基于7-S模型構建智慧檔案館策略探析

陳振宇

摘 要：探索建設智慧檔案館是順應智慧城市建設的發展大勢，是全面實現檔案館現代化管理的必要途徑。智慧檔案館的建立應以模式創新、技術創新、理念創新在傳統數字檔案館基礎上延展和提升，以麥肯錫7-S模型，從智慧戰略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平臺（Smarts platform）、智慧服務和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧數字（Smarts digital）以及智慧價值（Smarts value）等7個方面構建智慧檔案館建設，旨在積極推動檔案館服務模式的創新變革。

關鍵詞： 麥肯錫7-S；智慧檔案；策略

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

一、背景

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，要科學規劃檔案館的設置和布局，鼓勵有條件地區建立鄉鎮檔案館，更重要的是要把智慧檔案館作為我國檔案事業發展的新方向和重要建設目標，提升檔案治理能力和水平，如何推進智慧檔案館建設是當前各級政府機關和各單位的重要課題。

二、概念

智慧檔案館是利用網絡大數據和人工智能等新技術，實現檔案資源的數字化存儲、檢索和利用，提供全方位的檔案服務。7-S模型是由美國麥肯錫顧問公司研究中心設計，指出企業在發展進程中必須綜合考慮各方面的情況，包括戰略（Strategy）、制度（Systems）、結構（Structure）、風格（Style）、員工（Staff）、技能（Skills）和共同價值觀（Shared Values）。

而智慧檔案館的建立恰恰需要全方位考慮，本文基于麥肯錫7-S理論，以某鎮機關單位建設智慧檔案館的需求為例，改進7-S模型，在戰略、制度和價值基礎上，延伸以智慧平臺為結構、以智慧服務為風格和以智慧數字為技能，在員工方向拓展為智慧人—物，即智慧戰略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平臺（Smarts platform）、智慧服務和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧數字（Smarts digital）以及智慧價值（Smarts Value）等7個方面構建智慧檔案館（圖1）。

三、智慧檔案館建設目標

智慧檔案館的建設打破以往“分散、獨立”的傳統做法，按照統一平臺、統一標準的原則，以依托鎮電子政務云和各類網絡資源為基礎，以先進信息技術為手段，結合現有信息化資源，以資源共建共享為目的，以提供服務為核心，以資源整合為重點，面向社會提供全方位、高質量的檔案資源查詢利用服務，形成了以數字資源為根本以安全管理為保障遠程利用為方針的數字化檔案庫房體系。

四、智慧檔案館7-S模型構建

1.智慧戰略（Smart strategy）

智慧檔案館的建立基于特定時期的總體和長期的發展方向、目標、任務和政策，并通過智慧戰略來開展資源分配和管理。以國家發展要求，兼顧區域經濟發展的現狀和未來發展方向以及社會其他部門的互相關系，從實際出發，先建設檔案館內部或地區局域網，實現信息互動，促成單個檔案館的館藏數字化，再將單個數字檔案館聯動，打造具有中國特色、區域特色的智慧檔案館。從檔案管理產出層次來看，戰略則表現為一種定位，智慧檔案館建立定位可以從目標定位、功能定位、特色定位、服務方向定位及規模定位等五個方面考慮。從檔案需求層次來看，戰略則是一種觀念，智慧檔案館建立的中心思想必須深入每個人員心中，認識智慧檔案館建立的重要性，更是為民服務的迫切需要，從集體一致的基礎上使戰略行動獲得實施。

2.智慧制度（Smarts system）

智慧檔案體系是檔案事業管理、發展和戰略執行的保障。事實上，檔案的所有制度都是檔案精神的具體反映，也是檔案戰略思想的外在表現。規范智慧檔案建設行為、消除障礙、促進協同配合是完善的制度體系的根本所在。為此，要建立和完善智慧檔案管理的相關法律法規，結合機關檔案“三合一”制度要求，重點以人工智能技術確定檔案收集路徑、歸檔規則、整理服務、安全規范和查閱審核等系統管理規范。統一檔案信息數據的格式、信息數據傳輸方式、權限修改條件、數據庫訪問次數和密碼指令設置條件及標準等內容，制定可行的《智慧檔案館數據共享準則》。通過一系列智慧制度建設，促使檔案資源日益豐富，深度挖掘潛在的價值數據，以關聯、共享為決策者提供科學、合理的數據參考。

