互聯網環境下檔案業務監督服務的安全保密管理

侯桂明　楊文澤　楊天華

摘 要：隨著科技的高速發展，互聯網環境改變了當下的工作模式，由于檔案業務監督服務涉及的數據信息十分龐大，數據種類多種多樣，其中包含較多的隱私數據和重要數據，安全保密管理工作十分關鍵，若在管理過程中出現泄露數據的問題，將會直接影響工作的開展，甚至危及企業和單位的發展。為此，需要基于互聯網平臺，構建完善的檔案業務監督體系，根據不同的數據類型開展妥善的存儲管理，以此來保障檔案業務數據的安全性。基于此，文章主要闡述了互聯網環境下檔案業務監督服務的安全保密管理工作，提出檔案業務監督服務工作中出現的問題，并提出解決方案，以供參考。

關鍵詞：互聯網環境；檔案業務監督服務；安全保護

中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A

隨著我國的檔案法律法規逐漸完善，檔案業務監督指導工作也成為依法治檔的新措施，依法對各級各類的檔案部門實行監督和檢查指導，做到依法辦事、依法治檔，推動檔案工作的規范性和法制性。目前，檔案業務監督服務涉及的內容較多，許多單位在開展檔案管理工作時，仍然沿用傳統的管理模式，信息化建設不足，無法落實到基層，直接影響了檔案管理工作的開展，甚至出現數據信息被泄露的問題，造成了較大的經濟損失。基于互聯網平臺構建檔案業務監督服務體系，需要關注的是數據安全問題，針對訪問者的身份展開嚴格的審核，對于重要數據、隱私數據的訪問需要通過多道安全程序，并記錄用戶的操作指令，加強數據信息的安全管理，既滿足了檔案業務監督服務的基本要求，同時也保障了數據信息的安全，將風險控制在合理的范圍內。

一、加強檔案業務監督服務的安全保密管理工作重要性分析

1.加強檔案數據信息的安全性

在互聯網環境下，檔案業務監督服務更加注重的是安全化的管理，當前的數據信息量十分龐大，基于互聯網平臺實行檔案業務的處理，容易出現數據被泄露或者是操作失誤的情況，導致檔案信息不夠完整，影響后續工作的開展。面對這樣的情況，必然需要加強安全保密管理工作的開展，建立完善的系統平臺，開展統一化的處理，并根據不同檔案的類型做好歸納，設置高等級的防火墻，對訪問用戶的身份實行審核，阻擋外部攻擊，使得檔案業務數據變得更加安全，有效避免發生數據被泄露的情況。當前的信息科技發展速度逐漸提高，在安全保密管理工作當中可以充分利用大數據技術、云計算技術等全方位的防護，不僅能夠提高檔案業務監督服務的工作效率，還保障了數據信息的安全，滿足當下工作的基本要求，推動了服務質量的提升。

2.提高工作效率和質量

檔案業務監督服務主要是針對檔案信息展開收集、整理、保管、統計以及提供利用的活動，在這一過程中，數據信息的準確性和全面性影響著各項工作的開展。從目前的工作現狀可以了解到，檔案業務監督服務在數據信息的安全防護方面并未達到預期的要求，導致工作效率低下。

為此，不少單位為了順應時代發展的潮流，在互聯網平臺構建檔案業務監督服務體系，做好全面的安全保密管理工作，不僅提高了工作效率，還保證了工作質量。檔案業務數據信息當中包含著各種各樣有價值的信息，傳統的管理方式只能夠完成簡單的收集和歸類，無法提煉出其潛在價值，也無法為后續工作的開展提供相應的數據支持。在互聯網環境下推動檔案安全保密管理工作，不僅可以加密管理重要的數據信息，還能夠為各項活動的開展做好數據信息的統計和評估，有利于提高工作效率和質量。

3.實現統一化管理

在過去的工作體系當中，信息孤島的問題成為檔案管理工作開展過程中的核心問題之一，由于各部門之間的信息交流不多，工作容易出現重復性，整體的進度十分緩慢。進入互聯網時代，檔案業務監督服務面臨著全新的改革，將各部門的系統合并，實現統一化的管理，不僅可以解決信息孤島的問題，還能夠增進各部門之間的信息交流，為各項工作的開展奠定良好的基礎。由于工作交流中產生的信息量十分龐大，在整理的過程中工作難度較高，而利用大數據技術、云計算技術等能夠實現統一化處理，將其中有價值的信息提煉之后納入專門的數據庫存儲，審核訪問者的身份之后，才能夠操作其中的數據信息。

