加強老年大學檔案管理工作的探討

作者簡介：彭媛媛（1982，10-），女，山東棗莊人，碩士研究生，館員，研究方向：事業單位檔案管理，檔案信息化。

摘要：新形勢下，隨著我國公共醫療技術水平不斷提升及社會經濟高度發展，人口老齡化問題日益嚴峻，老年大學作為豐富老年人群體文化生活及精神世界的重要機構，是順應人口老齡化發展的重要體現。老年大學檔案記錄了老年學員的綜合發展情況、學校教育規劃、教育教學方案等，可以為提高老年大學教育質量及教學成效提供有力支持。該文首先對新形勢下老年大學檔案管理的分散性、復雜性特點進行分析，然后探究了現階段各老年大學檔案管理工作中普遍存在的問題，如檔案管理信息更新變化快、傳統檔案管理模式仍占主流、高素質檔案管理人才不足、檔案管理工作環境較差等問題，嚴重制約著檔案參考利用價值的發揮。最后，文章提出加強老年大學檔案管理工作的策略，以供相關教育機構及工作人員參考借鑒。

關鍵詞：老年大學；檔案管理；工作創新策略；新形式；信息技術；教育改革

中圖分類號：G777；G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4110（2024）06（b）-0185-05

Exploration on Strengthening the Management of Archives in Senior Universities

PENG Yuanyuan

（Heze Elderly University， Heze Shandong， 274000， China）

Abstract： Under the new situation， with the continuous improvement of China's public medical technology level and the highly developed socio-economic situation， the problem of population aging is becoming increasingly severe. As an important institution to enrich the cultural life and spiritual world of the elderly population， universities for the elderly are an important manifestation that conforms to the development of population aging. The archives of senior universities record the comprehensive development situation of senior students， school education planning， education and teaching plans， etc.， which can provide strong support for improving the quality and effectiveness of senior university education. This article first analyzes the dispersed and complex characteristics of archive management in elderly universities under the new situation， and then explores the common problems in archive management work in various elderly universities at present， such as rapid updates and changes in archive management information， traditional archive management models still dominate， insufficient high-quality archive management talents， and poor archive management work environment， which seriously restrict the value of archive reference utilization. Finally， the article proposes strategies to strengthen the archive management of elderly universities， for reference and reference by relevant educational institutions and staff.

Key words： University for the elderly; Archives management; Work innovation strategy; New form; Information technology; Education reform

面對我國人口老齡化日益嚴峻的問題，如何豐富老年人晚年生活成為各領域所面臨的重大工作難題[1]。老年大學是我國教育領域為順應人口老齡化發展趨勢，降低老齡化問題所帶來的不利影響所制定的應對策略，可以在極大程度上滿足廣大老年人的實際生活需求及娛樂需求。截至目前，全國老年大學數量達7萬多所，老年人不僅可以在老年大學學習各類知識及技能，同時還豐富了自己的生活。現階段，老年大學學員數量仍處于高速增長狀態，這就對檔案管理工作提出了更高要求。但是從當前部分老年大學檔案管理情況來看，仍然存在較多問題尚未解決，影響著老年大學教育工作質量與成效。由此可見，對如何加強老年大學檔案管理工作進行探討，具有較強的現實意義。

1 老年大學檔案管理的特點

第一，分散性特點。相比較于普通高等教育，老年大學教育參與主體包含了學校、教師、老年人群體，因此大學檔案管理內容也包含了學校發展建設規劃、教師教育教學方案、老年人身份信息等。這些檔案一部分保存在學校檔案室，一部分分散于教師或者老年人手中。由此可見，老年大學檔案管理工作具備分散性特點。第二，復雜性特點。老年大學的教育對象是老年人群體，其入學時間、受教育水平等存在一定差異，增加了人力資源檔案復雜性。此外，老年大學開設的課程較為豐富，如養生保健、國畫書法、烹飪手工等多門課程，加劇了教育教學檔案的復雜性[2]。

2 老年大學加強檔案管理的必要性

檔案管理工作是老年大學綜合管理工作的重要組成部分，在經驗總結、規律認知、歷史記錄、未來規劃指導等層面發揮積極作用。近幾年來，國內各大老年大學檔案管理工作逐步做到了專人專管、持續規范，并取得了顯著成效。下文就新形勢下老年大學加強檔案管理的必要性進行具體闡述。

