檔案數(shù)字化管理對檔案利用的影響分析

摘 要：隨著中國高等教育改革的持續(xù)深化，高校檔案數(shù)字化管理工作迎來更多的發(fā)展機遇，“數(shù)字校園”“智慧校園”建設逐步推進，體現(xiàn)出高校檔案數(shù)字化管理在高等教育改革中的重要性。本文將對高校檔案數(shù)字化管理對檔案利用的影響進行分析，在此基礎上，探討如何利用數(shù)字化管理促進檔案的便捷性和高效性利用策略，以期為高校檔案數(shù)字化建設提供參考。

關鍵詞：檔案數(shù)字化管理；高校；檔案利用；影響

教育部早在2008年就發(fā)布了相關文件，明確提出高校檔案工作要緊密圍繞國家的重大發(fā)展戰(zhàn)略，積極服務于國家信息化建設。這表明國家教育一直十分重視高校檔案數(shù)字化建設。對照新時代背景下高校教育發(fā)展的需要和信息化管理的要求，高校檔案管理的數(shù)字化水平還有很大的提升空間。為了更好地順應時代發(fā)展，高校必須堅持科學方法和依據(jù)，推動檔案數(shù)字化管理進程，緊跟國家信息化建設的步伐，實現(xiàn)高校教育事業(yè)的高效、高質(zhì)量發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化管理在高校檔案利用中的作用

1.1 推動信息化建設進程

隨著信息技術的迅速發(fā)展，全球已進入數(shù)字化時代。在這個大背景下，高校也積極推動數(shù)字化校園的建設。檔案數(shù)字化管理作為其中的重要一環(huán)，對于提高高校檔案管理效率和促進檔案信息資源利用有著至關重要的作用，檔案數(shù)字化管理是高校信息化建設的重要組成部分，也是高校檔案管理適應信息化建設的必然趨勢。

高校檔案蘊含豐富的信息資源，包括學生的招錄信息、學籍與成績、財務報銷憑證、收文發(fā)文的文件等種類繁多的內(nèi)容。這些檔案是學校發(fā)展歷程的真實記錄，具有極高的利用價值。通過數(shù)字化技術，可以將這些檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，方便快捷地存儲、管理和查詢，提高檔案的利用效率。同時，數(shù)字化檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)共享和遠程訪問，進一步擴大了檔案的利用范圍，為高校信息化建設提供了有力的支撐。相比之下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多不便，如查詢困難、占用空間大、維護成本高等。而數(shù)字化技術可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存儲在計算機或云端，不僅可以實現(xiàn)自動化管理、智能化處理等功能，提高檔案管理效率，還可以實現(xiàn)多人同時在線訪問，提高檔案信息資源的利用效率。同時，數(shù)字化校園建設需要以大量的數(shù)字化信息為基礎，而高校檔案數(shù)字化管理能夠提供全面、準確的信息資源，為數(shù)字校園的建設提供有力支撐。同時，數(shù)字化檔案管理也是高校各項工作的基礎條件之一，涉及教學、科研、行政管理等多個方面，可以為高校各項工作的開展提供全面、細致的信息支持，推動高校的信息化建設進程，更好地發(fā)揮其在高校檔案管理中的作用。

1.2 促進檔案信息資源的開發(fā)利用

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多不便，如查詢困難、占用空間大、維護成本高等，而現(xiàn)代檔案館已逐漸轉(zhuǎn)變角色，成為檔案信息的提供者和服務中心。在高校這一高層次人才的培養(yǎng)基地，要充分發(fā)揮“五位一體”功能，其中檔案數(shù)字化是實現(xiàn)這一目標的關鍵前提。

檔案數(shù)字化使得信息的查閱和檢索變得更為簡便快捷。通過數(shù)字化管理，用戶可以在網(wǎng)絡平臺迅速找到所需信息，大大提高了檔案的利用效率。同時，數(shù)字檔案也使得工作人員的操作和管理更為便捷，減少了煩瑣的手續(xù)和時間成本，使得檔案的使用率和利用效率得到了顯著提升。數(shù)字檔案的建設有助于實現(xiàn)檔案信息資源的共享和傳播，通過數(shù)字化管理，可以將高校的各類信息資源整合在一起，構建一個統(tǒng)一、共享的網(wǎng)絡平臺。這不僅能提高信息資源的利用效率，還有助于高校的各類信息資源進行有效地管理和保護，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，避免了許多煩瑣的程序，既減輕了工作人員的負擔，又提高了高校檔案信息的利用效率和效益。

