工作包核算在企業(yè)科研經(jīng)費管理的應(yīng)用及保障措施

王曉芳

摘 要 目前企業(yè)的科研項目經(jīng)費管理仍趨于粗放，在科研經(jīng)費投入規(guī)模不斷擴大、客戶要求“高質(zhì)量、低成本”的環(huán)境下，企業(yè)必須改變思路，在成本管理方面下足工夫，在過程中嚴(yán)格控制并細(xì)化管理科研項目成本，而工作包核算管理作為一種管理工具，可滿足這一要求。本文通過闡述企業(yè)科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀和詳細(xì)展示工作包核算管理的內(nèi)容，突出了工作包核算管理的必要性，并就如何利用好工作包核算管理提出了保障措施，從而保證工作包核算管理的順利進行，為相關(guān)管理者提供了可行的管理方案。

關(guān)鍵詞 工作包核算；經(jīng)費管理；保障措施

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.03.012

工作包核算管理是一種逐步從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的工作思路，其核心是以工作包為基本單位進行管理，以過程管控成本、提高效率為目標(biāo)，致力于提升管理的有效性。工作包核算方法在科研經(jīng)費管理中的應(yīng)用得到了國內(nèi)外廣泛關(guān)注。隨著現(xiàn)代企業(yè)對效益管理和成本管理的不斷深入，工作包核算管理的必要性也逐漸被越來越多的企業(yè)所認(rèn)可。首先，工作包核算管理要求企業(yè)必須控制內(nèi)部成本，減少企業(yè)資金占用；其次，通過拆分繁瑣的生產(chǎn)流程，把大塊工作分割成為若干獨立的任務(wù)進行管理，大大提高生產(chǎn)效率；最后，通過工作包的拆分與分配，使企業(yè)內(nèi)部各部門之間協(xié)調(diào)配合，形成合力，提高生產(chǎn)效率，提升企業(yè)核心競爭力，對企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益產(chǎn)生重大影響。企業(yè)需要提供哪些資源來保障工作包核算管理的順利進行，已成為必要的課題。

一、企業(yè)科研經(jīng)費管理背景及現(xiàn)狀

科研經(jīng)費管理是指對科研經(jīng)費及其使用進行計劃、組織、實施、監(jiān)督和評估的管理活動。隨著競爭擇優(yōu)的常態(tài)化，行業(yè)相對封閉的格局已被打破，企業(yè)面臨著更多的競爭和挑戰(zhàn)[1]。在科研經(jīng)費范圍和規(guī)模不斷擴大、客戶的“高質(zhì)量、低成本”、經(jīng)費管理全過程增加合規(guī)性管理、財務(wù)和業(yè)務(wù)更加具體化的融合等高要求環(huán)境下，在之前特定環(huán)境下形成的粗放型的科研經(jīng)費管理已難以適應(yīng)企業(yè)科研和生產(chǎn)發(fā)展的要求[2]。造成這一現(xiàn)狀的主要原因如下：

（一）成本管理意識薄弱

企業(yè)科研項目負(fù)責(zé)人管理經(jīng)費意識不足，缺乏對經(jīng)費的全面掌握和分配能力。以質(zhì)量、技術(shù)、進度為唯一要務(wù)的模式管理，忽略了過程成本管控，項目研制過程中不分析成本與項目進度的匹配度，項目完成決算后才知道項目的盈虧。

（二）缺少過程管控體系

當(dāng)前企業(yè)科研項目已是合同管理制，合同成為客戶和承研企業(yè)雙方對話的主要工具。項目成本可參考的依據(jù)只有研制合同中的概算，過程中不強制要求做年度預(yù)算、分項目預(yù)算，缺乏節(jié)點控制，沒有建立項目經(jīng)費分解結(jié)構(gòu)（CBS），無法對應(yīng)任務(wù)編制有效的經(jīng)費預(yù)算，預(yù)算和任務(wù)“兩張皮”，進而導(dǎo)致整個項目不能得到有效地控制[3]。項目成本過程中易形成墊支、研制結(jié)束后形成超支、占用企業(yè)資金等不良結(jié)果，到底是哪項研制任務(wù)和產(chǎn)品造成經(jīng)費超支無從查起。

（三）信息化程度不完善

因目前很多企業(yè)電子成本信息普及率不高，信息化程度不夠，科研項目研制前的概算和預(yù)算，研制中的核算和研制后的決算不在同一個信息平臺，龐大的數(shù)據(jù)量，需要投入大量人力資源進行過程監(jiān)督與控制，成本過程管控的質(zhì)量得不到保證。