2.1 檔案管理工作代表著學校形象

老年大學檔案管理工作經歷了長期發展，已經逐步形成了完善嚴謹的工作流程、規章制度等，檔案資料積累、整合、分類、開發利用等環節均可以如實反映學校的整體形象。只有做到資料齊全、信息精準，方可反映出老年大學精細化管理水平。此外，檔案管理人員的專業能力、綜合素養、對檔案管理工作的認知等情況，也能夠在一定程度上反映老年大學發展狀況；檔案資料存放與布局、各類現代化技術在檔案管理工作中的運用等，反映老年大學生的統籌能力及各項工作方案的落實情況。由此可見，檔案管理工作是老年大學的形象縮影，做好檔案管理工作至關重要。

2.2 檔案管理工作可以調動教職工的愛校情懷

老年大學檔案管理人員在教職工進行工作交流合作過程中，可以利用檔案管理工作逐步深化教職工的愛校情懷。例如，老年大學每年組織開展的教職工職稱評定活動，都會核實教職工個人的檔案資料；教職工及其子女所參與的社會活動也會定期核實檢查。此外，老年大學生每次的檢查工作都是隨機的，由于部分學校檔案管理人員并不是專職人員，平時負責的管理內容較多，在言行舉止上需要加強規范。如此一來，部分教職工就會將對檔案管理工作的不滿情緒帶到課堂上，無法保障教學質量。加強老年大學檔案管理工作則可以讓教職工順利完成查對工作，教師也會提升對檔案管理工作的認同感，深化個人愛校情懷，提高教育工作質量。

2.3 檔案管理工作對校園文化建設至關重要

各項檔案資料可以清楚地記錄老年大學的發展歷史，如果沒有檔案管理工作的支持，老年大學無法記錄和總結規范發展歷史。學校歷任校長提出的辦學理念、發展戰略，將這些理念轉化為廣大教職工的實踐行動、各時期學校的制度建設與完善情況、社會各界對學校的認可程度等內容，均會在老年大學檔案中的得到體現。因此，老年大學應當加強檔案管理，依據本校實際情況發揮好檔案資料的應有價值。

2.4 檔案管理工作可以為教學評估提供精準材料

教學評估工作是一項針對性、政策性很強的工作內容，對學校建設與發展發揮著至關重要的作用。不僅可以提高老年大學的教育教學質量，同時還可以為學校管理工作注入新活力。通過教學評估，進一步明確老年大學辦學思路，提高教學工作的重要地位，實現規范化管理。而教學評估工作需要以大量原始檔案資料為基礎，加強檔案管理則可以提升老年大學教學評估客觀行、公正性。

3 現階段老年大學檔案管理現狀

現階段，國內各老年大學的學生檔案管理工作已經逐步形成規模化、規范化工作機制，并且工作成效日漸顯著。具體表現為以下幾個方面：第一，檔案管理室極具規模，格局明朗、分類清晰。部分老年大學生還在檔案管理室中設置了獎杯陳列、影像資料陳列位置，設置了文字檔案資料儲藏柜等；第二，專門成立了檔案管理工作小組，權責明確，做到了責任到人；第三，嚴格按照檔案資料的內容、價值進行分類儲存管理，檔案內容齊全且完整；第四，注重對學員獲獎證書、資料的收集工作；第五，工作人員注重利用現代化技術手段推進檔案管理工作，并建立了電子檔案，與傳統紙質檔案管理工作相對接。

3.1 檔案管理信息更新變化快

相比較于我國普通高等教育，老年大學在教育對象、內容、目標、教學周期上存在很大不同。老年大學教育教學工作面向的主要對象是廣大中老年群體，屬于可自主選擇是否接受的教育模式，對老年人進行短期的，針對性較強的教學與培訓。老年人可以根據自己的興趣愛好選擇學習課程，并且老年大學的課程種類較為豐富。但是老年大學由于教學周期短、學院構成較為復雜、人員流動速度快等特點影響，因此其檔案管理工作難度較大。例如，很難高效開展學員個人信息錄入與實時管理等，在一定程度上加劇了老年大學教育工作的混亂性。此外，老年大學學員并非同一時間統一入學的，每一名學員的受教育程度不同，學校需要根據學員個體的實際情況制定針對性培訓課程。但是受到專業課程多、人員構成復雜等因素影響，學校檔案管理部門無法及時更新檔案資料，加大了檔案管理難度。