3.智慧平臺（Smarts platform）

智慧檔案館建設，是搭建智慧檔案管理平臺、支持所有的系統平臺架構業務、實現檔案館所有業務全流程管理、利用統一的人機界面環境、實現子系統的管理操作、聯動各硬件設備設施的智能庫按照SOA標準，將系統平臺分為八大模塊，由基礎設施、技術平臺、業務服務、數據服務、展示服務、安全服務、應用和用戶實施全生命周期管理?；A設施包括共同組成系統運行的基礎保障環境的數據庫、網絡、服務器、操作系統和機房及配套設施等。技術平臺由與業務相關的公用系統配套工具構成。業務服務提供檔案收集、檔案管理、檔案保存和檔案利用四大類統一的業務邏輯管理。數據服務包括云數據管理、格式轉換、數據分析、數據存儲、報表服務、數據交換、在線瀏覽、媒體管理和數據備份等。展示服務主要用于管理客戶端訪問機制，根據不同人群或權限提供不同的展現形態。安全服務與相應的基礎保障管理服務相配套，如身份認證確保合法用戶使用、數字簽名防止數據被偽造或篡改、權限控制是對不同用戶訪問系統資源的權限限制以及保障審核是發現潛在安全威脅及時清除等。應用是構建整個業務應用系統的實例，包括數字檔案室平臺、數字檔案館平臺（對外）和數字檔案館平臺（對內），用戶提供人機交互展示頁面。

4.智慧服務和安全（Smart service and security）

智慧檔案館的風格應以服務和安全為主基調。一是智慧服務是以自動化、智能化檔案利用和展示為目標，通過大數據、物聯網、云計算和移動通信等技術為不同用戶在查閱和展示檔案時提供個體化、泛在化、細微化和差異化的服務模式。從檔案管理人員的服務主體角度出發，利用非接觸式的智能館員工作站、智能存儲設備或手動存儲設備、便攜式PDA掃描儀、智能盤點車以及一體式館員工作站等RFID讀寫設備，實現檔案的借還、檢索和盤點等全過程的信息化管理。以3D虛擬現實技術為基礎，實現3D庫房的可視化管理，讓管理人員在3D庫房中快速定位檔案位置，直觀、簡潔地操作檔案數據，提高工作效率，減少人為錯誤的可能性。從服務客體—檔案用戶出發，實施一體化檔案信息管理，設置檔案信息查看權限，如政府部門、企事業單位工作人員只要符合權限要求，即可登錄智慧檔案館，隨時隨地查看和應用檔案信息，實現檔案信息資源共享，保障檔案信息資源安全；二是打造全程安全防護系統。（1）數字加工過程，實現非文件共享方式的遠程文件訪問，提高數據安全性，加工過程不產生臨時圖像文件，有效防止檔案信息被泄露。（2）數據歸檔存儲過程。電子文件采用通過國家密碼管理局認證的高性能加密設備及國標加密法，實現自動加密存儲，增加數據反跟蹤和防破解能力，提高數據的安全性。（3）數據維護。獨立存儲歷次修改的電子文件版本，絕不覆蓋修改前的文件，確保數據安全。對日志開展全程數據維護管理，并對存在的安全隱患及時開展跟蹤查找，提高數據的安全性。（4）檔案查詢利用過程。檔案圖像防偽，防止檔案資料被篡改、偽造，數據安全性得到加強。圖像加密傳輸，所有圖像處理均在內存中完成，不在查詢中產生，從而有效防止數據被泄露。檔案密級控制和權限管理，防止檔案信息被非法查閱利用。查詢登記安全管理，及時跟蹤追溯歷史查詢人。在線查詢審批，防止檔案信息被非法查詢和泄露，增強其安全性。查詢全過程錄入安全日志與報警，及時跟蹤追溯歷史查詢情況。具備打印操作抵抗性的指紋驗證打印權限，防止非法泄露檔案材料，提升檔案信息的安全性。

5.智慧價值（Smarts Value）

智慧檔案館的創建發展，需要更具先進性的檔案價值理論指導，從而促進檔案的服務模式從以“用戶為中心”向“共創價值”模式轉變，智慧檔案館的建立基于“共創價值”為核心，以數字檔案信息服務的集成為基礎，以“服務主導邏輯”為理論，從而實現檔案服務的主體構成從單一到多樣化，主體關系從從屬到互動，資源配置從封閉圈到生態圈，檔案平臺從實體到數字智能，評估模型從標準化到系統化，智慧檔案的六項創新價值決定了檔案服務創新的方向，為創建智慧檔案館奠定了基礎。

