數字時代檔案開發利用的創新策略研究

高倩男

摘 要：我國各類政府機構在履行法定義務過程中所形成并保存的檔案信息資源，是其公務活動中創造的具有鮮明特色且具有重要社會價值的多元化、多途徑歷史數據材料。當前，各級政府機構所生產并妥善保存的檔案信息資源構成了我國檔案信息資源的主體，無論從數量、種類或質量角度看，均顯示出無可比擬的優勢。據統計，此類政務檔案信息資源占據了整體檔案信息總儲備量的近95%。隨著我國治理體系的不斷完善和治理能力的持續提升，檔案工作作為全面掌握各層級政府機構核心信息的核心職責，其重要性日益凸顯。因此，加強政府機構檔案信息資源的開發與利用，不僅能為機關檔案管理工作的質量提供“精準刻度”，還為推動和引領整個機關檔案工作的開展提供了“強勁引擎”。

關鍵詞：數字時代；檔案開發利用；機關事業單位

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

以計算機技術為基礎的電子文檔系統發展迅速，已成為當今社會不可或缺的重要儲存與分發媒介。在當今數字時代背景下，檔案工作的具體方式和手段發生了深刻變革，檔案工作對檔案信息資源的使用日益重視，對檔案服務的效果和品質也提出了更高的要求。這些變化為檔案的發展和使用帶來了新的挑戰。為了充分挖掘和利用檔案資源，推動檔案工作的良性發展，相關單位須采取適當的方法和策略，提升檔案工作的開發利用效果，提升檔案工作質量。

一、數字時代及檔案開發利用概述

在數據傳輸過程中，將傳輸內容轉換為計算機基本數制“1”和“0”兩個普遍且易于理解的表征，這一過程稱之為“數字化”。而“數字時代”實際上是一個概括信息存儲、傳遞及應用模式的綜合性概念。近年來，隨著科技實力的逐步提高與進步，這種信息存在形式日益普及，并逐漸進入依賴數字技術規范運行的新階段，從而塑造出具有鮮明時代特色的全新時代環境。

首先，檔案資料的開發利用，是在檔案工作者與利用者之間展開的一系列深度協作活動，旨在提供檔案資訊并滿足利用者對檔案資料的需求。作為檔案利用系統的核心原則，揭示和構建檔案資訊，以滿足社會各階層特別是廣大用戶的需求已成為檔案部門的重要職責。更為明確地說，檔案資源利用的核心要素主要體現在檔案使用者對檔案資源的實際應用行為。因此，要成功實現檔案利用，關鍵在于建立豐富且實用的檔案資源庫，為檔案利用的順暢推進奠定堅實基礎；其次，關注并滿足使用者的實際需求以及檔案利用效率等主觀因素，構成了確保檔案利用得以落實的主觀條件。最后，只有和諧協調的主客觀條件，并深入挖掘檔案資訊的潛在價值，才能實質性推動檔案利用活動的順利實行并最終取得成功。

二、數字時代檔案開發利用的意義

1.提高檔案管理利用效率

依據《政務服務事項電子文件歸檔規范》等相關法規，電子檔案編制過程需秉持核心價值觀念，緊密圍繞滿足人民大眾的迫切需求。事業單位肩負推動經濟社會繁榮進步的使命，其客戶群體廣泛，對社會大眾產生深遠影響，從而形成多樣化的民生檔案。然而，這些珍貴的檔案資料往往分散在各部門及其下屬業務平臺，如何有效收集、整理并充分發揮其實用價值是當下面臨的嚴峻挑戰。在傳統檔案管理模式下，人們在調閱檔案信息時往往難以與檔案室工作人員面對面交流，無疑延長了檔案使用流程和手續辦理時間，增加了冗余環節。隨著信息科技的飛速發展，電子檔案應運而生，成為新時期的重要標志之一，使珍貴的紙質檔案資源以數字形式保存和傳播。隨著行政體制的改革深化和民生服務政策的完善，事業單位檔案數據庫建設與服務質量的要求不斷提高，旨在滿足國家治理體系現代化和廣大民眾多元化的需求。

當前，傳統檔案管理模式難以適應時代發展變革，需要運用全面成熟的數據采集、存儲、處理、分析及可視化技術手段，深度挖掘與高效利用需求旺盛、類型多樣、價值密度較高的檔案數據，確保檔案數據妥善保管、完整無缺，并在實際應用方面實現高效運作，從而提高檔案管理工作的綜合實力和效率。

