信息化背景下高校學籍檔案服務模式探究

趙霞

摘 要：隨著信息技術的快速發展，高校學籍檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。文章通過分析傳統高校學籍檔案服務模式的局限性，探討了信息化背景下高校學籍檔案服務模式的改進措施和方向，為提高高校學籍檔案管理的質量和效率提供理論指導。

關鍵詞：信息技術；學籍檔案；服務模式

中圖分類號：G275? 文獻標識碼：A

隨著信息技術的不斷發展和廣泛應用，教育領域也迎來了深刻的變革。高校作為培養人才的重要場所，其學籍檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。高校學籍檔案是記錄學生在校期間學習、生活和社會實踐等方面情況的重要資料，它不僅是學校實施教學管理、學生管理的重要依據，還是學生就業、升學和出國等方面的重要證明材料。信息技術的出現為高校學籍檔案管理提供了更加便捷、高效、安全的手段。同時，也對傳統的服務模式提出了更高的要求。

一、高校學生學籍檔案管理的意義

1.學生管理與教育

學籍檔案記錄了學生的個人信息、學業成績和獎懲情況等，有助于學校開展學生管理和教育工作。通過學籍檔案，學?？梢匀媪私鈱W生的學習狀況，在為個性化教育提供依據的同時，也便于對學生實施獎懲、評優等管理工作。

2.學生身份和資格證

學籍檔案是學生在校期間的正式記錄，是證明學生身份和資格的重要依據。在學生畢業、求職和出國深造等過程中，學籍檔案可以作為有效的證明材料，確保學生的合法權益。

3.服務學生就業與發展

學籍檔案是學生就業、升學以及提干等重要參考依據，能夠為企業提供學生的個人信息、學習成績和社會實踐等情況，有助于企業更好地了解應聘者的能力和素質。同時，學籍檔案也為學生提供自我展示的平臺，有助于學生在就業市場中脫穎而出。

4.教學質量監控與改進

學籍檔案中的成績記錄和課程信息等可以反映教學質量和學生的學習效果。學?？梢酝ㄟ^分析學籍檔案數據，了解學校的教學質量、教學管理水平以及學生的學習情況，發現問題并改進，提高教學水平。

5.學校管理與決策

學籍檔案為學校的管理和決策提供數據支持。學?？梢愿鶕W籍檔案中的學生人數、專業分布等信息實施資源分配、課程設置和招生計劃等管理決策。

6.歷史記錄與文化傳承

高校學生學籍檔案是學校歷史的一部分，反映學校的發展和學生的成長軌跡。這些檔案對于學校的文化傳承和校史研究具有重要價值。

7.社會信用體系建設

學籍檔案中的信息可以作為學生信用評價的參考，有助于構建社會信用體系。良好的學籍檔案管理有助于培養學生的誠信意識和責任感。

8.合法權益保障

學籍檔案具有一定的真實性、原始性以及權威性，是學生在校期間各方面表現的真實記錄。在一些法律糾紛和爭議中，學籍檔案可以作為重要的證據和依據，維護學校和學生的合法權益。

二、高校學籍檔案服務模式現狀

1.傳統高校學籍檔案服務模式的特點

（1）以紙質檔案為主，管理復雜。傳統高校學籍檔案服務模式的首要特點是采用紙質形式存儲學生檔案。這種存儲方式依賴于專門的檔案室，需要大量的物理空間，而且還需要考慮防火、防水和防蟲等保管條件。隨著時間的推移，紙張可能會老化、變脆，字跡也可能模糊，給保管帶來嚴峻的挑戰。（2）手工操作，效率低下。管理這些紙質檔案的過程主要依賴于手工操作。檔案的整理、分類、歸檔和檢索全部由人工完成，這使得整個過程煩瑣而容易出現錯誤。在紙質檔案中查找特定信息通常需要手動翻閱，耗時耗力。如果檔案數量龐大，查詢效率會非常低。（3）地理局限，服務范圍有限。學生在求職、晉級、考研、留學、職稱評定和辦理社保醫保等事項時，需要學籍檔案證明材料，這就涉及返校辦理學籍檔案利用手續。對于身處外地返校辦理學籍檔案利用手續的學生來說更為耗時耗力，增加經濟成本。這種地理局限性限制了學生的靈活性，尤其對于那些已經離校或地域相隔較遠的學生來說，檔案服務不夠便捷。（4）信息不易共享。由于檔案以紙質形式存在，檔案信息不易共享。傳統高校學籍檔案通常分散在各個院系或部門實行管理，缺乏統一的管理標準和平臺。這種分散的管理模式導致信息孤島現象嚴重，不同部門之間溝通受到限制，信息交流不暢，難以互通有無。（5）安全性難以保障。由于學籍檔案涉及學生的個人隱私和敏感信息，高校在信息共享方面需要格外謹慎。紙質檔案在傳輸和共享過程中存在安全風險，容易丟失、被盜或被非法復制。同時，由于難以開展有效的訪問控制，保密性也較難保證。（6）手續煩瑣。在傳統檔案服務模式下，學生在辦理各類檔案手續時通常需要提交大量紙質材料，檔案工作人員為其現場辦理學籍檔案利用手續之前，需對身份核實確認，方可辦理相關檔案利用手續，手續煩瑣，容易導致辦理過程中的延誤和錯誤。（7）更新和維護難度大。隨著學生信息的變化。例如，轉專業、休學和復學等情況，檔案的更新和維護變得相當復雜。填寫、修改和替換等過程不僅煩瑣，而且容易出錯，特別是在處理大量數據時，人工工作量和難度都會顯著增加，容易出現信息滯后或錯誤。（8）環境影響。傳統學籍檔案以紙質形式存在，需要大量的紙張來制作和存儲，不僅消耗大量的木材資源，還增加造紙過程中的能源消耗和廢水、廢氣排放，對環保造成一定的壓力。紙質檔案對保管環境有一定的要求，如溫度、濕度和光照等。為了達到這些要求，高校需要投入一定的資源，增加了運營成本。傳統高校學籍檔案服務模式在存儲、操作、信息共享、安全性和數據維護等方面存在一系列的局限性。這些問題迫使高校尋找更為先進和高效的數字化學籍檔案服務模式。

