淺析基層保障性住房檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

［摘 要］隨著保障性住房工作不斷推進，基層保障性住房檔案數(shù)量劇增，在信息化時代，基層保障性住房檔案整理工作要求不斷提高，檔案規(guī)范化管理呈現(xiàn)出新的變化，也存在一些急需解決的問題。本文就如何做好新時代保障性住房檔案規(guī)范化管理工作進行深入探討。

［關(guān)鍵詞］保障性住房檔案；信息化；規(guī)范化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.054

［中圖分類號］G271；TP391 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0184-04

0" " "引 言

2023年國務(wù)院《政府工作報告》中提出“加強住房保障體系建設(shè)，支持剛性和改善性住房需求，解決好新市民、青年人等住房問題”，各地緊跟時代步伐，加快建設(shè)多主體供給、多渠道保障、租購并舉的住房保障體系，保障性住房成為新時代解決新市民和困難家庭住房問題的重要方式。隨之，保障性住房檔案管理任務(wù)不斷增加，充分認(rèn)識當(dāng)前基層保障性住房檔案工作真實狀況，厘清性質(zhì)和問題，思考探索解決方案，是做好新時代保障性住房檔案管理工作的基礎(chǔ)。

1" " "基層保障性住房檔案工作內(nèi)容和特點

保障性住房是指政府為住房困難家庭所提供的限定標(biāo)準(zhǔn)、限定價格的政策性住房。因各地區(qū)住房保障政策有所差異，一般由公共租賃住房、經(jīng)濟適用住房、保障性租賃住房、定向安置房、人才公寓、公共租賃住房補貼等構(gòu)成。根據(jù)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部《保障性住房檔案管理法》文件規(guī)定，保障性住房檔案原始資料一般由市、縣級住房保障政策實施部門進行管理，內(nèi)容主要是當(dāng)?shù)刈〗ā⒎抗懿块T“在住房保障政策實施過程中所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄”［1］。該類型檔案有以下三個特點。

1.1" "專業(yè)性

保障性住房檔案管理是住房保障的重要基礎(chǔ)工作，為規(guī)范保障性住房檔案管理工作，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2012年制定了《住房保障檔案管理辦法》，在人員設(shè)備、歸檔范圍、歸檔管理、信息利用、監(jiān)督管理等方面進行了規(guī)定。保障性住房檔案在《檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表》（“三合一”制度）中被劃分為專業(yè)文件資料（Z）類，主要收集政府建設(shè)的公共租賃住房（簡稱公租房）、公共租賃住房補貼（簡稱租賃補貼）、保障性租賃住房等保障性住房政策實施過程中的房源檔案和管理檔案。房源檔案收集項目建設(shè)資料，管理檔案包括申請、審批、合約、繳費、退出等資料，是保障性住房政策實施的最真實和最直接的記錄。

1.2" "動態(tài)性

自2008年我國實施住房保障制度以來，住房保障范圍從城鎮(zhèn)低保、低收入住房困難家庭擴大到外來務(wù)工人員、新就業(yè)無房職工等多種身份人群，保障對象的進出流動更加頻繁，特別是務(wù)工人員和新就業(yè)大學(xué)生群體流動性極強。為規(guī)范化管理，各地主管部門采取動態(tài)管理形式，每年對承租人經(jīng)濟情況、不動產(chǎn)登記情況進行定期審核，通過審核后續(xù)簽租賃合同，對不符合條件的人員及時清退，相關(guān)檔案需根據(jù)人員變動情況及時整理更新。

1.3" "保密性

保障性住房檔案數(shù)量多，并且正在持續(xù)增加，其信息量也十分巨大，包括申請人身份、婚姻狀況、不動產(chǎn)登記、經(jīng)濟狀況、學(xué)歷、社保、銀行賬戶等全方位信息。因此切實維護租賃人員信息安全，防止檔案信息泄露，做好住房保障檔案保密工作極為重要。

