城建檔案管理數字化建設的問題與策略探討

董翠娟

摘 要：在新時代背景下，數字賦能為各行各業帶來深刻變化。城建檔案管理部門也面臨著數字化建設的挑戰，如何加快推進城建檔案管理數字化建設，最大化地發揮城建檔案的作用是現階段亟待解決的問題。基于此，文章從城建檔案管理數字化建設的背景入手，分析城建檔案數字化建設的重要性及存在的典型問題，提出要著重從頂層設計、資金投入利用、信息防護安全以及檔案功能利用等方面加大工作力度，以加快推進城建檔案數字化建設進程，提高城建檔案數字化管理水平。

關鍵詞：城建檔案；檔案管理；數字化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

城市建設檔案資料是對城市發展進程的客觀記錄，是從城市建設初始到建設過程，再到建設現狀，對全過程、全方位的客觀、詳細、全面的記載。隨著我國城市化進程的快速推進，城市建設的項目和類型越來越多，相關資料信息越來越復雜，使得城建檔案規模呈現迅速增長，對城建檔案的高效管理與深度利用成為亟待解決的重要問題。數字賦能為城建檔案管理的現代化發展提供了可行路徑，在外部客觀需求和內部高質量發展的需求下，城建檔案管理部門需要加強城建資料保護、探索創新工作，構建城建檔案管理數字化轉型的新格局。

一、城建檔案管理數字化建設背景概述

城建檔案信息資源量大，涉及城市規劃、建設管理等部門，內容豐富、形式多樣，包括各類圖文聲像等資料。一直以來，城建檔案管理的接收、整理、登記、保管、利用等主要以人工管理和紙質檔案為主，不僅存儲空間大，耗費巨大人力、物力，還會受外界多種環境因素的干擾，檔案利用率低下。隨著數字化技術的發展，將城建檔案轉化成智慧城市建設中的數字化載體成為現實可能。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對此也提出了明確要求，指出檔案信息化建設要進一步融入數字中國建設，提高檔案管理的數字化、智能化水平，基本實現數字轉型，具體要求包括中央和國家機關傳統載體檔案數字化率達到80%，中央企業總部傳統載體檔案數字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館檔案數字化率達到80%，對重要檔案數字化成果要加快文字識別和語音識別。然而，現階段部分市（縣、區）城建檔案數字化雖然已經開展，但進展緩慢，難以在規定的期限內實現數字化。

總之，城建檔案數字化建設目前還是一個具有挑戰性的階段，與示范城市城建檔案數字化建設成果相比仍有較大差距。因此，城建檔案管理要多措并舉，加快數字化建設工作力度，實施新時代成就國家記憶工程。

二、城建檔案管理數字化建設的重要作用

1.有利于提高檔案管理工作效率

傳統的紙質檔案管理主要是人工手動操作，對人力依賴性強，檔案的獲取、組織、存儲和使用過程需要遵循很多步驟，管理過程相對復雜。基于此，通過對紙質檔案的數字化處理，可以充分利用計算機技術和數字工具，實現對檔案的高效查閱、鑒別、接收、檢索和應用，從而提高工作效率。城建檔案中有很大一部分是工程建設項目的檔案資料，通過數字化管理，還能針對工程建設進度和質量實現在線監督和及時反饋，實現對工程項目全生命周期的有效管控，可以減少人力成本，提高工作效率。

2.有利于實現信息共享和高效檢索

目前，檔案室的管理方式主要是讓工作人員手動查找檔案。查檔者必須攜帶身份證、證明文件等材料到檔案室查閱檔案，在工作時間、工作區域的約束下，檔案應用的便捷性很低。城建檔案實施數字化管理，通過云服務器和數據庫來存儲檔案資料信息，并與多個子系統實現互聯互通。檔案使用者可以根據權限，不受時間和地點限制，方便快捷地查閱所需檔案，為檔案信息的深度利用奠定良好基礎。

3.有利于加強對城建檔案原件的保護

在紙質檔案管理模式下，很多檔案原件經過人工審查、多方利用后會遭受不同程度的損壞，加大了紙質檔案管理的風險。數字化處理后，檔案多方用戶可以查詢和訪問檔案管理信息系統，獲得所需的檔案資料和內容，大幅減少對紙質檔案手動操作的頻率，降低對紙質檔案損壞的概率，有利于對城建檔案原件的保護。

4.有利于節約經費支出

隨著城市建設檔案的數量與規模不斷增大，紙質檔案的存儲需要越來越多的物理空間，給相關部門帶來巨大的經濟壓力。城建檔案數字化轉化，就是將紙質檔案內容存儲在硬盤、云盤上，對物理空間要求不高，重復性勞動減少，對人力的依賴度也有所降低。再加上不需復制原件、加蓋公章、打印內容等，對印刷設備設施和耗材的要求也會降低，、。因此，能夠減少經費支出。