針對各項工作的開展同樣也可以在系統平臺第一時間收集所有相關的檔案信息，統一化的管理使得內部的管理水平得到有效提高，精準解決了工作當中存在的問題。

二、檔案業務監督服務中存在的問題

1.管理模式落后

檔案業務監督服務是督促各基層檔案部門做好檔案工作的重要手段，對于檔案事業的發展規劃、檔案工作法律法規的建設和完善有著重要的意義。目前，有的單位還未對檔案管理工作的開展引起高度重視，尤其是在安全保密管理工作當中，缺乏完善的管理機制，責任落實不夠明確，使得管理時容易出現數據不全面、數據信息被泄露的問題。另外，仍然沿用傳統的檔案管理方式，只是利用網絡平臺開展基本的檔案數據存儲管理，無法快速提煉出其中的潛在價值，未能為后續工作的開展提供數據支持，導致檔案服務質量和效率較低，沒有順應時代發展的潮流。

2.系統安全等級不高

在互聯網環境下，開展檔案的安全保密管理需要建立統一化的管理平臺，做好規范性的管理工作，對于檔案信息的訪問，需要完成用戶身份的驗證。通過對目前的檔案安全保密管理工作現狀可以了解到，其系統的安全等級不高，無法有效應對外部攻擊，容易導致內部數據安全風險。檔案業務監督服務工作不僅是對檔案信息實行安全化的存儲管理，還需要督促檔案部門人員做好相應的業務處理，實時跟蹤業務處理的實際情況，以此來保障工作的質量。但由于系統的安全等級不高，在基本的存儲管理方面容易出現數據被泄露的情況，導致后續工作無法正常開展。

3.管理人員素質不高

檔案業務監督服務由專門人員督促檔案管理人員開展各項業務的工作，并做好科學、妥善的檔案存儲管理。在工作過程中，對于檔案管理人員的綜合素質有一定的要求，不僅需要掌握基礎的理論知識，還需要根據工作的開展實行靈活的處理，面對業務方面存在的問題，能夠提出建設性建議，并組織人員快速處理，以此來保障工作的順利開展。但是，從目前的工作現狀可以了解到，檔案管理人員的綜合素質不高，缺乏基礎的理論知識，信息素養也未達到相應的要求，在開展互聯網平臺操作時容易出現各種失誤，導致數據信息的安全受到威脅。相關部門并未組織定期的培訓工作，人員的專業素養無法得到有效提升，這些都嚴重影響檔案管理工作的順利開展。

4.日常管理不夠嚴謹

在檔案業務監督服務的開展過程中，需要嚴格督促檔案管理人員對檔案的調閱、移出以及銷毀等工作實行嚴格化管理，按照規定完成手續辦理，需經過指定的領導人審批，認真登記和簽字才能夠對檔案展開處理。在檔案使用完畢之后，應及時清點檢查，若發現檔案安全隱患或者泄密等問題，必須查找出具體的原因，并做好補救工作，避免擴大影響范圍。

檔案管理日常工作中如果沒有嚴格按照規定的手續，隨意調閱和移出檔案，未經指定領導人的審批，使用登記信息不夠完善，一旦出現泄密問題，將無法第一時間落實責任人，導致單位工作的開展受到影響。另外，在檔案安全保密工作中，并未設有專門的管理部門和機構，隨意進出庫房或者是隨意登錄系統的現象十分常見，嚴重危及檔案數據的安全性。

三、互聯網環境下檔案業務監督服務的安全保密管理優化策略研究

1.及時更新管理理念

在當今信息化時代，檔案業務監督服務面臨著越來越多的風險和挑戰。為了確保檔案業務監管工作的安全性與保密性，必須建立一個完善的安全保密管理體系。只有建立了一套完備的安全保密管理體系，才能保證檔案業務監管工作的高效性和可靠性。首先，在互聯網環境下開展檔案業務監督服務需要注重的是安全保密管理工作的優化，由于目前工作仍然沿用傳統的管理模式，導致檔案數據信息的安全性遭受威脅。互聯網時代，信息科技快速發展，如果不及時改變管理理念，構建完善的管理體系，將會影響后續工作的開展。為此，需要及時更新管理理念，從基礎設備設施的完善到管理體系的完善，充分結合工作的實際需求，全方位加強檔案數據信息的安全防護，可以將風險降到合理的范圍以內。