2" " "保障性住房檔案規(guī)范化工作新變化

隨著科技的快速發(fā)展，政府機構(gòu)改革等因素為保障性住房檔案管理工作帶來了新的變化。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1" "流程信息化

隨著政務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)通，區(qū)域內(nèi)公租房、租賃補貼、保障性租賃住房已實現(xiàn)網(wǎng)上申請。以往全程依靠人工辦理，申請人需要在社區(qū)街道、民政、人社、不動產(chǎn)登記部門開具各項證明并逐級遞交審批，當(dāng)前，可以足不出戶在手機政務(wù)服務(wù)APP上下載所需證明材料、上傳政務(wù)服務(wù)信息平臺，各級管理部門在信息平臺進行審核公示，公示無異議后按照申請時間自動配租到空余房屋。流程信息化使電子資料直接取代了紙質(zhì)資料，減少了紙質(zhì)資料的產(chǎn)生和傳遞，所有申請資料、審批環(huán)節(jié)都在政務(wù)信息平臺上留下數(shù)據(jù)記錄，形成了不存儲在檔案室的檔案。

2.2" "檔案數(shù)字化

保障性住房信息平臺上形成的數(shù)字檔案具有其獨特優(yōu)勢。一是隨時可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上查閱，減少檔案室登記翻查紙質(zhì)版檔案的流程，工作人員日常查詢統(tǒng)計更加便利，可以極大提高檔案利用效率；二是形成了新的備份數(shù)據(jù)庫，信息平臺上的資料可以一直存在，有效減少資料遺失、檔案保存不全的問題；三是檔案收集方式更加便利，當(dāng)前保障性住房檔案存檔仍以紙質(zhì)檔案為主，但檔案員只需將審核平臺上的申請資料全部下載打印出來，提交檔案室整理，就可以省略檔案掃描這一步驟，提高歸檔工作效率。

2.3" "主體市場化

為完善住房保障體系，住房保障部門不斷探索新的發(fā)展模式，其中通過政府購買第三方的運營管理服務(wù)，提升保障性住房的運營管理力度，成為當(dāng)前的一種新形式。第三方運營機構(gòu)成為保障性住房檔案收集的新主體。例如，保障性租賃住房（先租后售類型）因其涉及大量房地產(chǎn)市場主體，其房源檔案由房地產(chǎn)開發(fā)主體進行存檔，不需要提交住房保障部門，且該類型保障性住房承租人申請條件方面也十分寬松，部分住房保障部門全權(quán)委托第三方機構(gòu)負(fù)責(zé)審核、配租、管理，主管部門僅履行監(jiān)管職能，這種模式下，該類型保障性住房檔案由第三方機構(gòu)進行收集整理，并不納入住房保障部門檔案統(tǒng)一管理。

3" " "保障性住房檔案規(guī)范化管理存在的問題

依托信息化時代的便利，檔案管理自動化系統(tǒng)建設(shè)不斷完善，保障性住房檔案管理工作不斷提檔升級，但實際工作中還存在若干問題，檔案制度建設(shè)滯后、檔案管理重視不夠、檔案管理專業(yè)人員管理能力不足等問題急需解決。

3.1" "檔案制度建設(shè)滯后

現(xiàn)階段保障性住房檔案管理主要依據(jù)是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部制定的《保障性住房檔案辦法》，該辦法于2012年11月發(fā)布，2013年1月正式實施，迄今已有10余年，隨著我國保障性住房工作的逐步深入，住房保障政策不斷更新，該辦法已無法滿足新形勢下住房保障檔案管理工作要求。在實際工作中，住房保障檔案規(guī)范化管理工作相關(guān)政策辦法也缺乏廣泛傳播學(xué)習(xí)和深入討論，各地依據(jù)《住房保障檔案管理辦法》制定的實施細(xì)則不詳細(xì)，貫徹實施不徹底。當(dāng)前，急需相關(guān)部門結(jié)合實際，進行深入調(diào)查研究，進一步修訂完善住房保障檔案管理制度并加強宣傳。