三、城建檔案管理數字化建設存在的問題分析

1.數字化建設的頂層設計不夠完善

頂層設計是順利推進城建檔案數字化轉型的重要保障。數字化建設相對于傳統管理模式，在管理理念、管理工具和管理方法上都有創新。因此，需要做好頂層設計，為工作制度和工作方法提供依據。然而，在城建檔案數字化建設的實踐中，相關的數字化建設系統并不完善，缺乏系統、清晰的工作步驟和方法，阻礙了城建檔案的數字化建設。一些城建檔案管理部門高度重視數字化的處理和輸出，忽視了對數字化建設制度、規范、標準和實施細則的建設和推廣，導致目標不明確，有關人員執行不力，影響了數字化管理的進程。

2.數字化建設的資金投入壓力較大

城建檔案館作為一個公共服務機構，主要是依靠財政撥款來開展數字化建設工作。由于不同地區之間的經濟發展水平不相同，有些地區的城建檔案部門獲得的數字化建設資金不足。特別是在一些縣級地區，檔案數字化的設備設施不全、軟件配置落后、更新不及時、響應速度慢以及數字化建設的進展緩慢。

3.數字化建設安全風險隱患較多

城建檔案數字化相對于傳統檔案管理模式，處于更加開放的網絡環境中，這在一定程度上也增加了各方面的安全風險。一是存儲穩定性風險。數字化檔案存儲在硬盤、光盤、虛擬空間等載體中，信息安全風險也隨之驟增，對存儲載體性能有較高要求，如果存儲載體性能不高，則可能造成數字化檔案遭受損害或丟失的風險；二是網絡安全風險。檔案管理主要為了利用，城建檔案不能隨意公開，在開放城建檔案目錄、公開相關資料數據的時候，要保證不能隨意傳閱、篡改和銷毀。另外，很多城建檔案有保密要求，而網絡開放性的特點加大了信息被泄露的風險，影響城建檔案安全；三是第三方外包風險。城建檔案館館藏量巨大，工作人員數量有限，數字化建設需要第三方技術服務機構的支持，外包方式能夠保證進度和技術標準，但也存在由于外包人員責任心不強造成的各類操作風險。

4.數字化建設的功能拓展與利用不足

隨著城市發展建設，城建檔案數量不斷增多，雖然數字化建設取得了初步成果，電子檔案占比越來越高，但由于忽視功能拓展與利用，數據庫建設及檢索不成熟，導致城建檔案“重保存輕利用”的現象依然比較突出。社會公眾和其他主體很難在眾多的城建檔案中選擇所需要的內容，跨區域查閱權限設置不夠標準，用戶利用城建檔案的流程不規范，需要花費大量的時間去查閱，數字化城建檔案的利用效率依然偏低。

四、加快城建檔案管理數字化建設的策略

1.做好頂層設計，為數字化建設奠定基礎

城建檔案包含了大量科技類的知識，隨著城市建設進程的推進，目前一些大型城市的城建檔案館藏量較大，各種類型的文字、數據、圖紙和圖表，數字化轉化工作量十分龐大，對管理人員的專業水平要求很高，數字化加工的難度也很大。首先，前期需要工作人員展開系統的整理分析。檔案管理部門要以國家檔案館管理體制和“十四五”規劃為基礎，結合單位實際資源條件和數字化工作需求，圍繞檔案“采集、處理、存儲、使用”四個部門，明確自身數字化建設定位，完善城建檔案數字化管理的配套制度與實施方案，有條不紊地推進數字化建設；其次，在做頂層設計時，要關注崗位職責、人事標準、處理流程、現場管理、實物管理、處理設備、管理系統以及安全管理等環節，圍繞這些關鍵環節建立健全工作制度與操作守則。將制度和守則通過會議、發文、手冊等形式在單位內部開展系統的宣傳教育，增強所有人員的責任感，為城建檔案數字化建設提供依據，促進城建檔案數字化管理的科學化、合理化。

2.加大資金投入，循序漸進地推進數字化建設

數字化建設需要加大資金投入，并循序漸進地推進數字化建設，提高資金資產的利用效率。首先，城建檔案管理部門應積極與市政府和財政局溝通，以獲得更大資金支持。通過科學預算、合理配置高性能的服務器、計算機等基礎設備設施，建立完善的城建檔案數字化管理平臺，提高資金資產的使用效率。為城建檔案管理數字化建設的實現提供保障；其次，加大檔案鑒定力度，按照實際情況推進檔案數字化轉化。城建檔案門類豐富多樣，在資金有限的情況下，應做好資金使用規劃，加強檔案評估工作，根據單位實際情況和外部使用需求選擇管理模式，加強資金利用效率。在數字化轉化之前，做好檔案數量、類別和使用情況的調研。在資金約束的情況下，優先對利用率高的檔案實施數字化轉化。比如，珍貴瀕危檔案、民生工程檔案、重點建設工程項目檔案等，然后將數字化轉化延伸到其他城建檔案，分階段、分步驟地展開數字化管理，使檔案利用能夠滿足需要的同時，還能夠節約資金；最后，加強智能檔案建設的研究與探索，將BIM、CIM等前沿技術與城建檔案管理工作相結合，通過圖像生成技術，將檔案圖紙轉化為數據模型，以便于對檔案資料的查詢與利用。將城市建筑通過分類處理和BIM建模，對建筑項目全生命周期實施無損歸檔和高效管控，在檔案數字化建設的基礎上，為城市建設智能化、智慧化發展奠定基礎。

