大數據時代背景下醫院檔案管理的創新路徑研究

湛麗莉

摘 要：大數據時代背景下，檔案管理成為醫院綜合便民服務的重要窗口，推行醫院檔案管理數據化、信息化、現代化成為必然。醫院需要研發檔案管理數據平臺并做好日常的優化和維護工作。文章深入研究了大數據時代背景下醫院檔案管理的創新路徑，得出了一些結論，以期能夠給其他同行提供參考。

關鍵詞：大數據；醫院；檔案管理；創新；路徑

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

一、大數據時代背景下醫院檔案管理創新的意義

1.發揮檔案價值和作用

醫院有著各種各樣的檔案資料，包括文字類資料以及影像類資料。醫院利用好各種資料能夠為病患提供優質的服務。以往患者在完成診療檢查后，需要在醫院停留數小時才能等到檢查報告，耽誤了患者的寶貴時間。現在患者無須在檢查窗口等待，一部智能手機即可在醫院官方App上輸入診療卡號，獲取檢查報告，節省了患者的在院等候時間，最大限度地發揮了醫院檔案數據系統的價值。醫院每日診療各種各樣的患者，需要以檔案的形式記錄患者的治療過程與病情變化，為類似疾病的治療提供參照，豐富醫生治療思路，提高醫院治療水平。醫務人員的成長周期比較長，學習和使用醫院檔案能夠讓剛剛進入醫院工作的醫務人員更準確地了解不同疾病特點以及治療需求，強化新入職醫務人員的學習效果，最大程度地發揮檔案價值。

2.滿足群眾需求

醫院各項經營管理工作的有序開展離不開檔案部門的支持，檔案管理工作也需要各業務部門的密切配合。在傳統檔案管理模式下，檔案收集工作以各相關部門報送的病例為主，有些業務部門的醫生工作量大，患者多，病歷檔案的錄入工作就會遲緩，未能按時報送，容易出現延遲報送的情況，出院患者無法在最短時間內拿到病歷檔案，給患者的復診帶來一定困擾。單向報送的方式收集檔案資料已經不能適應醫院檔案管理工作要求，應用大數據技術能夠有效解決這一問題。數據的即時傳送，檔案資源信息整理工作前置化，不再需要報送后的再次錄入工作，檔案管理人員只需要在后臺審核后直接歸檔，推送到服務環節，醫院檔案管理流程進一步簡化。患者出院后即可在醫院檔案數據系統中下載病歷，為患者提供了更為便捷的醫療檔案服務。

運用信息技術管理醫院檔案，能夠保證臨床診斷的科學性。面對同一名患者，不同醫院會提出不同的治療方案，而不同的治療方案患者所承擔的醫藥花銷大不相同。醫院使用計算機系統分析整合案例信息，制定標準化的診治流程，讓患者能夠以最合適的方案和價格完成治療。醫生按照患者描述的癥狀與大數據檔案信息分析最適合患者的治療方案，提高診治的科學性與安全性，幫助患者減輕經濟負擔。

3.實現平臺資源共享

醫院檔案覆蓋面廣，內容豐富，包括病歷檔案、科研檔案、財務檔案、人事檔案等，每種類型的檔案分布在不同的業務部門，業務部門想要調閱其他科室的檔案就需要到檔案室調取，其中的環節較多，比較煩瑣。大數據技術引入檔案管理后，檔案的調閱和查詢將會十分便利，無論是哪個科室人員，只要登錄醫院檔案管理信息系統平臺，在線申請檔案調閱權限，系統核實賬號和密碼準確無誤，即可開放職能權限，允許醫院職工調取所需檔案的信息資源。

4.保護檔案安全

應用大數據技術管理醫療檔案能夠保證醫院信息管理的安全。病人病歷屬于隱私檔案，如出現被泄露信息的情況，必然會影響醫院信譽。應用大數據技術管理醫療檔案能夠降低檔案被泄露的概率，強化檔案保護效果，能夠保證醫院財務數據安全，更好地保護知識產權。

二、在醫院檔案管理中應用大數據技術帶來的影響

1.改變了傳統的檔案收集方式

在醫院檔案管理中應用大數據技術收集檔案，拓寬了檔案收集渠道，改變了傳統的檔案收集方式。醫務工作者在交接班時就能完成當日醫療檔案資料的收集工作。

2.完善檔案管理制度

在醫院檔案管理中應用大數據技術，使醫院檔案管理制度得到了完善。醫院上下都參與到檔案管理工作中來，每個業務部門不再“各自為政”，而是遵循統一的檔案管理制度，按照檔案管理的規范和標準開展醫療檔案信息錄入工作，將分散、混亂的檔案資料匯總到大數據系統，系統自動實行分類并整理保存，大量醫療檔案數據得到及時分析，產生的醫療檔案成果也能夠迅速推向市場，醫療科研部門可以再開發和利用這些檔案成果。

