人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中的應用研究

李菁

摘 要：老齡健康服務中心檔案資料能夠為老齡人群的健康保健服務提供準確的數據資料，以此凸顯老齡健康服務的針對性，促使老齡健康服務中心更好地服務于老齡人群。隨著現代信息技術的快速發展，通過將人工智能技術合理應用到老齡健康服務中心檔案管理中，促使檔案管理朝著現代化方向發展。文章通過闡述人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中的應用優勢和存在的問題，再根據實際情況提出人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中的應用對策，最大限度地提升老齡健康服務中心檔案管理的實效性。

關鍵詞：人工智能；健康服務中心；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著數字化時代的到來，對老齡健康服務中心檔案管理工作提出了新的挑戰和機遇，傳統的人工檔案管理方式已經無法滿足需求。人工智能技術具有較強的數據處理和分析能力，能夠更好地助力老齡健康服務中心檔案管理工作的開展，促使檔案管理朝著數字化、智能化和高效化方向發展，從而有效提高老齡健康服務中心檔案資料的利用效率。

一、人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中的應用優勢

1.有利于降低工作錯誤率

通過在老齡健康服務中心檔案管理中應用人工智能技術，充分凸顯了人工智能技術的優勢，巧借人工智能的檢索和分類功能有利于檔案管理人員快速查詢相關的信息，從而有效減少老齡健康服務中心檔案資料的錯誤率。不僅如此，在人工智能的輔助作用下，數據搜索的路徑還能得到拓寬，這將有助于分類管理重要文件，從而方便后續的檢索與利用。

2.有利于保障檔案資料的安全性

由傳統檔案管理方式向檔案電子化管理轉型雖然能夠有效簡化當代管理的諸多環節工作，但其安全程度卻有待提升。尤其是在信息技術高度發達的社會背景下，網絡數據的安全性時刻遭受著各方面的威脅。基于此，人工智能技術的運用不僅可以完美解決此類問題，還能對檔案的隱私內容提供保護，如基于權限等級機制來保護隱私檔案，再加上防火墻程序能夠有效阻擋網絡中的不良信息及危險因素入侵，在保證檔案數據安全性的同時，為后續的檔案調用提供便利。

3.有利于提高檔案管理的效率

檔案涉及的內容十分龐雜，若仍是以傳統方式來處理檔案信息，則管理的質量及效率均將受到影響，不利于后續管理工作的開展。然而，運用人工智能技術則能串聯起各環節的工作內容，能夠有效提升檔案管理的工作質量與效率。

4.有利于減少檔案管理的成本

通過在老齡健康服務中心檔案管理過程中應用人工智能技術，雖然在前期階段需要投入一定的技術和人力成本，但后續通過充分發揮人工智能的功能優勢，在降低檔案管理工作難度的同時，能夠有效減少老齡健康服務中心檔案資料的管理成本，從而更好地凸顯檔案資料服務老齡健康工作的價值。

二、人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中存在的問題

1.檔案管理機制不完善，制約檔案管理工作開展

以數字化手段開展的檔案管理工作，若無完善的規章制度來約束，則運用數字化的過程就會顯得混亂。目前的檔案數字化管理便存在以下問題：其一，部分檔案管理部門即便已經運用了數字化技術，但工作思路仍舊依循傳統模式。因此，依靠傳統思維來維持數字化的檔案管理便會導致數字化管理設備設施的優勢無法得到充分發揮。而當現代化設備設施如同擺設一般毫無優勢可言時，檔案管理的效率及應用價值也難以得到有效提升，故即便是數字化的檔案管理仍舊表現出了管理效率低下與應用價值不高的問題；其二，對檔案整理及運用不規范。檔案的數字化轉型過程是以數字化技術來處理原本的紙質檔案，利用更為便捷的分類處理方式，無論是檔案的利用價值或是保存效果都是傳統方式無法比擬的。然而，由于紙質檔案的數據量過于龐大，其數字化轉型難度就相對較高，難以確保檔案的整理及使用效果。但歸根結底，以上問題終究是因管理機制的缺失所致，因而無法對數字檔案的收集、保存及管理等行為產生有效約束，阻礙了檔案信息作用的發揮。