2.為機關決策貢獻力量

遵循《檔案館指南編制規范》要求，當前的檔案工作已成功拓展至編研與開發領域，從而更加全面、深入地滿足各政府機構及廣大民眾的需求。各事業單位的檔案詳細記錄了其業務行為的規劃及執行成果，無疑將成為未來查閱、對比及決策過程中的關鍵參考資料，亦是體現檔案內在價值的重要途徑。在大數據時代背景下，事業單位檔案領域同樣受益良多。首先，針對單位檔案類別豐富、數據量龐大且使用頻繁等難題，可以充分發揮大數據技術提供的巨大信息存儲容量與高效分析優勢，重構事業單位檔案的數據結構，加強各部門間的檔案資源協同，確保決策者能更快、更精確地獲取所需信息，大幅提高決策效率；其次，通過整合信息分析與挖掘技術，有望從大量的單位檔案數據中挖掘出隱藏的寶貴信息，成功創建重大活動與重要決策的電子化數據庫，為各單位提供更全面、針對性更強且覆蓋面更廣的檔案信息咨詢服務。最后，加強并優化檔案管理工作，對于提升單位信息化水平，有效匯集人事與工作信息，并顯著提高信息利用效率具有重要意義。這些改進將為單位內控管理工作提供有力的參考和借鑒。此外，采用信息化檔案管理手段，可有效拓寬檔案應用領域。在工作中可加大檔案管理重要性的宣傳和教育力度，從而進一步提高機構內控工作績效。

三、數字時代檔案開發利用的創新策略

1.逐步轉變價值觀念

首先，堅定地將社會公共利益與廣大市民的需求作為檔案開發利用創新理念的核心導向。隨著時代的變遷和發展，我國政府相關職能部門堅定不移地推進行政業務精簡、權利義務簡明以及優化行政審批制度等關鍵改革措施，致力于打造更具人性化、全球化和便利化特性的服務型政府，積極回應并盡全力滿足社會各界人士的多元訴求。

與此同時，作為政府機構的重要組成部分，事業單位檔案管理部門也需在堅守職責的基礎上，逐步調整檔案管理價值取向，不僅要對機關內部各項常規工作作出精細安排，還要關注在國家及社會發展全局中所扮演的角色，以便更好地應對新時代變革帶來的各種挑戰。尤其在檔案信息開發利用方面，應高度重視擴大服務對象范圍，勇于面對現實，深入洞察廣大市民的真實愿望，深入分析用戶群體的興趣特點，借助先進的大數據分析技術，主動為潛在用戶提供精準的信息服務，持續提高檔案資源的使用效率，竭力挖掘檔案中那些“被遺忘的角落”，將其打造成社會進步的優質工具，切實實現檔案資源的真實價值；其次，摒棄“重編輕研”的過時思維觀念。當前，編研仍然是政府機關檔案信息資源開發的主要實踐手段之一，然而，現行的編研方法，如大事記或專題資料匯編等大多仍局限于單一原始資料的展示層面，缺乏多樣化、深度化的綜合研究視角，更難以體現突破傳統邊界、具有前瞻性和高質量水準的編研成果。因此，各級政府機構的編研工作必須果斷跳出傳統思維認知的束縛，堅決推動自身的轉型升級，由“重編”轉向“重研”，在保持現有編研工作水平的基礎上，進一步加大對單位內部檔案材料的挖掘力度，積極嘗試將各類學科領域以及各類型專業課題納入檔案編研范疇，努力創造更多具有濃烈哲學思辨色彩和卓越研究價值的高品質作品，使編研工作全面釋放實際效應，精心打造獨具特色的檔案編研品牌。

2.明確落實檔案管理原則

首先，真實性、完整性原則。在檔案開發利用實踐過程中，確保真實度和完整性至關重要。這兩點不僅是事業單位檔案整理工作的核心內容，還是決策過程中不可或缺的關鍵依據。具體而言，除詳細記錄文件正文中所包含的全部信息外，還應關注諸如請示與批復等與其他部門密切關聯的資料，以提高檔案的準確性，有效預防未來使用過程中可能出現的理解誤差。此外，在實施檔案整理操作時，必須重視文件的整體性，避免同類檔案材料重復拆解查閱。檔案管理部門有義務深入研究、探討和解讀檔案文獻，對文件整理過程中出現的明顯錯誤，檔案管理員有權向相關責任部門反饋，督促其及時整改；其次，便捷性原則。檔案開發利用工作應著重考慮便于保管和高效應用的需求。檔案文獻的最終目標是在妥善保存的基礎上實現高效開發和應用。因此，在實際執行檔案管理事務過程中，必須充分考慮便利的存儲方式和高效的應用途徑，以滿足業務運營實際需求。特別是儲存環節，需要選擇合適地點妥善安置，確保存儲環境安全可靠。此外，應細致分類標記檔案文件，按照特定格式完成文檔錄入和儲存，以便后續對檔案開展有效管理和深度利用；最后，規范化原則。規范化原則貫徹落實是提高事業單位檔案歸檔效率的關鍵。檔案管理部門應構建嚴謹的檔案管理規則體系，督促相關人員嚴格遵守規章制度處理檔案，在檔案整理時盡量沿用原始文件排列順序，編制編號過程中遵循相應的規定和書寫形式。