2.信息化背景下高校學籍檔案服務模式的需求與挑戰

在信息化背景下，數字化存儲與管理成為迫切需求。通過將學籍檔案電子化，可以提高數據的存儲效率、方便性和可訪問性，減少了紙質檔案占用的大量物理空間。另外，引入信息技術可以實現學籍檔案管理流程的自動化，減少手工操作，提高工作效率，使得檔案管理更加迅速、精確，有助于應對大規模學籍檔案的管理需求。數字化檔案服務模式還可以使學生通過互聯網遠程辦理檔案事務，不再受制于地理位置。這種遠程服務提高了服務的便捷性，使學生無需親自前往學校，極大地方便了校外學生和校友。數字化檔案也能為不同部門提供信息共享平臺，有助于實現校內各部門之間的協同合作。教務處、學生事務處等可以更加便捷地共享學生信息，促進學校內各方面工作的協同發展。信息化背景下，引入安全措施，如數據加密、訪問權限控制等有助于防范檔案信息被泄露和濫用，確保學生隱私得到有效保護。同時，通過數字化檔案可為學校提供豐富的數據資源，通過數據分析工具，學?？梢愿玫乩斫鈱W生群體特征、課程效果等信息，為決策提供科學依據，優化教育管理和服務。數字化檔案服務更符合現代社會的環保理念，減少了紙張的使用，有助于降低環境負擔。

同時，數字化檔案建設和開發也面臨風險和挑戰，可能會引發信息安全和隱私保護的問題。保障學生檔案信息的安全性、防范信息被泄露和濫用需要建立完善的安全措施和法規體系。數字化檔案服務還需要大量的技術投入，包括信息系統的建設、更新換代等。學校需要確保擁有足夠的技術支持和專業人才，以應對技術迅速發展的挑戰。部分學生和工作人員可能存在信息技術水平不足的問題，形成數字鴻溝。因此，需要開展相關培訓，提高學校整體的數字素養水平。另外，學校可能存在多個信息系統，數字化檔案服務需要與其他系統實施有效集成，確保信息的互操作性，使學籍檔案信息能夠在整個信息系統中無縫流通。還有，數字化檔案服務系統需要具備良好的抗災備份能力，確保在意外情況下不丟失重要數據。數字化檔案服務的用戶體驗直接關系到服務的質量，需要充分考慮系統的界面友好性、操作便捷性等，以提高用戶的滿意度。

綜合而言，信息化背景下的高校學籍檔案服務需求明顯，但同時學校需要通過不斷探索構建新的服務模式來應對技術、安全、法規等方面的挑戰。

三、信息化背景下高校學籍檔案服務模式的構建

1.基礎設備設施建設

（1）需求調研與分析。確定學校對學籍檔案服務的具體需求，包括信息管理、服務流程等，評估所需的基礎設備設施的規模和性能。（2）規劃設計。根據需求，制定詳細的規劃和設計方案，包括硬件配置、網絡架構等?？煽紤]將基礎設備設施拆分成多個模塊，每個模塊可以獨立擴展和升級，便于后期根據業務需求實現基礎設備設施建設的可擴展性。（3）采購與安裝。按照規劃方案采購所需的設備設施和軟件，并實施安裝和配置，實現學籍檔案的數字化存儲和管理。（4）測試與調試。實施系統測試和調試，確保各項設施的正常運行，用戶能夠快速訪問和傳輸學籍檔案信息。（5）安全防護。實施安全措施，如設置防火墻、實施漏洞掃描等，保障系統的安全性。（6）持續監控與維護。建立監控機制，定期對基礎設備設施開展監測和維護，確保其穩定運行。（7） 培訓與支持。為工作人員提供相關培訓，確保他們能夠熟練操作和維護基礎設備設施。

