大數(shù)據(jù)驅動下數(shù)字化檔案創(chuàng)新管理模式與優(yōu)化策略研究

陸琰

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著數(shù)據(jù)規(guī)模迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經難以滿足數(shù)字化和智能化管理需求。文章針對數(shù)字化檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)，探討了人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新技術在數(shù)字化檔案管理中的創(chuàng)新管理模式，并剖析了新技術驅動下數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略。針對這些新數(shù)字技術展開研究與應用，不僅能提高檔案管理的效率和智能化水平，還能夠提升網絡環(huán)境下數(shù)字檔案管理的安全性。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；數(shù)字化檔案管理；人工智能；區(qū)塊鏈；ChatGPT

中圖分類號：G271文獻標識碼：Ａ

一、數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，隨著信息技術的飛速發(fā)展，政府機構、企業(yè)、醫(yī)院和銀行等面臨著龐大的檔案數(shù)據(jù)，而數(shù)字化檔案管理的核心在于如何有效存儲和處理這些海量數(shù)據(jù)，以確保高效的運行和檢索，這就要求數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應具備高效的智能化數(shù)據(jù)管理和檢索機制。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在效率低下且安全性不高等問題，現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理主要是利用人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新一代數(shù)字技術，以提高檔案管理效率、節(jié)約資源，共享資源，并能夠增強檔案信息的安全性。這種檔案管理模式不僅適應大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化檔案管理的迫切需求，還使檔案管理更加智能、高效、安全和可靠。

新時代數(shù)字化檔案管理技術主要包括儲存技術、檢索技術、可視化和安全性等四個方面，數(shù)字化檔案儲存技術不僅能夠以數(shù)字形式保存大量檔案資料，還解決了傳統(tǒng)紙質檔案占用空間大的問題，備份和復制能力的提高為靈活應對檔案數(shù)據(jù)意外丟失提供了保障，并可通過先進的安全措施確保檔案的保密性和完整性。

數(shù)字化檔案檢索與傳統(tǒng)的關鍵詞檢索相比，更加注重檔案內容的上下文及其相關語義，提供更為精準的個性化搜索服務。多維度的索引分類方式和多模態(tài)檢索的引入是數(shù)字化檔案檢索技術的一大創(chuàng)新，用戶除了采用以往基于標題、作者、日期等關鍵詞檢索，還可以根據(jù)檔案中圖像、音頻、視頻等不同媒體類型開展混合檢索。

數(shù)字化檔案可視化呈現(xiàn)不僅使抽象的數(shù)字數(shù)據(jù)和晦澀難懂的文本信息變得更加直觀，還可以通過圖形、圖表、地圖等多樣的可視元素，使用戶快速獲取信息、理解信息。這種創(chuàng)新方式為不同類型的數(shù)字化檔案提供了更合適的展示形式，提供了數(shù)據(jù)分析和挖掘的有力工具，可深入挖掘檔案數(shù)據(jù)背后規(guī)律和趨勢。

近年來，數(shù)字化檔案安全性逐漸成為管理者關注的焦點，引入數(shù)字簽名、加密算法、訪問控制等密碼學技術，可以確保檔案中敏感信息的安全性。其中，數(shù)字簽名技術通過將檔案文件摘要加密，生成唯一標識，確保檔案文件在存儲和傳輸過程中不會被篡改。加密算法是通過對數(shù)據(jù)加密，即使攻擊者通過某種途徑獲取文件，也無法解密，保障了數(shù)據(jù)的安全性。使用這一系列密碼技術，為數(shù)字化檔案的安全性提供了全方位的保障。

因此，引入人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新一代數(shù)字技術，能夠確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在復雜的大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中持續(xù)高效運行，提高檔案日常管理效率。同時，開啟資源共享，進一步增強檔案大數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、人工智能技術在數(shù)字化檔案管理中的應用

近年來，人工智能技術在數(shù)字化檔案管理中發(fā)揮著重要作用，通過嵌入人工智能技術，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可有效實現(xiàn)檔案數(shù)字化處理、檢索與查詢、保密和安全管理等，自動實現(xiàn)文本的數(shù)字化轉換，提供用戶個性化推薦，為數(shù)字化檔案管理者提供更加高效、安全和智能的解決方案，推動數(shù)字化檔案管理向智能化方向發(fā)展。