智慧價值主要表現在檔案館建設的社會價值和經濟價值。在社會價值方面，智慧檔案館是檔案集中儲存基地，為全鎮的機關部門提供檔案的集中存儲、分類管理、按需查詢和資源共享等服務，通過對數字檔案、電子文件的管理和歸檔統一規范整合，提高檔案管理效率與管理水平，保障檔案實體與檔案數據的安全，提高檔案人員的素質，有利于推進政務信息公開，更好地服務社會大眾；在經濟效益方面，智慧檔案館有集約化、社會化和專業化的特點，是一項重要的信息化工程，需要充分尊重已建成的信息數據領域和實際投入，在建設過程，應當注重整合和分布式的管理手段，以實現信息資源的高效利用和共享。通過整合不同部門和機構的信息資源，可避免重復建設和數據冗余，提高信息的可訪問性和利用價值。

6.智慧數字（Smarts digital）

智慧數字作為智慧檔案館的綜合管理系統，具備了將紙質檔案和電子檔案、實體檔案一體化管理的能力。其管理體系主要圍繞著“收”“管”“存”和“用”四個方面展開，以確保檔案的全面管理和高效利用。將分散在各部門、各單位的信息資源按照檔案館制定的數據規范、數據標準和歸檔原則，與政府一級平臺以及各部門、各單位 OA系統、業務系統的集成實現無縫對接。實時接收0A和業務系統中的公文數據，數據歸檔并存儲在檔案館，達到集中統一管理鎮檔案數據資源的最終目標。同時，預留與其他數據平臺的接口，為區域檔案數據資源的共享奠定基礎。利用新興技術，堅定“平臺化、大集中”的建設思路，實現區域檔案“館室一體化”的管理模式，各單位利用館室一體化子系統即可方便地為相關單位虛擬一個獨立的電子檔案系統，集中管理視頻、音頻、圖片、文檔和公文等檔案數據。此外，實現兩個方面的檔案應用，一是智能化應用，二是提供檔案對外的利用服務。智能化應用方面，項目建成后實現“館室一體化”“文檔一體化”，最大限度地集中各單位的文檔、圖片和視頻等檔案資料，對專題展示、關聯分析等開展智能化建設，實現一個更優質、更海量和更多維度的檔案利用服務。

7.智慧人—物（Smarts person object）

智慧管理是以檔案館智能化運營為目標，以“以人為本”為原則，以方便利用、實現新技術的合理利用為根本出發點，以檔案館的合理布局、先進設備、豐富資源、用戶需求和參與度、提供個性化服務及智能技術等多個管理領域的關鍵指標，以辦公自動化為手段，通過引入新技術和創新的管理方法整合現有數據資源。同時，檔案管理者要加強工作方法、技能方面的培訓，注意提高智慧檔案館管理新技能，熟練掌握信息化建設的新技術，以更好地發揮智慧檔案館的功能。培養智慧型人才隊伍，充實與提升智慧檔案館的精髓，夯實和筑牢其根基。智慧檔案館的建設離開實體建設一切都是空談。因此，檔案館實體智能化建設尤為重要，在滿足檔案庫房“十防”要求的同時，實現人防、物防和技防“三位一體”的檔案防范實體結構，圍繞檔案密集架、環境控制測控、實體檔案殺蟲消毒、智能照明、智慧大屏和氣體消防系統等智能一體化建設，從而實現節能、舒適和智慧的實體環境。

五、結語

智慧檔案館是檔案業務信息化的高級形式，是在數字檔案館建設成果的基礎上通過“模式創新”“技術創新”和“理念創新”，以7-S模型對傳統數字檔案館傳承、延伸和提升，從而跟進和融入當前中國新型智慧城市和智慧中國建設的大趨勢，將檔案信息化水平推向一個新的階段。順應智慧城市建設的發展大勢，探索建設智慧檔案館，也是實現全面現代化管理檔案館的必經之路，推動和提升檔案館工作和服務效能，是建設智慧城市的重要抓手，能夠滿足智慧城市的建設需求。

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作者單位：廣東省東莞市麻涌鎮人民政府