3.加強信息安全防護，降低數字化建設風險

城市建設檔案的專業性和高使用率決定了數字化建設過程中可能存在各種風險，需要管理部門開展數字化建設時做好信息安全防護措施，降低各類風險影響。第一，逐步推廣電子簽名、電子簽章。2019年，國務院頒布的《國務院關于在線政務服務的若干規定》第八條規定：“政務服務中使用的符合《中華人民共和國電子簽名法》規定條件的可靠的電子簽名，與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力。”城建檔案管理部依托智能城市建設系統，應積極規劃完成建設項目檔案全過程的在線接收系統，大力推動電子簽名和電子蓋章的批量應用，提高城市建設檔案創新服務水平。第二，使用高性能的存儲運營商做好數據備份工作。配置穩定的硬盤存儲電子文件，嚴格執行機房盜竊、高溫保護、火災、防潮等安全措施，做好硬件備份保存、異地備份等信息備份。第三，建立訪問權限，做好安全網絡系統，記錄檔案管理人員的操作日志，嚴格管理檔案用戶的訪問權限、加強建設防火墻、做好跟蹤管理，從而減少非法入侵造成的損失與干擾。第四，加強外包機構管理。數字化建設過程中的第三方技術支持機構要做好招投標管理，選擇合格、有信譽、經驗豐富的合作伙伴，在項目實施的早期階段推廣數字化處理系統和過程標準，采取有效的評價和激勵機制，增強外包人員的責任和風險意識，確保城市建設檔案數字化及時、高質量地開展。

4.拓展優化利用，提升檔案的功能性

實現檔案的有效利用是檔案管理的最終目標。城市建設檔案數字化建設必須以提高檔案服務水平為出發點，除了做好紙質檔案的數字化轉化，還要不斷擴大管理系統的服務功能，推進數字成果在檔案應用中的呈現，增加用戶對城建檔案應用的高效性和便捷性。第一，實現檔案管理系統與其他系統的互聯互通。可以將城市建設檔案管理系統與政務服務系統、“一網通”等App等實現連接，用戶可以通過移動終端設備自主查詢、一鍵預訂和訪問，實現“互聯網＋檔案利用”。第二，為了豐富城建檔案的應用場景，可以連接檔案數據庫與GIS數據系統，用戶能夠可視化檢索地圖檔案，實現“用圖檢索”功能。在條件許可的情況下，可以開展基于GIS的數據挖掘，開發城建檔案各類型的數據信息和知識信息，增強城建檔案的文化建設功能，進一步拓展城建檔案多元化領域的可用性。第三，加強城市建設檔案數字資源開發，積極開展城市重大項目和音像檔案專題活動，對城市建設歷程、發展現狀和變化變革等展開詳細、真實的記錄，為社會提供多領域的文化信息服務。第四，完善配套工作制度，加快推進開放檔案，建設完整檔案開放單位、國家檔案館藏開放的相關制度，實現檔案開放工作的規范化、標準化和常態化，推動檔案館定期公布開放檔案目錄，穩步推進開放檔案全文在線查閱，并健全重大科技突破、重大產品開發、重大建設項目檔案利用服務機制，鼓勵檔案館結合實際開放經濟、教育、科技和文化等類檔案，向社會公眾提供更多檔案服務。

五、結論

城建檔案是一個城市建設發展的智慧結晶，在數字化轉型背景下，城建檔案的數字化建設成效直接關系檔案功能效用的發揮。隨著信息科技不斷發展，城市建設檔案的管理必須依靠數字化授權來提高管理的智能化水平。針對城市建設檔案管理面臨的挑戰，要深刻認識到加快城市建設檔案管理數字化建設重要性的深遠意義，從制度建設、資金投入、安全防護以及深度利用等方面，采取有效的工作方式，加強安全措施，加大城市建設檔案的數字化建設進程，針對數字化建設中面臨的各種問題，堅持提高檔案服務水平的目標，完善檔案管理的資源體系，逐步推進城建檔案管理向數字化和智能化管理轉變，為城市發展貢獻知識力量。

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作者單位：青島市黃島區建筑工程管理服務中心