3.2 傳統檔案管理模式仍占主流

根據我國多數老年大學檔案管理情況來看，可以發現以紙質檔案為主體的傳統人工管理模式仍然占主流[3]。雖然隨著我國科技領域創新發展，多數老年大學推進了教育信息化建設工作，但是在檔案管理領域仍存在信息技術應用不足的情況。究其原因主要有以下幾方面：第一，老年大學檔案管理人員尚未熟練掌握網絡技術，甚至部分年齡較大的檔案管理人員對網絡技術及新型檔案管理模式持有抵觸心理，更傾向于使用紙質檔案開展檔案管理工作。第二，老年大學學員缺少網絡信息習慣與思維，在自主學習活動中無法利用信息平臺查閱學習資料或者上傳身份信息等，因此部分老年大學為了遷就學員仍然使用傳統紙質檔案管理模式。第三，老年大學的教育收入有限，多為當地政府部門財政撥款及社會公益機構捐款，因此導致老年大學現代化檔案管理創新工作資金不足，迫于無奈仍使用傳統紙質檔案管理模式。

3.3 高素質檔案管理人才不足

老年大學檔案管理工作的順利開展與改革創新離不開專業人才的支持與助力。可以說，檔案管理人員的專業能力及綜合素養是老年大學檔案工作質量的決定性因素之一。現階段老年大學在組織開展檔案管理工作中存在高素質管理人才不足的問題。最新調查數據顯示，某老年大學109名檔案管理人員中本科及以上學歷的僅占32人，專科學歷的人員也僅有41人。其中，近20%至35%的檔案管理人員沒有接受過系統教育與專業培訓，這就在一定程度上制約著老年大學檔案管理工作的質量提升與創新發展。

3.4 檔案管理工作環境較差

老年大學檔案管理工作環境也是影響檔案管理工作質量及最終管理成效的重要因素。由于當前多數老年大學管理者尚未認識到推進檔案管理創新與服務模式改革工作的重要意義，因此對檔案管理工作的建設資金投入力度較低，最終導致老年大學無法獲得充足資金引進先進技術及設備，也無法構建完善的檔案管理平臺[4]。這不僅限制了老年大學檔案管理工作的效用發揮，同時還加劇了檔案管理工作的滯后性，不利于老年大學教育教學工作的順利開展。此外，檔案管理工作環境較差還會影響檔案管理人員的工作積極性，無法保障檔案管理工作的質量。

4 加強老年大學檔案管理工作策略

4.1 更新檔案管理理念

檔案管理是老年大學教育教學工作中的重要組成部分，蘊含的教育工作資料、學員綜合能力發展資料、教學方案等，都可以為老年大學優化教育教學服務水平提供有力支持。如果老年大學不及時創新改革檔案管理模式，勢必會導致各類檔案資料管理無序，從而影響檔案開發利用效率。針對現階段老年大學普遍存在的傳統紙質檔案管理模式占主流的情況，老年大學檔案管理人員應當形成與時俱進的思想理念，認清現代化信息技術為老年大學檔案管理工作帶來的新機遇，以此推進檔案管理創新與服務模式改革工作。

第一，形成數字化檔案管理意識。新形勢下科技領域創新發展，各類現代化信息技術被廣泛應用于各領域中。老年大學檔案管理工作人員也應當形成數字化檔案管理意識，對傳統檔案管理模式進行改革創新。將各類紙質版檔案資料轉變為電子檔案并儲存到計算機云端，利用信息平臺檢索功能開展檔案資料查詢與修改服務工作[5]。第二，老年大學應當定期對檔案管理人員進行思想教育，并通過考核檢測管理人員的檔案管理理念更新效果。檔案管理人員則需要樹立終身學習意識，借助多種渠道學習數字化檔案管理技能，從而提高老年大學檔案管理成效。第三，在得到學校領導的高度重視以后，檔案管理工作中所面臨的部分問題就會迎刃而解，學校檔案管理規范性也會明顯提升。但是由于老年大學日常工作涉及課堂教學、實踐活動、教學管理、后勤保障、財務管理等內容，工作復雜性較強。因此，學校領導不可能將全部精力放在檔案管理上。基于此，老年大學生負責檔案管理工作人員應當主動尋求領導支持，抓住時機及時向領導闡明檔案管理的重要價值，用真實案例打動領導。例如，做好檔案管理工作可以為學校創造更大價值、實現降本增效，從而為檔案管理工作獲取經費、設備等方面支持，為老年大學檔案管理工作順利推進奠定堅實基礎。