3.培養復合型檔案管理人才

首先，為了進一步發展，亟須增強檔案工作者的服務意識。目前，我國事業單位的檔案工作者正在經歷從被動服務逐漸向主動服務轉變的重要節點。在這個特殊的時期，強調和鞏固檔案工作者的服務理念顯得至關重要，需要將檔案信息資源的深度開發視為推動這一變革的核心驅動力，通過運用先進的網絡科技手段，得以更好地了解廣大用戶的需求，并搭建出色的雙向互動交流途徑。同時，應當積極主動地與用戶對接，關注他們在使用過程中提出的寶貴意見、建議和訴求，甚至投訴等事項，及時處理他們在使用過程中可能遇到的各類難題；其次，檔案工作者的知識素養架構也需要相應的改革和升級。面對快速變化的社會大環境，為了全面提高我國事業單位檔案從業者的整體素質水平，還需要應對在互聯網環境下檔案信息資源開發與應用方面的種種嚴峻挑戰，實施相應的改革和調整舉措來增強檔案從業人員的知識層次體系勢在必行。

第一，根據每位員工的實際能力和特長安排不同的崗位，對于熟悉檔案管理業務但缺乏足夠網絡技能的工作人員，可以適當安排到檔案實體管理崗位或者從事相對較輕松的系統操作工作。第二，定期開展涵蓋計算機技術、網絡技術以及信息技術等多領域的綜合性知識培訓課程，激勵大家共同努力，提高自己的現代化知識水平。第三，積極引進具備相關計算機及網絡技術專業背景的優秀人才，尤其是具有深厚網絡安全技術領域實踐經驗的業內專家，提高檔案管理團隊的操作技能。

4.持續夯實檔案安全基礎

檔案安全的重要性不言而喻，其涉及眾多領域，并對眾多機構產生深遠而持久的影響。若缺乏檔案安全防護，檔案開發利用工作的順暢推進便無法實現。因此，檔案開發利用工作的開展應高度重視檔案安全工作，確保各項責任得以切實履行。首先，各相關機關單位有義務組建以單位領導為核心的檔案安全工作領導小組，并依據身份權限明確劃分各項職責，擬訂并嚴格貫徹實施切實可行的政策措施。應重點開展檔案安全保障工作，增強全體員工的安全防護意識。同時，必須建立健全嚴密的檔案管理規章體系和問責機制，保證檔案安全工作有法可依，始終恪守依法辦事的行為準則；其次，必須仔細排查檔案安全方面可能存在的風險隱患，并采取有效的應對策略。針對檔案館中的監控設備、溫濕度環境、滅火系統以及電力供應等關鍵環節都需要全面而深入細致的評估和監管。在此基礎之上，對檔案電子化處理過程、監控中心等重要職能部門同樣需要做到全方位監管，確保各類設備設施均處于良好運行狀態。嚴格遵照檔案庫房的“九防”方針，確保檔案的安全；最后，應大力提升全體員工對檔案安全重要性的深刻認識，不斷改進檔案安全防護技術，竭力確保檔案信息的持久穩定性。在檔案采集、整理、歸檔、交接等所有流程中，堅決按照既定程序行事，如若發現任何問題應立刻采取相應對策加以解決，確保檔案資料萬無一失。

四、結語

事業單位的檔案管理職能在推動社會公益事業高質量發展中所發揮的作用不可忽視，不僅對于推動整體經濟發展具有舉足輕重的地位，還是構建經濟繁榮的關鍵根基之一。對于事業單位而言，應及時提供充足且精準的檔案資料庫，此為深化改革的關鍵信息資源。而事業單位的檔案管理及開發利用作為長期且影響深遠的工作，必將隨著社會變革而作出相應的調整與轉變。因此，涉及檔案管理工作的各事業單位部門主管及從業人員，應深入理解檔案管理所蘊含的巨大潛力和當前所面臨的挑戰，持續改進并優化檔案管理和開發利用的操作流程和技術手段，從而提高對檔案資源的精準使用能力。

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作者單位：呂梁市規劃和自然資源局