關于事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析

張祚

摘要：在事業單位的工作與發展中人事檔案管理是非常重要的一項內容，會影響到各個方面工作的開展。在當前階段，我國事業單位人事檔案規范化管理中還存在一些問題，需要采取有效的措施進行進一步的完善與優化，向著規范化的方向發展，將人事檔案管理的作用充分地發揮出來，與事業單位的發展相一致。本文主要探討了事業單位人事檔案規范化管理的相關問題。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；規范化管理；重要性

引言

在事業單位的管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，具有較高的地位。事業單位的人事檔案就是將工作人員的生活方面、工作方面以及道德方面的內容進行記錄，通過對人事檔案進行查詢可以了解工作人員的具體情況，是非常準確的、完善的。隨著時代的不斷發展，人事檔案管理的重要性逐漸顯現出來，一些不規范的管理也暴露出來，需要將事業單位的人事檔案管理工作進行完善，加強規范化的建設。

一、事業單位人事檔案的主要內容

事業單位的建設和發展與人事檔案管理有著緊密的聯系，所以建立系統的、完善的人事檔案管理結構體系是非常重要的，能夠有效地保證人事檔案管理的規范性，主要包括以下幾個方面的內容。

（一）材料歸檔

在建設事業單位人事檔案的過程中，需要歸類處理新形成的檔案文件以及檔案材料等，將檔案進行歸檔主要為以下幾個流程。

1.要根據不同種類將人事檔案文件以及材料進行分類，對人事檔案信息與檔案要求是否相一致進行分析。

2.在進行材料的歸檔時，要按照單位中工作人員以及各個崗位的檔案材料的內容、基礎屬性以及應用方向等，充分地結合各個方面的內容進行深入地研究，將檔案的具體位置進行明確。

3.在人事檔案的歸檔制度方面，事業單位要結合檔案管理目錄相關材料來優化和完善，能夠保證檔案歸檔的完整性以及科學性。第四，在檔案內容中要及時將新的材料歸檔。

（二）檢查檔案核對制度

事業單位人事檔案管理部門在核對人事檔案的時候，需要對人事檔案進行仔細的檢查，保證人事檔案的系統性以及完整性，這是非常重要的一項內容。在對人事檔案進行檢查的過程中，其中所包含的內容是相對較多的，涉及范圍是相對較廣的。首先，需要認真地檢查人事檔案本身的內容。其次，核對人事檔案有沒有錯誤的信息或者是遺漏的信息。最后，仔細地檢查儲存人事檔案的環境是否合適，如儲存環境能否保證人事檔案的安全、庫房的基礎設施是否有損壞等。

二、事業單位人事檔案規范化管理的重要性

（一）保證信息是真實的

人事檔案環節在事業單位的發展中能夠將工作人員的能力充分地反映出來，建立完善的人事檔案能夠有效地為事業單位提供真實可靠的依據。在進行檔案管理的時候，如果人事檔案的有效性以及真實性得不到充分的保證，在進行人事任命時，就會出現各個方面的問題，對后續工作的開展產生一定的影響。例如，事業單位的相關工作人員不能充分地認識到檔案信息的真實性，在這種情況下開展工作就會導致在填寫以及存儲檔案時出現一定的失誤[1]。同時，如果事業單位在收集檔案信息、分析檔案信息、整理檔案信息以及保存檔案信息的時候存在不規范的行為及操作，也會讓檔案信息的真實性得不到保證。

（二）將人事問題充分地體現出來

在事業單位中建立人事檔案的時候，完善的規范化以及標準化的管理結構體系能夠讓各個不同崗位中的工作人員對自身的工作內容以及職責進行充分地了解，人事部門能夠對事業單位中不同部門的不同人員配備情況進行詳細地了解，充分地反映出人力資源中存在的問題，從而采取有效的措施進行完善和優化，將人力資源管理水平有效提高。例如，事業單位的人事檔案如果是完善的、規范的以及詳細的，人事部門就能夠通過它來看出各個不同部門中是否存在人員短缺或者是人員過剩的問題，從而進行人員的調整，同時人事管理部門還能夠對部門崗位中人員所需要具備的專業能力等進行詳細的了解，讓技術水平高的工作人員在相應的崗位上充分地發揮其作用。

（三）對其他工作進行規范

想要保證人事管理結構體系的規范性以及標準性，就需要具有完善的績效考核評定制度，所以事業單位對相關工作人員績效水平進行考核以及評定時，要充分對崗位工作人員的能力進行綜合性的考慮，分析其是否能夠保證工作的順利完成，是否對事業單位工作的規范化開展有推動作用。在人事檔案管理延伸這一方面，隨著工作的不斷開展與探索，管理部門能夠發現人事檔案管理制度的涉及范圍是非常廣泛的，單位中各個不同的部門以及各個崗位都有一定的聯系，所以在開展人事檔案管理制定工作時，要與其他方面的工作進行充分的結合，綜合性地管理事業單位中的制度及崗位等，將事業單位的發展向著規范化的方向推進。