在此形勢下，為了適應(yīng)項目成本精細(xì)化管理要求，同時對接科研項目經(jīng)費預(yù)算，加快推進科研成本的預(yù)算管控，工作包核算的應(yīng)用對于科研經(jīng)費管理具有重要作用。

二、工作包核算管理的內(nèi)容

（一）工作包的定義

工作包是指在整個科研項目中劃分出來的一項獨立工作單元，通常由若干個具有相同或相關(guān)技術(shù)特征的工作任務(wù)組成，是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的最底層元素，是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本、組織以及資源信息。工作包核算管理可以通過對工作包的分析、監(jiān)控和控制，實現(xiàn)對項目進度、質(zhì)量和成本等方面的有效管理和控制[5]。

（二）工作包核算的主要過程

1. 工作包預(yù)算

將立項批復(fù)的研制任務(wù)指標(biāo)通過WBS計劃分解到各個研制階段、年度和部件的各項工作中，應(yīng)賦予各項分解工作不同的工作包令號（派工號），同時開展目標(biāo)價格控制和設(shè)計工作。

根據(jù)項目年度工作計劃和項目經(jīng)費管理執(zhí)行基線，對年度各工作包進行細(xì)化分解，對材料費、外協(xié)費、專用費、工時費等進行逐項論證（見表1），通過跨部門團隊合作，將研制經(jīng)費歸集到項目的不同工作內(nèi)容和層次中，完成基于WBS任務(wù)安排下的CBS。各年度預(yù)算在不超過研制階段總預(yù)算的情況下可進行年度間調(diào)劑。

2. 工作包核算與管理

根據(jù)各工作包令號（派工號）歸集、核算工作包成本，定期結(jié)合年度預(yù)算將工作包核算成本數(shù)據(jù)進行分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正。對研制任務(wù)、技術(shù)狀態(tài)發(fā)生較大變化，從而造成科研項目工作包與原預(yù)算有較大偏差的，查明原因，及時調(diào)整預(yù)算，對可能造成超支的工作包事項，及時預(yù)警，制定解決措施。

3. 工作包決算

年度或研制任務(wù)結(jié)束后，將項目各工作包令號（派工號）對應(yīng)成本與概算及預(yù)算進行對比分析，按實際研制任務(wù)工作包進行匹配，形成決算報告。建立項目數(shù)據(jù)庫，并對目標(biāo)價格提供更好的數(shù)據(jù)支撐。

（三）工作包的作用

工作包作為工作內(nèi)容的拆分單位，對項目過程管控有重要的意義。首先，它有利于明確工作的范圍和目標(biāo)，從而保證工作的完成度和質(zhì)量。其次，通過工作包的拆分，可以更好地評估和分配資源，有效控制成本和進度。此外，工作包可以便于任務(wù)的分配和管理，避免重復(fù)或遺漏。

同時，在科研經(jīng)費管理中，工作包也起了非常重要的作用。其一，可以明確每個工作包的成本，看到每個工作包所涉及的費用項，更具體地了解到科研項目的經(jīng)費分配情況，有利于預(yù)算的制定。其二，可以對比不同工作包的成本和收益，找到影響成本的主要因素，為管理者提供有效的決策支持和管理思路，以此實現(xiàn)科研經(jīng)費的優(yōu)化分配。其三，可以根據(jù)每個工作包的成本情況，為科研人員提供明確的任務(wù)目標(biāo)，以便更好地完成任務(wù)，過程中及時發(fā)現(xiàn)并解決問題[6]。

另外，科研階段有效的工作包核算管理，對企業(yè)批產(chǎn)階段的目標(biāo)價格分解、對比、調(diào)整以及基于目標(biāo)成本的成本管控也提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

如圖1所示，A飛機科研項目包含樣機、部件、試驗件、外場試驗等研制內(nèi)容，以A項目為核算單元，項目成本管理就比較粗放，主機單位在部件級而不是零件級設(shè)置工作包核算，既滿足了精細(xì)化管理，又不至于太過繁雜，增加核算和管理的工作量，如果配套研制單位的任務(wù)是某一個部件，可再進一步細(xì)化設(shè)置工作包核算。

三、工作包核算管理的保障措施

采用工作包核算可滿足科研項目精細(xì)化管理要求，但企業(yè)也需提供必要的保障措施，如組織保障、制度保障、人員保障、信息技術(shù)保障等來推進這一管理工具的實施。