3.2" "對保障性住房檔案建設(shè)重視不夠

住房保障管理部門普遍存在“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的問題，檔案管理監(jiān)督僅依賴各地檔案管理部門每年年檢和復(fù)查。日常檔案監(jiān)督管理存在流于形式的問題，未將存儲保障性住房檔案的第三方運營機構(gòu)納入日常工作安排，認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)督、核查職責(zé)。保障性住房檔案規(guī)范化管理工作全權(quán)交付檔案員，檔案員又依靠檔案服務(wù)機構(gòu)整理歸檔。加上檔案知識教育宣傳不足，單位工作人員普遍缺乏檔案常識和檔案收集技能，對檔案收集整理都存在不利影響。

3.3" "檔案專業(yè)人員不足

機關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)保障性住房的檔案人員大部分為辦公室文秘，需要兼職其他業(yè)務(wù)工作，且人員變動較大，存在不能充分履職的現(xiàn)象。部分檔案員檔案知識并不全面，檔案員接受專業(yè)教育培訓(xùn)的機會較少，部分地區(qū)檔案專業(yè)培訓(xùn)每年僅一次，且覆蓋面僅為一級機關(guān)檔案員，這導(dǎo)致檔案員在檔案規(guī)范化管理方面存在能力不足的問題。

3.4" "檔案收集整理過程規(guī)范化不夠

一是數(shù)字檔案收集目前沒有相關(guān)監(jiān)管和規(guī)范性措施，紙質(zhì)檔案因其權(quán)威性、直觀性、穩(wěn)定性一直是檔案儲存的主要內(nèi)容，但數(shù)字檔案是大勢所趨，如何規(guī)范信息化時代的數(shù)字檔案，解決網(wǎng)絡(luò)上傳資料畫面模糊、真實性存疑等問題需要進一步討論。二是檔案收集程序不規(guī)范，當(dāng)前檔案管理主要在檔案室內(nèi)進行，前期檔案收集、移交等流程缺乏規(guī)范，沒有嚴(yán)格按照操作細(xì)則實施。各科室對于手中資料的存檔與移交等沒有嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，造成資料歸檔不全，需要查缺補漏。三是部分基層單位檔案室設(shè)立時間久，設(shè)施設(shè)備年久失修，未能及時更換，這些都不利于檔案整理工作。

3.5" "檔案安全管理問題

檔案管理信息化建設(shè)在給檔案管理工作帶來便利的同時也帶來檔案保密安全隱患，只要有賬號密碼就可以在平臺網(wǎng)站查閱、下載申請人信息，不法分子也可以利用非法手段竊取申請人信息；近年來大量組織機構(gòu)進行了撤銷、合并、改組，各部門辦公地點調(diào)整，檔案室進行了整合，有單位因辦公用房不夠，檔案室只能租用其他單位辦公場地設(shè)立，存在較大的檔案安全管理隱患。

4" " "關(guān)于保障性住房檔案規(guī)范化管理的建議

保障性住房檔案是保障性工作不斷改革、優(yōu)化發(fā)展的重要依據(jù)，也是保障性住房類型能夠全面覆蓋社會人群住房需要的必要參考，在保障性住房工作體系的發(fā)展中具有舉足輕重的作用［1］。針對當(dāng)前基層保障性住房檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題，特提出下列建議。

