬攻擊、黑客侵入等風險因素，都對財務信息安全造成威脅。相關單位應重視財務信息的安全性，建立相關制度規定，落實信息安全保障手段，排除信息安全風險隱患。

（三）進一步提升財務報銷體系的智能化、集成化、精細化

目前大環境下，智慧財務報銷體系的建設還沒有完全成熟。很多新興數字技術和AI技術沒有應用到會計信息化，財務機器人的開發尚待發展。此外，各部門和各單位的信息系統平臺對接集成度有待提高，流程自動化智能化水平較低，財務數據價值挖掘不夠深入，財務數據整合分析能力還需梳理提升。總之，智慧財務報銷體系還可以再深度耕耘，進一步提升財務報銷體系的智能化、集成化、精細化。

參考文獻：

[1] 鄭力平，楊小紅，巫敏姬，馮欣.流程再造視角下G醫院智能報銷系統建設實踐[J].中國總會計師，2023（243）：112-115.

[2] 趙竹明.“雙碳”背景下無紙化報銷發展探析[J].會計之友，2023（24）：145-150.

[3] 陳曼玲.大型綜合性公立醫院智能財務報銷工作的探究[J].中國鄉鎮企業會計，2022（10）：135-137.

（作者單位：華中科技大學同濟醫學院附屬協和醫院 湖北武漢 430000）（責編：賈偉）