（一）組織保障

組織保障是確保工作包核算管理有效實施的重要環(huán)節(jié)。在組織保障中，企業(yè)需建立完善的組織管理體系，確保工作包核算管理得到有效實施。

首先，明確工作包核算管理的組織結(jié)構(gòu)和責(zé)任分工，明確各部門之間的溝通協(xié)作機制。工作包核算的執(zhí)行與推進至少應(yīng)該包括技術(shù)、財務(wù)、項目管理等部門的專業(yè)人員，可建立以產(chǎn)品為載體的全壽命周期、全產(chǎn)業(yè)鏈成本管控的“單位+項目雙輪驅(qū)動”的成本管理模式，強調(diào)部門職責(zé)，也強化項目管理，建立部門和項目之間的溝通協(xié)作機制。

其次，應(yīng)建立和制定有效的績效評價、獎勵機制。績效評價機制是牽引企業(yè)構(gòu)建和完善工作包體系的重要抓手，企業(yè)應(yīng)制定工作包核算工作績效評價指標(biāo)體系，以評價促實施。企業(yè)可依托工作包實行目標(biāo)績效管理，將工作包與績效考核顯性掛鉤，制定全周期科研活動量評估標(biāo)準(zhǔn)，明確工作任務(wù)定額，推行人工成本精細(xì)化管理，實現(xiàn)科研人工成本配發(fā)工作量。

（二）制度保障

制度保障是保障工作包核算管理運行有效性的關(guān)鍵因素，必須加強重視，以實現(xiàn)制度化、規(guī)范化的管理目標(biāo)。其實質(zhì)是對設(shè)計好的管理流程進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的認(rèn)可，更是對利益相關(guān)方民主參與的有益補充。

企業(yè)應(yīng)按照目標(biāo)明確、重點突出、權(quán)責(zé)清晰、規(guī)范管理、追蹤問效的原則，以提升支撐服務(wù)項目精細(xì)化管理為導(dǎo)向，以有效對接科研項目預(yù)算、加強科研成本預(yù)算管控為總體目標(biāo)，制定完善的制度。

制度保障主要體現(xiàn)在三個方面：明確的工作包核算管理制度；健全的制度紀(jì)律；有效的監(jiān)督制度。

在明確的管理制度方面，要確保制度的科學(xué)性、實用性和有效性，定期修訂完善，以適應(yīng)不斷變化的企業(yè)環(huán)境。此外，工作包核算管理制度實施后，需要通過實時認(rèn)可、監(jiān)督和評價程序，充分發(fā)揮制度的威力和效果，并對違反制度的行為及時處理。健全的制度紀(jì)律是制度運行中的基礎(chǔ)要求，無論是對工作人員還是利益相關(guān)方，在工作包核算管理中不能存在厚此薄彼的情況，對紀(jì)律性要求既要嚴(yán)格又要公正。有效的監(jiān)督機制是制度運行的“后盾”，其主要任務(wù)是對制度和紀(jì)律的執(zhí)行情況進行監(jiān)控、抽查和反饋，確保制度運行不斷完善和執(zhí)行力度有效提升。

（三）人員保障

只有合理分配人力資源，注重人員培訓(xùn)和技能提升，才能確保工作包核算管理的實施效果達到預(yù)期目標(biāo)。

在實施工作包核算管理過程中，需要涉及很多不同層次和不同專業(yè)背景的人員，如項目總師、項目總會計師、項目經(jīng)理、工程師、技術(shù)人員、職能部門人員等。如何合理利用人力資源，提高人員工作效率，是工作包核算管理的一個關(guān)鍵所在。

首先，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范。只有先提高合法、合規(guī)意識，提高工作人員的積極性和責(zé)任感，才能讓工作包核算管理的實施過程合法、合規(guī)、高效。

其次，應(yīng)該根據(jù)工作包任務(wù)的不同特點，明確不同人員的職責(zé)、權(quán)限和任務(wù)量。對于高熟練度的技術(shù)人員，可以予以更多的自主權(quán)和決策權(quán)，讓其在工作包核算管理的實施過程中發(fā)揮更大的作用；對于職能部門人員，可以制定詳細(xì)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，提高工作效率和準(zhǔn)確度。

最后，應(yīng)該加強人員培訓(xùn)和技能提升。通過不斷的員工培訓(xùn)，提高員工的工作技能，增強團隊的整體作用。特別是在新技術(shù)和新方法的應(yīng)用上，應(yīng)該注重技能轉(zhuǎn)移和共享，有效避免因人員信息不對稱而導(dǎo)致的許多問題，提高工作包核算管理的實施效果。

在當(dāng)前業(yè)財融合的大背景下，工作包項目管理要求財務(wù)人員不僅需要完成成本核算、決算等日常工作，還要開展定期與不定期的成本分析、風(fēng)險預(yù)警等工作；技術(shù)人員不僅需要了解技術(shù)，還需要判斷研制技術(shù)執(zhí)行過程中的經(jīng)濟性；項目管理人員既要充分了解技術(shù)、進度、指令，同時也要了解與經(jīng)費的資源匹配情況。作為工作包核算管理過程中的人員，需利用各自專業(yè)技術(shù)，吸收其他專業(yè)技能，打破專業(yè)壁壘，共享信息，培養(yǎng)更多具有綜合素質(zhì)的人才來推動工作包核算管理。

