RFID技術視角下智能庫房建設及管理研究

摘 要：隨著我國社會經濟的持續高速發展，傳統紙質檔案管理也發生巨大變化。檔案數量劇增、種類擴大、范圍廣泛，并且相關單位與社會公眾對于檔案查詢的需求也在不斷加大。傳統檔案庫房的檔案管理利用模式具有極大弊端，具體體現在移交手續復雜、查詢難度高、安全隱患高、對外服務利用可追溯化程度低，并且檔案存放次序極易被打亂，遠遠達不到現實需求。本文以RFID技術視角下智能庫房建設及管理研究為題，對于智能庫房建設過程中存在的思想意識、建設體系、技術應用、安全工作等方面問題進行深入分析，為全方位提高智慧庫房智能化和自動化水平提供可行性優化思路與措施，促進提升文檔利用效率，進而為決策提供參考。

關鍵詞：RFID技術；智能庫房；優化思路

在檔案事業的長期發展過程中，檔案庫房的升級經歷由簡單到復雜的過程。尤其是隨著當前現代科學技術水平的不斷提高，各行各業進入信息化時代，現代化檔案庫房正向數字化、自動化、智能化方向發展。2021年，國家檔案局發布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要“提升檔案管理數字化水平，實現檔案工作數字化轉型升級”，這也為實現新時期檔案庫房技術賦能、轉型升級提供了良好的發展環境[1]。

1 RFID技術視角下智能庫房建設及管理綜述

在數字化的趨勢下，檔案業務逐漸從基礎的檔案管理轉變為信息化為主的檔案數據管理，庫房也正向更加先進的方向邁進。RFID技術的應用作為智能庫房建設過程中較為重要的環節，對于自動盤庫、檔案實體實時定位、檔案庫房安全監控等方面起到關鍵的作用。

1.1 RFID技術定義及內涵

RFID的全稱是無線射頻識別（Radio Frequency Identification），屬于識別技術的一種。其運用無線電波不接觸快速信息交換和存儲技術，通過無線射頻的方式對電子標簽、射頻卡等記錄媒體進行讀寫，進而實現區域內非接觸的雙向數據通信，達到目標識別與數據交換的目的。

新時期檔案庫房的建設核心要義是非接觸、穩定可靠、高效使用、多次應用等。RFID技術均具備以上特點，可充分服務于檔案庫房管理系統的開發，并助力其實現智能化管理[2]。具體表現為：一是非接觸。在檔案庫房的日常工作中，無需人工翻閱檔案盒或者手動定位標簽位置，即可采集到檔案信息，使檔案庫房盤點、信息統計等工作更便捷。二是可靠性。結合RFID與各類加密和認證手段，可以降低檔案信息通過其他非法途徑獲取的可能性，保障其不被泄密。三是高效性。RFID對大量標簽信息進行掃描識別后快速讀取，存儲的標簽可達兆級；同時，還可實時獲取檔案存放位置、借出情況、歸還情況等信息，使得監測更高效。四是多次應用。RFID的標簽在庫房建設初期便固定于檔案盒內，對于其內容讀寫、更改無需取下變更，只需進行在線修改和重新錄入。

1.2 智能庫房建設內容及現狀

信息時代背景下，智能庫房的建設目的是實現實體檔案、數字資源、智能設備、庫房環境的一體化管理，不僅滿足對庫房條件的環境控制，而且要滿足檔案智能化存取與智慧化應用。期間需要開發綜合管理平臺，利用集成手段匯集大數據人工智能等技術，融合環境控制、RFID檔案管理和智能檔案密集架系統，利用多種應用實現智慧化管理。從宏觀角度看，檔案館的管理大多依靠人工管理、手動整理的傳統模式，保密性差，工作效率低，安全風險高。在此背景下，對檔案庫房進行智慧化改造，提高檔案管理水平已成為各地檔案主管部門面臨的重要工作。一是符合國家戰略部署。中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2014年印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中對于檔案安全保密體系建設提出明確要求，將檔案庫房智能化改造作為今后發展重要方向。利用計算機終端與現代技術代替人工實現庫房巡檢、實體檔案管理等功能，能夠保障實體檔案的安全和檔案信息的安全，并符合“三位一體”檔案安全防范體系要求。二是推動庫房管理技術升級。RFID技術的應用，不僅保留了傳統計算機網絡技術的價值優勢，還進一步豐富了庫房的管理技術，使得產品與檔案標簽一一對應，具有實用性、高效性、獨一性、簡易性等特點。同時配合各類短距離無線通信協議，可達到低功耗運轉，擴大RFID技術的應用距離和范圍，具有較強節能效果。三是促進平臺優化。運用RFID技術實現檔案管理系統與實體文件之間的物聯，可完整儲存檔案內容、形成時間、文件格式、保密等級以及相關責任人等基本信息。通過與門禁系統的結合，能夠判斷人員權限、出入信息，從而為檔案管理工作的實時、雙向開展提供便利。同時可使管理人員了解檔案缺盒、缺件情況，對于擺放錯誤、擺放數量等人為錯誤進行自動報警，有助于提高檔案庫房管理質量和效率[3]。

