大數據分析技術在企業檔案管理中的應用

顧靜

摘 要：在數字化時代背景下，將大數據分析技術與企業檔案管理實踐緊密結合，已經成為推動企業管理和工作流程改革的核心手段。通過大數據分析技術的應用，企業可以構建先進的檔案管理理念，進一步提高辦公自動化水平，實現檔案管理的現代化與高效化，有效推動了信息化檔案管理理論與實踐技巧的進步。特別是隨著企業檔案數量與規模的不斷擴大，確保檔案的安全性和有效性已經成為重要的管理工作。為此，企業必須調整檔案管理策略，充分利用大數據分析技術手段，以實現對檔案管理的全面優化。

關鍵詞：大數據分析技術；企業；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

傳統的企業檔案管理模式顯得較為落后，不僅增加了企業人員和財務成本，還使得企業經營成本相對較高。隨著社會的進步和發展，企業需要重視檔案管理信息化轉型，提升企業的競爭優勢。企業通過引入大數據分析技術手段，將復雜的檔案信息轉化為網絡數據，可以提高檔案檢索的便捷性，促進各部門之間數據和信息的共享，實現各級部門的有效連接，不僅有助于提升員工的責任感，還將推動企業的整體發展。

一、大數據分析技術在企業檔案管理中的應用意義

1.提升檔案信息資源共享價值

傳統企業檔案管理方式多采用紙質手段，往往受到時間和地點的限制，使得檔案管理的效率受到一定影響。由于紙質檔案長期存儲的不規范性會導致檔案損壞、數據模糊等問題，進而影響檔案的真實性和實用性。此外，為了實現數據共享，需要在不同部門之間承擔大量煩瑣的任務，進一步增加了檔案管理成本和工作難度。紙質檔案傳輸流程往往顯得復雜且效率低下，不利于檔案的科學、合理保護。

因此，在檔案管理中使用大數據分析技術能夠消除傳統檔案管理的弊端，切實提升企業檔案信息的共享效益。企業通過運用互聯網技術，實現檔案信息的內部共享。員工只需登錄指定平臺，便可輕松瀏覽、研究和下載企業同步的各類檔案，不僅有助于協調各部門間的任務分配，還顯著促進了企業內部溝通的效率。通過此種方式，檔案信息的使用效益得到了極大提升，為企業的整體發展提供了有力支持。

2.助推檔案管理向全新方向發展

大數據分析技術在企業檔案管理中的應用不僅顯著提高了管理效率，還增強了精確性，為企業檔案管理的現代化轉型奠定了堅實基礎。通過整合大數據分析技術優化檔案管理策略，可以促進企業檔案管理邁向更高層次的信息化發展。企業將大數據分析技術應用于檔案管理，促進了檔案由紙質形式向電子化形式的轉化，不僅大幅提升了信息處理的穩定性和效率，還為企業重要檔案的保存提供了有力保障，有效防范了非法獲取檔案信息的風險，切實維護了企業的核心利益。同時，電子檔案的便捷性使得企業各部門間能夠迅速交換和共享數據資料，對于推動企業的持續發展具有積極意義。

3.提高檔案信息化管理水平

企業的全面數據主要通過檔案形式實施保存，檔案涉及企業的制造和人事信息，對企業的穩定運營有著重要的影響。為了推動企業發展，員工必須深刻認識到檔案管理的重要性。在傳統企業檔案管理方式中，通常需要大量員工參與檔案信息的搜集和編撰工作，不僅使得整個管理流程變得煩瑣、復雜，還可能導致效率降低、質量下降，給企業帶來經濟負擔。在大數據時代背景下，企業通過對檔案數據展開深入解讀與整合，并能實時更新相關數據，從而拓寬數據的應用領域和深度，不僅有助于降低管理成本，使企業能夠將更多資源和精力聚焦于核心發展方面，還有助于企業構建全面、高效的現代化管理工作流程，確保企業能夠健康、穩定地向前發展。

二、大數據分析技術在企業檔案管理中的應用問題

1.傳統觀念和依賴紙質檔案

企業仍舊沿用傳統的紙質文檔管理模式，對于數字化文檔的重視程度有所欠缺，導致檔案信息的儲存、檢索和共享效率受到制約，無法適應大數據時代對檔案高效處理的需求。大部分企業尚未充分意識到檔案中蘊含的數據價值，尚未形成數據驅動的思維模式。在決策制定、業務創新及流程優化方面對檔案數據的利用尚顯不足，未將數據化的檔案視為推動創新的關鍵工具。因此，未能通過檔案數據發現新的商業機會、優化產品或服務。同時，對市場需求的預測精準度也有待提高。