3.優化人才結構

醫院檔案數據庫建設離不開技術人才的支持，傳統的人才結構被打破，一批具備數據處理能力和數據建設思維的專業人才進入檔案管理工作崗位。醫院檔案工作人員不斷學習先進技術知識，檔案管理水平得到了提高。

4.促進檔案管理精準化

在醫院檔案管理中應用大數據處理技術能夠精準化分類醫院檔案資料，檔案數據經篩選后形成分析報告，實現了深層次挖掘醫院檔案數據的目標，檔案管理工作向分析和提煉檔案數據方面拓展。醫院檔案資料經數據化整理分類后，存儲在醫院檔案數據庫之中，各個業務部門都可以精準調取所需檔案資料，打破了傳統醫院檔案管理模式的壁壘，創新了檔案服務內容和方式，提高了醫院檔案服務水平。

5.提高了檔案利用率

大數據時代，醫院檔案管理工作目標發生了變化，從檔案資料的保管到檔案數據的利用，這一跨越式的改變對醫院檔案管理工作長遠開展產生了積極作用。隨著醫療事業的蓬勃發展，醫院檔案數量顯著增加，大量檔案資料需要快速收集和整理。在醫院檔案管理中，應用大數據技術實現了檔案數據的同步收集、整理、歸檔、檢索等一系列操作，使海量的醫院檔案數據能夠在最短的時間內得到管理，提高了檔案管理效率。

三、醫院檔案管理的現狀

1.醫院領導不重視檔案管理，經費投入少

醫院領導不重視檔案管理，沒有認識到檔案管理工作對醫院可持續發展的積極意義。醫院檔案管理人員把自身角色認定為檔案保管員，檔案利用也只停留在查找和調閱環節，沒有理解檔案數據化管理的作用。部分醫院將經費投入醫療設備設施引進、醫生進修培訓、科研項目開展等方面，檔案管理方面經費投入較少，檔案數據化系統常因軟硬件設備設施條件簡陋而無法持續推進。

2.檔案管理工作效率低

醫院檔案資料分散保存在各業務科室，沒有形成良好的檔案收集流程，各業務科室檔案資料堆積嚴重，不能及時送到檔案室，檔案資料流轉速度緩慢，給患者的復診就醫造成困擾。

3.檔案數據系統安全維護機制不完善

雖然部分醫院建設了檔案數據系統，通過購買軟件和外包服務等引入現代化的檔案管理方式，但是醫院檔案數據系統缺少完善的安全維護體系，不能夠根據自身的需求開展安全維護工作，醫院檔案數據系統的界面操作不友好，檔案資料極易被泄露，檔案信息在調閱和傳輸過程中容易出現內容被篡改、文本亂碼等情況，嚴重危害醫院檔案信息的安全。

4.檔案管理人員知識水平不高

部分檔案管理人員知識水平不高，工作經驗不豐富，對數據技術一知半解。新入職的專業技術人才不夠了解醫院檔案管理的特殊性，醫院檔案管理人員呈現出文化結構、操作能力等方面參差不齊的現象，影響了醫院檔案數據系統的建立和維護。

四、大數據時代背景下醫院檔案管理的創新路徑

1.提升領導人員認知

醫院領導要更新大數據觀念，借鑒大數據思維，把握檔案工作各個環節的關聯，從全局出發，積極推進檔案管理工作創新，制定檔案數據分析、挖掘、利用和共享的大數據戰略，穩步實施大數據戰略。加強法制宣傳，通過各種方法與渠道組織醫院領導學習檔案管理相關知識和法規，提高領導人員的重視度，使他們了解檔案數字化轉化的意義和價值。領導要做好頂層設計，發揮帶頭作用，使醫院所有人員都能意識到創新檔案管理的重要性，激發各部門人員歸檔的自覺性，保證檔案信息完整。只有在醫院管理人員意識到檔案管理的重要性、能夠根據醫院發展情況制定完善且科學的管理辦法、按照醫院發展規劃需求開展工作、提高檔案管理能力，才能實現醫院各項工作的有序銜接和發展。醫院領導必須創建明確的規章制度，為醫院的檔案管理工作提供依據，確定不同環節和崗位負責人的職責與工作要求，嚴格按照規章制度標準開展工作，精細化管理每一個事項和工作環節。醫院應加強檔案工作宣傳，應用可行舉措，加大宣傳力度，利用新媒體展開宣傳，包括醫院公眾號、醫院工作群以及醫院官網，提升醫院領導和員工的認知，明確檔案管理的重要性，體現檔案的價值。

2.投入充足的建設資金

醫院要為檔案管理現代化建設投入充足的人力、物力和財力支持，更新軟硬件配套設備設施，為實現大數據戰略目標提供保障。醫院要運用好資金，實現醫院檔案管理系統的優化升級，根據醫院情況，配置各種軟件系統與硬件設備設施，保證醫院檔案工作的有效開展。