2 RFID技術視角下智能庫房建設及管理存在問題與挑戰

雖然RFID技術及各種物聯網管理手段能夠在智能庫房建設過程中帶來較大便利，但是在實際工作開展過程中仍存在技術應用不充分、建設不完善、防護有缺失等問題。仍然需要相關負責人員高度重視，結合自身工作實際情況不斷發現問題、分析問題和解決問題。

2.1 思想意識與時代脫鉤

目前部分檔案主管部門領導者與管理人員檔案庫房智能化建設意識不夠強烈。認為實體檔案工作僅僅是將各類紙質文件存放庫房即可，無需投入較多的人力物力財力去管理。對“物聯網+檔案”的新興業態了解不充分、不深入，宏觀上缺少統籌規劃，使得在規范化管理及制度方面存在滯后性，容易出現整理不規范、利用低效率、安全無保障等問題。在特殊情況下，還會造成文件丟失、數據泄密等重大安全事件，造成不可逆的損失。這些對于檔案事業的數字化、自動化與智能化發展具有較大的掣肘。

2.2 建設體系完整性不夠

一是組織架構方面。針對檔案的庫房建設，大多部門沒有成立工作專班。即使在新館建設過程中也僅僅是承包第三方公司，沒有根據實際情況對庫房建設進行專項統籌規劃。在資金爭取、政策利用、制度制定、建設監督等各項工作開展水平較低，初期立項、前期準備、中期建設、后期驗收等流程較為松散，專業性程度不高，嚴重影響了智能庫房建設的推進力度和工作質量。二是在建設體系方面。在實際開展過程中，檔案主管部門沒有形成較為完善的建設方案和管理監督制度。對于位置的選擇、技術的應用、建設的實施、后期和維護沒有明確出臺相關的文件，導致整體工作“干一點是一點”。同時也存在建設管理制度無人監督、無人實施的問題，無法為各項庫房建設工作提供強有力的規范指導，嚴重影響了其完整性和有效性。

2.3 技術應用要素不充分

在新形勢下，新型載體的不斷增加以及檔案信息需求的高速增長，傳統的庫房已無法滿足需求。目前大多檔案負責人員對庫房建設方面的技術應用了解不夠深入，在庫房具體建設過程中方向不清晰、任務不細化、執行不標準，無法充分發揮現代技術優勢。同時，就RFID技術的應用而言，需要較為扎實的資金保障。但是受檔案工作“邊緣化”影響，目前大多檔案部門或者事業單位對庫房、檔案室的建設關注程度不夠。在RFID電子標簽采購、網絡部署、技術應用等方面缺少財政支持。導致庫房相關基礎設備設施不健全、技術應用不充分、業務壁壘無法打破，使得管理人員與實體檔案管理難以保證高效、暢通的信息交流，檔案價值無法彰顯。

2.4 安全防護關鍵點缺失

隨著RFID技術的廣泛應用，讀寫器、電子標簽和網絡等環節存在較多安全隱患，極易受到自然與人為因素造成安全威脅。管理員安全意識薄弱，對用戶的身份識別鑒定不充分，容易使芯片內存信息受到被泄露和破壞或者因非授權的訪問存在企圖跟蹤、竊取甚至惡意篡改RFID電子標簽信息的行為。同時在RFID技術的應用過程中，對于電子標簽的日常檢查、問題修復不夠科學，也容易出現因硬件損壞導致管理困難的問題，可靠性不夠。

3 RFID技術視角下智能庫房建設及管理未來優化路徑

3.1 牢固樹立智慧化發展意識

檔案部門領導者與管理人員要切實擺脫傳統檔案管理理念的束縛，堅決摒棄“檔案工作邊緣化”的發展思想。進一步強化創新性思維，將檔案庫房建設與現代技術的深度融合作為一項長遠任務扎實推進。高層次打造檔案庫房智能化轉型戰略體系，并在頂層設計層面對政策落實、制度制定、資金申請、智能化建設等方面給予大力支持。同時，要健全管理機構。檔案管理部門要面向社會積極引進既懂得檔案管理技能，又了解傳感器技術、射頻識別裝置、嵌入式系統技術等物聯網方面現代科學技術的復合型人才；針對通訊網絡構建，為移動終端、傳感器、視頻監控系統等各種設施設備的互聯互通儲備相應的人才資源，為智能化技術的應用提供強有力的人才保障，從而避免資源浪費問題的發生。