三、事業單位人事檔案管理中存在的不足

（一）事業單位對人事檔案管理工作不重視

隨著時代的不斷進步與發展，事業單位中的各項工作都變得更加正規、更加規范，人事檔案管理工作同樣也是如此，讓事業單位的工作人員能夠充分地了解與認識到這項工作，加強對人事檔案管理工作的認可及肯定。但是在當前階段，人事檔案管理工作因為制度因素、人員因素、理念因素等導致規范化程度還不夠高。同時，人事檔案管理的革新以及建設還不完善，沒有將信息化技術充分在人事檔案管理工作中應用，對事業單位的發展有一定的影響[2]。

（二）信息化管理水平較低

在當前的時代背景下，互聯網技術以及信息技術等被廣泛地應用于各個領域之中，具有非常強大的推動作用。在事業單位的人事檔案管理工作中，應用信息化技術是時代發展的必然結果，同時也是事業單位發展的基礎條件。但是，在實際的情況中，一些事業單位在進行人事檔案管理時，采用的仍然是傳統的管理方式，或者是僅僅是在部分工作的開展中應用了信息化技術，在這種情況下不能夠將信息化管理人事檔案的目標有效地實現。同時，在進行人事檔案管理的過程中，如果繼續應用傳統的方式，那么會造成人力、物力以及財力的大量浪費，還不能保證人事檔案的安全性、完整性以及準確性等，人事檔案的真實性得不到有效地保證，不能將人事檔案的作用充分地發揮出來，從而對事業單位的發展造成一定的阻礙作用[3]。所以，將事業單位人事檔案管理的信息化水平進一步提高是非常重要且必要的，能夠有效地保證事業單位的可持續發展。

（三）相關工作人員缺乏人事檔案管理的意識

在事業單位的發展過程中，人事檔案管理有著非常重要的作用，但是在事業單位中部分人事檔案管理人員沒有按照相關條例規定開展人事檔案管理工作的意識，在人事檔案管理工作的開展中就會出現一些不恰當的行為，違規開展人事檔案管理造成的后果有一定的隱蔽性，不易被察覺，從而導致在后續的人事檔案管理工作中相關管理人員的行為得不到規范，出現更多違規行為，對事業單位的人事檔案管理工作造成不利的影響；部分管理人員在收集、整理、保存人事檔案資料時往往存在輕視心理，不重視人事檔案管理工作，就會出現人事檔案不完整、保存不當等情況；部分工作人員不能在規定的期限內及時整理人事檔案，就會出現移交不及時。以上情況都會對事業單位人事檔案資料的完整性造成一定的影響，對人事檔案管理功能的發揮起到阻礙作用。

（四）人事檔案管理中存在風險

隨著信息化的不斷進步與發展，部分事業單位積極地建設信息化人事檔案管理模式，這種模式以計算機技術和網絡技術為主，因此也會存在潛在的網絡安全問題。例如，在事業單位進行相關信息的傳輸與復制時，沒有相應的保護措施；人事檔案管理人員在進行操作時，沒有根據相關操作規范導致出現人事檔案信息丟失或者泄漏的情況；人事檔案信息管理系統不完善，有些操作不能進行等。以上存在的問題都有可能引起人事檔案信息泄漏、丟失、篡改、不完整等情況，對事業單位及相關工作人員造成無法挽回的損失[4]。同時，對于紙質檔案，由于人事檔案管理人員未能及時地整理及保存等，造成相關人事檔案信息的不完整，庫房的保存環境不恰當，受到濕度、溫度等因素的影響，導致相關文字信息出現模糊的情況。同時，有些事業單位的庫房中缺少完善的滅火、除濕設施等，一旦發生突發情況，將會造成巨大的損失。以上種種情況都影響事業單位人事檔案管理質量的提高。

四、推動事業單位人事檔案管理規范化發展的措施

（一）加強對人事檔案管理的重視程度

檔案管理在事業單位發展中有著非常重要的作用，需要加強事業單位領導及相關的工作人員對人事檔案管理工作的重視，充分認識到人事檔案管理工作對事業單位發展的重要性，對過去人事檔案管理模式存在的缺點以及應用信息化人事檔案管理的長處進行深入了解，將傳統人事檔案管理中存在的不足進行完善。首先，需要將相關領導的帶頭作用充分地發揮出來，通過開會、講座等形式帶動全體工作人員加強對人事檔案管理的認識，按照相關的規定要求落實到實際的工作中，加強各個部門與人事檔案管理部門的聯系與交流，從而推動事業單位人事檔案管理工作的開展[5]。除此之外，事業單位還要緊跟時代發展的步伐，加強對信息化人事檔案管理的建設的重視程度，使事業單位的人事檔案管理的質量進一步提高，發揮其應有的功能，更好地服務于事業單位的各項工作中，從而推動事業單位的發展。