1.在檔案數(shù)字化處理方面。人工智能中圖像識別算法和神經網絡模型可以有效實現(xiàn)對紙質檔案自動識別、分類和整理。同時，通過自然語言處理技術，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在實現(xiàn)紙質文本電子化后，可對檔案關鍵內容分析和標注，方便用戶通過關鍵詞智能檢索。

2.在檢索與查詢方面。采用人工智能中語義理解模型，可實現(xiàn)對檔案查詢用戶意圖的精準匹配，并運用知識圖譜技術有效關聯(lián)查詢檔案的相關實體，通過機器學習技術實現(xiàn)個性化檔案的智能推薦，提高數(shù)字化檔案的檢索效率。

3.在保密和安全管理方面。借助人工智能中指紋識別和人臉識別技術等生物識別技術，確保授權人員才能對檔案訪問和修改。同時，建立人工智能安全模型，分析用戶訪問行為特征，及時識別異常行為并采取相應的安全措施。

三、大數(shù)據(jù)技術在數(shù)字化檔案管理中的應用

將大數(shù)據(jù)技術應用到數(shù)字化檔案管理中可以保障檔案數(shù)據(jù)高效存儲，主要分為五個流程：數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、權限控制、可視化展示和檔案檢索。第一，數(shù)據(jù)采集任務。采用數(shù)據(jù)接口技術，如XML格式的接口，實現(xiàn)不同檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換和共享，提高數(shù)據(jù)采集效率并避免數(shù)據(jù)重復錄入；第二，數(shù)據(jù)整合。通過大數(shù)據(jù)的云存儲技術和ETL技術，可以更方便地實現(xiàn)存儲、管理和共享數(shù)字化檔案，并對多源異構數(shù)據(jù)清洗、轉換、集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一管理；第三，權限控制。數(shù)據(jù)權限控制是大數(shù)據(jù)技術一項關鍵技術，通過對用戶訪問數(shù)據(jù)的權限控制，確保檔案數(shù)據(jù)安全性和隱私性；第四，借助數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)可視化技術，多維度分析數(shù)字化檔案中蘊含的信息，實現(xiàn)可視化分析和展示；第五，通過機器學習技術，管理系統(tǒng)可自動學習和優(yōu)化檢索，提高檔案管理效率。

通過上述數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、權限控制、可視化展示、檔案智能檢索等大數(shù)據(jù)技術，數(shù)字檔案管理在檔案數(shù)據(jù)整合、安全、存儲、檢索等方面均有顯著提高。

四、區(qū)塊鏈技術在數(shù)字化檔案管理中的應用

區(qū)塊鏈是一種去中心化的數(shù)據(jù)庫技術，通過加密算法和分布式記賬機制實現(xiàn)數(shù)據(jù)不可篡改和共識驗證等，區(qū)塊鏈技術在數(shù)字化檔案管理的安全性方面發(fā)揮了重要作用，具體分析如下：

第一，通過分布式存儲、不可篡改的區(qū)塊結構、攜帶時間戳、智能合約等技術，為數(shù)字化檔案管理提供了安全保障機制，可有效防范數(shù)據(jù)篡改風險，確保檔案完整性和安全性。

第二，通過去中心化存儲、身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)共享平臺等方式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案協(xié)同共享，提高檔案數(shù)據(jù)管理安全性和效率，促進檔案管理工作的便捷化。

第三，開展數(shù)字化檔案創(chuàng)建、存儲、檢索、傳輸和銷毀等全過程管理，通過權限控制、數(shù)據(jù)加密和備份恢復等技術，有效保障網絡環(huán)境下數(shù)字檔案內容保密性和安全性。

因此，區(qū)塊鏈技術在數(shù)字化檔案管理中保障了檔案數(shù)據(jù)安全、實現(xiàn)了數(shù)字信息的協(xié)同共享和提高全程管理效率，推動數(shù)字檔案在網絡管理環(huán)境下更安全、有效。

