大數據背景下高校圖書館檔案管理對策研究

吳洋

摘 要：高校圖書館擔負著收集信息、管理檔案的重要職責，可為高校管理與發展提供可靠的信息支持。在大數據時代背景下，大數據技術為檔案管理工作的創新開展提供了技術支撐，高校圖書館應順應時代發展趨勢及時更新與優化現有檔案管理的模式及方法，健全檔案管理設備設施及制度，從而加快檔案管理工作的數字化轉型。基于此，文章以大數據時代為背景，分析了大數據對高校圖書館檔案管理的積極影響，梳理了高校圖書館檔案管理現狀，并以問題為指引，針對性提出了優化檔案管理工作的可行性對策，旨在迎合大數據時代，驅動高校圖書館檔案管理工作向數字化、高效化的方向發展。

關鍵詞：大數據時代；高校圖書館；檔案管理

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

大數據時代的來臨，加快了高校圖書館檔案管理模式的更新與優化，促進了檔案管理工作的數字化、網絡化發展，為檔案管理工作高質效推進產生了有力驅動。各大高校應主動將現代化信息技術手段融合應用于圖書館檔案管理過程，積極推進信息化建設工作，利用專業化設備設施以及先進的檔案管理信息系統，實現數據信息的快速歸集、精準統計與高效利用，有效整合各類檔案資源，深入挖掘檔案信息資源的可利用價值，為高校檔案管理工作順暢、安全、科學開展奠定基礎，從而充分發揮檔案資料在高校教學管理及經營發展決策中的價值。

一、大數據對高校圖書館檔案管理的積極影響

1.優化檔案管理流程，提高檔案管理效率

高校圖書館檔案管理中引入大數據技術，可以簡化原本煩瑣的檔案管理流程，通過剔除冗余環節、合并重復性程序，增強檔案管理流程的簡潔性，保障檔案信息資源匯總、傳送與利用過程的高效性。面對社會環境的不斷創新發展，信息資源逐步呈現出數字化發展趨勢，原本以紙張為載體的閱讀模式逐步向數字化閱讀方式轉型，為高校圖書館檔案資料的電子化轉變提供了指引。在高校圖書館數字化發展過程中，會重新調配檔案資源，更新檔案檢索方式，可以轉變由人工翻找紙質檔案的傳統模式，能夠減少檔案檢索的時間成本，提高檔案查找與利用的效率。檔案管理人員還可以依托現代化信息技術手段創建檔案信息化管理系統，在線完成檔案錄入、整理、歸檔、檢索和利用各個流程，或依托大數據統計分析方法快捷分析數據關聯及規律，通過檔案資料在線管理提高檔案管理效率，從而釋放檔案管理人員的時間及精力，為檔案服務質量優化提供更多支持。

2.整合信息資源，實現智能化管理

檔案信息資源是檔案管理的基礎，而信息的有效整合可以促進檔案文件價值的最大化。高校圖書館依托大數據技術構建檔案信息化管理系統之后，可以結合學校、教職工及學生的實際需求，開展檔案信息資源的分析與整合，可以在現代化信息技術手段支持下，科學歸類檔案文件，提取具有關聯性的信息資源，并匯總到一起，以此獲取更加完善且具有較高價值的信息資源，使檔案信息處理過程變得更加科學與智能。對于高校圖書館的檔案管理工作而言，高效匯總、安全存儲檔案資料，快捷提取、快速傳送檔案信息是重中之重。應用大數據之后，高校可以運用更加安全、高效的技術手段提高信息采集效率，保障信息存儲的安全性。同時，也可以在線快捷完成信息傳送，突破時空限制管理與利用檔案信息資源，推動高校圖書館檔案管理工作的智能化、低能耗開展。

二、大數據背景下高校圖書館檔案管理現狀

1.缺乏可靠的信息共享機制，檔案信息共享尚未實現

共享信息是高校圖書館檔案管理的主要發展趨勢，以往所采用的共享模式有文獻傳遞、館際互借等。然而，由于高校圖書館未能構建完善化、科學性的檔案共享機制，限制了檔案信息的共享共建，削弱了檔案信息資源的利用價值。一方面，高校圖書館未能搭建規范化的檔案管理應用平臺，也沒有出臺明確的檔案信息資源共享要求及標準，無法為檔案信息全面共享提供清晰的依據；另一方面，高校圖書館尚未制定與推行標準化共享制度，主要是由于未能深入認識檔案信息共享價值及意義所致，因而沒有為共享制度建設提供充足的支持，未能嚴謹、認真簽署共享信息相關協議。此外，高校圖書館沒有推行分級管理機制，未能根據檔案數據庫權限分配檔案管理工作任務，由于一些部門涉及一些機密性檔案信息，使該部門的非機密性文件也未得到及時、有效共享。