4.2 提高檔案管理技術水平

新形勢下，推進現代化檔案管理建設與發展已經成為一種必然趨勢，老年大學應當提高檔案管理技術水平，以此確保檔案管理工作效能最大化。

第一，深化數字技術應用度。例如，針對現階段各種紙質檔案利用文件掃描儀器將其轉化為電子檔案或圖片，然后上傳至檔案數據庫中。或者以錄像、視頻等形式做好檔案資料記錄工作，促使各類檔案資料發揮好參考與利用價值。第二，利用微縮技術和現代科技加強檔案保密管理。例如，在儲存檔案過程中使用自帶數據備份功能的服務器、將辦公站與辦公網絡對接、利用光盤庫進行刻錄備份等；又如，制定物理阻隔或者網絡防火墻安全措施，合理規避黑客入侵、電腦病毒侵害等，確保老年大學檔案完整性與安全性。

4.3 提高檔案工作服務水平

老年大學檔案組織開展檔案管理工作的主要目的就是為了實現教育資源高效共享，從而不斷提高教育教學質量及效率，提高老年學生的滿意度。針對現階段老年大學檔案管理工作中存在的傳統檔案管理模式滯后性問題，檔案管理工作人員應當做好服務質量提升工作，優化檔案管理模式，提高檔案開發效率與利用價值。

第一，設計檔案資料檢索工具，編研利用率高的檔案資料，然后利用計算機設備、信息化管理體系等推進檔案管理工作，不斷提高老年大學檔案管理工作的科學性與規范性，為老年大學生提供高質量教育服務。第二，優化檔案收集與儲存管理流程[6]。在檔案資料收集過程中，檔案管理人員可以按照不同門類、載體等進行分類收集，精準過濾無用價值的檔案資料，釋放更多檔案儲存與利用空間。第三，老年大學檔案管理人員應當注重提升工作效率，在實際工作中明確檔案管理目標、不同檔案使用方向等，確保檔案管理質量。

4.4 引進先進技術設備

新形勢下，各老年大學要想順利推進檔案管理創新與服務模式改革工作，真正實現現代化檔案管理，還應當注重合理設計良好的檔案管理工作環節。工作環境中包含了思想層面及基礎設施層面[7]。針對思想層面，老年大學在提高全體職工對檔案管理工作重視度的過程中就可以逐漸營造全員參與、全過程及全方位管理的氛圍，為老年大學檔案管理工作的順利開展營造良好的思想環境。基礎設備層面，老年大學則需要結合實際檔案管理需求引進先進技術及設備，為檔案管理創新奠定堅實的物質環境基礎。

第一，定期更新計算機和互聯網等現代化設備，構建檔案信息化管理平臺，提高檔案資料傳輸及處理效率。例如，老年大學可以利用現代信息技術開發檔案管理軟件、檔案數據庫等，按照檔案類型、應用價值、機密等級等進行分類儲存。同時，利用信息平臺與各部門或者其他老年大學進行檔案信息交互，持續完善檔案管理體系，促使各類檔案資料在老年大學教育教學工作中發揮最大化效能[8]。第二，由于基礎設備引進需要充足資金的支持，對此老年大學需要加強與外部企業的合作，拉攏投資，以此滿足老年大學檔案管理創新需求，營造良好的工作環境。