2.大數據技術難以得到充分運用

企業在搜集和整合不同來源和形式的檔案信息時，可能會面臨一定的挑戰。目前，由于缺乏先進的數據搜集設備和技術，數據搜集過程變得復雜、耗時且容易出錯。此外，企業尚未建立健全大規模數據保存與管理體系，在一定程度上影響了檔案資料的高效保存、處置和查詢能力。同時，企業也未能對數據質量和一致性實施有效的監控，缺乏對于技術和方法的掌握，導致無法全面發掘檔案資料中的潛在價值和深刻見解，阻礙了企業對數據的精確理解、預測和決策支持，影響了企業的業務發展和競爭優勢。

3.檔案信息安全難以得到保障

企業檔案存有極為敏感且需要保密的重要資料，包括但不限于客戶詳細信息及財務報告等。若缺乏充分的保護措施，這些資料將面臨被非法獲取或泄露的風險，進而可能引發商業紛爭與法律訴訟。若未經授權的個人獲得檔案查閱權限，或授權者濫用此權限作出不當決策，均可能導致檔案信息被篡改、刪除或濫用，從而給企業帶來極為不利的影響。

三、大數據分析技術在企業檔案管理中的應用策略

1.樹立科學的信息化管理理念

首先，為順應大數據時代的發展潮流，必須構建科學的檔案管理觀念。企業應要求全體員工深刻把握大數據時代的特點，并能迅速、有效地調整工作方式。同時，企業必須清晰認識傳統檔案管理過程中存在的問題和不足，并運用科學、高效的方法有針對性地解決這些問題，以推動企業檔案管理工作的持續開展。

其次，在日常經營活動中，員工需深入學習信息化管理理念，熟練掌握并應用多元化的大數據分析技術，以實現大數據分析技術與檔案管理相結合。同時，企業充分利用互聯網、大數據和云計算等先進技術的優勢，推動企業業務的創新發展。通過不斷學習和研究，員工可以更加深刻理解大數據科技的內涵，從而提升信息化經營的品質和層次，為企業的發展注入新的動力。

最后，構建科學的數字化管理觀念。企業需加大財務投入，充分激發員工的積極性與創造力，勇于創新，塑造積極向上的企業文化。企業應制定嚴格的管理規章，促進員工深入理解數字化管理理念。此外，定期召開檔案管理工作評估會議，總結近期檔案處理的難點，明確未來重點發展方向，以便員工清晰地認識個人技能水平，為企業的持續發展貢獻力量。

2.做好檔案管理建設全面規劃

首先，轉變管理觀念。企業的管理層應當發揮指導作用，深刻認識到檔案管理數字化轉型對企業持續發展和經濟利益的關鍵性和重要性，并從高效管理的角度出發，推動檔案管理數字化轉型的實現。為順應數字化趨勢，提高企業運營效率，企業可以將檔案管理任務全面融入日常運營架構之中。為確保此項工作的順利推進，企業可以設立專項經費，為檔案管理的數字化轉型提供必要的資金支持。同時，為推動企業檔案管理理念的轉變，即由傳統的“重保存、輕利用”向“高效利用、合理保存”轉變，可以組織系列主題活動，深入挖掘電子檔案的價值與潛力。此外，為提升檔案管理人員的專業素養與信息化管理意識，企業可以持續開展有針對性的教育與培訓工作，強化職責感與工作熱情，確保企業檔案管理工作的持續優化與提升。

其次，完善檔案管理制度及標準。企業通過系統性、標準化的管理，能夠為檔案的數字化建設奠定堅實基礎，并規范檔案使用狀態，實現監控手段的優化。企業應根據當前檔案數字化管理現狀，明確劃分工作職責，利用責任體系將檔案管理與個人責任緊密結合，確保責任落實到人，強化制度對人工操作流程的約束。

最后，可以運用數據庫、大數據、計算機等技術手段，構建檔案資料信息云端平臺，充分發揮技術優勢，建立檔案信息共享體系，使工作人員能夠自由運用這些檔案資料，提高共享程度和使用效率。