1.3 保障高校檔案的完整性

高校檔案是高校各項工作的歷史記錄，具有重要的保存價值，數(shù)字化技術的應用可以保障高校檔案的完整性。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式通常依靠人力進行檔案的分類、整理和存儲，這種方式不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)人為錯誤，如檔案丟失或損壞等。隨著科技的進步和信息化時代的到來，數(shù)字化管理逐漸成為高校檔案管理的重要方式，可以將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，加密存儲和備份，確保檔案的安全性和完整性。即使出現(xiàn)意外情況，如網(wǎng)絡故障或設備損壞等，數(shù)字化管理也可以通過備份和恢復系統(tǒng)來確保檔案信息的完整性和可用性。通過實施網(wǎng)絡信息化管理，為檔案管理人員提供更加高效、精確的管理手段，從而確保了高校檔案的完整性。同時，通過數(shù)字化管理將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并利用檔案管理軟件進行自動化分類和整理，以提高檔案管理效率，確保檔案分類和整理的準確性。也能夠?qū)n案信息進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，進而保障了檔案的完整性和準確性，為高校的教學、科研和管理提供更加精準的數(shù)據(jù)支持。

1.4 提升檔案管理質(zhì)量與效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往涉及多個步驟，如收集、分類、整理和存儲等，而數(shù)字化管理通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，極大地簡化了這些流程，減少了人力和時間的消耗。數(shù)字化管理使得檔案查詢變得更加便捷，通過搜索關鍵詞或相關字段，可以迅速找到所需檔案，大大提高了查詢效率。同時，數(shù)字化管理采用了多種安全措施，如數(shù)據(jù)加密、權限控制、備份系統(tǒng)等，有效保護了檔案的安全性和完整性，避免了紙質(zhì)檔案因損壞、丟失等帶來的風險。

在數(shù)字化環(huán)境下，高校師生可以在任何有網(wǎng)絡的地方隨時訪問檔案資源，不受時間和地點的限制，大大提高了檔案的遠程利用效率。數(shù)字化管理高校也使得高校各部門之間的資源共享變得更加方便，可以輕松地擴展其存儲容量，以適應不斷增長的檔案數(shù)據(jù)，而無需像傳統(tǒng)方式那樣，頻繁地更換存儲設備或擴建檔案庫房，為高校檔案工作帶來了實質(zhì)性的改進。

2 應用數(shù)字化管理促進高校檔案利用效率的策略

2.1 建設智能化的檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字化是建設智能化檔案信息管理系統(tǒng)的前提。高校需要從原始紙質(zhì)檔案出發(fā)，逐步推進數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，并建立完善的數(shù)字化流程，包括檔案分類、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)，還要注重提高數(shù)字化工作的標準化和規(guī)范化水平，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的檔案信息質(zhì)量[1]。采用功能強大的檔案管理軟件是建設智能化檔案信息管理系統(tǒng)的關鍵，要積極引入成熟的檔案管理軟件，并結合自身實際情況進行定制和優(yōu)化，將檔案管理、檢索查詢、報表統(tǒng)計、權限管理等功能充分應用在數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的運行流程中（圖1），以提高檔案管理效率和利用效率。

為了更好地促進檔案管理與利用，高校應將智能化的檔案信息管理系統(tǒng)與其他相關系統(tǒng)聯(lián)動，如學生管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等，通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和交換，可以更好地實現(xiàn)信息資源的整合和優(yōu)化配置，避免數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，提高檔案利用效率。對于庫房智能化設施的完善，可以參考一些企業(yè)設計的智慧檔案庫房一體化管控平臺。這種平臺不僅包含耐高溫防潮系統(tǒng)、智能溫濕度測控系統(tǒng)等硬件設施，還具備遠程監(jiān)控新風機狀態(tài)、信息泄露監(jiān)控等功能，能夠?qū)崟r采集監(jiān)控區(qū)域溫度、濕度，與其他系統(tǒng)聯(lián)動并提供數(shù)據(jù)，以確保檔案存儲環(huán)境的安全和穩(wěn)定[2]。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才

為了更好地適應數(shù)字化時代的需求，提高檔案利用效率，培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才顯得尤為重要。一是在引進人才方面，需要注重引進掌握計算機專業(yè)技能以及具備檔案管理理論知識的優(yōu)秀人才。引進的人才應具備敏銳的洞察力和處理能力，能夠熟練地應用檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行高效管理。對于目前從事檔案工作的人員，也應通過定期培訓來提高他們的專業(yè)技能和理論基礎，構建一支具備復合型能力的檔案數(shù)字化建設團隊。二是要注重培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作態(tài)度和責任心。選聘具備進取心、責任心強、能吃苦耐勞的人員，從事高校檔案數(shù)字化建設和管理工作，并且制定嚴格的工作規(guī)范和提供良好的工作環(huán)境，從根本上減少因“人”的因素引發(fā)的風險。三是要為檔案數(shù)字化人才提供優(yōu)厚的待遇，確保他們的福利得到保障。在人才分工方面，要注重資源的優(yōu)化配置，以滿足不同崗位的需求。因為高校檔案數(shù)字化人才相對較少，所以需要預先深入了解他們的需求，設置有效的獎懲措施，確保員工的工作積極性得到充分發(fā)揮。四是要關注人才隊伍的年齡結構。由于部分工作人員因年齡原因?qū)е轮R更新相對較慢、信息素養(yǎng)不高，可能會對新型檔案管理模式的快速適應造成一定影響[3]。因此，可以通過開展定期的培訓和研討會，以引入新的檔案管理理念和技術，幫助員工掌握最新的數(shù)字化檔案管理技能。