4.5 健全檔案管理組織機構

在加強老年大學生檔案管理過程中，管理部門應當注重依據實際情況建立健全檔案管理機構，加強校方對檔案管理工作的有效領導。學校不僅應當成立專門負責的檔案管理工作小組，同時還應當成立領導小組，及時為老年大學檔案管理工作提供指導、監督、檢查。領導小組在日常工作中主要負責認真分析當前檔案管理所涉及的經費、設備、檔案開發利用等問題，及時改善檔案管理工作條件。同時，利用先進信息技術逐步構建檔案管理信息化網絡，確保檔案管理工作與學校其他工作協同開展。此外，領導小組還應當深刻解讀《檔案法》，然后依據學校實際情況，不斷深化教職工檔案管理意識，形成人人重視、全員參與的檔案管理工作體系[9]。

4.6 豐富儲藏室，提高檔案綜合管理成效

老年大學在組織開展檔案管理工作過程中，應當注重多層次、多渠道地收集各類檔案資料，以此彌補傳統紙質檔案中存在的信息不完善、收集不及時、開發利用率低等問題。這樣就可以在豐富檔案館藏的同時，促使檔案管理人員將更多精力集中到檔案開發利用上，不斷提高老年大學生檔案管理工作的質量及效率。例如：建立科學合理的檔案館藏室結構，加強對圖片、視頻、音頻等影像資料檔案，錦旗、牌匾、獎杯、證書等實物檔案的收集力度。不同載體、不同類型、不同內容的檔案資料均包含了學校的發展歷史，能夠為老年大學建設發展提供數據支持。

4.7 注重挖掘潛能，提升檔案服務效率

各老年大學在推進檔案管理工作過程中，應當把握好工作初衷，發揮好各類檔案資料的服務價值，以便工作人員利用檔案指導學校教育工作，推進學校建設與可持續發展[10]。基于此，在實際檔案管理工作中，相關工作人員應當打擊一切形式化行為，避免出現工作人員整理毫無頭緒的劣質檔案，最終導致優秀檔案無法陳列在檔案室的情況發生。要想最大限度發揮好檔案服務價值，學校領導還應當高度重視教職工使用檔案行為的規范性，確保全體教職工認清檔案管理的現實意義，為老年大學檔案管理工作順利推進做出貢獻。除此之外，為了更好推進老年大學檔案管理工作，校方還應完善好檔案檢索工具，如編制學校檔案檢索目錄。有條件的老年大學還可以開通校園網，這樣不僅可以方便教職工及時查找所需材料，同時還可以為社會各界正確認識老年大學生開放“綠色窗口”。

5 結束語

綜上所述，新形勢下加強老年大學檔案管理工作是十分必要且關鍵的。這不僅是老年大學檔案管理工作順應人口老齡化發展趨勢的必然舉措，同時也是創新檔案管理模式，提高檔案管理水平與質量的有效路徑，對于提升老年大學教育教學工作而言意義重大。基于此，各老年大學應當把握好現階段檔案管理分散性及復雜性特點，深刻分析現存的檔案管理問題及背后的原因。通過更新檔案管理理念、創新檔案管理模式、提高檔案工作服務水平、引進先進技術設備等方式，提高老年大學檔案管理水平及質量，為后續老年大學教育方案制定、教學目標及教學模式優化等工作提供基礎保障，從而為廣大老年大學生提供更為優質的教育服務。

參考文獻

[1] 李丹.基于高質量課程體系建設的老年大學教學檔案管理對策研究[J].黑龍江檔案，2023（3）：289-291.

[2] 李丹.終身教育體系下老年大學檔案管理對策分析[J].黑龍江檔案，2023（2）：143-145.

[3] 張毓華.基于云計算的老年大學檔案信息化管理研究[J].黑龍江檔案，2021（3）：242-243.

[4] 劉艷華.淺析老年大學檔案管理[J].辦公室業務，2021（8）：127-128.

[5] 王安.基于老年人需求的養老服務設施配置優化研究[D].西安：西安建筑科技大學，2020.

[6] 盧法申.老年大學檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2020（9）：119，123.

[7] 馬征.老年人社會參與的現狀及對策研究：以遼寧省阜新市為例[J].環渤海經濟瞭望，2020（4）：131-132.

[8] 何佳敏.我國老年大學研究的回顧與反思[J].中國成人教育，2020（3）：78-82.

[9] 郭瀟霄.淺談如何做好老年大學的文書檔案管理工作[J].辦公室業務， 2014（4S）：1.

[10]王卉.老年大學檔案的數字化管理探討[J].卷宗，2018.