3.2 建立健全科學化建設體系

一是健全組織體系。檔案部門要成立庫房建設工作專班，明確牽頭部門，以“項目化、清單化、責任化”的要求掛圖作戰，整合單位內部強大力量開展工作。進一步明確工作職責，細化業務分工，建立主體責任制，鏈接多部門實現多元協同治理。對庫房建設的全流程、全要素進行管控，整體形成管控有力、統一協調的工作局面。二是熟悉國家標準。工作專班及具體負責人員要深入學習中國國家標準化委員會制定的檔案庫房建設最新國家標準《信息與文獻文件（檔案）管理體系要求》GB/T34112-2022和《檔案庫房工程設計規范》GB/T50327-2020，并將其作為檔案庫房選址、設計、驗收、管理和可持續利用等方面的重要參考依據。注重檔案庫房的功能性、實用性和檔案管理的完整性、高效性，確保檔案在庫房中安全可靠、有效利用以及檔案管理工作的常態化、規范化開展。在此基礎上要根據自身實際情況和業務發展需求，制定本單位《庫房建設實施方案》《信息化技術應用計劃》《安全防護管理制度》等系列文件，確保檔案庫房建設在各個流程有章可循、有規可依，提升整體工作的科學性、合理性，推動智能庫房建設工作逐步轉型。

3.3 充分應用專業化現代技術

首先，工作專班相關負責人員要在檔案行業進行全面調研；通過成功典型案例，深入了解RFID、實體管理、安全管控等各項技術的實際應用情況，并結合時代發展自身工作需求有選擇、有重點地采用相關智能化設備及技術，減少不必要的資源浪費、資金浪費、技術浪費，進而確保智能庫房高效率運轉、高質量服務。其次，檔案部門主要領導要定期向上級部門匯報檔案管理情況，及時提出現階段建設智能庫房的必要性及意義；積極爭取專項資金用于采用先進密集架、RFID電子芯片、安全設備、網絡設備等硬件設施，進而打造專業化、安全化庫房。

在此前提下，明確智能庫房建設技術應用思路。可采用智慧檔案室綜合管理平臺和智能環境管理系統、智能RFID檔案管理系統、智能檔案密集架系統，利用大數據、人工智能等技術將各系統數據接口打通并進行數據融合，進而實現智慧檔案庫房環境與檔案智能管理。例如智能檔案密集架系統，拓展了應急助推、一鍵式操控和左右雙開等功能模塊，同時具備通風、自照明、保護功能，將實時監控、架體自檢、操作日志、聯動控制等功能于一體，支持查檔自動開架，定位引導，實現密集架的遠程管理，從而提高檔案管理效率，使檔案管理更加安全智能[4]。

3.4 不斷增強安全防護水平

一是強化安全管理意識。強化對檔案庫房安全工作的領導，落實崗位責任制，做到責任到人，措施到位。同時定期開展檔案RFID相關安全技術的學習和培訓活動，面向全體工作人員開展實戰演練和安全警示教育，切實提高檔案安全底線意識，最大程度發揮RFID技術優勢，自覺強化責任擔當，筑牢檔案安全思想防線[5]。二是在RFID產品的安全技術方面加強RFID信息安全算法及應用的研究，包括加密機制、DFS（安全設計）技術。進而通過相關工作的可靠性設計防止故障類攻擊、防模式攻擊，防止社會不法分子通過網絡方式竊取損害數據，保障數據信息存儲、處理和傳輸過程中的安全和有效使用。

結語

基于RFID的智能檔案庫房建設具有信息錄入存檔、檔案文件高速盤點、便捷利用等優勢，是檔案事業智慧化發展的重要環節。真正實現檔案服務由供給模式轉變為需求模式，也是未來檔案實體文件保護的主流方向。為此，相關負責人員要進一步轉變思想觀念，切實推動檔案庫房與RFID技術及相關安全防護手段整合，加強對傳統檔案庫房建設模式的創新，讓庫房空間布局更合理，檔案保護及利用更便捷，為新時代書寫檔案事業高水平、高質量發展新篇章奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]胡心宇，楊強.核電企業傳統載體檔案數字化與庫房智能化轉型實踐研究[J].電力大數據，2023，26（10）：85-92.

[2]蒙艷姿，陳彤，賴麗娟.基于RFID的智能檔案庫房管理系統建設與實踐[J].檔案，2023，（05）：77-80.

[3]湯鑫霓，王爽，楊飛.淺談RFID技術在軍工單位涉密環境下建設智慧檔案庫房的應用[J].機電兵船檔案，2023，（05）：22-24.

[4]孫英.淺談檔案庫房智慧化建設發展與創新[J].中國設備工程，2023，（S1）：29-31.

[5]張嵐.智能化建設價值下的檔案庫房的安全管理和運行[J].黑龍江檔案，2021，（05）：110-111.

作者簡介：瞿仰（1983—），工學博士，華東師范大學檔案館館員，研究方向：檔案信息化、機器智能與智能系統。