企業(yè)在工作包核算管理推進過程中，可采取部門人員進項目，項目人員到部門的雙向輪崗制來整體提升人員綜合素質(zhì)，提高企業(yè)的經(jīng)濟性管理水平。

（四）信息技術(shù)保障

在工作包核算管理中，信息技術(shù)保障是必不可少的一環(huán)。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高工作包核算的效率和精度。

企業(yè)需要建立起一套高效的信息技術(shù)支持，以實現(xiàn)工作包核算管理的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)收集，并能夠及時為管理決策提供相應(yīng)的信息支持。在信息技術(shù)保障方面，需要注意以下幾點。

首先，需要充分考慮到工作包的種類及與業(yè)務(wù)事項的映射關(guān)系，以滿足科研經(jīng)費的合理管理和使用。要建立高效的信息系統(tǒng)，至少應(yīng)包括科研項目信息管理、工作包信息管理、經(jīng)費信息管理、工作包核算及預(yù)算、經(jīng)費審批等功能。其中，科研項目信息管理功能主要用于管理項目的基本信息以及項目的工作包信息；工作包信息管理功能則用于管理工作包的詳細(xì)信息，包括工作包的名稱、起止時間、責(zé)任人等；經(jīng)費信息管理功能則用于管理項目中各個工作包的經(jīng)費使用情況、年度預(yù)算和分項目預(yù)算；工作包核算功能則需要建立費用項目令號/派工號、名稱、說明、金額等屬性，并與工作包建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，用于進行工作包的收支核算，為項目的經(jīng)費管理提供數(shù)據(jù)依據(jù)；經(jīng)費審批功能則用于對各個工作包的經(jīng)費申請進行審批。此外，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)對工作包核算的實時監(jiān)測和控制，能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免錯誤積累。總體來說，科研項目信息系統(tǒng)可以對工作包的數(shù)據(jù)進行收集、處理、分析和報告，以提高核算效率和準(zhǔn)確性。

其次，信息系統(tǒng)應(yīng)該具有簡便的操作界面和可靠的數(shù)據(jù)處理能力，要建立管理員、用戶等相關(guān)信息，以實現(xiàn)系統(tǒng)的安全管理和權(quán)限控制，完善信息安全保障。工作包核算管理所涉及的數(shù)據(jù)和信息具有機密性和重要性，信息泄露和安全等問題要引起重視。應(yīng)實行身份認(rèn)證、權(quán)限管理和訪問控制等措施，保障信息安全。同時，備份、恢復(fù)、災(zāi)備等應(yīng)急措施也要得到落實，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。

最后，要持續(xù)優(yōu)化信息技術(shù)保障。隨著工作包核算管理的不斷發(fā)展和變化，信息系統(tǒng)也需要不斷升級和完善，以適應(yīng)新技術(shù)和新需求。只有重視和加強此項工作，才能提高工作包核算的效率和精度，確保管理決策的正確性和有效性。

四、結(jié)論

通過工作包核算管理的研究，得出了一系列必要條件和保障措施，并分析了其可行性和關(guān)鍵因素。在當(dāng)前科研經(jīng)費管理的內(nèi)外部環(huán)境下，工作包核算管理已經(jīng)成為保證項目高效運行的不可或缺的一環(huán)。

工作包核算管理在現(xiàn)實中存在的問題主要有兩個方面。一是對工作包的定義和分類不夠明確，導(dǎo)致在實際操作中難以準(zhǔn)確核算工作量和成本。二是在進行工作包核算管理時缺乏有效的保障措施。但是工作包核算管理一旦得到全面實施，對企業(yè)的優(yōu)化管理和資源利用具有重大作用。針對工作包核算管理的保障措施包括組織保障、制度保障、人員保障和信息技術(shù)保障，這些方面的綜合建設(shè)可以保證工作包核算管理的全面實施和落地。

信息技術(shù)保障在現(xiàn)代企業(yè)管理中越來越重要，大量數(shù)據(jù)和信息的記錄與分析不僅增加了工作難度，同時也增加了管理的精度和效率。通過本文的闡述可以證明，工作包核算管理具有不可替代的作用，它是項目管理的有力工具之一，對提高項目管理水平和企業(yè)整體運營有重要意義。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，基于工作包核算的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)將會進一步智能化、自動化。 AFA

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（編輯：張春紅）