3.完善檔案管理機制

醫院要根據大數據環境的變化，完善電子檔案管理機制模式，明確電子檔案工作細則，落實檔案管理責任，建立健全檔案立卷歸檔制度、檔案保密制度等， 確保大數據環境下的檔案管理工作有序開展。

落實標準化歸檔和借閱標準。在管理檔案過程中，標準化工作流程能夠從源頭把控檔案資料的安全性和完整性，有利于工作人員合理、科學地開展檔案管理工作。檔案歸還與借出必須符合標準化流程規范，有關人員要先填寫借調，單經過審批同意后才準許外借檔案。如果借閱檔案為涉密檔案，則需要核定人員的書面審核，通過之后才能借閱。絕密檔案的借閱必須安排專人負責檔案流轉工作。借調的檔案需安排專人跟蹤動態，采取必要性防護手段。

4.推進檔案管理數字化建設

推進醫院檔案管理數字化建設要實現不同檔案系統之間的資源共享，提高檔案管理工作效率，提升檔案資料利用價值。首先，實現各管理系統與數字化檔案管理系統的信息資源共享。醫院檔案管理系統要與醫院教學科研管理系統、辦公管理系統、財務管理系統、人事管理系統對接，共享檔案信息資源，使醫院檔案管理部門可以在各個管理系統中獲取醫療檔案資料，確保檔案資料歸檔的完整性；其次，加強紙質檔案與數字檔案并行管理。醫院可以實施紙質檔案與數字檔案并行管理制度，實現紙質檔案與電子檔案工作協調運作，充分發揮各自的優勢；最后，建設大數據智能分析平臺。醫院要充分利用大數據分析技術、大數據挖掘技術，建立檔案智能化分析平臺，分析現有檔案，分類管理檔案數據。

5.保證檔案信息傳輸安全

信息時代的到來，醫院的檔案數據量逐年遞增，信息量十分龐大，種類繁多，加大了數據備份和恢復工作的難度。醫院檔案數據系統中存儲著大量的檔案信息資料，一旦出現設備故障，容易導致系統癱瘓，影響檔案數據的使用。因此，保證檔案信息傳輸安全是醫院檔案數據系統維護工作的重心。首先，強化防火墻訪問安全管理。醫院要使用安全性能高的防火墻和網絡入侵監測防御系統，監測數據的安全，防止黑客入侵醫院檔案管理信息系統；其次，醫院還要建設網關病毒防御系統，有效防范病毒危害，保證醫院電子檔案信息的安全；最后，做好電子檔案備份。醫院要執行檔案備份制度，尤其是醫療研究成果的保密檔案信息，要加強在檔案信息管理平臺的安全管理。

6.完善檔案數據庫，提高信息共享水平

為充分發揮檔案數據庫作用，醫院需要在檔案管理工作，分類歸檔數據庫中的各種檔案資源，保證檔案檢索和使用的便利。在大數據時代背景下，醫院在使用檔案資源的過程，必須重視大數據技術的應用，運用大數據手段將不同類型的檔案整理到不同的數據庫當中。醫院檔案數據庫的管理工作需要依托強大的軟硬件和技術，為不同類別的檔案資源建設不同的檔案數據庫，保證檔案數據庫的規劃與整合，充分利用醫院檔案資源，提高檔案數據分析與使用能力。此外，在檔案數據庫管理中，醫院應設置密鑰保證檔案使用安全。采用“內網+外網”的管理方式管理檔案數據庫。工作人員使用檔案數據庫，提高各部門人員信息互動、共享的水平，便于各個部門之間的協作與溝通，改善醫院服務質量。

7.組織檔案管理人員培訓

只有專業的檔案管理人員才能做好醫院檔案管理工作。因此，醫院有關人員要重點關注檔案管理人員的繼續教育培訓，進一步完善人才引進機制，讓更多專業人才充實到醫院檔案管理隊伍中。醫院應撥付專項培養資金，定期培訓檔案管理人員，聘請專業檔案管理教師來醫院授課，提高醫院檔案管理人員的專業水平。同時，醫院還可以采取“傳幫帶”的方式，鼓勵引進的專業人才把先進的數據技術教給檔案管理人員，工作經驗豐富的職工向新職工傳授檔案管理經驗，互相學習，互相幫助，最終建立一支高素質、能力強的醫院檔案管理隊伍。

五、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，傳統醫院檔案管理工作模式面臨重大挑戰。醫院檔案管理工作人員要樹立大局意識，培養數據思維，從安全維護技術、人才結構更新等方面出發，著力提高醫院檔案管理水平，創新醫院檔案管理工作。

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作者單位：山東省公共衛生臨床中心