同時，還能夠提高檔案業務監督服務的工作效率和質量。例如，檔案管理人員運用系統平臺開展工作時，應通過身份驗證，將分類的檔案存入不同的數據庫，并對訪問者的身份設置權限，在提高工作效率的同時，可以加強對不同檔案的安全防護。

2.提高系統的安全等級

在互聯網環境下，檔案業務監督服務涉及的內容較多，在處理過程中，仍然沿用過去的工作模式遠遠不夠。進入新時代，對于檔案服務的要求變得更加嚴格，不再局限于檔案業務的存儲管理，而是需要在海量的數據信息中提取出有價值的信息，為后續的工作提供一定的信息保障。但是，由于目前系統的安全等級不高，容易遭受外部的攻擊，導致檔案信息受到威脅，甚至出現被泄露的情況。為此，應當加強系統平臺的完善，提高安全等級，以應對外部的攻擊，開展有效的防護。在避免黑客攻擊的同時，能夠讓不同部門人員在系統平臺獲得全面的檔案信息，有利于各項工作的開展。還可以利用防火墻技術，經過多道程序的審核，記錄檔案數據操作程序，完成日志管理，以此來保障數據信息的安全性。

3.提高管理人員的綜合素質

在檔案業務監督服務當中，安全保密工作對于提高服務質量有著至關重要的作用，其中管理人員的綜合素質同樣也影響了服務質量的提升。因此，應加強檔案管理人員的專業培訓，使其深入了解檔案業務的基本理論知識，奠定良好的基礎。還應培養檔案管理人員的信息素養，使其對不同技術的應用、系統平臺的操作等有充分的認識，在工作中充分發揮自身的能力。例如，單位應定期組織學習培訓，結合實際工作中的問題，幫助檔案管理人員正確認識檔案業務監督服務工作的主要內容及作用，并能夠熟練操作大數據、云計算等新興技術，與實際工作相結合，有效提高檔案工作的安全保密力度。同時，還能夠利用這些技術提取有價值的信息，提高檔案的利用率。

大數據技術在檔案業務的監督服務中可以實現準確的數據定位，從海量的信息中提取重要的數據信息，完成統一化的處理，還能夠對選定的數據展開評估分析，為單位發展提供科學的數據支持。云計算技術的應用能夠對檔案信息實施精準計算，快速完成分類總結，將其轉移至云平臺上，避免發生由于斷電等意外事故導致的泄露信息以及信息存儲不全面的問題。此外，進入云平臺時，還應增加一道安全防護體系，如驗證用戶身份，通過密碼或者是生物信息驗證，提高檔案數據信息的安全等級。

4.注重檔案的日常管理

在檔案的日常管理中，不僅包括存儲，還包括調閱、移出以及銷毀等，這些都需要嚴格按照規定的手續辦理，通過指定的領導人審批，才能夠在系統平臺處理相應的數據。但是，由于目前日常管理力度不足，存在安全保密低下的問題，嚴重危及數據信息的安全。為此，需要加強檔案的日常管理，在檔案使用完畢之后，應認真檢查檔案信息，避免出現檔案安全隱患或者泄密的問題。另外，在工作當中還需要制定完善的管理體系和管理制度，提高工作人員的責任心，按照規范的手續實行檔案的調閱、移出等工作，一旦出現問題，第一時間落實人員責任，并采取應有的懲處，營造嚴謹的工作氛圍，對后續工作的開展起到重要的作用，也能夠有效提高檔案安全的保護力度。

四、結束語

在互聯網環境下，檔案業務監督服務面臨著新的改革和優化，由于檔案業務涉及的數據量十分龐大，安全保密工作并未達到預期的要求，從而出現了數據信息被泄露或是檔案信息存儲管理不完善的問題，嚴重影響工作的開展。目前，需要充分利用先進的信息科技，打造統一的管理平臺，全方位提高服務的安全等級，為后續工作的開展提供高質量的數據支持。

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作者單位：1.聊城市農業科學院；2.國網山東省電力公司聊城供電公司；3.昆山杜克大學