2.檔案數字化與數據庫建設

（1）文件準備。整理學校的紙質檔案，確保文件的完整性和準確性。（2）掃描與拍攝。使用掃描儀或攝像設備設施將紙質檔案數字化，生成電子文檔。包括學生個人信息、成績單、獎懲記錄和錄取花名冊等。（3）文件格式與命名規范。確定電子文件的格式，并建立文件命名規范，方便后續檢索與管理。（4）質量控制。實施數字化文件的質量控制，確保掃描或拍攝的圖像清晰、完整，并未出現重要信息的缺失。（5）元數據添加。為數字化的文件添加元數據，包括文件的創建時間、作者、關鍵詞等信息，方便后續檢索。（6）建立學籍檔案數據庫?？紤]數據結構、字段定義、關系型數據庫或非關系型數據庫的選擇等，對數字化后的學籍檔案實施分類、編目和索引，建立規范的數據庫結構。

3.網絡平臺建設與應用

首先，開發高校學籍檔案服務網站或移動應用程序，設計簡潔、直觀、易于操作的用戶界面，提供登錄、檔案查詢、申請提交和證明開具等功能，滿足用戶隨時隨地使用服務的需求。

其次，實現與其他系統的集成，便于信息共享和流通。整合檔案管理系統和教務系統，實現學生學籍信息、成績單、課程選課、獎懲等信息的共享，方便統一管理。與圖書館系統集成，實現學生的借閱和還書信息與學籍檔案的關聯，提供更全面的學生信息服務；整合財務系統，方便管理學費繳納、獎學金發放等財務信息，提高財務管理的準確性；與校園卡系統集成，將學籍信息與校園卡關聯，實現一卡通服務，方便學生校園生活；與就業服務系統集成，幫助學生管理求職材料、實習記錄等，提升就業服務的效果；整合信息安全管理系統，加強學籍信息的安全性，確保學生隱私得到有效保護；與學科競賽系統集成，方便記錄學生在學術競賽中的成績和獲獎情況；與校友管理系統集成，方便記錄和管理校友信息。

4.安全保障體系建設

（1）建立用戶認證和權限管理機制。實施嚴格的訪問控制機制，只有授權用戶才能訪問和操作學籍檔案數據。使用身份驗證技術，如密碼、指紋識別或雙因素身份驗證，確保只有合法用戶能夠登錄系統，并根據用戶角色分配適當的權限管理，以限制數據訪問范圍。（2）采用數據加密技術。對傳輸和存儲的學籍數據實行加密，采用安全協議和算法，確保數據在傳輸過程中不被竊取或篡改，在存儲中得到保護。（3）加強網絡安全。及時更新設置防火墻、入侵檢測系統和防病毒軟件，以防止網絡攻擊和惡意軟件的入侵。定期開展安全審查，檢測系統和數據庫中的潛在漏洞。（4）定期備份和恢復。保障服務器和數據中心的物理安全，限制對存儲學籍數據的物理訪問，以防止未經授權的人員進入。定期對學籍數據實施備份，并建立有效的數據恢復機制，以應對數據丟失或損壞的情況。（5）開展培訓和安全意識教育。對相關人員開展信息安全培訓，提高對數據安全的認識，強調保密責任，并鼓勵采用安全的操作規范正確處理和保護敏感數據。（6）安全審計和監控。定期開展安全審計，部署實時監控系統，追蹤學籍系統的活動，及時發現和處理潛在的安全威脅，以確保數據安全。

5.服務效果評估

為了對數字化檔案管理系統實行改進和優化，不斷提升服務質量和效率，需要對高校學籍檔案服務模式實施效果評估。（1）服務效率評估。比較數字化檔案管理前后的處理時間和效率，包括檔案查詢、借閱和更新等環節的處理速度。（2）用戶滿意度調查。通過問卷調查或面試方式，了解學生、教師和管理員對數字化檔案服務模式的滿意度和意見建議。（3）信息安全評估。對數字化檔案管理系統開展安全性評估，包括數據加密、權限管理和防火墻設置等方面的檢查，以確保個人信息的安全性。（4）服務覆蓋范圍評估。檢查數字化檔案服務的覆蓋范圍，包括服務對象（學生、教師、管理員）、服務內容（檔案查詢、借閱、更新等）和服務時間（工作日、節假日）等。（5）數據分析評估。分析數字化檔案系統中的數據統計和分析結果，評估系統對學校管理和決策支持的貢獻程度。

四、結語

信息技術給高校學籍檔案管理帶來更高效、安全性更強和更好的用戶體驗。通過基礎設備設施、數字化檔案管理系統、數據庫、網絡平臺和安全保障體系的構建，助推高校學籍檔案服務模式改革，提升學籍檔案管理的質量和效率，以滿足社會對學籍檔案信息的多元化需求。

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作者單位：山東交通學院