五、ChatGPT技術在數(shù)字化檔案管理中的應用

ChatGPT是一種基于大規(guī)模預訓練的對話生成模型，該技術的應用有效推動了檔案管理數(shù)字化咨詢服務轉型，提高了檔案管理現(xiàn)代化水平，其主要涉及ChatGPT技術中檔案數(shù)據(jù)的收集和處理、自然語言處理、預訓練模型以及人機交互等技術。

將ChatGPT技術應用于數(shù)字化檔案咨詢系統(tǒng)流程如下：（1）開展檔案數(shù)據(jù)的收集和預處理操作，通過數(shù)據(jù)清洗、過濾和標注等進一步減少數(shù)據(jù)中噪音和錯誤，提高咨詢模型訓練和性能；（2）將預訓練模型技術應用于數(shù)據(jù)訓練，建立檔案知識理解規(guī)則庫，生成檔案咨詢機器人模型；（3）基于準確率、流暢度等技術指標對咨詢機器人不斷優(yōu)化，建立數(shù)字化檔案管理問答系統(tǒng)；（4）評估問答系統(tǒng)性能，并根據(jù)用戶反饋進一步優(yōu)化該系統(tǒng)。

通過自監(jiān)督學習方式和自然語言處理技術，ChatGPT技術在數(shù)字化檔案咨詢系統(tǒng)中實現(xiàn)了文本摘要、分類、智能檢索、知識問答等多種檔案管理的重要任務，檔案管理的效率、精度、智能化水平得到了顯著提高，為檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展方向。

六、大數(shù)據(jù)驅動下數(shù)字檔案管理優(yōu)化策略

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)是中心資源，需要有效整合大數(shù)據(jù)資源并使用新數(shù)字技術來實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲和價值挖掘等。新數(shù)字技術在檔案管理中的應用為管理優(yōu)化提供了前所未有的機遇，其優(yōu)化策略主要包括檔案數(shù)據(jù)采集與整合、存儲與處理、分析與挖掘、分類與檢索、預測性維護與優(yōu)化、安全性與合規(guī)性。

1.數(shù)據(jù)采集與整合

在大數(shù)據(jù)驅動的檔案管理優(yōu)化中，數(shù)據(jù)采集與整合至關重要。首先，確保系統(tǒng)能夠獲取豐富而全面的信息，包括檔案信息、用戶行為信息和系統(tǒng)性能信息等；其次，確保數(shù)據(jù)源頭多樣性，可以從紙質檔案、用戶交互日志、系統(tǒng)日志等多個方面收集檔案數(shù)據(jù)；最后，數(shù)據(jù)質量是檔案數(shù)據(jù)的采集關鍵環(huán)節(jié)，通過數(shù)據(jù)預處理操作，確保數(shù)據(jù)準確性、完整性、一致性。此外，數(shù)據(jù)采集還需要考慮實時性，可采用實時數(shù)據(jù)采集技術使系統(tǒng)能夠獲取最新信息。

在數(shù)據(jù)整合方面，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準是確保數(shù)據(jù)整合一致性的關鍵，可以通過大數(shù)據(jù)的ETL技術（Extraction、Transformation、Loading），即數(shù)據(jù)抽取、轉換和加載過程，從多源異構數(shù)據(jù)中抽取數(shù)據(jù)，然后經過清洗、轉換和加載等操作，消除不同來源數(shù)據(jù)之間的差異，實現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫整合。

2.數(shù)據(jù)存儲與處理

在檔案數(shù)據(jù)的存儲與處理方面，需要重點關注如何妥善存儲大規(guī)模的數(shù)據(jù)，可以采用如下策略：首先，通過區(qū)塊鏈分布式存儲技術實現(xiàn)數(shù)據(jù)分節(jié)點存儲，提高系統(tǒng)可靠性和容錯性，并通過云存儲技術為檔案管理提供靈活的存儲解決方案，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；其次，引入實時處理技術。讓數(shù)字檔案系統(tǒng)在數(shù)據(jù)產生的同時實行處理和分析；最后，采用數(shù)據(jù)的清洗和預處理技術。通過先進的智能處理算法提高清洗和處理的效率，保障檔案數(shù)據(jù)的準確性。這種全面而系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲和處理模式可以確保數(shù)據(jù)的存儲和處理過程中具備高度的安全性和可靠性，為檔案數(shù)據(jù)的高效利用提供堅實的技術基礎。