2.3 優(yōu)化檔案信息服務方式

一方面，建立數(shù)字化檔案信息共享平臺。集檔案管理、信息檢索、信息共享、在線交流等功能于一體來拓展平臺整體功能。將各類檔案信息按照不同的類別分類，如教學檔案、科研檔案、行政檔案等，方便用戶快速定位所需的信息，并且提供多種檢索方式，例如關鍵詞檢索、全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索等，方便用戶根據(jù)不同的需求查詢。在瀏覽模塊提供詳細的檔案信息瀏覽界面，方便用戶查看檔案的詳細內(nèi)容，設計提供提醒功能，如定期提醒用戶更新檔案信息、提醒用戶即將到期的重要檔案等。同時，為了確保檔案信息的安全性和保密性，可以設置不同的權限和訪問控制機制，對不同類別的檔案信息設置不同的訪問權限、對某些敏感信息加密處理等。建立數(shù)字化檔案信息共享平臺，各部門可以及時上傳和更新檔案信息，避免信息不一致或重復的情況，提高檔案信息的利用效率。

另一方面，隨著移動設備的普及，高校可以開發(fā)適用于移動設備的檔案信息服務app或某信公眾號，提供個性化的檔案信息服務。開發(fā)的檔案信息服務app或某信公眾號要保證用戶可以在其中輸入關鍵詞或短語，系統(tǒng)會快速返回與關鍵詞或短語相關的檔案信息，并且用戶在app或某信公眾號中要能夠查看檔案的詳細內(nèi)容，包括文字、圖片、視頻等多種形式的信息。同時，根據(jù)用戶的個性化設置，定期提醒用戶關注特定的檔案信息或事件。基于開發(fā)app或公眾號基礎上優(yōu)化智能推薦服務，根據(jù)用戶的需求和興趣推薦相關的檔案信息和學習資料。通過分析檔案的內(nèi)容特征和屬性，推薦與用戶感興趣的檔案類似的資料，或是分析用戶之間的行為相似性，推薦其他用戶關注的檔案信息和資料，以優(yōu)化檔案信息服務方式來提高檔案信息的利用效率和便利性，為高校的教學和科研提供有力支持。

2.4 完善數(shù)字化檔案管理制度

一是建立數(shù)字化檔案的采集標準，明確哪些類型的檔案適合數(shù)字化處理，如教學檔案、科研檔案、行政檔案等。同時，要規(guī)定數(shù)字化過程中的質(zhì)量要求和驗收標準，以確保數(shù)字化檔案的真實性和完整性。這樣可以避免重復勞動，提高檔案采集的效率和質(zhì)量。二是應當制定數(shù)字化檔案的存儲和備份策略。要采用可靠的存儲介質(zhì)和技術手段，對數(shù)字化檔案進行備份和保護，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，要建立存儲管理規(guī)范，明確存儲介質(zhì)的選擇、使用和管理要求，以確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性，這樣能夠保障數(shù)字化檔案的長期保存和可靠性。三是建立數(shù)字化檔案的利用制度也是必不可少的。要規(guī)定查詢、復制、借閱等方面的規(guī)定，以保障用戶對數(shù)字化檔案的合理利用，為了保障用戶權益和信息安全，要建立用戶權限管理制度，根據(jù)用戶身份和需求設置不同的權限級別，以防止數(shù)字化檔案被濫用和泄露，以更好地滿足用戶的需求，提高數(shù)字化檔案的利用效率。四是建立數(shù)字化檔案的維護和更新機制。要定期對數(shù)字化檔案進行維護和更新，以確保其時效性和準確性，并且要建立數(shù)字化檔案的版本控制制度，對檔案的修改過程進行跟蹤和管理，以保證數(shù)字化檔案的可追溯性。這樣可以保證數(shù)字化檔案的持續(xù)更新和優(yōu)化，使高校的檔案管理更加科學化、規(guī)范化和高效化。

結語

檔案數(shù)字化管理是高校檔案管理發(fā)展的重要趨勢，對高校檔案利用有著深遠影響。檔案數(shù)字化管理的實施不僅可以提高檔案的利用效率，方便快捷地檢索和調(diào)取檔案信息，更好地滿足師生的需求，還可以更好地保護和保存珍貴的檔案資料，延長檔案的壽命。在建設檔案管理進程中，需要不斷完善數(shù)字化檔案管理的制度和標準，加強安全保障機制建設，提高數(shù)字化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術水平，為高校檔案管理創(chuàng)新提供有力支撐，推動高校管理工作有序進行。

參考文獻

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[3]秦夢杰.信息化背景下高校檔案安全管理系統(tǒng)研究[J].辦公室業(yè)務，2023（15）：108-110.

作者簡介：陳永萍（1973.10—），大學學歷，莆田學院館員，研究方向：檔案管理與利用。