2.重視檔案數據存檔，忽視數據采集管控

對于高校圖書館而言，需要收集與存儲的檔案數據信息較多，按照檔案信息類型的不同，可將檔案劃分為業務、設備設施、財務、人事以及聲像等多種類別。在高校圖書館開展檔案管理工作中，一直將檔案數據存檔作為檔案管理的核心工作，一些時間較為久遠的理論性結果仍然留存至今，而對于數據采集工作的重視度有所不足，未能按類別創建檔案資料數據庫，同時也未有效管控處理檔案資料收集中遇到的問題。例如，人事檔案、業務檔案有著本質不同，二者應分別存儲于不同的數據庫中。在人事檔案存儲管理時，雖然不會存留業務要求相關信息內容，但在管理人員培養及訓練規劃相關文件存檔時，則會將業務要求詳細記錄在內，并保留相關的資料數據，導致檔案信息重復性存儲，影響檔案數據的清晰歸類，使數據采集工作開展無序化、低效化。

3.信息安全系數偏低，檔案信息化管理存在風險

大數據技術可以為高校圖書館檔案管理工作智能化、高效化開展提供技術支撐，然而受網絡開放性的影響，在檔案信息化管理過程中，同樣也會面臨傳統檔案管理模式下未曾出現的安全風險隱患。例如，黑客攻擊、病毒感染等。如果高校圖書館檔案管理中所采取的安全防護措施不到位或是防護范圍不全面，可能會降低檔案信息的安全系數，從而給檔案信息化管理工作帶來更高的安全隱患。與此同時，高校圖書館檔案管理的設備設施具備一定的應用期限，如果在檔案管理過程中未能定期備份信息，一旦計算機、軟件系統因達到使用年限或是由于故障原因無法正常運行，則可能造成重要檔案信息丟失、損毀問題，會給高校圖書館檔案管理工作帶來難以彌補的損失。

4.檔案管理模式創新不足，管理工作低效

以往在高校圖書館檔案管理工作開展中是將重點放在歷史性檔案分析利用方面，在此過程中所耗費的時間精力較多，之后會通過召開活動、發放文件的形式開展檔案管理，對于活動中所收集的各類檔案信息同樣是采取單向性的考察與利用模式。由于受到高校圖書館檔案管理崗位編制較少的限制，專職的檔案管理人員數量無法滿足實際工作需求，而檔案管理過程需要采集、整理、分析、利用的檔案數據數量較為龐大，因而高校圖書館會采用由其他崗位人員兼任檔案管理職責的情況，但這些兼職人員并非檔案管理專業出身，檔案資料管理知識相對薄弱，不具備專業化的檔案資料歸檔處理能力，雖然也有部分高校圖書館引入了大數據技術開展檔案管理，但應用深度有所不足，因為檔案管理模式過于陳舊，導致高校圖書館檔案管理工作低效化開展。

5.檔案管理理念陳舊，未完善構建管理評價機制

在大數據時代背景下，圖書館檔案管理工作逐步呈現出數字化發展趨勢，然而一些高校圖書館未能跟隨時代發展同步更新管理理念，而是以檔案管理及利用作為重心，未能結合數字化檔案管理需求，同步推出完善、科學的檔案管理評價機制，從而導致檔案管理工作成效無法得到及時、客觀反饋，未能有效察覺檔案管理中的不合理做法，難以為檔案管理高質、高效開展提供保障。一些高校圖書館的檔案管理人員主要是收集一些總結性的材料，而沒有依據檔案采集要求，將檔案信息收集前置到事前、事中環節。并且，在以事后為主的檔案資料收集方式應用下，也未能有針對性地評價檔案資料收集的全面性與價值性，無法準確衡量所收集檔案的實際利用價值，且不能科學判斷圖書館檔案對于高校教育教學、學生管理、辦學發展各個方面所產生的積極作用，難以通過有效評價反饋推動高校圖書館檔案管理工作的持久性與平穩性發展。

三、基于大數據時代的高校圖書館檔案管理優化對策

1.借助技術共享機制，推動檔案信息全面共享

對于高校圖書館而言，其檔案管理業務類型多種多樣，且業務較為分散，因而信息共享面臨一定難度。在大數據時代背景下，高校圖書館檔案管理工作開展需要積極引入新型技術手段，推行技術共享機制，與其他圖書館開展深度合作，共同推動圖書館檔案信息資源的共建共享，從而實現檔案信息及時互換與全面共享的目標。在此過程中，高校圖書館之間應開展深度的業務技術交流，突破時間空間的束縛，既要在本校內部召開部門之間橫向交流會議，也要跨校區、跨地際開展信息共享技術分享會，以此增強高校圖書館檔案管理人員的信息共享意識及能力，使之能夠采用先進技術不斷完善技術類業務檔案的元數據，并構建知識技術可視化的檔案管理氛圍。此外，高校圖書館還應引入云計算等新興技術，消除館際之間信息互換及共享的屏障，從而最大化展現高校圖書館檔案信息資源的利用價值。