3.數(shù)據(jù)分析與挖掘

在分析檔案數(shù)據(jù)前，需要明確分析目標問題，再實行檔案數(shù)據(jù)處理，尤其是檔案系統(tǒng)中缺失值、異常值和重復值等處理操作，可根據(jù)數(shù)據(jù)性質和分析目標，選擇最合適的工具和算法，提高數(shù)據(jù)分析效率。同時，對于處理大規(guī)模數(shù)據(jù)，可采用分布式計算并行算法，加快數(shù)據(jù)的并行處理。

檔案數(shù)據(jù)挖掘時可采用ChatGPT技術選擇合適的預訓練模型對檔案數(shù)據(jù)展開訓練，建立對檔案數(shù)據(jù)深入理解的模型，進而生成檔案查詢聊天機器人模型，通過大數(shù)據(jù)可視化技術展示數(shù)據(jù)分析結果，使用者能夠更好地理解與分析數(shù)據(jù)，并采用調整方案和策略，提高數(shù)據(jù)的可用性和完整性。

4.智能化檔案分類與檢索

通過大數(shù)據(jù)技術深入分析用戶行為與檢索檔案之間關聯(lián)，并建立智能化檔案分類系統(tǒng)，根據(jù)用戶具體需求，自動調整檔案分類標準，實現(xiàn)更加精準的分類。智能化分類系統(tǒng)可以減輕用戶手動分類工作的負擔，并能提高檔案分類的準確性。

智能化檔案檢索主要是運用人工智能技術中的自然語言處理和語義理解模型對龐大的檔案數(shù)據(jù)和用戶信息展開深度分析，挖掘數(shù)據(jù)間關聯(lián)關系和潛在的規(guī)律，為用戶提供更加精準的檔案信息匹配。同時，引入知識圖譜技術和機器學習技術，實現(xiàn)更全面、多維度且個性化的信息推薦，極大地提升了檔案檢索智能性。

5.預測性維護與優(yōu)化

通過挖掘海量數(shù)據(jù)中潛在的問題和趨勢，建立故障診斷和預測模型，可以提前發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)可能出現(xiàn)的異常或故障，從而采取預防措施，智能維護檔案管理系統(tǒng)。預測性維護的重點在于大數(shù)據(jù)技術的實時性和精準性，通過實時監(jiān)測和分析檔案系統(tǒng)各項指標，及時調整系統(tǒng)配置，實施相應維護，還可以建立條件控制系統(tǒng)，設置閾值并實施報警機制，當系統(tǒng)狀態(tài)超出正常范圍時，發(fā)出警報并及時響應系統(tǒng)問題。大數(shù)據(jù)技術和ChatGPT技術的應用，提高了系統(tǒng)可用性和可維護性，為用戶提供更加穩(wěn)定高效的檔案服務。

6.安全性與合規(guī)性

借助人工智能技術中的生物識別技術和安全設計模型，實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全存儲和運輸，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的合法合規(guī)使用，數(shù)字化檔案的管理者需要依法依規(guī)采用合適的數(shù)字檔案管理政策和流程，包括個人隱私法規(guī)、知識產權法律等相關法律法規(guī)，建立健全合規(guī)審查機制，為檔案數(shù)據(jù)的隱私性和合法性提供了堅實的保障。

七、結論與展望

在人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新數(shù)字技術引領下，數(shù)字化檔案管理進入了一個智能、高效、安全的時代。新數(shù)字技術的廣泛應用顯著提高了檔案管理的智能化水平，檔案信息檢索更加準確和高效，檔案管理更富智能和安全。展望未來，隨著5G技術推廣和新的數(shù)字技術不斷涌現(xiàn)，數(shù)字化檔案管理將迎來更多創(chuàng)新，將更好地滿足社會檔案管理需求，為信息時代的發(fā)展提供堅強的保障。

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作者單位：南通市人力資源和社會保障局