（二）推進人事檔案管理的信息化建設

隨著各種先進技術的出現與應用，對我們的生活及生產帶來非常大的便利，在事業單位的人事檔案管理中應用信息化技術，能夠有效地提高檔案管理工作的質量及效率，向著規范化的方向發展。人事檔案管理信息化建設工作的開展涉及大量的工作環節、工作人員及基礎設備等，所以必須結合事業單位的實際發展情況完善人事檔案管理信息化建設的整體計劃。一是，通過會議、培訓、學習甚至比賽等途徑動員人事檔案管理人員，讓他們充分了解到人事檔案管理信息化建設的重要性及必要性，明確當前人事檔案管理的目標，使人事檔案管理人員的理念思想進行統一，積極投身于工作中，發揮其自身的作用，共同推進人事檔案管理信息化建設的開展。二是，建立完善、系統、全面的檔案信息化建設計劃。計劃的設定需要充分考慮到事業單位當前的發展情況、人事檔案管理人員的水平、基礎設備的數量及檔案的數量等多種因素，制定短期、中期及長期的人事檔案管理信息化建設的計劃。綜合以上因素根據不同的時期制定不同程度的任務，保證人事檔案管理信息化建設能夠有序、順利地進行。

（三）加強人事檔案的安全管理工作

1.電子檔案方面

加強對文檔訪問和改寫權限的開展，加強對網絡服務器安全的優化，利用信息加密、內部網絡、防火墻等技術來加強檔案文件的保密性。人事檔案管理人員需要具有一定的網絡安全意識和網絡安全技術，不斷優化人事檔案管理系統的安全性，避免出現重要檔案泄露或者遭到破壞的情況，讓人事檔案變得更加保密、更加安全。同時，人事檔案管理人員一定要加強檔案信息的保管以及備份工作，利用多種渠道和工具來對人事檔案進行備份，避免檔案文件的完全丟失，利用紙質檔案文件來當作文件管理的最后一道防線，確保人事檔案管理能夠得到最穩定的安全保障[6]。此外，還需要加強對計算機硬件和軟件的日常維護，從各個方面保證人事檔案的安全性及完整性。

2.紙質檔案方面

檔案室可以從以下幾個方面保證紙質檔案安全及完善。一是，進行事業單位檔案室地址的選擇時要充分考慮到各個方面的因素，通常將地址選在辦公樓中，不會選擇在頂層或者是底層，避免因為雨雪天氣、高溫天氣等導致房屋出現漏水、潮濕等情況。二是，選擇好檔案室之后，將其進行全面的加固，同時安裝密封設施、消防設施、去濕設施、監控設施等，保證檔案室能夠被全面的監控，能夠起到防盜、防潮、防火、防蟲等作用，保證人事檔案管理的安全性。三是，建立完善的人事檔案人員責任制度以及全面的檔案室管理制度，在檔案室中配備專業的人員進行負責，將各個方面的工作做到位，保證檔案的完整性以及安全性等。

（四）強化人事檔案管理意識

錄入以及管理檔案文件與事業單位中的全體工作人員具有非常緊密的關系，所以管理部門需要發揮帶頭引領作用，將人事檔案管理人員的管理意識進行強化。在事業單位的運行及發展中，每一位工作人員都是從錄入檔案信息開始的，嚴格遵守人事檔案管理的相關規定，確保人事檔案的信息是真實可靠、完整有效的。同時，在事業單位中不管是領導還是相關的工作人員都要對人事檔案管理結構體系進行充分的認識，學習相關的知識，在人事管理制度中落實詳細具體的檔案管理制度，保證人事檔案管理工作的順利[7]。

人事檔案管理這個工作是相對比較復雜的、系統的，要具備完善的檔案管理模式，只有這樣才能保證將人事檔案管理的效果充分地體現出來。加強人事檔案管理意識非常重要，與當前人事檔案管理的情況進行充分的結合，找到其中存在的不足，對相關的項目制度進行完善及優化。

事業單位領導以及基層人員都要將人事檔案管理意識進一步加強，在開展工作的過程中要進一步地優化人事檔案管理結構制度，讓檔案的使用人員以及管理人員直觀地感受到檔案管理的規范性以及制度性，在收集人事資料收集的時候要嚴格按照相關的制度要求，保證人事檔案的安全性以及規范性，將事業單位人事檔案管理的質量顯著提高。

結語

綜上所述，在事業單位中人事檔案管理工作具有非常重要的作用，在當前階段人事檔案管理工作中還存在著一些問題，導致管理不規范，需要采取有效的措施，從人員、管理模式、管理意識和管理方法等進行優化和完善，全面地推動事業單位人事檔案的規范化管理。

參考文獻：

[1]薛樹江.事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析[J].山西青年，2019（20）：224.

[2]張沫.事業單位中人事檔案實施規范化管理的重要性[J].傳播力研究，2019，3（28）：294.

[3]黃惠欣.淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性[J].南國博覽，2019（08）：57.

[4]周菲.淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（05）：93-94.

[5]劉燕.立足本職優化創新——事業單位檔案管理水平的全面提升[J].蘭臺內外，2022（16）：24-26.

[6]喬立銘.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理[J].辦公室業務，2022（06）：157-158.

[7]王健花.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].財富時代，2022（03）：141-143.

（作者單位：山東省調水工程運行維護中心棘洪灘管理站）

（責任編輯：袁麗娜）