重視保障性住房檔案政策研究，不斷提高檔案意識。在住房城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳發(fā)布的《關(guān)于貫徹實施〈保障性住房檔案管理辦法〉的意見》一文中，國家檔案局將保障性住房相關(guān)檔案列入民生類、國家基本專業(yè)檔案目錄，認(rèn)為保障性住房檔案是滿足保障性住房事業(yè)和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類［2］。基層保障性住房檔案工作是各項政策的落腳點，檔案主管部門及行業(yè)主管部門應(yīng)充分認(rèn)識其重要意義，高度重視保障性住房檔案研究工作，結(jié)合保障性住房發(fā)展情況和工作實際，組織專業(yè)人員進行深入調(diào)查研究，堅持與時俱進，及時更新相關(guān)政策，以便更好地指導(dǎo)保障性住房檔案管理各項工作。各基層主管部門和實施單位，也要認(rèn)真梳理實際工作中遇到的問題，總結(jié)實踐經(jīng)驗，做好問題反饋，為推動保障性住房檔案規(guī)范化建言獻(xiàn)策，為住房保障檔案政策不斷優(yōu)化發(fā)展提供必要依據(jù)。作為保障性住房檔案的直接管理者，保障部門基層單位也要提高檔案意識，做好實施細(xì)則、管理辦法的細(xì)化研究工作，在經(jīng)費和人員方面給予充分保障，及時解決檔案庫容量不足、檔案室設(shè)施、設(shè)備老化等問題。

重視保障性住房檔案政策宣傳教育，提升檔案管理能力。各單位在情況允許下，要優(yōu)先招錄有檔案管理專業(yè)背景的檔案管理人員，加強檔案管理人才儲備，確定相對穩(wěn)定的檔案員。進一步加強檔案知識教育培訓(xùn)，檔案工作需要全體工作人員的共同努力，充分利用好“6·9國際檔案日”等活動，加強住房保障檔案政策法規(guī)、檔案規(guī)范化管理宣傳，確保工作人員掌握基本的檔案歸檔知識，提升檔案管理業(yè)務(wù)能力，不斷提升檔案管理綜合素質(zhì)。檔案員要愛崗敬業(yè)，全程參與檔案的收集、鑒定、分類、組卷、歸檔等工作。

重視保障性住房檔案監(jiān)督管理，不斷提升檔案規(guī)范化管理水平。一是要嚴(yán)格遵守保障性住房建設(shè)檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度，除了依靠檔案主管部門定期審查，基層單位負(fù)責(zé)人要重點關(guān)注，將檔案工作納入日常議事日程，重視檔案收集、移交等前期工作規(guī)范化。二是要加強對第三方機構(gòu)的監(jiān)管，切實履職盡責(zé)，認(rèn)真做好保障性住房檔案監(jiān)管工作，將第三方機構(gòu)檔案管理工作納入考核，定期檢查，確保檔案真實有效，管理規(guī)范有序。三是要重視保障性住房檔案安全管理。對于數(shù)字檔案，需要做好技術(shù)防護，確保電子檔案安全，政務(wù)平臺產(chǎn)生的信息，要及時儲存?zhèn)浞荩瑑?yōu)化存儲環(huán)境，設(shè)置高級密碼，避免信息泄露［3］。

5" " "結(jié)束語

當(dāng)前，基層住房保障檔案在工作中地位邊緣化，存在諸多問題，要做好保障性住房專業(yè)檔案規(guī)范化管理工作可謂任重道遠(yuǎn)，既需要相關(guān)部門更加重視，及時調(diào)查研究，進一步優(yōu)化完善相關(guān)政策，也需要基層單位更加扎實地完成檔案收集整理、監(jiān)督管理等工作。只有早日解決上述問題，才能更好地發(fā)揮保障性住房在民生保障和社會發(fā)展中的重要作用。

主要參考文獻(xiàn)

［1］歐為紅.《住房保障檔案管理辦法》貫徹策略及啟示［J］.蘭臺內(nèi)外，2019（24）：70.

［2］住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳.住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳關(guān)于貫徹實施《保障性住房檔案管理辦法》的意見（建辦保〔2013〕4號）［Z］. 2013.

［3］賈月平.信息化時代紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點和管理［J］.蘭臺世界，2023（增刊1）：197-199.