3.構建基于云計算的企業檔案管理系統

云計算集成了分布式計算、并行計算以及互聯網技術的前沿網絡科技資源服務手段，實現了對網絡科技資源的自動化操控與調度，不僅大幅簡化了網絡科技管理的復雜性，還顯著提高了資源的使用效率。資源共享、快速交付以及按需服務構成了云計算的三大核心優勢。憑借三大優勢，云計算能夠有效緩解大數據分析技術對企業檔案管理帶來的壓力與影響。經過云計算技術的優化，檔案管理實現了信息的便捷保存、高效共享與深度挖掘。以云計算為核心的企業檔案管理體系，不僅大幅降低了運營成本，還賦予了前所未有的存儲能力、解讀精度以及快速響應機制，為企業未來的持續發展指明了方向，奠定了堅實的基礎。

4.加強企業檔案管理安全制度建設

（1）機要信息保護制度

企業需要構建能夠甄別關鍵信息的系統，并需定期更新企業核心機密信息的類別。此外，為優化檔案管理流程，需對企業的機密檔案信息實行合理劃分，以減少機密信息的接觸者和傳播環節。為確保機密信息的安全性，需實施加密措施，并確立嚴格的機密信息存儲安全標準。同時，制定禁止訪問協議，以防止機密工作人員或高層領導在離任后泄露機密。還需設立保密規則，以防范咨詢企業、云服務供應商等第三方機構泄露機密信息的風險。

（2）信息資源共享制度

為了確保檔案資源的安全與共享，企業可以采取以下關鍵的保護策略：首先，設立多層次的保護結構，明確各層級所涵蓋的影響范圍。其次，制定詳盡的企業內部信息獲取、使用、查詢及復制等操作的規章制度，以確保信息的合規使用，并針對信息的重要性，將需要存儲于云端的數據“云”化處理，以提高數據的安全性和可訪問性。最后，實施云端數據訪問許可制度，嚴格限制未經授權的用戶訪問敏感數據，從而確保信息的保密性。

（3）信息審計制度

為確保企業檔案信息資產系統的安全，企業可以組建專業的檔案信息審計團隊，并實施統一的信息審計流程。企業可以嚴格界定信息審計的范圍和時間，定期對系統的運營和用戶操作開展安全評估。如果出現云端信息被泄露，企業需要立即啟動第三方信息安全審計機制，并對云端數據存儲開展持續的風險評估，以確保數據的安全性和完整性。

5.組建具有大數據分析能力的檔案管理團隊

（1）制定相關聘用標準

在大數據時代，企業在檔案管理人員招聘時應當制定詳盡的檔案管理人員招聘規定與標準，選拔方式應綜合考量應聘者在檔案管理領域的實際經驗是否豐富以及專業技能是否突出等因素，以確保檔案管理人員既掌握檔案管理相關經驗，又具備使用大數據分析技術的能力。

（2）加強技術培訓

在大數據時代背景下，傳統的信息收集、整理與匯總方法已無法滿足現代需求。企業可以通過系統的教學與嚴格的訓練，培養檔案管理人員的服務精神，使其能夠始終堅守以人為本、提供優質服務的工作原則。同時，注重塑造檔案管理人員的專業形象，展現在檔案管理領域的專業技術水平。因此，檔案管理人員需要接受更為專業、深入的技能培訓，如Hadoop和NoSQL等大型數據平臺的課程學習。通過掌握這些專門的知識和技能，檔案管理人員能夠在實際工作中靈活運用相關理念、策略與工具，以應對大數據時代帶來的挑戰。

（3）雇傭外包

為了優化企業的檔案管理團隊結構與人力資源配置，可以考慮引入外部服務提供商，將大數據分析的相關職責委托給專業顧問。這種策略尤其適用于特定任務性檔案數據對場景的分析，其中需要專門技術人員的解讀能力，無須長期設立固定職位。

（4）高校培養

為了全面優化工作人員大數據分析技術的能力，企業需要積極與各類高校建立合作關系，共同推動專業人才的培養。高校需要緊密圍繞大數據時代的發展需求，加強對大數據分析相關教育的投入力度。具體來說，高校需要重點關注R語言統計編程、Hadoop和MapReduce編程技術的培養，并對機器學習等智能化數據處理技術開展充分的教學與訓練，全面提升人才大數據分析技術的綜合實力，更好地服務于社會發展的需求。

四、結論

總而言之，在當前時代背景下，推進企業檔案管理的數字化改革已經成為提高企業管理效率與質量的重要手段，不僅有助于鞏固和增強企業的核心競爭力，還將在激烈的市場競爭中為企業實現長期穩健的發展提供有力支撐。因此，企業管理層及相關員工必須深化對大數據分析技術的認知與掌握，提高檔案管理人員實際的應用能力，以推動企業檔案管理系統的數字化轉型，從而為企業的長遠發展奠定堅實基礎。

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作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司氣田公司