2.檔案資料生成單一，影響檔案資料利用成效

傳統檔案管理基于數字化技術的支撐，不僅能幫助管理人員輕松收集到各項檔案信息，還可以為信息收集的全面性和有效性提供保障。然而，受現實因素影響，致使檔案管理過程對數字化技術的運用出現了以下幾方面問題：一是過于狹窄且單一的信息獲取渠道，使得檔案管理人員鮮少獲取到有價值的數據信息。例如，在日常管理工作中，檔案管理人員僅是通過軟件與各部門對接，在運用數字技術方面也只是用于匯總各部門上傳的信息，不僅無法彰顯檔案管理部門的積極作用，還會逐漸消磨管理人員的工作耐心；二是單一的信息采集形式使得檔案信息收集工作大受束縛。現存的檔案信息均是以文字為主，而如圖片、視頻、音頻一類的現代化檔案則少之又少。要知道在如今人工智能時代的背景下，檔案信息的類型多種多樣，連檔案管理的工作模式也有了顯著變化。因此，檔案管理人員的日常工作也將面臨更多類型的檔案信息，而要讓檔案信息發揮最大的作用，便需要將不同類型的檔案信息整合到一起。然而，因受傳統工作思維的限制，致使不少檔案管理人員仍固執地認為檔案資源僅是文字信息，導致有價值的檔案數據嚴重流失。

3.管理人員業務素質有待提升，人工智能技術應用效率低下

管理人員本身的素質亦是影響檔案管理數字化發展的重要因素之一。例如，基于檔案數字化的發展背景，數字技術是實施檔案管理工作的必要手段。然而，因部分檔案人員的信息素養低下而未能掌握數字化技術，以致無法利用相關技術開展工作，必定影響到檔案管理的工作效率。此外，部分管理人員因業務能力薄弱而在具體操作時未能依照系統的具體要求，也必定會影響到管理的效果，更遑論為檔案管理的創新發展提供支持。

三、人工智能技術在老齡健康服務中心檔案管理中的應用策略

1.立足檔案數字化，建立完善的管理制度

當前，我國雖然針對檔案管理出臺了一系列的管理規定，但制度缺失的問題卻始終未能杜絕，不僅是因為不同地區的檔案管理所面臨的管理局面不盡一致，還在于領導對檔案管理工作的不夠重視。因此，為促進檔案管理數字化的有效推行，各地管理部門均應制定科學的管理制度，一來對檔案管理的流程予以規范，二來推動檔案管理的數字化轉型。至于檔案管理數字化轉型過程中遭遇到的具體問題，相關管理部門則應積極采取以下措施：首先，檔案管理部門需積極建立崗位責任制度，明確檔案管理人員的工作職責及范圍。同時，為激發檔案管理人員的工作責任心與積極性，相關部門還需從人員的思想入手，避免因思想落后而對檔案管理的創新發展造成阻礙，并明確數字化檔案管理的覆蓋范圍，才能將檔案的真正價值充分挖掘出來，繼而為檔案管理的創新發展提供支撐；其次，要對基礎設備設施的建設給予高度重視。數字化的檔案管理既是以數字化技術為主的管理手段，也需要能夠施展數字化技術手段的平臺。因此，做好基礎設備設施的建設方能為數字化手段的合理運用提供支持；最后，對數字化檔案管理的具體流程及標準予以明確。在明確了各環節工作及相應流程的情況下，便能對管理人員的管理行為予以有效約束，以此提高信息搜集的全面性，確保檔案管理工作的高質量開展。

2.拓展檔案信息收集渠道，豐富檔案管理內容

首先，豐富信息收集渠道。真實的檔案信息具有一定的參考價值。因此，確保檔案信息的真實與具體是檔案管理部門的一項工作重點。檔案管理的數字化轉型還要求管理人員必須將各部門上傳的數據信息予以及時保存，并對各部門已經產生卻沒能及時上傳的信息也要主動搜集并保存。變被動為主動，方能提升檔案信息的管理效果。

其次，優化檔案信息類型。檔案管理的數字化發展過程，最應突出的重點便是“數字化”。同時，檔案信息的整理亦當全面包含不同類型的檔案信息，而不是如過往一般僅注重搜集文字類的檔案信息，而忽略了保存視頻、圖片等類型的信息化檔案。利用數字化的管理手段，以便在提升檔案管理質量的同時，能夠有效推動檔案管理工作開展。