2.重視數據采集，著力創建檔案數據庫

立足大數據時代背景下的檔案管理，需要提高對數據采集工作的重視，不能僅將管理重心放在存儲和歸檔環節。在高校圖書館檔案管理過程中需要嚴抓檔案信息數據采集工作，確保各個業務環節均可以按照規定的流程生成、收集與存儲數據信息。同時，還需要積極構建多元化的檔案數據資料庫，以完善檔案信息內容，科學分類不同類型的檔案數據，從而為檔案資料有效整合、快捷檢索與高效利用提供有力支持。高校圖書館應運用現代信息技術手段，全面、快捷地收集圖書館各個業務環節形成的各類檔案，并利用大數據技術對這些信息資源按照類別、來源、用途以及價值展開歸類，以便創建不同類型的檔案資料數據庫，并構建完善的檔案目錄數據庫。在此過程中，應注意從數據采集源頭做好信息質量把控，及時剔除不準確的信息，補充完善不全面的信息，進而保障高校圖書館檔案數據庫的完善性。

3.加強安全管理，構建網絡化信息安全防護屏障

為保障高校圖書館檔案信息安全，需要有效預防與控制檔案管理工作中的信息安全隱患。一要利用縮影技術翻修處理回溯檔案，以便盡可能地減少占用空間，并能夠長期、安全存儲原始檔案記錄；二要以云計算技術為支持，利用專門的服務器存儲機密性文件，引入分級管理技術，以此保障機密性數據查閱與利用過程安全；三要科學歸檔處理有時效性的日志，保障處理過程獨立性開展，避免由于受到干擾而出現日志失效問題；四要剝離基礎數據建設及檔案評價兩個不相容的工作，保密存儲與歸檔原始數據資料，未經允許的人員不得查看，防止原始資料數據信息被篡改；五要加強網絡服務器安全管控，定期檢查系統日志文件，每隔一段時間要更換一次管理員密令，且同一用戶名稱及密碼不得多主機共用；六要安裝專用殺毒軟件，及時升級殺毒軟件，科學設置防火墻，聯合運用多種防護措施保障檔案信息化管理系統的安全性。

4.推動信息化建設，創新優化檔案管理模式

在大數據時代背景下，數字化檔案管理可以彌補傳統檔案管理模式無法滿足新時代檔案管理需求的弊端，而數字化檔案管理的實現，要以健全的檔案信息化基礎作為保障。為實現檔案管理數字化，需要生成、存儲與利用電子檔案，這是由于傳統以紙張為載體的檔案資料不再契合大數據時代的檔案管理要求。同時，紙質檔案的存儲對于存儲空間容量要求較高，存儲時還可能出現部分資料被遺漏的問題。為此，高校圖書館檔案管理工作需要順應大數據時代發展趨勢，加快檔案信息化建設速度，投入充足的資金，引進數字化檔案管理模式下所需的掃描儀、攝像機等硬件設備設施。同時，還需要統一高校內部信息管理系統，將各部門的系統與圖書館的檔案信息管理系統相連接，以便及時、快速地接收各類信息數據，在數據接口科學設置的基礎上，保障數字化檔案信息的全面收集、統一存儲。此外，高校圖書館還可以采用統一的連接方式，收集分散的郵件及文檔，從而構建專題性檔案資源，為實現數字化檔案管理目標奠定信息基礎。

5.更新管理理念，科學運行檔案管理考評機制

為及時、有效地優化檔案管理措施，高校圖書館檔案管理需要引入先進的管理理念，除了要重視檔案資料的管理利用之外，還需要科學開展檔案管理利用成效評價工作，及時發現檔案管理漏洞，排查低效或無效的檔案管理措施，并及時修正與整改。在檔案管理過程中，應將完整性、有用性以及客觀性等指標作為檔案信息質量評判的重要依據，針對檔案管理的信息質量、利用成效等多個方面展開全方位評價。高校應結合圖書館檔案管理工作實際開展情況，科學制定檔案信息量評價機制，或是完善檔案利用成效評價制度，從而為檔案管理質量評價提供可靠的保障。同時，高校圖書館還要根據現實需求合理設置評價模塊，并科學選取各個模塊的評價指標，并嚴格篩選評價人員，選用多種不同類型的評價方式，對評價過程開展全過程的監督監控，以減少檔案管理質量評價過程中的干擾因素，得出客觀、公正、準確的評價結論，為及時填補檔案管理漏洞、科學優化檔案管理措施提供有效依據。

四、結語

大數據時代，高校圖書館與信息技術手段融合，是向檔案管理數字化轉化的重要動力。在此過程中，高校圖書館應明確檔案管理中融入大數據技術所帶來的積極影響，認識到大數據技術在檔案管理流程簡化、信息資源整合方面的價值，并深度解析自身檔案管理中遇到的各類問題，進而從共享機制完善、檔案數據庫構建、信息安全防護加強、檔案管理模式更新以及檔案管理考評機制建設五個方面入手，通過多管齊下、多措并舉，全力推動檔案管理過程中現代化信息技術的深度融合，從而發揮大數據對高校圖書館檔案管理數字化發展的驅動作用，有效提高檔案管理工作與大數據時代全新檔案管理要求及標準之間的適應性。

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作者單位：鶴崗師范高等專科學校