3.創建人工智能檔案管理平臺，注重系統維護和升級

基于人工智能背景下的檔案管理，積極構建數字化平臺是提升檔案管理效果的有效手段。并且，通過數字化管理的構建，對檔案管理各項工作的實施提供有力支撐，為檔案管理工作的高效展開提供保障。目前，部分檔案管理部門雖然構建了信息化管理平臺，但平臺功能因長久未更新而十分落后，自然也無法為檔案管理的數字化轉型提供有力的支撐。對此，相關部門可從以下幾方面入手，為檔案管理部門開展日常管理工作提供支持：一是基于數字化管理平臺的建設需立足于檔案管理的具體要求，為檔案管理的一體化發展提供支持。考慮到檔案管理部門可能不具備建立數字化管理平臺的能力與技術，故此可與第三方建立合作關系，由第三方依據檔案管理的現實需求研發數字化的檔案管理平臺，為檔案管理的高質量發展提供支持；二是所研發的檔案數字化管理平臺需與其他信息系統相兼容，能夠支持系統之間的資源共享，讓檔案資源的利用率得以最大限度地提高。檔案管理部門應在建設數字化的管理系統之前，對其他系統的數據處理標準開展全方位的調研，為后續信息資源共享提供便利；三是需要中期數據系統的日常維護與升級，不斷更新系統功能來滿足檔案管理日益提高的現實需求，為系統的穩定運行提供保障。在現實中，檔案管理部門還應積極與軟件開發商建立合作關系，向軟件開發商全面講述檔案數字化的管理需求，方便開發商依據現實管理需求研發一體化的數字化檔案管理系統。該系統將集中信息搜集、處理、保存及應用等多個環節，不但方便對檔案資料集中管理，而且在互聯網的支撐下能夠有效促進各項業務朝著智能化方向發展。譬如，業務審批、自動化的服務以及移動化辦公等。同時，通過及時統計分析檔案信息，企業的發展過程也能獲得更多信息支撐，不僅能幫助企業及時修正當前企劃中的不足，還能為企業重新擬定發展決策提供依據；四是安全方面。通過與軟件開發商保持密切的合作關系，可借助開發商的數字化能力構建智慧檔案信息資源安全管理平臺，為企業的檔案信息安全提供有效保障。

4.注重檔案管理隊伍建設，提高人工智能技術應用水平

基于人工智能的時代背景，檔案管理人員掌握基本的人工智能與現代信息技術知識已是時代的基本要求。對此，檔案管理部門可采取以下手段來提升管理人員的信息素養。

首先，檔案管理部門可邀請此方面專家開展專題講座，具體圍繞數字化的檔案管理分享個人的管理經驗及方法，以此促使檔案管理人員數字化檔案管理意識的逐步形成。同時，通過講座來向管理人員灌輸檔案管理的新思想，并將數字化的管理理念融入其中，以此為檔案管理人員帶來不一樣的學習感受，從而促進檔案管理的創新及發展。

其次，檔案管理部門內部需積極開展培訓工作，且培訓的內容需與數字化的檔案管理相關。檔案數字化管理必定不同于傳統檔案管理，可基于數字化檔案管理的特點分析數字化檔案管理的操作流程以及處理標準等。其中，為確保培訓效果，在培訓前要做好培訓方案的制定，確保檔案管理人員能夠通過學習形成完整的知識結構。培訓后則要在第一時間以書面考核的形式檢驗人員的培訓情況，為部門其他培訓工作的開展提供參考。

最后，利用人才引進方式，優化檔案管理隊伍。任何工作的創新發展離不開高素質人才的支撐。因此，檔案管理的數字化發展過程，檔案管理人員亦是決定發展高度的重要核心。對此，檔案管理部門不僅要做好現有人員的培訓，還要積極從外部引進檔案管理人才，既能解決現有檔案管理人員業務能力與職業素養不高的問題，又能豐富檔案管理的人才儲備。當然，在此之前，檔案管理部門需制定嚴格的招聘標準與流程，確保人才的高素質。檔案管理部門為提升人員的綜合素質可有針對性地舉辦各種人才隊伍建設活動，如邀請豐富經驗的專家講解數字化檔案管理中常見問題的處理方法，檔案的審核移交、不同類型檔案的歸檔要求以及整理的具體流程等。此外，還可開展以數字化為主題的專題培訓，培訓內容涵蓋檔案數字化的建設意義及其必要性等，在培養檔案管理人員數字素養的同時，助力檔案管理工作的創新開展。

四、結語

總之，檔案管理應用人工智能雖然能帶來諸多便利，但也讓檔案管理面臨了新的挑戰。未來，人工智能也必然會被普及并成為推動各行各業發展的重要技術。因此，檔案管理亦要做足準備，積極與人工智能技術相結合，在提高檔案管理智能化水平的同時，滿足時代賦予檔案管理的新要求，切實維護檔案管理工作的高效開展。

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作者單位：延安市老齡健康服務中心